Ampliación de la información Contabilidad General

El programa ERP Gextor Contabilidad General y Financiero, es un programa informático compuesto por un amplio número de procesos, que proporcionan al usuario el control completo de las finanzas de su empresa. A través de ella podrá disponer de una gran cantidad de datos en los que apoyarse para tomar sus decisiones, así como todo tipo de herramientas de búsqueda, selección, y análisis de la información contable y financiero.

Todas las opciones que componen el programa ERP Gextor Financiero (contabilidad), son accesibles a través del menú general, que para una mejor localización, está dividido en siete grupos:

• Apuntes.

• Tesorería.

• Informes.

• Cierre del ejercicio.

• Utilidades.

Además de estas opciones disponemos de un menú “Ventana” para la gestión y distribución de las diferentes ventanas en pantalla. Asimismo, bajo el símbolo “?” se despliega el menú de ayuda del programa.

Acceso a cuentas contables:

El objeto de esta utilidad es proporcionar una herramienta capaz de gestionar las cuentas contables desde cualquier formulario del programa en el que exista un campo de «Cuenta contable«. Cuando se dice gestionar cuentas contables, no sólo se habla de crearlas, sino también de consultar sus acumulados, su extracto de apuntes, facturas y efectos. Así pues, en cada casilla del programa donde se pueda introducir una cuenta contable, pulsando el botón derecho del ratón se accede al siguiente menú contextual:

Las opciones del menú varían en función del lugar donde nos encontremos, la naturaleza de la cuenta o el dato que haya en la casilla. De modo que no podremos crear cuentas desde aquellos sitios en los que ya se creaban anteriormente (como por ejemplo: Maestro de cuentas), no podremos consultar las facturas si no se ha indicado la cuenta o si esta no es una cuenta de terceros.

Importante: Para poder seguir manteniendo la privacidad de la información, a través del administrador del programa ERP Gextor Financiero (contabilidad) puede limitar este tipo de acceso a cualquier usuario.

Búsqueda de terceros:

Opción de búsquedas, similar a las realizadas mediante las teclas de F2 y F3, pero en este caso para las cuentas definidas como terceros. La forma de acceder será pulsando las teclas Shift + F4, desde el campo de cuenta contable.

Mediante esta opción el programa dará la posibilidad de realizar búsquedas a través de una serie de filtros indicados por el usuario.

Dicha   funcionalidad   se   encuentra   en   los   siguientes   apartados   del programa:

·     Maestro de cuentas

• Diario de asientos

·     Introducción de facturas

• Listados de cartera.

• E-mailing: Selección múltiple (para clientes y proveedores).

• E-mailing.

·     Efectos en cartera (desde » botón derecho> seleccionar»)

·     Histórico de facturas: Informes especiales.

Ficheros:

Aquí se describe la forma de crear, modificar, consultar, suprimir y listar el contenido de los diferentes ficheros maestros que se van a utilizar en el programa ERP Gextor Financiero para la contabilidad general. Lógicamente son las primeras opciones en utilizarse, ya que a través de ellas se definen las cuentas, los diarios, los conceptos automáticos, etcétera, que posteriormente son utilizados por el resto del programa.

Las opciones de este menú aparecen en orden de importancia o frecuencia de utilización de los ficheros, una vez que el programa ya esté en funcionamiento. No obstante, al principio hay que definir previamente los ficheros auxiliares que sirven de apoyo a los principales. Así, por ejemplo, al crear una cuenta de cliente, el programa va a solicitar, entre otros datos, su forma de pago habitual, el tipo de impuesto, etcétera, por lo que deberían estar ya creados.

Por esta razón, para disponer de una correcta fluidez en la introducción de los datos iniciales, se sugiere el siguiente orden de utilización:

1. Definir en primer lugar las posibles tablas auxiliares:
2. Conceptos automáticos, tipos de diario, tipos de cartera, documentos y formas de pago.
3. Crear las cuentas contables si usted ha optado por instalar el plan contable tipo, deberá definir solamente las cuentas auxiliares.
4. Introducir asientos predefinidos.
5. Definir, si procede, los presupuestos.

Una vez creada la base de datos inicial que permita trabajar normalmente con el programa, cualquiera de estas opciones puede ser seleccionada para añadir nuevos registros, consultar o modificar los existentes, sin necesidad de mantener este orden.

Fichero maestro de cuentas:

Esta opción permite al usuario definir, modificar, consultar y listar el plan de cuentas de la empresa seleccionada. La pantalla de trabajo que aparece al seleccionar la opción en el menú, dispone en la parte superior de una zona fija con los datos principales: Número de cuenta y título.

Acumulados:

En esta primera carpeta, el programa presenta, la cuenta seleccionada, los acumulados de debe y haber para cada mes, así como el correspondiente Saldo acumulado hasta el mes consultado. En principio, se visualizan los acumulados totales (diario general) del ejercicio en curso, si bien, Vd. dispone de la posibilidad de seleccionar esta información referida a cualquier diario auxiliar o a un ejercicio anterior por medio de los “Desplegables” de la parte derecha de esta carpeta:

En el caso de cuentas de clientes o proveedores, el programa habilita otras dos carpetas que contienen una serie de datos exclusivos de este tipo de cuenta: Datos identificativos y datos comerciales, los cuales serán utilizados por otras opciones del programa.

Bloquear cuenta:

Por medio de este botón, Vd. podrá tratar el bloqueo y desbloqueo de cuentas. Como se verá a continuación, aunque todas las cuentas del plan contable se bloquean o desbloquean de la misma manera los efectos del bloqueo afectarán de distinto modo a las cuentas de terceros y al resto de cuentas. Se analizarán algunos casos en los que puede interesar el bloqueo de cuentas:

– Una circunstancia posible en el ámbito de la actividad empresarial habitual es el hecho de que haya falta de pago de algún cliente o que exista por parte de la empresa insatisfacción en el servicio de algún proveedor. Puede darse que no se efectúen nuevas facturas a los primeros ó que no se realicen pagos a los segundos.

– Por otro lado, también puede interesar para el resto de cuentas restringir su uso. Imagínese, por ejemplo, el caso de un banco con el que la empresa ha dejado de trabajar. La cuenta contable debe seguir existiendo para mantener los históricos de movimientos pero se quiere impedir que por accidente se contabilice cualquier cantidad en esta cuenta contable. La forma de evitarlo es bloqueando la cuenta del banco. La forma de realizar el bloqueo de estas cuentas es mediante el botón “Bloquear cuenta”. Con él se puede hacer que un cliente, un proveedor u otra cuenta se vean sometidas a las limitaciones operativas que se verán más adelante.

Se sabe que una cuenta está bloqueada por el icono de un candado, aparece en la parte superior izquierda de la pantalla del plan contable, junto al código de la cuenta contable. En una cuenta bloqueada el literal del botón de bloqueo pasa a ser “Desbloquear cuenta”. Pulsando este botón se podrá devolver a la cuenta a su situación anterior de desbloqueado.

Cuando la cuenta está bloqueada bajo el botón de bloqueo / desbloqueo de cuentas, se habilita una caja de texto bajo el título “Causa de bloqueo” que permitirá añadir un comentario, para recordar en el futuro cuál fue el motivo que llevó a que la cuenta fuera bloqueada.

Seguidamente se verán las distintas acciones según el tercero bloqueado sea un cliente o un proveedor. Se da la posibilidad de listar las cuentas que previamente han sido bloqueadas.

Bloqueo de clientes:

• No se dejará que se realicen apuntes contables de IVA y cartera (IC), IVA (IV), cartera (CA) o abonos (AB) tanto desde el diario como desde asientos predefinidos.

• Tampoco se permitirá que se hagan facturas (tanto desde la ventana de facturas como desde libros de impuestos).

• No se podrán crear efectos para ese cliente ni desde cartera ni desde consolidación de efectos.

• En los tres supuestos anteriores se mostrará el mensaje «Cuenta de cliente bloqueada» si el usuario intentara realizar alguna de las acciones descritas encontrándose el cliente con la situación de bloqueado.

• Bloqueo de proveedores.

• Se impedirá que se realicen asientos de pago (PA) tanto desde el diario como desde asientos predefinidos.

• Si se va a emitir o contabilizar una remesa de pagos, se chequeará previamente que ésta no contenga una cuenta bloqueada.

• Si se va a pagar desde la pantalla de cartera previamente se  comprobará que en la ventana no se encuentre seleccionado un efecto con una cuenta bloqueada.

Estando el proveedor bloqueado y si se intenta realizar alguna de las tres acciones anteriores se mostrará el mensaje «Cuenta de proveedor bloqueada«.

Más adelante, en la descripción de tesorería, dentro del apartado de gestión de cartera, se verá cómo bloquear solamente alguno de los efectos en cartera de un tercero.

Bloqueo del resto de cuentas:

Si se bloquea una cuenta que no es de terceros, como por ejemplo la cuenta de un banco, las limitaciones que se impondrán a esta cuenta consistirán en la inhabilitación de esta cuenta para hacer con ella cualquier tipo de apunte desde cualquier lugar del programa.

Permisos:

El bloqueo de cuentas es una opción de programa que requiere un cierto grado de responsabilidad dentro de la empresa. Por ello, en el administrador del programa ERP Gextor Financiero (contabilidad), en la opción de gestión de usuarios dentro de la gestión de permisos del programa de contabilidad se ha incluido bajo los permisos de ficheros, buscando en maestro de cuentas, un tipo de permiso “Bloqueo / desbloqueo de cuentas” que habilita o deshabilita a un usuario para bloquear o desbloquear cuentas contables. Si un usuario no tiene permiso para bloquear o desbloquear el botón de bloqueo aparece desactivado.

Gestión comercial:

Si se intenta hacer una contabilización desde el programa de gestión comercial interviniendo alguna cuenta bloqueada la contabilización no se lleva a cabo y en el listado de errores de contabilización se mostrará como causa de la no contabilización el bloqueo de cuentas.

Datos identificativos:

Esta carpeta será accesible sólo en el caso de cuentas de clientes o proveedores. Recuerde que al crear la empresa, el programa solicita la raíz de las cuentas de este tipo.

En el caso de tratarse de un organismo oficial, deberá activar la casilla de verificación que se encuentra a la derecha del campo N.I.F. Este dato es utilizado por el programa para excluirle de las provisiones para impagados.

En los campos e-mail y W.W.W., puede introducir la dirección de correo electrónico y la de la página de internet del cliente (si las tiene). Los nombres de los campos quedan activados cambiando al color verde. Esto indica que a partir de ese momento, si pulsa sobre cualquiera de la etiqueta (E-mail o W.W.W.) accederá directamente al correo electrónico o a la página Web que indiquen. Para la creación de terceros cuyo país de origen sea distinto de España, el programa propone esta pregunta:

El programa, automáticamente, rellenará el desplegable “Impuesto habitual” de la pestaña de “Datos comerciales” con compras / ventas intracomunitarias o exento según el tercero esté ubicado en un país perteneciente o no a la Unión Europea.

Si desea crear una nueva cuenta, simplemente debe introducir un número de cuenta que no exista, cuyo número de dígitos se ajuste a la estructura del plan definida en la empresa. Introduzca a continuación el título de esa cuenta y pulsando el botón de “Aceptar”, quedará grabada en el fichero. En el caso de cuentas de clientes o proveedores, el programa solicitará además una serie de datos adicionales, según se explica más adelante.

SI Vd. ha instalado el plan contable tipo, solamente tendrá que crear las cuentas auxiliares.

Si lo que desea es modificar o consultar una cuenta, basta con introducir su número, y sus datos aparecerán de forma automática. En este caso dispone de las funciones de búsqueda F2 y F3, así como la utilización del punto para sustituir los ceros intermedios (4.1 es igual a 400000001).

Debajo de esa zona fija aparecen una serie de carpetas cuyo título indica la naturaleza de los datos que contiene. Se accede a ellos pulsado directamente con el ratón sobre la solapa correspondiente.

Domicilio línea 2:

Texto para contemplar domicilios de terceros especialmente extensos (domicilio línea 2). Este campo está disponible en los diseños de impresos para poder utilizar dos líneas distintas para imprimir el dato.

Información para el 347:

Se incluye información para poder sacar el modelo 347: se puede marcar si es o no residente, si operan o no en territorio español mediante establecimiento permanente.

Datos comerciales:

Esta carpeta contiene los datos relativos a la relación comercial habitual con el cliente o proveedor: Se ha rediseñado la pestaña de datos identificativos y sobre todo la de datos comerciales.

Desde ficheros / maestro de cuentas / datos comerciales:

· Datos relacionados con riesgos en un solo formulario, que se accede a través de un botón: Índice de morosidad. Crédito máximo riesgo asegurado. Botón de impresora.

· Grupo, cuenta de ventas y cuenta de compras pasan a estar en la parte izquierda.

· No enviar información comercial : De parte de arriba de datos comerciales, a la parte inferior derecha.

· Botón de domiciliación bancaria: de parte de arriba a parte de abajo. Se ha incluido nuevo en datos comerciales:

· No enviar CCC en norma 58. Desde ficheros / maestro de cuentas / datos identificativos:

· Se han pasado el botón de arrendamientos desde datos identificativos, a datos comerciales.

· Generar documento de html, pdf pasa de datos identificativos a datos comerciales.

Búsqueda F2 / F3:

Esta búsqueda está disponible también en formas de pago, tipo de documento, código de impuesto y el impuesto habitual.

Domiciliaciones bancarias:

Se añade el código SWIFT identificativo de la sucursal con la que opera el tercero para poder confeccionar remesas de transferencias internacionales según la norma 34.1 (ver el apartado de remesas para más información).

El código SWIFT (The Society for Worldwide Interbank Financial Telecomunications), o código internacional de identificación bancaria (BIC) es aquel que permite identificar de forma única a cada entidad de crédito y / o sus oficinas.

