Tallas y colores, tonos y calibres, son términos usados habitualmente para un tratamiento que gestiona artículos de características similares, pero que alguna de ellas obliga a un tratamiento de forma independiente.
El funcionamiento planteado en el programa ERP Gextor para trabajar con estas especialidades ha sido crear un artículo genérico (tipo raíz) a partir del cual generar referencias asociadas (tipo dimensión).
La referencia del tipo “Raíz” llevará una definición y características genéricas, no se podrá manipular directamente y recogerá datos acumulados del resto de las referencias asociadas. De ésta, parten varios artículos del tipo “Dimensión”, una por cada variante, con la posibilidad de ajustar algún parámetro distinto en su definición.
Se incluye un formato de impresión para los documentos. En los informes de almacén de la Gestión Comercial, se incluye la posibilidad de desglose de las dimensiones.
Un ejemplo sencillo de ver, podría ser chaqueta, en tallas M, S y de colores rojo, verde y azul.
Daría un total de 6 referencias en el sistema:
(Una de tipo raíz) 300 chaqueta (Varias de tipo dimensión) 30011 chaqueta, talla M, color rojo 30012 chaqueta, talla M , color verde 30013 chaqueta, talla M, color azul 30021 chaqueta, talla S, color rojo 30022 chaqueta, talla S, color verde 30023 chaqueta, talla S, color azul.
Para ver las diferencias entre la codificación de las referencias, se puede observar que hay un prefijo único (1111) basado en la referencia del artículo principal, dos dígitos que lo siguen que se extraen del color (01–rojo y 02–negro) y finalmente el detalle que indica cada una de las tallas disponibles (01, 02 y 03).
Aunque se detalla a lo largo de las siguientes páginas, se puede anticipar que la cantidad de dígitos por cada apartado es variable y que no es obligatorio conservar (ni crear) alguna referencia en concreto si ese modelo no se vendiese. Es decir, en el ejemplo anterior se podría obviar el pantalón negro talla 42.
Características.
Las características principales que incluye este módulo son:
- Hasta 3 dimensiones, p. e. talla, color y modelo.
- Número ilimitado de tablas por cada dimensión, así como un amplio número de elementos por cada tabla.
- Asistente para generación automática de referencias.
- Posibilidad de distintas características básicas (tarifas, ofertas, precios de coste, etcétera).
- Dos métodos distintos en la mecanización de los documentos, que no obligan al usuario el conocer las distintas variantes ni localizar su referencia en listas de búsqueda interminables.
- Detalle de sus características en la emisión de los documentos (impreso para el cliente o proveedor y pantalla para el usuario).
Preferencias
Preferencias de empresa: El tratamiento de esta actividad es individual por empresa, por lo que en la pestaña de actividad empresarial, deberá marcar la opción de tratamiento de matrices en artículos. Una vez realizado esto se desplegará un nuevo nodo con las siguientes opciones:
* En estadísticas, mostrar por defecto los del tipo:
Se refiere al tipo de artículo que se esté más habituado a revisar, volviendo al ejemplo de los pantalones, la cuestión sería si se quiere ver los datos por cada color y modelo (6 líneas) o si se quiere agrupar en una sola (por el artículo 1111 – Pantalón Vaquero).
Se utiliza en listados genéricos, p. e. informes de almacén, estadísticas, listado de tarifas, etcétera. Donde el programa mostrará solo los registros pertenecientes a esta categoría, no obstante Vd. puede alternar esa visión a través de un check existente en el formulario previo al listado que indica “si quiere mostrar los del tipo contrario”.
* Incluir las columnas en intercambios.
Habilite esta preferencia y dentro de la opción de intercambios se añadirán hasta 3 nuevas columnas (una por dimensión). Recuerde que en el resto de documentos se pueden incluir a través de su propia opción, dentro de la creación de empresas.
* Longitud de referencia para el artículo “Raíz”.
Se refiere a la cantidad de dígitos que se reservarán para codificar los artículos principales. En el ejemplo anterior se reservaban 4.
* Nombres de dimensiones.
Orden y nomenclatura para las distintas dimensiones. Si Vd. no desea contemplar las 3 dimensiones, deje en blanco las que no utilice.
* Máximo número de elementos.
Similar a la de longitud de referencia, pero en este caso se solicitan cantidad de elementos. A partir de esta cantidad se reservará el espacio suficiente para albergar su codificación máxima, de forma que si Vd. introduce 99, se reservarán 2 dígitos tras la referencia del tipo raíz.
A la hora de definir estas preferencias, se tiene que pensar en el artículo que más variedad tiene, en cuanto a cantidad de dimensiones y elementos. Luego por cada artículo se podrá ir declarando exactamente lo que tiene, pero, por decirlo de alguna forma, el espacio ya está reservado.
*Modo de introducir la información.
Solo se puede variar cuando se trata de 2 dimensiones. Las alternativas en este caso, son:
Modo lista de dimensiones: 
Modo matriz de dimensiones: 
Los tonos grises en el ejemplo de modo tabla, se refieren a que la empresa de pruebas no trabaja esas referencias. Por el mismo motivo, en el modo ficha directamente no aparecerán las líneas correspondientes.
Gestión Comercial
Antes de pasar a explicar el desarrollo de las opciones, se hace un poco de hincapié en otro ejemplo, en este caso zapatos. Se tiene un tallaje que va desde la talla 6 de los muy pequeños hasta la 44 de un adulto, además se cuenta con una gran gama de colores. Si por cada zapato que se venda, se mostrara todo el catalogo de tallas y colores que se tienen en almacén, la búsqueda puede ser realmente costosa, es en este momento donde surge la necesidad de agrupar. Esta agrupación en el programa ERP Gextor se denomina “Clase”. Unos ejemplos evidentes de clases podrían ser tallas pequeñas, medianas y grandes o colores claros, oscuros, etcétera.