Consiste en 8 u 11 caracteres alfanuméricos con el siguiente significado:

· Código entidad de crédito: son 4 caracteres identificativos de la institución financiera a nivel mundial.

· Código país: son 2 caracteres que identifican al país (o territorio geográfico) donde está ubicada la unidad central de negocio de la entidad de crédito.

· Código localidad: son 2 caracteres identificativos de la región o ciudad donde está ubicada la unidad central de negocio de la entidad de crédito.

· Código oficina: son 3 caracteres que identifican una determinada oficina o departamento de la institución financiera.

Por ejemplo, un SWIFT identificativo de Caja España es: CSPA ES 2L.

No enviar información comercial:

En caso de utilizarse la opción de e-mailing para el envío de información comercial promocional de los productos de la empresa de trabajo, es posible que existan terceros que hayan expresado su deseo de no recibir este tipo de promoción. En tal caso, se marca esta casilla de verificación en su ficha para excluirlo de este tipo de envíos.

Ficha de arrendamiento:

Dentro del botón de arrendamientos se encuentra la ficha que hasta ahora estaba en la carpeta de datos identificativos. En el caso de que Vd. disponga de un local arrendado a un tercero, deberá abrir una cuenta exclusiva para registrar las operaciones de arrendamiento. De esta forma, el programa podrá incorporarlas posteriormente al modelo 347, 115 ó 180.

Responsabilidad subsidiaria:

Según la legislación del año 2004 por la que Hacienda puede hacer responsable a una empresa o particular de los impagos de las obligaciones fiscales de sus proveedores en la parte concerniente a los negocios que se hayan mantenido con este proveedor. Para saber si los proveedores se encuentran al corriente de pago con el Fisco se solicita a los proveedores que se estime oportuno un certificado, que se expide en las Administraciones de Hacienda (o bien vía internet), que asegure este punto.

Para controlar este marco legal, dentro de las preferencias de las cuentas de terceros, existe la preferencia para proveedores: “Control de certificados de pagos a hacienda”.

En caso de elegir la opción “Sí” se habilitan en la ficha de los proveedores dos nuevos controles con una casilla de verificación y una caja para introducir una fecha. Si se marca la casilla se indica que a este proveedor se le va solicitar el correspondiente certificado. En la fecha adjunta se escribe la fecha límite de validez de este certificado (suele ser válido hasta un año después de su fecha de emisión).

De esta manera, si desde cualquier parte del programa (desde cartera, remesas o diario) se desea realizar un pago a los proveedores con certificado requerido y cuya fecha límite de certificado está vencida o no se ha completado, se avisará al usuario de tal eventualidad. Si el usuario desea continuar con el proceso será bajo su entera responsabilidad y con conciencia del riesgo asumido.

Contrapartidas automáticas:

En la pestaña de datos comerciales aparecen dos casillas para introducir sendas cuentas.

• Para proveedores.

                – Cuenta de compras.

               –  Cuenta de pago.

• Para clientes.

               – Cuenta de ventas.

               – Cuenta de cobro.

Con estas cuentas se automatiza tanto la introducción de facturas como los cobros / pagos. Si la cuenta de ventas / compras está rellena, al hacer una factura para el cliente / proveedor de la ficha, en los apuntes automáticos que se hacen para la contabilización de la factura, se propone la cuenta que figura en esta casilla.

Para que esto suceda, previamente se ha marcado en preferencias de facturas / introducción de facturas emitidas – recibidas / apunte a la cuenta de ventas – compras / cuenta contable la opción “La asignada al tercero”. En esta preferencia, adicionalmente, se puede indicar, en la celda adjunta a la selección de opción, una cuenta contable por defecto para incluir en el caso de que el tercero no tenga rellena su casilla de cuenta de ventas / compras.

Si la cuenta de cobros / pagos está rellena, al hacer una factura de cobro / pago para el cliente / proveedor de la ficha, en la ventana de selección de efectos a cobrar / pagar se pregunta al usuario si en este asiento desea realizar una contrapartida automática a la cuenta de cobros / pagos indicada en la ficha. Desmarcando la casilla de verificación que indica la cuenta de contrapartida se impide la contabilización automática de la contrapartida.

Los cuatro primeros campos hacen referencia a la forma de pago y tipo de impuesto, y deben seleccionarse a través del correspondiente desplegable. Todos ellos deben haber sido definidos previamente por medio de la opción de ficheros auxiliares que se explica más adelante en este manual.

Se trata de datos “Habituales” que serán propuestos por el programa a la hora de introducir facturas de este tercero para realizar los cálculos de impuestos y vencimientos.   Vd.   podrá   aceptarlas  o modificarlas en ese momento.

Los días de pago se refieren a los días de mes que habitualmente son usados para efectuar los pagos por el cliente. De esta manera, al calcular los vencimientos de una factura de ese cliente, el programa propone como día de vencimiento el siguiente más cercano que coincida con uno de estos días de pago.

Es posible inhabilitar pagos entre dos fechas (en las que el cliente está de vacaciones, por ejemplo). De esta manera, de forma similar a como se gestionan los días de pago, el programa calcula los vencimientos de manera que este periodo de inhabilitación sea saltado.

Asimismo, existen campos para introducir datos de riesgo del cliente para la posterior elaboración de listados.

Se puede, además, asociar una cuenta a un grupo de terceros con el objetivo de poder obtener en algunos listados información agregada de las cuentas de un mismo grupo.

Listado de riesgo por cuenta:

Esta información está incluida dentro del botón de riesgo. Este informe se obtiene con el botón de impresora de la sección de riesgo. Este listado informa del estado en el que está actualmente la cartera comparando   los   resultados   con   los   importes   de  riesgo asegurado y concedido. La información del listado está detallada por efectos, agrupando los importes por la situación de cada uno de ellos.

Domiciliaciones bancarias:

Por medio de este botón, Vd. puede definir las diferentes domiciliaciones bancarias del cliente o proveedor.

No enviar CCC en norma 58:

Posibilidad de enviar efectos sin domiciliación bancaria. En el caso de que haya algún cliente que lleve marcado el check en el maestro de cuentas, saldría este mensaje dentro de las remesas.

Botonera de funciones:

En la parte inferior derecha de la pantalla, se encuentra la botonera de funciones. Se trata de un grupo de botones que encontrará en muchas de las opciones de programa ERP Gextor Financiero (contabilidad) y cuya definición es la siguiente:

Aceptar:

Pulse este botón para grabar la cuenta que se encuentre seleccionada en ese momento.

Suprimir:

Elimina del fichero la cuenta seleccionada. Es condición indispensable que no tenga movimientos ni cuentas auxiliares.

Gráficos:

Pulsando   este   botón,   aparece   la   representación   gráfica   de   los   datos  acumulados de la cuenta seleccionada:

Mediante las barras de desplazamiento horizontal y vertical, Vd. puede dar al gráfico el aspecto de inclinación que desee, y en la parte inferior de la pantalla dispone de una serie de funciones a realizar con el gráfico (Grabar, imprimir, etcétera).

En el botón de opciones, el programa le ofrece la posibilidad de representar el gráfico en múltiples formatos:

Botonera de navegación:

En la parte inferior izquierda de la pantalla, se encuentra la botonera de navegación:

Se trata de una función que facilita la consulta secuencial del plan de cuentas sin tener que introducir su código. Dispone de botones para visualizar los datos de la primera cuenta del plan, de la última, de la siguiente y de la anterior.

Listados del fichero maestro de cuentas:

Para obtener un listado del plan de cuentas, debe pulsar el botón con el icono de  impresora que se encuentra en la botonera superior (o la tecla F5). Aparecerá una ventana   ofreciendo   diversos   formatos: Por niveles, piramidal, alfabético y un listado especial para cuentas de terceros.

Por medio de los campos desde / hasta, Vd. puede filtrar y limitar las cuentas a listar.

Si mantiene activado el “check” de “Presentación preliminar”, obtendrá por pantalla el listado solicitado:

Para que se vea un poco más detallado:

Enlace OLÉ:

Permite asociar a la cuenta elegida un objeto OLE (hoja de cálculo, imagen, etcétera). Al seleccionarla aparece una ventana con la lista de programas servidores de objetos OLE que tiene Vd. instalado en su sistema. Una vez efectuada la elección, el objeto quedará vinculado a ese documento. La próxima vez que Vd. seleccione esta función para esta cuenta aparecerá automáticamente el objeto asociado.

Ficheros auxiliares:

Esta opción de menú agrupa a una serie de ficheros o tablas de apoyo en los cuales se basan los otros ficheros y opciones principales del programa. Tal es el caso de las formas y documentos de pago, conceptos contables, diarios auxiliares, etcétera.

Aunque el programa no obliga a definir alguno de los ficheros auxiliares, otros como la forma de pago o documentos de pago, si son obligatorios cuando se trabaja con cartera. Cuando se define una cuenta desde el maestro de cuentas, obliga a definirlos. De cualquier forma sí es recomendable su utilización para una óptima explotación y manejo de los datos en el resto de las opciones, aunque no sean obligatorios.

Fichero de conceptos contables:

Por medio de esta opción, Vd. puede definir los textos o conceptos que utilice con mayor frecuencia a la hora de documentar los apuntes contables. De esta forma, en la opción de diario sólo tendrá que introducir su código para que aparezca este concepto automáticamente, pudiendo añadir cualquier otro texto que desee para complementarlo. Este sistema proporciona una mayor rapidez y seguridad en la introducción de apuntes, disponiendo además de la posibilidad de poder clasificar y ordenarlos por su código de concepto.

Para definir un nuevo concepto, sitúe el cursor sobre la línea correspondiente e introduzca la descripción. Si lo desea, puede indicar la naturaleza que ese concepto lleva implícita obligatoriamente: Debe (D), haber (H), o cualquiera. Pulse “Aceptar” para grabar esta tabla.

Diarios auxiliares:

Independientemente del diario general, que recoge todos los apuntes de la contabilidad, el programa le ofrece la posibilidad de utilizar diarios auxiliares para la introducción y clasificación de sus apuntes como, por ejemplo, caja, bancos, compras, etcétera.

Por medio de esta tabla, Vd. puede definir estos diarios:

El programa tiene reservados para sus procesos automáticos, los siguientes códigos:

               1 Diario de apertura.

             98 Diario de regularización.

             99 Diario de cierre.

La columna de ajustes permite establecer si un diario se utiliza para la introducción de apuntes de ajuste. Para marcar un diario como diario de ajustes basta con escribir junto a su nombre el carácter “S”. Dejando la casilla en blanco o escribiendo la letra “N” el diario no es de ajustes.

Los diarios 0 (general), 1 (apertura), 98 (regularización) y 99 (cierre) poseen un carácter especial y no son susceptibles de poder tener el carácter de diario de ajustes. En el apartado dedicado a los balances se verá la utilidad de esta caracterización de los diarios.

Notas sobre los ajustes:

• El cierre no tiene en cuenta los movimientos hechos en los diarios de ajustes.

• Cuando se realiza una renumeración de asientos se ponen por orden los asientos que no están en diarios de ajustes y a continuación se sitúan los asientos de ajustes.

• En la impresión de diarios no se muestran los diarios de ajustes, excepto cuando se marque el check para ver los apuntes.

• Los apuntes de estos diarios no pueden tener tipos de apunte asociados (IC, IV, FR, CA, CO, PA).

Como se verá más adelante se pueden sacar diversos informes del programa decidiendo si se desea que en ellos aparezcan los apuntes recogidos en los diarios de ajustes.

• Cuenta de pérdidas y ganancias. Balance de situación.

• Variación patrimonial. Balance de sumas y saldos extracto de cuentas. Listados de diario.

• Maestro de cuentas (pantalla de acumulados).

En la pantalla de diario, si se elige el diario general, aparece en la parte inferior una casilla de verificación para que el usuario elija si desea ver los apuntes de ajuste.

La utilidad de estos diarios es diversa:

• Pueden servir para llevar una contabilidad con dos políticas contables diferentes. Esto sucede en épocas de transición entre dos legislaciones contables. Los apuntes de reclasificación de un criterio a otro se registran en un diario de ajustes y, posteriormente, se puede extraer información desde un punto de visto u otro tan sólo incluyendo o excluyendo de los informes los apuntes de ajuste. Esto sucede actualmente con la implantación en algunas empresas (las cotizadas en bolsa, aunque en el futuro lo serán todas) de las normas internacionales de información financiera (NIIF): Se deben mostrar los estados financieros a sus accionistas según los nuevos criterios contables pero se sigue obteniendo información contable siguiendo los antiguos criterios en otros ámbitos.

• Hacer convivir las políticas contables de dos países en una empresa (empresas filiales de otra en el extranjero).

• Realizar pruebas de decisiones financieras y ver su repercusión.

Claves de percepción:

Esta opción permite definir las claves de percepción en las que se pueden clasificar las personas o entidades sujetas a retención de I.R.P.F., necesarias para agrupar la información de forma correcta en los modelos 110 y 190. Especial mención tiene la columna «Hacienda», donde debe grabarse la clave tal y como está propuesta en La Agencia Tributaria, para poder emitir el impuesto correctamente desde la opción de modelos oficiales.

Tipos de cartera:

Opción que permite definir los nombres de las diferentes carteras de efectos que Vd. vaya a gestionar.

Independientemente del nombre de la cartera, es obligatorio indicar si se trata de una cartera de efectos a cobrar (C) o a pagar (P). Pulse Aceptar para grabar la tabla.

Formas de pago:

Opción que permite al usuario definir las formas de pago más habituales, tanto para clientes como para proveedores.

Código:

Introduzca el código (1 al 99) con el que va a identificar a esa forma de pago. Dispone de F2 y F3 para visualizar las formas de pago ya creadas.

Descripción: Texto descriptivo de la forma de pago.

Número de documentos:

Introduzca el número de documentos, efectos o vencimientos que corresponde a esa forma de pago.

Intervalo:

Indique si el período entre la fecha de factura y los sucesivos vencimientos, los va a expresar en días o en meses.

Prorratear a partes iguales:

Este campo indica al programa que el total de la factura debe ser dividido a partes iguales entre todos los vencimientos. Si por ejemplo, la forma de pago consta de 3 vencimientos, el importe total será dividido entre 3, redondeando, si es necesario, el último vencimiento. En el caso de no activar este check, deberá indicar el porcentaje del total que corresponde a cada vencimiento.

Contabilizar los efectos:

Este es un dato de bastante trascendencia a la hora de contabilizar automáticamente. Debe indicar si los efectos generados por esa forma de pago, se van a contabilizar en la cuenta de efectos a cobrar (4310) o efectos a pagar (401), según se utilice en ventas o en compras.

Número de días  /meses:

Introduzca por cada uno de los efectos, el intervalo entre la fecha de factura y la fecha de vencimiento. Si Vd. desea que las fechas de vencimiento correspondan a un determinado día del mes, se sugiere que dicho intervalo lo exprese en meses. En caso contrario, la fecha de vencimiento será calculada en base a los días naturales.

Códigos de cartera:

Por último debe indicar los códigos de las respectivas carteras donde va a grabar los efectos que se originen por esta forma de pago. Este valor es una propuesta a la hora de introducir facturas. El usuario puede cambiar este valor en el momento de introducir la factura en el sistema.

Efectos comerciales a cobrar / pagar:

Incorporación de cuentas de efectos comerciales a cobrar / pagar. Si se utiliza, habría que marcar el check-box de «Contabilizar los vencimientos». en la cuenta de efectos comerciales a cobrar / pagar. Si no se asignan cuentas, el funcionamiento será como siempre.

Facturas:

Incorporación del tratamiento de las cuentas de efectos comerciales indicadas en la forma de pago. Si la forma de pago no tiene cuentas asignadas, seguirá como hasta ahora, cogiendo la cuenta que hay en preferencias (contabilización de cobros o contabilización de pagos dentro de preferencias en cartera).

Documentos de pago:

En esta tabla puede Vd. definir los diferentes tipos de documento que va a utilizar para  efectuar los pagos y los cobros.

En el campo “Firma del cliente” debe Vd. indicar si ese documento necesita la aceptación previa del cliente para proceder a su cobro o la aprobación de un responsable si se trata de un pago. De esta forma, al generar un efecto en cartera con este tipo de documento, éste se creará con un estado (pendiente de aceptar) previo al adecuado para proceder a su cobro o pago.

Grupos de terceros:

Esta pantalla permite gestionar las agrupaciones de terceros que se usarán para obtener listados de conjuntos de clientes o proveedores. Además, es posible imprimir un listado de los grupos existentes.

Tarjetas de crédito:

Opción complementaria de la de formas de pago. Permite definir una tabla con los diferentes tipos de tarjetas de crédito que puede utilizar en las domiciliaciones bancarias de clientes y proveedores.

Asignación de divisas a cuentas:

A través de esta tabla, Vd. deberá indicar las cuentas contables de moneda extranjera que va a utilizar, su correspondiente divisa habitual y las cuentas para la regularización por diferencias de cambio, indicando además si se realiza por el saldo o por los efectos en cartera. Para facilitar esta definición, puede utilizar el criterio del * en la columna número de cuenta para asignar una divisa a un grupo de cuentas.

Todas las divisas susceptibles de ser utilizadas en el programa, deben haber sido definidas previamente por medio de la opción que a tal efecto se encuentra en el “Administrador” del programa ERP Gextor Financiero (contabilidad).

Cambio de divisas:

Opción que permite introducir o actualizar el cambio de cada una de las divisas definidas. Este cambio se introduce según lo publica el Banco de España: Se registra el cambio fijado para un euro.

Es posible copiar los cambios del último día, a la fecha que aparece en pantalla, y así evitar el tener que introducir los cambios todos los días (aunque estos no hayan cambiado). Además, con la opción “Imprimir”, existe la posibilidad de visualizar por pantalla o por impresora los cambios asignados a cada divisa, dentro de un rango de fechas definido.

Fichero de asientos predefinidos:

Esta opción permite definir de forma total o parcial, una serie de asientos cuyas características son conocidas de antemano. Posteriormente podrá utilizarlos como entrada de datos contables, consiguiendo un gran ahorro de tiempo y eliminando posibilidades de error.

Resulta especialmente útil en aquellos asientos que se suelen repetir con cierta frecuencia, como por ejemplo, el correspondiente a la nómina del mes, el pago de recibos mensuales, etcétera, donde Vd. podrá prefijar las cuentas y los conceptos de los apuntes, dejando solamente el importe como dato a introducir.

El programa ERP Gextor Financiero (contabilidad) lleva incorporados una serie de asientos predefinidos que Vd. puede utilizar directamente, o bien, basarse en ellos para modificarlos y adaptarlos a sus necesidades.

Tras introducir el código numérico (del 1 al 999) con el que va a identificar al asiento predefinido y su correspondiente descripción, deberá definir los apuntes que componen ese asiento. Para ayudarle en esta tarea, el programa dispone de varias funciones que aparecen en forma de botón inmediatamente debajo de la tabla de apuntes *, X, =, Ctrl-R, (…)). Su función se explica seguidamente, y para utilizarlas puede pulsar directamente con el ratón sobre el botón o la tecla correspondiente del teclado.

Introducción manual:

Significa que a la hora de introducir el apunte debe pararse en ese campo para introducir el dato (número de cuenta, fecha, etcétera). Puede utilizarse también de forma mixta. Por ejemplo, si en la columna “Número de cuenta” se registra 430*, indica que cuando se introduzca el apunte se imprimirá automáticamente el “430” y se parará para que se complete el número de cuenta.

Contrapartida:

Función solamente utilizable en el campo del importe. Si introduce una “X” en ese campo, está indicando que debe tomar el importe contrapartida de todos los apuntes anteriores.

Repite el dato de la línea anterior:

Significa que cuando se solicite este asiento para introducir los datos, el programa no se detendrá en este campo, sino que imprimirá automáticamente el mismo que haya en el apunte anterior en esa misma columna.

Apunte repetitivo:

Situando el cursor del ratón sobre cualquier campo de una línea y pulsando Ctrl-R, indica que ese apunte es repetitivo, es decir, que a la hora utilizar el asiento, el programa solicitará los datos de ese apunte de forma repetitiva hasta que pulse la tecla Esc, pasando a continuación al siguiente apunte del asiento. Resulta muy útil en apuntes de caja, donde casi todos los apuntes son iguales, pero varía su número en función del día.

Fórmula:  

Permite definir una fórmula en el importe el apunte.

La sintaxis para la definición de una fórmula es la convencional de cualquier calculadora. En primer lugar se calculan las operaciones entre paréntesis, seguido de las multiplicaciones y divisiones (* y /) y por último las sumas y restas (+ y -). También puede hacer referencias a los importes de líneas anteriores.

Botonera de funciones:

Como en la mayoría de las opciones de gestión de ficheros, en la parte inferior derecha de la pantalla se encuentra la botonera de funciones.

Aceptar:

Pulse este botón para grabar el asiento predefinido que se encuentre seleccionado en ese momento.

Suprimir:

Se elimina del fichero el asiento predefinido seleccionado.

Copiar:

Función que permite copiar la estructura de un asiento a otro. De esta forma, cuando tenga que definir un nuevo asiento que tenga cierta similitud con otro que ya esté creado, podrá utilizar esta función para obtener una copia, y realizar las modificaciones sobre esta última, consiguiendo así un ahorro de trabajo y tiempo.

Salir:

Cierra la opción de asientos predefinidos. En la parte inferior izquierda de la pantalla, se encuentra la botonera de navegación, cuya función es la misma que la descrita en el fichero maestro de cuentas.

Listados del fichero:

Pulsando sobre el botón de la impresora que se encuentra en la botonera superior (o F5), podrá obtener el listado de los asientos predefinidos que tenga Vd. creados.

Fichero de cuentas bancarias: 

Esta opción permite definir las características de las cuentas bancarias necesarias en el caso de que Vd. vaya a confeccionar remesas o emitir cheques.

Código:

Introduzca el código interno (1 al 999) con el que va a identificar a esa cuenta.

Bloqueo cuentas:

Una cuenta bancaria bloqueada no es compatible con una cuenta utilizada para presentación   fiscal,   no   se   puede   bloquear   una   cuenta   utilizada fiscalmente. De la misma forma, no se pueden usar estas cuentas a la hora de remesar.

Banco, sucursal, titular:

Textos alfanuméricos identificativos de la cuenta.

NIF y sufijo:

Indique el número de identificación fiscal de la empresa y el sufijo (opcional) de tres dígitos. Este sufijo es necesario si se van a confeccionar remesas en soporte magnético e indica el ordinal de la empresa de trabajo dentro de la organización con el NIF reseñado.

C.C.C:

Código de cuenta de cliente.

País:

En esta casilla se indica el país en el que está ubicado el banco. Este campo, se utilizará posteriormente para calcular y validar el código IBAN del banco.

Código IBAN:

Este   código   (International   Bank   Account   Number)   sirve   para   identificar inequívocamente una cuenta ccc en todo el mundo, pues en él se combina la información de cada banco con una codificación propia de cada país.

Este código, puede ser introducido por el usuario, o ser calculado automáticamente por el programa una vez se introduce o modifica el ccc. Para calcularlo, utilizará el país del banco.

En la emisión y envío de algunos documentos bancarios, sobre todo entre países, es obligatorio que este campo esté incluido con la información pertinente.

Teléfono, contacto:

Para comunicarse con la entidad bancaria.

Cuenta contable:

Número de la cuenta del plan contable de la empresa a la que corresponde esta cuenta bancaria.

Límite de crédito:

Importe de la línea de descuento para remesas al descuento.

Demora:

Con este día se calcula la fecha antes de la cual se contabilizan como cobrados los efectos vencidos en una remesa al descuento.

Costos y comisiones: 

Remesas al descuento

En el caso de que Vd. vaya a realizar remesas de efectos al descuento, puede introducir las condiciones financieras acordadas con este banco: Tabla de intereses, donde se informa de los tramos de interés que marca el banco, comisiones y otros gastos. De esta forma podrá conocer el coste financiero de cada remesa.

Periodos de riesgo: Se marcan los segmentos temporales de efectos vencidos para considerarlos en riesgo en la pantalla de creación de remesas.

Comisiones: La lista de comisiones a cobrar por el banco en las remesas al descuento:

• Envío al banco de documentos domiciliados (%). Mínimo por recibo para documentos domiciliados(€). Envío al banco de documentos no domiciliados ( %). Mínimo por recibo para documentos no domiciliados (€).

• Interés mínimo (€) (cantidad mínima a cobrar por efecto en concepto de intereses).

• Comisión por impago de documentos domiciliados (%).

• Mínimos por recibo para impago documentos domiciliados ($).

• Comisión por impago de documentos no domiciliados (%).

• Mínimo por recibo paria impago documentos no domiciliados (€).

• Comisión genérica por impago de documentos ( %).

• Mínimo genérico por recibo para impago documentos (€).

Otros gastos:

En cada uno de los conceptos variables de gasto se permite especificar si el gasto se aplica al total de la remesa (casilla “Efec” desmarcada) o a cada uno de los documentos (casilla “Efec” marcada).

Remesas de cobros:

Nueva pestaña para introducir las comisiones y gastos de este tipo de remesa.

Comisiones: Las comisiones a cobrar por el banco son:

• Envío al banco de documentos (%).

• Mínimo por documento enviado (€).

• Comisión genérica por documentos devueltos (%).

• Mínimo genérico por recibo para documentos devueltos (€).

Otros gastos: Su funcionamiento es análogo al de la misma rejilla en la pestaña de documentos al descuento.

Transferencias:

Esta pestaña para introducir las comisiones y gastos de este tipo de remesa también es nueva.

Comisiones:

Las comisiones a cobrar por el banco son:

• Comisión para una cuenta de otra entidad sita en la misma plaza que el ordenante (%).

• Mínimo por transferencia a otra entidad en la misma plaza que el ordenante (€).

• Comisión para una cuenta de otra entidad sita en distinta plaza que el ordenante (%).

• Mínimo por transferencia a otra entidad en distinta plaza que el ordenante (€).

• Comisión a una cuenta de la misma entidad bancaria (%).

• Mínimo por transferencia a una cuenta de la misma entidad bancaria (€).

Otros gastos: Su funcionamiento es análogo al de la misma rejilla en la pestaña de documentos al descuento.

Cheques:

Las comisiones aplicadas tienen los mismos tipos que las usadas en transferencias. El manejo de “Otros gastos” también es igual.

Factoring sin recurso: 

Para el cálculo de gastos y comisiones bancarias de este nuevo tipo de remesa se han introducido las tablas:

Intereses: De manera similar a las remesas al descuento, se indican los tramos temporales (en días) del programa de los distintos tipos de interés.

Comisiones: Las comisiones contempladas para este tipo de remesa son:

• Porcentaje retenido por el banco sobre la Cartera cuyo cobro se cede (%).

• Envío al banco de documentos domiciliados (%).

• Mínimo por recibo para documentos domiciliados (€).

• Envío al banco de documentos no domiciliados (%).

• Mínimo por recibo para documentos no domiciliados (€).

• Comisión de estudio de la solvencia de un deudor (€).

• Comisión por impago de documentos domiciliados (%).

• Mínimo por recibo para impago documentos domiciliados (€).

• Comisión por impago de documentos no domiciliados (%).

• Mínimo por recibo para impago documentos no domiciliados (€).

• Interés mínimo (€) (cantidad mínima a cobrar por efecto en concepto de intereses).
  

Otros gastos:

Funciona como en el resto de remesas.

Factoring con recurso:

Sus cuadros de “Intereses”, “Comisiones” y “Otros gastos” son iguales que los comentados para el Factoring sin recurso.