Recopilando los conceptos vistos hasta ahora, como resumen se tiene Dimensión: Talla, color, modelo, calibre, etcétera. Elemento: Rojo, negro, XXL, XL, 11”, etcétera. Clase: Agrupación de elementos, claros, oscuros, etcétera.
Ficheros auxiliares
Definición de dimensiones
El funcionamiento es similar al empleado en otros apartados del programa ERP Gextor Gestión Comercial. Seleccione una dimensión, defina las distintas clases (o una genérica) en la rejilla de la izquierda y seleccionándola como muestra la imagen, proceda a crear los distintos elementos. En la medida de lo posible rellene la columna de “Abreviatura”, le podrá ser útil para la posterior creación de artículos.
Artículos.
Una vez definidos todas las preferencias y clases / elementos vistos anteriormente, se estará en disposición de crear los artículos. Ya se veía en la introducción de este apartado que son dos los nuevos tipos de artículos: Tipo raíz: Al seleccionarlo, se abrirá una nueva solapa, en la que podrá declarar la cantidad de dimensiones a controlar por este artículo y a que clase pertenece.
Tipo dimensión: Haciendo referencia nuevamente a la introducción hay que recordar que su definición se basa en la propia sintaxis de la referencia, no obstante para cualquier tipo de consulta, podrá acceder a su solapa para ver las características marcadas. 
Existe una generación automática de referencias como se verá en este mismo apartado, pero Vd. mismo puede crearlas a través de esta opción, cumpliendo rigurosamente la sintaxis de la referencia.
El artículo del tipo raíz, además de utilizarlo como una especie de plantilla para la creación posterior de sus distintos elementos, también ofrecerá información acumulada de importes o situación en almacén. Dentro de este último también se tendrá la posibilidad de verlo desglosado y a través de un simple “clic”.
Recuerde siempre que aunque los precios y características principales estén de alguna forma marcados por el artículo principal, puede entrar a cada uno y variarlo de acorde a sus necesidades (tarifas, comisiones, etcétera). Se podría decir que con alguna restricción, funcionaría como una referencia completamente independiente.
Generación automática de referencias: A modo de asistente (utilidades / asistencia para la creación de referencias), Vd. podrá crear de forma automática todas las variantes posibles en la combinación de las distintas dimensiones. Basándose en un ejemplo, teniendo creada la referencia 300 – chaqueta, se podrá crear de forma fácil y rápida 14 referencias del tipo dimensión. 30011 – chaqueta, talla M, color rojo 30012 – chaqueta, talla M, color verde 30013 – chaqueta, talla M, color azul … Esto es posible a través del siguiente formulario.
Desmarque los elementos que no quiera desglosar y utilice las opciones inferiores para definir alguna de las características que serán “Heredadas” del artículo principal.
Si no está seguro de cuál será el resultado, aún dispone de una vista previa antes de crear o modificar los artículos. En dicha vista previa podrá alterar cualquier parámetro, inclusive podrá decidir si será creado o no.
Documentos de compra y venta: Esta completa definición que se ha realizado, aporta sencillez en el momento de mover la mercancía. Una de las formas puede ser de forma individual, donde se podrá acceder al artículo mediante su referencia, código de barras, palabras asociadas, referencia del proveedor o código de barras del proveedor, es decir, al igual que si se tratara de un artículo de otra categoría.
Otra de las formas es realizando una llamada al artículo principal (raíz), en los ejemplos anteriores, 300 – chaqueta. Una vez introducida esta referencia aparecerá una ventana en la que se detalla la talla, color, modelo y unidades que se estén tratando. Una ventana similar a esta:
Donde al validarla se obtendrá el siguiente resultado:
Obsérvese que aunque la creación de las líneas parten de la introducción del artículo principal, las características se extraen del detalle, caso de la última referencia que el precio es superior al resto.
Esta forma de introducción, puede ser muy utilizada en aquellos momentos en que no se conozca la referencia en cuestión o se tenga que mover mercancía de forma masiva
Listados y estadísticas
Se ha visto que el tratamiento de la referencia principal lleva a generar una o varias líneas de detalle, esto no debe afectar al modo de ver el resto de listados o estadísticas de venta, donde en el formulario previo se incluye un elemento a modo de check en el que Vd. podrá seleccionar qué tipo de dato visualizar.
Se refiere a que llegado el momento se podría necesitar ver las ventas de los pantalones vaqueros o ver las ventas por cada talla / color / modelo de esta referencia. Para hacerlo más ágil, recuerde que en la definición de la empresa, podía indicar qué tipo de referencias visualizar por defecto, este check alterna esa información.
En el ejemplo de la venta anterior, este sería la estadística de artículos de las dos formas:
Mostrando los del tipo raíz:
Mostrando los del tipo dimensión:
Es importante resaltar que se mostrará un tipo de artículo u otro, en ningún caso los dos al mismo tiempo ya que se estarían duplicando los importes.
La situación planteada es aplicable a gran variedad de listados y estadísticas a lo largo del todo programa, incluidos los informes de almacén.
Detalle en almacén
Al hilo de lo que se planteaba en el apartado anterior, el tipo de información a necesitar es extensible a la que se extrae de la ficha del artículo. En esta, si el artículo es de tipo raíz, dentro de la solapa de almacén visualizará los datos acumulados (captura 1), con la posibilidad de acceder a sus artículos vinculados (captura 2).
Captura 1
Captura 2