Cheques / pagarés:

En la botonera de funciones de esta opción, existe un botón para gestionar la numeración de cheques bancarios, en el caso de que vaya a emitirlos.

A través de esta ventana Vd. puede gestionar las diferentes series de cheques y la numeración de los “Talonarios”. Si pone como código identificativo 4200 ó 4300 podrá imprimir talones, y si pone el código 8200 podrá imprimir pagarés. Estos datos son utilizados posteriormente en la opción de cartera para la emisión correlativa de cheques.

Listados del fichero de cuentas bancarias:

Pulsando sobre el botón de la impresora de la botonera superior, podrá obtener el listado de las diferentes cuentas bancarias que Vd. ha creado.

Fichero de perceptores (I.R.P.F.):

Esta opción permite gestionar el fichero de las personas relacionadas con la empresa y que estén sujetas a retención de I.R.P.F. Tal es el caso de los trabajadores en nómina o el de los profesionales que facturan algún tipo de servicio a la empresa.

Para crear la ficha de un perceptor, el programa presenta la siguiente pantalla:

Clave:

Seleccione la clave de percepción a la que pertenece la persona cuya ficha está creando. Recuerde que las claves se pueden definir a través de la opción ya descrita en ficheros auxiliares.

N.I.F:

Número de identificación fiscal. Pulsando F2 aparecen los perceptores ya creados. Pulsando Shift + F2, aparecen todas los clientes y proveedores existentes en el plan de cuentas.

El resto de los datos de la ficha son bastante intuitivos y no necesitan ninguna aclaración especial.

El campo número de cuenta es opcional y solamente debe ser introducido en el caso de que el perceptor tenga también cuenta contable.

El check de “Calcular la retención…” es para casos especiales donde en la base de cálculo se incluye el IVA.

Introducir datos de la nómina:

Por medio de esta función, Vd. puede introducir los datos relativos a las retenciones y seguridad social de la nómina de cada empleado. Estos datos serán acumulados   en   su   correspondiente ficha   para   poder   obtener posteriormente, los modelos oficiales y el certificado de retenciones.

Tras seleccionar la clave de percepción correspondiente, aparece la lista de los trabajadores, para que Vd. introduzca la base imponible, el porcentaje de retención y el importe de la Seguridad Social. De cada uno de ellos. En la parte inferior dispone de un botón para copiar los mismos datos del mes anterior por si fuera de utilidad.

En la información que se introduce de nóminas, se puede identificar rendimientos dinerarios y en especie para el cálculo del modelo 110.

Cambia el color si es en especie, en color amarillo.

Se puede introducir información, por más de un usuario, de forma simultánea.

Datos auxiliares:

A partir de los datos de este fichero, Vd. puede complementar los datos necesarios para la elaboración del modelo 190 de I.R.P.F.

En el menú “Modelos oficiales” se encuentra la utilidad diseñada para su emisión.

Listados:

Pulsando sobre el botón de la impresora de la botonera superior, podrá obtener listados de este fichero en diferentes formatos:

Siempre que el ejercicio sea partido, al obtener el listado de retenciones se puede filtrar por perceptor y por ejercicio.

Presupuestos:

Esta opción permite definir el presupuesto de las cuentas que Vd. indique y, consecuentemente, obtener un estado presupuestario comparándolo con el realizado.

Un dato muy importante que Vd. debe tener en cuenta, es decidir si los presupuestos que aquí se introducen se acumulan automáticamente a las cuentas superiores, o no. Por defecto el programa los acumula, es decir, que si Vd. introduce el presupuesto de la cuenta 60000001, se acumulará de forma automática a las cuentas 6000, 600, 60 y 6.

Si por el contrario, Vd. desea introducir el presupuesto de forma individual a cada cuenta superior, deberá desactivar esta propiedad a través de la función de preferencias.

Número de cuenta:

Introduzca el número de la cuenta cuyo presupuesto desea definir. Debe pertenecer a cualquiera de los grupos de cuenta definidos a tal efecto al crear la empresa (cuentas presupuestarias). Pulsando F2, aparecen todas las cuentas con presupuesto ya definido. Pulsando Shift – F2, se visualiza el plan contable. Junto al código de cuenta existe un par de botones de navegación para moverse por las cuentas de presupuesto existentes de manera similar a como sucede en la navegación del plan contable.

Número:

Este campo se refiere al número de presupuesto. El programa permite llevar varios presupuestos (hasta 9) por cada cuenta. Resulta de gran utilidad cuando a lo largo del ejercicio es necesario “Ajustar” el presupuesto original definiendo otro nuevo. A la hora de obtener el estado presupuestario, podrá utilizar cualquiera de ellos.

Tipo:

Este dato se refiere a la naturaleza de la cuenta:

D – Tipo deudor.

A – Tipo acreedor.

De esta forma, el programa maneja correctamente el signo de los saldos al compararlos con el presupuesto.

Presupuesto total:

Introduzca el presupuesto total del ejercicio. El programa dividirá ese importe por el número de períodos y lo asignará a cada uno de ellos. A continuación Vd. podrá ajustarlos de forma individual.

Cuando haya terminado de definir el presupuesto pulsando el botón aceptar se graba toda la información. En la parte inferior izquierda, dispone Vd. de un desplegable para seleccionar ejercicios anteriores y poder consultar sus presupuestos.

Botonera de funciones:

En la parte inferior se encuentra la botonera de funciones habitual en este tipo de opciones, salvo que en esta ocasión, las funciones de aceptar y cancelar se han dejado fuera de la botonera por razones de espacio.

Copiar:

Esta función, como su propio nombre indica, permite realizar copias de presupuestos con las siguientes posibilidades:

– Copiar el presupuesto de un ejercicio anterior al actual.

– Copiar el realizado de un ejercicio anterior al presupuesto actual.

– Copiar el presupuesto de un determinado período de tiempo.

– Copiar el origen incrementándolo en un porcentaje. Al pulsar el botón aparece la ventana previa:

También resulta de gran utilidad cuando es necesario crear otro presupuesto dentro del mismo ejercicio, ya que permite realizar una copia exacta y ajustar posteriormente las cuentas cuyo presupuesto desea variar.

Importar:

Función que posibilita crear los presupuestos desde un fichero ASCII, generado por otro programa, como Lotus, Excel, o cualquier programa capaz de grabar en ese formato.

Características del fichero:

– Tipo texto (ASCII) con cualquier nombre y extensión.

– Cada línea debe contener 15 campos y finalizar con los caracteres CR + LF. En el caso de empresas con unidades de   negocio   definidas   (canales),   deberá   contener además el código de canal presupuestado.

– Los campos deben ir separados por comas.

– Los campos numéricos deben ir sin puntuación de separación de miles.

Descripción de los campos:

La importación de presupuesto se realiza por ejercicio, por lo que antes de utilizar esta función, debe haber seleccionado el ejercicio que desee en la pantalla principal.

Al pulsar el botón aparece la ventana clásica de selección de fichero de Windows, para que Vd. indique cuál de ellos es el que desea importar:

Gráficos:

Función que permite representar de forma gráfica los datos de presupuestos, realizado y desviaciones de las cuentas contables. Su funcionamiento y normas de manejo son idénticas a las descritas en la opción del fichero maestro de cuentas.

Obtener:

Objetivo principal de la opción de presupuestos, permite obtener el informe en el que se muestra la situación actual de la empresa comparada con el presupuesto, indicando las desviaciones producidas.

A través de esta ventana Vd. puede indicar las características del estado presupuestario que va a obtener.

Listados delfichero de presupuestos:

A esta función se accede pulsando sobre el botón de la impresora de la botonera superior. Permite obtener un listado de comprobación de los presupuestos creados:

Análisis presupuestario:

Opción dentro del menú ficheros que permite el obtener informes acumulativos de presupuestos por epígrafes de manera similar a como se hace en los balances de situación o cuenta de pérdidas y ganancias.

El usuario debe crear las partidas que estime convenientes para una organización clara de sus cuentas presupuestadas.

+/- (condicionante)

Introduciendo el signo +, indica que esa partida se imprimirá solamente en el caso de que su importe sea positivo.

Introduciendo el signo – , indica que esa partida se imprimirá solamente en el caso de que su importe sea negativo.

Dejando   el   condicionante   vacío   se   indica   que   esa   partida   deberá   imprimirse siempre, independientemente del signo de su importe.

Cuentas:

se introducen las cuentas contables con la misma sintaxis que se incluyen en los balances o en la cuenta de pérdidas y ganancias.

Al pulsar el botón “Obtener” se muestra la ventana:

En esta ventana se solicita al usuario la fecha de obtención del listado así como los rangos temporales del ejercicio actual y anterior de los que se quiera ver los presupuestos.

Asimismo se pide el número de presupuesto para ver los datos.

Si se marca la casilla de verificación “Mostrar periodos en columnas” el informe resultante mostrará el presupuesto de cada periodo siguiendo un formato de tipo columnas.

Si se elige marcar la casilla “Mostrar comparación con realizado” se muestra un informe en el que, junto al presupuesto calculado para los epígrafes, se sitúa el valor realizado para estos epígrafes así como la desviación respecto del presupuesto tanto en importe como en porcentaje.

Selección de empresa:

Esta opción de menú posibilita el cambio de empresas dentro del programa ERP Gextor Financiero (contabilidad). Este cambio se puede hacer también a través del desplegable que existe en la parte derecha de la botonera.

Selección de ejercicio:

Esta opción permite seleccionar otro ejercicio dentro de la misma empresa.

Al seleccionar la opción aparece una ventana con todos los ejercicios disponibles en la empresa activa, indicando la situación en la que se encuentran (abierto o cerrado).

Si usted elige un ejercicio ya  cerrado, tendrá acceso a consultar su información, pero lógicamente no podrá realizar ninguna modificación de la base de datos.

Apuntes:

Aquí se describen todas las opciones relacionadas con la gestión de los apuntes contables y sus correspondientes enlaces con los libros de IVA. En él encontrará toda la información necesaria para manejar el diario, programa principal de entrada de datos que dispone de una gran cantidad de ayudas y entradas complementarias asociadas, o las introducciones de datos contables del tipo “Macro”, como la entrada de facturas y la de asientos predefinidos.

También encontrará opciones para la obtención de los correspondientes informes, como los extractos de cuenta, los listados de IVA, liquidaciones, etcétera, así como todas las utilidades necesarias para la completa gestión de los apuntes.

A todas estas opciones se accede a través de este menú de apuntes, y la relación completa es la siguiente:

• Gestión del diario.

• Entrada de facturas.

• Introducción de asientos predefinidos.

• Extracto de cuenta.

• Punteo y conciliación de apuntes.

• Libros de impuestos (IVA, IGIC, bienes de inversión). Liquidaciones de impuestos (IVA e IGIC).

• Listados de ingresos y pagos impuestos por sociedad información contable resumida.

• Utilidad para cambios genéricos de datos.

• Supresión de asientos.

• Deuda de largo a corto plazo.

• Devengos diferidos.

Diario:

Esta es una de las opciones más importantes del programa ERP Gextor Financiero (contabilidad). Se trata de la entrada de datos contables, a través de la cual se introducen, modifican y suprimen todos los apuntes, actualizándose las bases de datos en tiempo real. La pantalla principal de trabajo, consta de un sistema de carpetas, cada una de las cuales se corresponde con un diario. El programa dispone, en principio, del diario general, el de apertura, el de regularización y el de cierre, pero Vd. puede añadir tantos diarios auxiliares como desee. Seleccione el diario con el que va a trabajar pulsando sobre la solapa correspondiente.

En el diario existen dos formas de operar: El modo “Edición”, que permite introducir o modificar los datos de un apunte de forma secuencial, pasando de una columna a la otra hasta completarlo; y el modo “Selección”, que nos permite recorrer el diario en sentido vertical y realizar todo tipo de operaciones de búsqueda y selección de apuntes, según se detalla más adelante. En principio, el programa muestra el diario vacío y se sitúa en el modo de “Edición” para proceder a la introducción de apuntes.

Por medio de las preferencias es posible establecer cuantos apuntes se cargan en el diario de forma predeterminada (los del ejercicio en curso, los del último periodo contable, ninguno, etcétera).

Introducción de apuntes:

El programa, por defecto, sitúa el cursor en la columna de número de cuenta, proponiéndole la misma fecha contable del último apunte en pantalla. Si Vd. desea cambiarla, sitúese en el campo “Fecha” de esa línea e introduzca la correcta. (las teclas Esc, Shift + Tab y flecha izquierda permiten pasar al campo anterior).

Si Vd. desea que al entrar en el diario se sitúe siempre en la columna “Fecha”, puede indicarlo a través de la función de “Preferencias” que se explica más adelante.

Se verán a continuación las columnas del diario.

Fecha:

La fecha, como en el resto del programa, se muestra en el formato dd / mm / aaaa. Esto es, el ejercicio con   cuatro   dígitos.   Aunque   el   año   se introduzca manualmente   con dos dígitos, el   programa automáticamente lo mostrará con cuatro. Asimismo, no es necesario introducir manualmente la barra separadora de la fecha, el programa lo hace de forma automática. Pulsando la tecla Esc en este campo, se pasa al modo “Selección de apuntes” que se explica posteriormente.

Número de asiento:

Cuando se trata de introducir un nuevo asiento, aparecerá un 0 en este campo. El programa le asignará el número de asiento que le corresponda cuando finalice la introducción del primer apunte. Pulse Intro, Tab o flecha derecha para validar el dato.

Número de cuenta:

Introduzca el número de la cuenta contable del apunte. Pulsando la tecla F2 o el botón de búsqueda numérica de la botonera superior, aparece el plan contable completo para que Vd. consulte y si lo desea, seleccione una cuenta. Si introduce un número y pulsa F2, aparecerán solamente las cuentas que comiencen por ese número. Dispone de esta misma funcionalidad para búsquedas alfabéticas por el nombre de la cuenta con la tecla F3.

Otra utilidad es utilizar el punto para sustituir los ceros intermedios. Así por ejemplo, 43.5 es lo mismo que introducir 43000005. Pulsando Intro se repite la misma cuenta del apunte anterior.

Número de documento:

Campo alfanumérico de libre uso para documentar el apunte (número de factura, número de recibo, etcétera). Pulsando intro, repite el del apunte anterior.

Código de concepto:

Introduzca el código del concepto contable que desea asignar a este apunte.

Para consultar y seleccionar, dispone de las teclas F2 y F3. El texto correspondiente aparecerá de forma automática en el siguiente campo (concepto). Si introduce un 0 o lo deja en blanco, dispondrá de todo el campo concepto para describirlo manualmente.

Concepto:

Complete el texto descriptivo del apunte.

Puede suceder que, por la disposición de la pantalla de diario, cualquier campo, no sea totalmente visible. En la imagen, se ve un ejemplo del concepto. El programa da varias posibilidades para visualizar este contenido:

• Situar el puntero del ratón sobre el campo correspondiente, y tras un instante aparecerá todo el texto en un pequeño recuadro superpuesto.

• Utilizar la función de “Doble línea” que se encuentra en la botonera inferior.

• Aumentar la anchura de la columna situándose en la parte derecha del encabezado de la columna y arrastrar el borde cuando el cursor cambie de forma.

• Haciendo doble clic sobre el límite derecho del encabezado de la columna la anchura de la columna se adaptará a la del dato más extenso introducido.

Fecha 2:

Campo opcional para documentar el apunte. (fecha de factura, vencimiento, fecha valor, etcétera).

Importe:

Importe del apunte. Pulsando Tab en vacío, pasa de la columna del debe a la del haber y viceversa. Pulsando intro, repite el importe de la línea anterior. Situando el puntero del ratón sobre cualquier importe, muestra su equivalencia. Situando el puntero del ratón sobre  cualquier importe, muestra su equivalencia en pesetas.

Tipo:

Campo opcional de 2 caracteres para señalar aquellos apuntes que llevan asociado algún tipo de información adicional y que el programa solicitará a continuación por medio de una ventana. Dispone de los siguientes códigos:

IC – Apunte que genera datos para IVA y cartera.

IV –Apunte que genera datos para IVA.

CA – Apunte que genera efectos en cartera.

CO –Apunte que genera un cobro en cartera.

PA –Apunte que genera un pago en cartera.

FR- Apunte que genera una compra intracomunitaria o generado por IVA de recuperación de materiales.

AB –Apunte que genera un abono.

NO –Apunte para introducción de nóminas.

Se admite el valor AN (apunte que se distribuye en analítica) por compatibilidad con el programa Gextor Win (versión antigua de programa Gextor).

El valor de este campo es, en la mayor parte de los casos, introducido por el programa de forma automática en función de la naturaleza de la cuenta y la distribución de los importes.

Con este último campo se completa, en principio, la introducción de un apunte. No obstante, el programa puede solicitar algunos datos más en el caso de que Vd. haya definido campos adicionales personalizados, o bien, en el caso de operaciones en moneda extranjera (divisa, importe, cambio, etcétera).

Diario Intro.

En el diario, la última columna a la derecha de toda la información presentada:”Diario intro”. Esta columna es de gran utilidad para conocer en qué diario se introdujo un determinado apunte cuando se consulta información contable desde el diario general.

En la parte inferior izquierda de la pantalla de diario existe una casilla de verificación para indicar si se desea que en el diario general aparezcan reflejados o no los diarios de ajustes. Se ha incluido junto a esta casilla un botón que permite acceder a una pantalla donde se pueden elegir los diarios de ajustes que se desean visualizar.

Haciendo clic sobre la casilla a la izquierda del código de diario se marcan o desmarcan los diarios a seleccionar para su visualización. Por defecto, si se muestran los datos de un diario con la casilla de ajustes marcada y sin pasar por la pantalla de elección de diarios, se muestran todos los diarios de ajustes.

Esta funcionalidad se ha incluido en otras partes del programa ERP Gextor Financiera (contabilidad):

• Balance de sumas y saldos.

• Estado comparativo.

• Obtención de balances de situación, cuentas de pérdidas y ganancia y cuadros de financiación.

• Saldos acumulados del maestro de cuentas.

• Listados del diario analítico.

• Extracto de cuentas.

Contrapartida automática:

Con la introducción de un apunte simple, es evidente que el asiento no está completo. Es necesario introducir, como mínimo, otro apunte de naturaleza contraria para que el asiento “Cuadre”. Si Vd. desea realizar esto de una forma automática, deberá indicarlo en el número de la cuenta contrapartida añadiéndole la letra C (por ejemplo, 70000001 C ó 7.1 C). De esta forma, el programa imprimirá automáticamente en el importe del apunte la cantidad que falta para “Cuadrar” el asiento. El resto de los campos de este apunte pueden ser tan automáticos como Vd. lo haya indicado a través de la opción de “Preferencias” al crear la empresa.

Apuntes del tipo IC (IVA y cartera):

Si Vd. introduce en el diario apuntes a la cuenta de tercero correspondientes a facturas emitidas o recibidas, el programa le propondrá en el campo tipo el código “IC”, indicando que va a generar datos para los libros de IVA y la cartera de efectos. En ese caso, tras dar la conformidad, presentará una ventana con las propuestas más adecuadas:

El programa tiene en cuenta los datos registrados en el cliente o proveedor (IVA habitual, forma de pago, etcétera) y las preferencias definidas en la empresa para realizar la propuesta de datos, que Vd. puede aceptar o bien, modificar en cualquiera de los campos.

El programa actualiza automáticamente los registros de IVA, el archivo histórico de facturas y la cartera de efectos.

Este   proceso   puede   realizarse   también   de   forma   inversa,   es   decir,  introduciendo los datos de la factura en primer lugar para que pasen automáticamente a los archivos correspondientes   y   genere   los correspondientes apuntes contables en el diario. Para ello dispone de la opción “Facturas” en el menú de apuntes, que se describe un poco más adelante en este manual y donde encontrará una explicación detallada de los campos de esta misma ventana.

Apuntes del tipo IV (IVA):

Este tipo de apuntes, que es prácticamente idéntico al anterior, se utiliza en el caso de que no desee que se generen en cartera efectos para una determinada factura. El tipo “IV” indica que el apunte tiene asociada información en los libros de IVA.

Apuntes del tipo CA (cartera).

Este tipo de apunte no es propuesto en ningún caso por el programa, sino que debe Vd. introducir los caracteres CA en la columna tipo. Se utiliza en el caso de que Vd. desee aprovechar los datos del apunte que acaba de introducir para crear nuevos efectos en la cartera.

La ventana que aparece para la creación de efectos es la siguiente:

Número de cuenta:

Dato no modificable. Es el mismo del apunte contable.

Cartera y tipo de documento:

En ambos campos el programa propone los que tiene el cliente o proveedor, pero Vd. puede cambiarlos por otros si lo desea. El botón que se encuentra a la derecha permite crear nuevos tipos de cartera y nuevos documentos.

Datos del documento:

Seguidamente debe Vd. confirmar o modificar los datos del documento: Número, número de orden, fecha de expedición, vencimiento, etcétera. En la parte central existe una tabla destinada a reflejar el historial del documento. Aunque en el momento de crearse solo aparece rellena la primera línea, cuando Vd. consulte este efecto en la opción de cartera, aparecerá en esta tabla una línea por cada cambio de situación que haya tenido (acepto, pago, devolución, renovación, etcétera).

Domicilio de cobro / pago: Campo   opcional.   Si   el   tercero   tiene   domiciliaciones bancarias   definidas   se   seleccionará automáticamente la elegida para ser domiciliación por defecto pudiéndose, en cualquier caso, cambiarla a voluntad.

Número de factura / importe:

En este campo puede especificar si lo desea, la (s) factura (s) a las que corresponde el documento. Al pulsar este botón, aparecerá una tabla en la parte inferior para que Vd. las seleccione. En la columna Número de factura, dispone de la función F2 para búsqueda y selección:

Apuntes del tipo CO y PA (cobros y pagos):

Si Vd. introduce un apunte correspondiente a un cobro a un cliente o un pago a un proveedor, el programa le propondrá “CO” o “PA” en la columna tipo. Aparecerá entonces una ventana con los efectos de esa cuenta para que Vd. seleccione el documento correspondiente.

Si   existe   un   documento   que   coincide   en   importe   con   el   apunte   origen   será   seleccionado automáticamente por el programa para facilitar la búsqueda de efectos. Esto no impide seleccionar otro documento si así lo desea el usuario.

En el caso de que el importe del apunte sea inferior al del efecto seleccionado, el programa le ofrece la posibilidad de crear un nuevo efecto por el importe restante.

Este proceso puede realizarse también de forma inversa, es decir, en la opción de “Cartera” se seleccionan los efectos que se cobran / pagan, y automáticamente se generan los asientos contables correspondientes.

Gestión de anticipos:

Cuando el importe del apunte supere el de los efectos seleccionados se genera en cartera un nuevo efecto con estado “Cobro anticipado” o “Pago anticipado” según el caso. El sistema puede generar una serie de apuntes, que contabilicen los movimientos de anticipos. Estos apuntes se utilizarán básicamente para llevar a cuentas de anticipos (“437* y 417*”) los importes anticipados, de forma que estas cantidades puedan posteriormente gestionarse de la forma oportuna.

Así pues, los apuntes que se harán automáticamente serán:

• Apunte a la cuenta de anticipos, por el importe anticipado. Para cobros, este apunte se hará al haber, y para pagos al debe.

• Apunte a la cuenta del cliente / proveedor que genera el anticipo. Si es cliente irá al debe, y si es proveedor ira al haber.

A continuación, se detalla toda lo dicho anteriormente con un ejemplo:

Se tiene una factura generada al cliente 43.1 de 1.160 €, que genera dos efectos pendiente de cobro de 580 €. cada uno.

El asiento será:

Llega el cobro del primer efecto de la factura, pero el cliente paga a cuenta una cantidad para futuras compras.

El efecto pendiente de cobro de 580 € se cobra, y se genera un efecto nuevo por la diferencia, es decir, por 420 € con estado “Anticipo”, y se crean dos apuntes más, uno a la cuenta de anticipos y el otro a la del cliente.

El asiento se completa por parte del usuario, con un apunte a la cuenta de banco o caja. Este queda así:

De esta forma, la cantidad anticipada se recoge en las cuentas existentes en el plan de cuentas al efecto, y el cliente queda con la información contable correcta, respecto cartera.

Preferencias de anticipos:

Estas preferencias indican al sistema la forma en la que el usuario quiere contabilizar los apuntes de anticipos. Estos son:

Apuntes adicionales en anticipos de cobros informa al sistema de la obligación de contabilizar en el diario los apuntes de anticipos necesarios en operaciones de “Cobros”.

Cuenta de anticipos de cobros.

Existen dos posibilidades:

• Por un lado fijar una cuenta, de forma que todos los apuntes se realicen contra ella.

• Por otro, asociar una cuenta de raíz a la operación, de forma que la cuenta del nuevo apunte se forme a partir dicha raíz y de la terminación de la cuenta de cliente que genera la operación.

Raíz de anticipos de cobro:

En el caso de haber elegido en la preferencia anterior la opción de “Raíz”, en esta casilla se definirá dicho valor.

El resto de preferencias, se utilizan en el mismo sentido que las explicadas, pero aplicándolas a movimientos de proveedor, es decir, a pagos.

Aunque todo lo aquí explicado está basado en operaciones de cobros / pagos cuyo importe supera al de los efectos a cobrar / pagar, puede darse el caso en el que se quiera destinar la totalidad del importe a un anticipo.

En este caso, no se seleccionará ningún efecto en la ventana de cobros / pagos, por lo que el nuevo efecto que se cree tendrá anticipado el importe íntegro del apunte.

Apuntes del tipo FR y AB:

Estos tres tipos de apuntes son generados de forma automática por el programa. El tipo FR corresponde al caso de facturas sin IVA, donde se soporta y repercute en el mismo momento (por ejemplo compras intracomunitarias o facturas de recuperación de materiales). El tipo AB indica que se trata de una factura de abono.

Modo selección:

Para pasar del modo de “Edición” que permite la introducción de apuntes, al modo de “Selección” que permite realizar una serie de funciones con los apuntes del diario, debe pulsar la tecla Ex cuando el cursor se encuentre en el campo “Fecha”.

En este modo, Vd. podrá disponer de una serie de funciones que se detallan a continuación:

Ordenación y filtro:

Para ordenar y / o seleccionar apuntes del diario, debe Vd. pulsar sobre la cabecera de la columna que desee:

A través de esta ventana, Vd. Puede introducir los criterios que deben cumplir los apuntes que quiere visualizar. Una vez pulsado el botón de “Aceptar”, aparecerán esos apuntes:

Pagos / cobros:

Desde el diario, cuando hay cobro o pago, se pueden hacer búsquedas desde la ventana particular para el asiento, para cualquier columna.

Apunte de tipo NO (nóminas):

Previamente desde perceptores, se ha definido todo lo necesario para poder introducir el asiento de nómina desde el diario.

Este tipo de asiento permite contabilizar la nómina de forma automática. Para ello es necesario dar de alta primero a cada uno de los trabajadores en el fichero de perceptores, según la siguiente pantalla:

A continuación desde el diario se empieza a introducir el asiento empezando la cuenta 465 por el importe neto de la nómina al haber:

Al llegar al campo tipo se pone manualmente el tipo no y aparecerá la siguiente ventana:

Desde esta ventana se introduce cada uno de los conceptos que viene en nómina: Salario base, plus antigüedad, salarios en especie, etcétera.

A continuación se pondrá el   % de retención del trabajador y el programa calculará por defecto la cuota de seguridad social.

Por último, al dar aceptar se vuelve a la ventana del diario donde quedará el asiento reflejado y tan solo se tendrá que completar la cuenta del banco por donde se paga la nómina:

Botón derecho:

El botón derecho del ratón ofrece una serie de funciones que puede Vd. realizar con los apuntes. Para ello, debe seleccionar previamente el apunte que desee pulsando sobre su parte izquierda (selector de registro) y pulsar a continuación el botón derecho del ratón. Aparecerá un menú con todas las funciones posibles:

Consultas rápidas (F6):

En la botonera superior se encuentra la función de consultas rápidas. Puede utilizarse también en modo de “Edición”, es decir, cuando se está introduciendo un  apunte. Dispone de 3 sub-funciones:

Resulta de gran utilidad en determinados momentos de la introducción de apuntes, ya que permite visualizar de forma inmediata, la relación de apuntes contables (extracto), las facturas o los efectos, correspondientes a la cuenta del apunte que esté seleccionado en ese momento.

Botonera de funciones:

En la parte inferior izquierda de la pantalla, existe una botonera cuyo objetivo es proporcionar al usuario una serie de utilidades para completar la gestión del diario. Todas estas funciones son operativas mientras se encuentre en modo “Selección”.

Primero

Permite situarse en el primer apunte de los que estén cargados en el diario en ese momento.

Último

Se sitúa en el último apunte del bloque que esté cargado en el diario en ese momento.

Cargar y seleccionar apuntes

Como ya se mencionó anteriormente, al entrar en la opción del diario, el programa carga en principio los apuntes que se haya indicado en “Preferencias”. Si desea acceder a otro rango temporal de apuntes, esta función le permite cargar en el diario los que Vd. desee, indicando simplemente el rango de fechas a través de la ventana que el programa presenta:

Cambio de modo

Esta función permite visualizar el asiento seleccionado en formato “clásico” (apuntes al debe a la izquierda y apuntes al haber a la derecha). Resulta de utilidad en asientos con elevado número de apuntes.

La fecha II en el listado de diario clásico. Es particular para cada asiento, y no tiene por qué ser igual a la fecha de contabilización.

Imprimir y retroceder

Estos dos botones solamente son operativos en el caso de haber realizado una  ordenación y / o selección de apuntes. Permiten respectivamente, imprimir los apuntes seleccionados y deshacer la última selección / ordenación realizada.

Formato de doble línea

Pulsando este botón, el programa presenta el diario en formato de 2 líneas por apunte. Puede utilizarse tanto para consultar como para introducir apuntes. Tiene la ventaja de poder “Ver” el concepto de cada apunte de forma completa. Pulsándolo de nuevo, vuelve al formato de una sola línea.

Totales del diario:

En la parte inferior derecha de la pantalla, se encuentran los totales debe y haber. Pulsando sobre las flechas, puede seleccionar el total que Vd. desea visualizar de acuerdo a sus preferencias o forma de trabajar.

El programa le ofrece las siguientes opciones:

• Total del asiento
• Total de la fecha en curso
• Total del mes en curso
• Total general del diario.

Modificación de apuntes:

Para modificar un apunte debe situarse previamente en modo de “Selección” y elegir a continuación con el ratón el campo a modificar del apunte que Vd. desee. Para validar la corrección, deberá continuar hasta el final de la línea del apunte o mover el cursor a otro apunte del diario. Los nuevos valores introducidos sustituirán a los anteriores, actualizando automáticamente la base de datos en donde proceda.

Debe tener en cuenta que si modifica el importe de un apunte, deberá también modificar de forma coherente los importes de los otros apuntes del asiento para que no existan descuadres.

Supresión de un apunte:

Para suprimir un apunte deberá usted seleccionarlo pulsando sobre la parte izquierda de la línea (selector de registro) y a continuación pulsar la tecla Supr, o si lo prefiere, utilizar el botón derecho del ratón y seleccionar “Suprimir”. Al igual que en modificación, es responsabilidad del usuario el suprimir también los otros apuntes del asiento.

Para eliminar apuntes de forma masiva, dispone de una opción al efecto denominada “Supresión de asientos”.

Ampliación de un asiento:

Para ampliar un asiento, deberá introducir la fecha y el número de asiento en las columnas correspondientes. Podrá entonces introducir los nuevos apuntes que quedarán automáticamente incorporados al asiento.

Asientos descuadrados:

Desde el diario, pulsando el botón derecho, saldría en pantalla los asientos que están descuadrados, con la mayor información posible. Se da la posibilidad de obtenerlo por impresora además de poder verlo por pantalla.

Copia de asientos:

Desde el diario, pulsando el botón derecho y seleccionado la opción de copia de asientos, el programa incluye la posibilidad de realizar copias de asientos ya existentes.

Existe una limitación a partir de la cual no es posible realizar copias de asientos cuyo tipo sea IVA, IVA / cartera, cobros o pagos.

Invertir asiento:

Desde el diario, pulsando el botón derecho y seleccionado la opción de invertir asiento, el programa incluye la posibilidad de realizar, de forma automática, el asiento inverso al seleccionado en la rejilla principal del diario, es decir, genera un nuevo asiento registrando los apuntes con naturaleza al “Debe” al “Haber”, y viceversa.

Ejemplo:

Seleccionando desde el diario un asiento, por ejemplo de fecha 31/12/2006, cuando propone un asiento invertido, se entiende que es un asiento de anulación, pide la nueva fecha que se quiere incluir para este asiento y un concepto nuevo. Una vez seguidos los pasos quedaría de esta forma:

Asiento original:

Como quedaría el asiento invertido:

Preferencias:

Pulsando sobre este botón de la botonera superior se accede a las preferencias del diario. A través de esta ventana, Vd. podrá personalizar y adaptar a sus necesidades determinados aspectos operativos del programa. Conviene recordar que si se quiere realizar un cambio de funcionamiento que afecte a todos los usuarios es más conveniente realizar estos cambios desde el administrador del programa ERP Gextor Financiero (contabilidad).

Emisión del diario:

Pulsando sobre el botón de la impresora de la botonera superior, el programa ofrece diversos formatos de impresión del diario.

A través de esta ventana Vd. puede indicar el rango de fechas o de asientos a listar, y las particularidades de la presentación, como totalizar por asientos o la impresión del detalle de la cartera:

El formato resumido imprime por cada cuenta un solo movimiento, cuyo importe se corresponde con el total de todos sus apuntes en el mes. Se ha incluido la fecha II si se saca el listado de diario clásico como se comentó anteriormente cuando se utiliza el diario clásico desde el botón derecho en el diario.

Asiento de documento:

La operativa usual de muchas empresas es la de asociar a un determinado documento de cobro o pago el número de asiento con el que éste ha sido contabilizado llegando incluso a reseñar en el propio documento este número de asiento.

Por otro lado, como se ha visto, el programa permite el borrado de asientos. Se añade a esto la necesidad de los usuarios de mostrar los asientos de su contabilidad siguiendo una numeración correlativa. Ante estas dos circunstancias se recurre a la utilidad del administrador de renumeración de asientos para tener todos los apuntes del diario en asientos de numeración consecutiva sin huecos entre ellos.

Como se desprende de lo expuesto más arriba se llega a la siguiente situación: Tras usar la renumeración de asientos en muchos casos la asociación creada entre un documento y el número de asiento que se comentaba al principio se pierde.

Asiento / documento:

La forma de salvar esta dificultad es mediante el campo “Asiento de documento”.

Este campo será visible en la última columna hacia la derecha de la rejilla del diario. En esta columna se recogerá el número de asiento con el que fue introducido originalmente el documento procesado y será invariable frente a renumeraciones de asientos.

La visibilidad de esta columna, “Asto. /doc”, depende de una preferencia general de diario cuyo literal es: «Mostrar columna con el número de asiento original» pudiendo tomar los valores «Sí» y «No». Si el valor de la preferencia es «Sí» se mostrará esta columna tras el resto de columnas visibles.

Ampliación del tratamiento realizado sobre dicho campo:

– Visualización de dicho valor en el momento de la introducción de apuntes contables.

– Incorporación en algunos listados.

– Incorporación en extracto de cuentas con posibilidad de realizar filtros sobre él.

Desde apuntes / diario:

Se activa una preferencia, comentada anteriormente desde diario, genéricas: Mostrar columna con el número de asiento original = “SI”

Se trata de adaptar el diario para que el valor de la columna “Asto/doc” (contador correlativo) se visualice en algún lugar de la pantalla principal hasta que se empiece a introducir el siguiente apunte.

El   número   de   asiento   documental   es   asignado   al   apunte   en   curso.   Si   se   está introduciendo el primer apunte de un nuevo asiento el valor es cero. El número no se asigna hasta que esté totalmente introducido el apunte, para que no haya problemas con otros usuarios.

Aparece el número de documento correspondiente en la parte inferior.

Apuntes / diario / listados:

Se visualiza este campo desde los listados, pero no existe ningún filtro en la pantalla de listados para ello.

Facturas:

El objetivo principal de esta opción es proporcionar al usuario una herramienta cómoda y rápida para introducir tanto facturas emitidas como recibidas. El programa se encarga de generar de forma automática los apuntes contables y de actualizar desde aquí, todas las bases de datos correspondientes, como los libros de IVA, el histórico de facturas y las carteras de efectos.

Para seleccionar la opción da igual que tenga Vd. abierta la opción del diario o no.

A la hora de hacer una factura, habría que tener en cuenta el contador de facturas según se tenga marcado la clase de impuesto o el Libro. Esta característica no se podrá cambiar en el ejercicio en el que ya tengan facturas creadas, y en este caso aparecerá el check marcado como clase desde el administrador.

En la parte superior de esta ventana, debe Vd. especificar la fecha y el diario donde se van a contabilizar las facturas que va a introducir. Seguidamente dispone Vd. de la zona principal de trabajo con tres partes bien diferenciadas: Datos para el archivo de facturas (izquierda), datos para la cartera de efectos (derecha) y datos para el asiento contable (zona inferior).

Número de cuenta:

Introduzca el número de la cuenta contable del cliente o proveedor al que corresponde la factura que va a introducir. Dispone de las funciones habituales de búsqueda F2 y F3.

Si lo desea, puede dejar el número de cuenta en blanco y situarse en el campo N.I.F. para seleccionar el cliente o proveedor. También dispone de F2 y F3.

Si necesita crear una cuenta nueva durante la introducción de facturas, no es necesario salir de esta opción, pulsando el botón derecho del ratón aparecerá un menú desde el cual podrá dar de alta la cuenta /s que necesite.

N.I.F:

En el caso de haber introducido un número de cuenta, este dato se imprimirá automáticamente. Si lo ha dejado en blanco, deberá introducir o seleccionar el N.I.F del cliente o proveedor de la factura.

Clave de percepción:

Si se tiene a un perceptor dado de alta en varias claves de percepción y dentro de esas claves hay varias que admitan factura, cuando se haga una factura a este perceptor bajo el número de cuenta y NIF aparece un desplegable de título “Clave perceptor” que permitirá elegir entre las claves de percepción que admiten factura donde está dado de alta el perceptor.

Número factura:

Se incluye un mensaje en número de factura, al pasar por el propio campo, en el caso de que se deje el campo vacío. Es un mensaje añadido al mensaje que salta cuando se da al botón de aceptar.

Si no se pone número de factura, salta este mensaje de aviso y es obligatorio rellenar este campo, hasta que no se pone un número de factura, no te deja seguir rellenando datos para la factura.

Al grabar una factura, si está activada la preferencia del asiento / documento, saldrá el mensaje correspondiente al asiento y al número documental del asiento:

Importes reflejados en el modelo 347:

Existe la posibilidad de encontrar, dentro de una misma factura, conceptos de facturación que por su naturaleza hay que incluir en el modelo 347 junto a otros que quedan excluidos de esta obligación.

Para contemplar esta casuística, el programa ERP Gextor Financiero (contabilidad) permite indicar en cada línea de impuestos si se tiene en cuenta para la elaboración del modelo oficial.

La forma de hacerlo es colocar un “visé” en la columna “347” de la factura.

Por defecto, esta columna aparece marcada para ser incluida para terceros nacionales. Hay que hacer clic sobre la casilla correspondiente para desmarcarla o marcarla.

Para una información completa de esta característica, se recomienda leer el apartado dedicado a la opción de programa “Gestión de facturas incluidas en el 347” en este mismo manual.

Consulta de factura de gestión:

Si se tiene activada la preferencia (dentro de las preferencias genéricas de cartera) “Actualizar cobro / pago de recibos en la empresa de gestión:” mediante la introducción del código de empresa del programa ERP Gextor Gestión Comercial con la que se establece el enlace, al consultar una factura en el programa ERP Gextor Financiero (contabilidad) en la parte superior derecha de la pantalla de facturas aparece el siguiente botón.

Al presionar este botón (azul si se está consultando una factura de cliente y rojo para proveedores), el programa busca en el sistema comercial una factura coincidente en serie y número dentro de la empresa marcada en preferencia indicada anteriormente. De encontrarse alguna coincidencia se muestra una pantalla idéntica a la que ofrece el programa comercial para visualización de facturas mostrando los datos de la factura localizada. Esta ventana ofrece las mismas funcionalidades de su consulta que su homóloga en el programa comercial.

Clase de IVA:

Seleccione en el desplegable la que corresponda. Dependiendo del tipo facturas   (emitidas   o   recibidas),   el   programa   ofrece   las   opciones correspondientes:

Tipo de IVA:

Seleccione el tipo de IVA de la factura. En el desplegable aparecen todos los tipos existentes. Recuerde que hay una opción en el “Administrador” del programa ERP Gextor Financiero (contabilidad), que le permite mantener actualizada la tabla de impuestos.

Devengo:

La normativa actual en lo que se refiere a devengo del IVA presenta ciertos aspectos que se han pasado a contemplar en el programa ERP Gextor Financiero (contabilidad):

• Las facturas rectificativas tienen como fecha efectiva la de la factura a la que están rectificando.

• En las empresas de construcción, el IVA soportado asociado a los materiales de construcción empleados en la ejecución de una obra no puede ser deducido hasta que se produzca la finalización de la obra o la fase de la misma en la que fueron empleados.

Estas dos situaciones llevan a una misma situación: Hay facturas cuya fecha efectiva desde un punto de vista fiscal no coincide con la fecha de elaboración o recepción de la factura.

Para tratar este estado de cosas se ha creado en la pantalla de alta y modificación de facturas una casilla de verificación “Variar devengo”. Al ser marcada se indica que la fecha de devengo del impuesto asociado a la factura no es la que habitualmente se le asocia, si no la que se introduzca en la casilla “Fecha” que se hace visible al marcar la casilla.

Esta fecha es la que se utilizará para el cálculo de las liquidaciones de IVA en las que se puedan ver implicadas estas facturas así como en los listados de libros de impuestos.

Seguidamente deberá introducir los datos identificativos, de la factura, que varían en función de su tipo:

Facturas emitidas:

En este caso debe introducir la serie, el número y la fecha de la factura. Si Vd. desea grabar en un único registro de IVA varias facturas correlativas de la misma fecha, deberá indicar la primera en el campo “Número de factura”, y la última en el campo “Al Número de factura”.

Facturas recibidas:

El número de registro lo asigna automáticamente el programa por orden de recepción. Vd. solamente debe introducir la fecha de recepción y si lo desea, el número y la fecha factura.

Al crear una nueva factura, el sistema propondrá la última serie que se utilizó, de forma que el usuario pueda continuar introduciendo facturas de series especiales sin tener que introducir ese dato de forma reiterada (esta función se puede activar o desactivar mediante preferencias).

A continuación, el programa solicita el importe total de la factura. Basándose en él y en el tipo de IVA, realizará una propuesta de base imponible y cuota.

En principio, el programa propone un solo tipo de IVA. En el caso de que la factura tenga varios, deberá especificar cada una de las bases imponibles y sus correspondientes tipos. Es posible introducir varias líneas con el mismo tipo de IVA.

Gestión de prorrata:

Para facturas recibidas, en empresas con gestión de prorrata, la casilla que indica si una factura lleva tratamiento de prorrata se verá acompañada de varios campos nuevos:

• Código de grupo de prorrata: Dispondrá de la funcionalidad de búsqueda (F2 / F3). Si sólo existe un grupo de prorrata en una empresa se rellenará automáticamente. Si se marca la casilla del programa de prorrata será obligatorio rellenar esta caja de texto con un valor válido.

• Porcentaje de prorrata: No será editable. Se rellena a partir del grupo introducido.

Para una explicación sobre los grupos de prorrata ver el apartado dedicado a ello en la sección “Administrador del programa ERP Gextor Financiero (contabilidad)”.

Bienes de inversión:

Se entiende por bienes de inversión los elementos muebles, semovientes o inmuebles que por su naturaleza y función están normalmente destinados a ser utilizados, como instrumentos de trabajo o medios de explotación, por un periodo de tiempo superior al año. Existe la obligación de llevar una relación de estos bienes en forma de libro registro. Estos datos   hay   que   consignarlos   con independencia de que se lleve una relación del inmovilizado o se hayan registrado las facturas de compra en su correspondiente libro de impuestos. El programa ERP Gextor Financiero (contabilidad) ofrece las herramientas necesarias para el mantenimiento y presentación de este libro.

La ventana de facturas incorpora un nuevo botón para poder introducir los bienes de inversión asociados a una factura. Dicho botón se encuentra en la parte superior derecha de la pantalla:

Al hacer clic sobre este botón se muestra una nueva pantalla para introducir los bienes de inversión asociados a la factura que se está introduciendo o modificando:

Se pueden introducir tantos bienes como se desee con la única restricción de que el importe asociado a la suma de los bienes no debe superar el importe total de la factura.

Los datos solicitados referentes al bien de inversión son:

Una descripción del bien, la fecha de inicio de uso, el coste del bien (base imponible y cuota) y si se trata de un terreno. En base imponible y cuota se propondrán los datos de la primera línea de la rejilla de IVA de la factura. Para que el bien sea grabado es obligatorio que los campos de descripción e inicio de uso estén rellenos.

Para eliminar un bien se selecciona su línea y se pulsa la tecla suprimir.

Al confirmar la introducción del bien de inversión el botón de “Bienes de inversión” cambia su aspecto tomando colores más vivos. Esta funcionalidad es accesible desde cualquiera de las posibilidades de editar o consultar facturas que existen en el programa. Si la factura se visualiza en modo consulta se podrán visualizar pulsando este botón sus bienes de inversión asociados pero no se podrán cambiar.

Dentro de este mismo manual, dentro de la opción “Libro de bienes de inversión” se explica cómo visualizar y mantener el libro registro de bienes de inversión.

Datos para cartera:

Una vez introducido el total de la factura, el programa propone los datos para la cartera. Se basa en los datos que el cliente o proveedor tiene grabados como habituales (forma de pago, tipo de documento, etcétera):

Si lo desea, puede cambiar cualquiera de ellos situándose en la línea correspondiente y pulsando sobre el botón del desplegable.

Inmediatamente  debajo  se  encuentra  la tabla   con   los   efectos   y   sus vencimientos, cuyos datos también puede ajustar a su conveniencia y siempre que sean acordes con el total de la factura.

Todas las facturas que se introduzcan a través de esta pantalla tienen una “Marca” que indica que deben ser consideradas para los listados de ingresos y pagos (modelo 347), a menos que Vd. indique lo contrario. Si alguna de esas facturas no debe incluirse en dicho modelo, deberá Vd. desactivar la casilla de verificación que a tal efecto se encuentra en la parte izquierda.

Datos para contabilidad:

Por último, en la parte inferior de esta ventana se encuentra la tabla que contiene los apuntes contables que esta factura va a generar.

El programa propone los apuntes correspondientes al cliente o proveedor, IVA y compras o ventas. En el caso de que la factura origine apuntes de compras o ventas a varias cuentas, deberá especificar cada una de ellas y sus correspondientes importes.

Los datos que el programa propone en este apartado, pueden ser tan automáticos como Vd. lo indique a través de la opción de preferencias de “Facturas” (apuntes a las cuentas de compras y de ventas).

Una vez que haya introducido todos sus datos, deberá pulsar el botón de aceptar para que los datos se actualicen, volviendo el cursor al campo “Número de cuenta” para introducir una nueva factura.

Cuando haya finalizado la sesión, pulse el botón de “Salir”.

Gestión de anticipos:

En el caso de que se tengan efectos “anticipados” se pueden asociar a la factura que se está creando, descontando de esa forma el importe de la misma, y pasando los efectos a situación cobrado / pagado.

La forma de hacerlo será:

1.- Una vez completada la ventana de facturas y “Aceptar”, el sistema verifica si la cuenta que se está utilizando tiene efectos anticipados.

2.- Si existen efectos, el sistema pregunta al usuario si desea utilizarlos contra la factura.

3.- En caso afirmativo, se visualizan en pantalla todos aquellos efectos asociados a la cuenta y que estén en estado anticipado. En la parte inferior se visualizará el desglose de efectos que componen la factura que se está creando.

Al seleccionar un efecto anticipado, el sistema calcula el importe que queda pendiente, y actualiza los importes de los efectos que se van a generar.

El recálculo de los efectos lo hará atendiendo a la marca de “prorrateado” que la forma de pago tiene asociada. Si está activada, distribuirá el importe pendiente sobre los efectos, y si no lo está lo fijará sobre el último.

Una vez elegido el o los efectos anticipados que se van a utilizar, el sistema creará la factura como habitualmente lo hace, asociando a ésta el efecto /s seleccionado /s.

Adicionalmente, la situación del efecto pasará de “Anticipado” a “Cobrado / pagado”.

Un ejemplo, siguiendo la casuística comentada en el apartado del diario sería:

Llega una nueva factura para el cliente 43.1. Esta vez, de 580 €.

Al darla de alta, el sistema chequea que para la cuenta del cliente hay un anticipo, y pregunta al usuario la posibilidad de utilizarse como parte de la factura actual.

Los dos efectos que se deberían crear (cada uno por 290 y pendientes de cobro) se convierten en tres (uno cobrado de 420 y otro dos pendientes de 80), al seleccionar uno de los efectos con estado “Anticipo‟, en concreto, el de 420 €, utilizándose este último efecto como parte de la factura.

Al contabilizar este movimiento (utilizando las mismas preferencias que se explicaron en el diario), se genera un asiento como el que sigue: 

De esta forma, y después de las dos operaciones, la situación del cliente 43.1 tanto a nivel contable como a nivel de tesorería está cuadrada:

Gestión de abonos:

Existe un mecanismo de seguridad que advierte al usuario si éste intenta realizar abonos por importes superiores a los de los efectos en cartera para ese tercero (quedan excluidos los efectos en situación de abonado, cancelado, devueltos o en dudoso cobro). Esto es, si se desea realizar un abono a un cliente por 100,00 €, pero sólo existen en cartera 60,00 € sumando todos los efectos “Abonables” para ese cliente, el programa mostrará el mensaje “No existen efectos sobre los que realizar el abono. ¿Desea continuar?”. Si se responde en sentido negativo el programa devuelve al interfaz de introducción de facturas por si se desea modificar alguno de los datos que aparecen en pantalla. Si, por el contrario, se indica al programa que continúe, ésta grabará la factura y creará sus efectos asociados con el estado “Abonado”. De forma análoga se procede en el caso de tratarse de un proveedor.

Una vez superado este primer filtro, el programa pasa a tratar los abonos de forma similar a como se ha visto para los anticipos.

Para el tratamiento de los abonos existen dos preferencias en el apartado “General” de las secciones “Introducción de facturas emitidas” e “Introducción de facturas recibidas” que provocan un funcionamiento u otro en la gestión de abonos.

En ambas se pregunta “¿Compensar efectos en abonos?”. La propuesta por defecto de esta preferencia es “Sí”, dependiendo de lo que en esta preferencia se indique el tratamiento de los abonos será de una manera u otra.

Compensar  un efecto  en  abonos significa que  al realizar una  factura de abono el   programa automáticamente genera un efecto pendiente (de cobro o de pago según el caso) negativo para su futura compensación. Es decir, se presupone que la relación con el tercero se va a prolongar en el tiempo, de tal manera que en un futuro próximo se van a producir nuevas operaciones distintas del abono para compensar el efecto de importe negativo con los nuevos de importe positivo. Este importe neto se puede unificar mediante la consolidación de efectos o bien en la confección de remesas marcando “Unificar cobros”.

Así pues el abono se “Compensa” con efectos pasados o futuros en la cartera de efectos del tercero. Si se marca en la preferencia que se viene tratando la opción “No” se abre un abanico de posibilidades:

Cuando se pulsa el botón “Aceptar” en la pantalla de facturas al introducir una factura de abono emerge la siguiente pantalla:

En la parte superior aparecen dos listas desplegables que solicitan cómo tratar en cartera el abono. Primero se interroga sobre los efectos sobre los que se va a realizar el abono:

* Abonos de efectos cobrados / pagados: Se trata del reintegro de un importe al sujeto que efectuó el cobro / pago. Se muestran en pantalla para realizar esta operación los efectos con status: Cobrado, pagado, cobro anticipado, pago anticipado.

Una vez elegidos los efectos sobre los que se va a realizar el abono se escoge la manera de realizar esta acción:

Compensación: Como se ha explicado anteriormente, se crean efectos pendientes en negativo de acuerdo a la forma de pago de la factura. La parte inferior de la pantalla aparece deshabilitada para evitar posibles errores.

Cancelación: En caso de haber elegido efectos pendientes y escoger esta opción el proceso es el siguiente:

El funcionamiento de compensación ocasiona una dificultad a los usuarios encargados de confeccionar las remesas. Al hacer una remesa hay que ser especialmente cuidadoso para no incluir en las remesas nuevas aquellos efectos pendientes de importe negativo ni aquellos que correspondían a efectos abonados. Para salvar esta dificultad se tienen los estados:

Cancelado: Estado en que queda el efecto correspondiente a la parte abonada del efecto original.

• Abono: Estado del efecto creado con el abono.

La manera más clara de verlo es con un ejemplo: Se parte de un efecto pendiente de 20.00 € de 4/11/2012.

Se realiza el día 26/11/2012 un abono contra ese efecto por 5.00 €. La situación final de la cartera usando el método de cancelación es la siguiente:

De esta manera, en remesas sólo aparecerá para la selección de efectos a la hora de la confección de la remesa el efecto de 15.00 € que es el que se espera cobrar. Se tendrá asimismo cuadrada la cartera con el diario ya que el saldo del cliente coincidirá con sus efectos pendientes y la suma de los efectos cancelados, abonados y pendientes coincidirá con los movimientos al debe de la cuenta del cliente.

Reintegro: En caso de haber elegido efectos cobrados y escoger esta opción el proceso es el siguiente:

Si se trata de un cliente se crean efectos, de acuerdo con la forma de pago escogida, con estado reintegro pendiente de pago. En caso de ser una cuenta de proveedor el estado será reintegro pendiente de cobro.

De nuevo esta modificación se orienta a la gestión de la cartera y las remesas de un modo más diferenciado y operativo.

Seguidamente se explica el funcionamiento de los reintegros:

Una vez generados los efectos en estado de “Reintegro pendiente de cobro / pago”, estos efectos se podrán cobrar / pagar desde distintos lugares del programa:

Diario:

Se admite para cuentas de clientes el tipo de apunte PA. En caso de utilizar este tipo se muestra la ventana de pagos conteniendo todos los efectos en estado de “Reintegro pendiente de pago” para esa cuenta y así poder escoger los que se desean pagar. Una vez realizado el pago el efecto queda en estado reintegro pagado.

De igual forma se admite el tipo de apunte CO para cuentas de proveedor y análogamente se gestiona el cobro de los efectos con las nuevas situaciones “Reintegro pendiente de cobro” y “Reintegro cobrado”.

Cartera:

En carteras de pagos se pueden tener los nuevos status: “Reintegro pendiente de pago” y “Reintegro pagado”. Si se cambia un efecto pagado a este estado, el valor de pago de su factura original se verá disminuido.

En carteras de cobros se pueden tener los nuevos status: “Reintegro pendiente de cobro” y “Reintegro cobrado”. Si se cambia un cobrado efecto a este estado, el valor de cobro de su factura original se verá disminuido.

Remesas:

En las remesas de pagos se podrán incluir efectos con el status “Reintegro pendiente de pago”.

Conciliación de efectos:

En la tabla de efectos de proveedor se mostrarán también los efectos con status “Reintegro pendiente de pago”.

En la tabla de efectos de cliente se mostrarán además los efectos con status “Reintegro pendiente de cobro”.

Exportación de efectos:

Se incluyen los nuevos status.

Enlace con Excel:

Se incluyen los nuevos status.

Consulta de facturas:

Esta misma ventana puede Vd. utilizarla para consultar una determinada factura.

Introduzca el número de cuenta del cliente o proveedor y el número de factura o número de registro en el caso de recibidas, para que aparezca en la pantalla los datos de esa factura.

En la parte inferior izquierda dispone Vd. de una botonera de navegación con las funciones clásicas para realizar consultas de forma secuencial: Primera, última, siguiente y anterior.

Supresión de facturas:

En la parte inferior de la pantalla dispone Vd. de un botón para eliminar del fichero cualquier factura. Se trata de un proceso inverso al de la introducción de la factura, en el que además de suprimirla, actualiza todos los datos contables y de cartera que correspondan.

Asientos predefinidos:

La opción que permite la introducción de asientos predefinidos se encuentra en el menú de apuntes, y puede ser seleccionada indistintamente con la opción del diario abierta o cerrada. Su objetivo es el de facilitar al usuario una entrada de datos de tipo “Macro”, en el que el programa conoce de antemano una serie de datos del asiento y se limita a solicitar el resto hasta completarlo. Obviamente, para poder utilizar un asiento de este tipo, debe haberlo creado antes a través de la opción ya descrita en el apartado de “Ficheros”.

Código:

Introduzca el código o número del asiento predefinido que va a introducir. Dispone de la función F2 para visualizar y seleccionar.

Diario:

Seleccione el diario donde desea contabilizar ese asiento.

Fecha:

Introduzca la fecha de contabilización del asiento.

Seguidamente el programa solicitará los datos de los diferentes apuntes que componen el asiento seleccionado, deteniéndose únicamente en aquellos campos donde así esté programado. En asientos en los que existan apuntes “Repetitivos”, el programa solicitará sus datos manuales de forma repetida. Para salir de ese bucle y pasar al siguiente apunte, deberá pulsar la tecla Esc.

En el caso, de que en un asiento se tenga definido algún apunte que tenga indicado en el  importe una “X”, el cálculo de este dato se hará en el momento de realizar la contabilización. De esta forma, el asiento que contenga apuntes de “IV” o “IC”, y con campos de contrapartida automática, quedará cuadrado al contabilizarse, pues se tendrán en cuenta todos los apuntes realizados, aunque estos no formen parte “Físicamente” del asiento definido. Por tanto, en un caso como el mencionado, y para que el usuario   sepa   en   todo   momento   cual   va   a   ser   el   funcionamiento   del programa, en las casillas donde se tenga una contrapartida automática y esta no pueda calcularse inmediatamente, aparecerán unos interrogantes (¿?) que indicarán el posterior cálculo de la misma.

Si se pulsa F6 desde cualquier cuenta del asiento predefinido, sale la pantalla de consulta de históricos con el detalle de apuntes contables, facturas o efectos en cartera de esa cuenta, siempre que tenga datos.

Desde asientos predefinidos, cuando se hace el asiento, si está activada la preferencia del asiento documental ya comentada desde el diario, sale el número de asiento documental en pantalla correspondiente al asiento generado, y también el número de asiento normal correspondiente para el diario.

Extracto de cuenta:

Opción que permite obtener la relación de movimientos habidos en cada una de las cuentas. Al seleccionarla, aparece una pantalla de petición previa de datos, a través de la cual el programa le da opción a especificar las características del extracto.

Tras introducir el rango de cuentas y fechas a obtener, Vd. puede indicar algunas particularidades, como la de imprimir cada cuenta en una página diferente, o en qué moneda desea imprimir la información.

La impresión de la contrapartida en cada apunte del extracto es opcional. De esta forma se puede obtener la información con mayor rapidez si se omite ese dato.

Es posible, además, el hacer que sólo se emita el extracto de aquellas cuentas que tienen saldo.

Por otro lado, se puede emitir, dentro del extracto, sólo aquellos movimientos que estén en un determinado estado de punteo.

Desde la opción del extracto de cuentas, se puede filtrar y visualizar los listados con el asiento documental.

Al pulsar el botón de “Aceptar”, obtendrá, para el extracto normal, el informe:

Cuentas sin movimientos:

Informe con cuentas que no se han utilizado en un periodo de tiempo seleccionado.

Extractos combinados:

El programa le ofrece también la posibilidad de obtener el extracto combinado. Resulta de gran utilidad en aquellos casos en que una misma persona o empresa dispone de varias cuentas, por ejemplo que sea a la vez cliente y proveedor, etcétera.

Extracto combinado por cuenta:

A diferencia del extracto normal, en el que se seleccionan un rango de cuentas, aquí se introducen una serie de cuentas, separadas por comas, en la casilla habilitada a tal efecto.

Extracto combinado por NIF:

Se muestra el extracto de todas las cuentas de terceros con el mismo NIF. Es útil para conocer los movimientos de terceros que son a la vez cliente o proveedor o los distintos clientes que forman una misma sociedad. Si se marca “Todos” se mostrarán todos los terceros agrupados por NIF.

Extracto combinado por grupo:

Se muestra el extracto de las cuentas pertenecientes al mismo grupo de terceros. Si se marca “Todos” se mostrarán todos los terceros agrupados por grupo de terceros.

Punteo y conciliación de apuntes:

Opción que proporciona al usuario una herramienta práctica y fácil de usar para puntear o marcar según su propio criterio, determinados apuntes de una cuenta.

Resulta especialmente útil esta herramienta en las cuentas de bancos, donde Vd. puede conciliar la información propia con la que el banco suministra.

Tras introducir el número de la cuenta, Vd. puede indicar desde qué fecha desea visualizar y si son todos sus apuntes o sólo los que estén pendientes de marcar.

Tras pulsar “Aceptar”, se carga la información correspondiente en pantalla.

Se accede a las cuentas contables y no a los apuntes de las cuentas.

Para mejorar la identificación de un determinado apunte a conciliar, una vez cargada la pantalla con información, tras seleccionar la línea del apunte sobre el que se tienen dudas, haciendo clic con el botón derecho del ratón aparece la opción “Asiento”. Al activarla aparece en pantalla el asiento completo que incluye el apunte que se está consultando.

La conciliación de los movimientos bancarios mediante la recepción de un archivo:

La opción de punteo automático que se puede realizar a partir de un fichero que cumpla la norma 43 de la AEB. Tras pulsar el botón “Soporte magnético” se muestra la pantalla en la que se solicitan los criterios de consolidación del fichero y la ubicación del mismo. Al pulsar “Aceptar” el programa intenta conciliar automáticamente los movimientos en función de los criterios marcados en la tabla de flujo de conciliación. El programa informa del número de apuntes conciliados y posteriormente aparece la pantalla en que se muestran los movimientos no conciliados: En la tabla superior aparecen todos los movimientos   incluidos   en   el   fichero   bancario   que   el   proceso   no   ha   sido   capaz   de puntear automáticamente y en la inferior los apuntes contables de la cuenta contable asociada a la entidad bancaria de trabajo pendientes de puntear.

También en la rejilla de apuntes no conciliados se incluye la posibilidad de consultar su asiento de procedencia seleccionando la fila correspondiente y haciendo clic en la opción Asiento que se muestra pulsando el botón derecho del ratón.

Es muy habitual que tras finalizar esta fase manual queden movimientos bancarios sin conciliar debido a que su contabilización aún no se produjo. Por ello la opción que consiste en almacenar estos movimientos para una posterior conciliación. Al pulsar el botón “Aceptar” con lo que se da   por finalizado el punteo aparece la pregunta: ¿Desea guardar la información sin conciliar para su posterior tratamiento?

De   responder   afirmativamente   estos   movimientos   comunicados   pueden   aparecen   en   futuras conciliaciones.

La forma de mostrar estos movimientos es señalar la nueva casilla de verificación “Mostrar registros de ficheros anteriores sin conciliar” en la pantalla de criterios de conciliación para soporte magnético.

El formato del fichero debe cumplir la norma 43 del C.S.B (Consejo Superior Bancario).

Es posible conciliar sólo movimientos no conciliados de ficheros recibidos con anterioridad marcando la nueva casilla y dejando en blanco la caja de texto “Fichero”.

Como funcionalidad adicional, en la pantalla principal de conciliaciones se ha insertado un navegador de botones en la parte inferior izquierda de la pantalla para un más rápido y sencillo desplazamiento por los datos a puntear.

Al   introducir   un   fichero   de   la   norma   43   el   programa   intenta   conciliar automáticamente   los movimientos en función de los criterios marcados en la tabla de flujo de conciliación. El programa informa del número de apuntes conciliados y posteriormente aparece la pantalla que se muestra a continuación.

En la tabla superior aparecen todos los movimientos incluidos en el fichero bancario que el proceso no ha sido capaz de conciliar automáticamente y en la inferior los apuntes contables de la cuenta contable asociada a la entidad bancaria de trabajo pendientes de puntear. Ambas tablas poseen la funcionalidad de filtrado por columnas.

Con los controles de la parte superior de la pantalla es posible filtrar por diario y canal (en caso de trabajar con esta opción).

Una vez en este punto se puede realizar una conciliación manual de los apuntes que no se han podido conciliar automáticamente. Para ello se marcan la fila o filas de la tabla superior seleccionándolas con el ratón y el apunte o apuntes de la inferior que se correspondan y se pulsa el botón conciliar. Los movimientos quedan asociados y conciliados.

Si se ha cometido un error durante este proceso manual es posible deshacer la conciliación de movimientos. En el desplegable de situación se elige la opción “Conciliados” y a continuación se pulsa el icono de filtro. En pantalla aparecen los efectos conciliados manualmente. Seleccionando una de las líneas incorrectamente asignadas se seleccionan automáticamente todos las líneas vinculadas manualmente. Pulsando el botón “Des-conciliar” se deshace la asociación de movimientos anterior. Mientras no se pulse el botón “Aceptar”, la conciliación de apuntes no es definitiva. Al pulsar este botón, los apuntes conciliados se marcan como punteados.

Si al pulsar el botón “Aceptar” se encuentra marcada la casilla de verificación de “Imprimir movimientos no conciliados” se genera un listado con la relación de los movimientos bancarios que no se han asociado con apuntes ni automática ni manualmente.

Para marcar un apunte, basta con pulsar con el puntero del ratón sobre la columna “X”en la casilla correspondiente. Al hacer esto, se puede introducir también la fecha de conciliación en el campo “Fecha 2” pues esta casilla se vuelve editable al hacer el punteo.

Para facilitar la búsqueda y localización de apuntes en la cuenta seleccionada, puede Vd. pulsar sobre la cabecera de cualquiera de las columnas:

Botonera de funciones:

En la parte inferior izquierda de la pantalla, existe una botonera con una serie de funciones de utilidad:

     Primero y último:

Permite situarse respectivamente en el primer y en el último apunte de los mostrados en pantalla.

Estos dos botones solamente son operativos en el caso de haber realizado una ordenación y / o selección de apuntes. Permiten imprimir los apuntes seleccionados y deshacer la última selección / ordenación realizada.

Cargar y seleccionar facturas:

Esta función permite cargar en la tabla las facturas correspondientes al libro y rango de fechas que Vd. indique.

Formato de doble línea:

Pulsando este botón, el programa presenta los apuntes de la cuenta en formato de 2 líneas.

Conciliación de cuentas:

Listado de apuntes contables, donde se podrá relacionar la información por cuenta y número de documento.

La misión principal en este listado es identificar apuntes realizados en distintos asientos enlazados hacia una misma cuenta, y con un número de documento que los asocia.

En este listado saldrán aquellos apuntes que tienen un número de documento grabado, y que están pendientes de conciliar por importe y número de documento.

Libros de IVA / IGIC:

Esta opción permite gestionar de forma completa los libros registro de IVA e IGIC. Aunque, normalmente, la introducción de las facturas se realiza desde el diario de apuntes, desde facturas o desde un proceso de importación, esta opción dispone de todas las funciones necesarias para “Crear” nuevos registros, modificar, consultar, suprimir o listarlos en múltiples y diferentes formatos.

Al seleccionar la opción aparece una pantalla con dos carpetas: IVA repercutido e IVA soportado. Pulse sobre la solapa que desee y aparecerá una tabla con todas las facturas correspondientes a ese libro de IVA.

En el caso de que Vd. no desee cargar todas las facturas, sino sólo las correspondientes a un determinado período de tiempo, dispone de la función “Cargar y seleccionar” de la botonera de funciones que se explica más adelante.

En principio, las facturas aparecen relacionadas en el mismo orden en el que están grabadas en el fichero, es decir, por fecha y número de factura en el caso de emitidas, y por orden de recepción (número de registro) en el de recibidas.

A partir de este momento Vd. dispone de una serie de funciones para gestionar esa tabla, como por ejemplo, ordenar, filtrar, buscar o seleccionar las facturas por cualquiera de sus campos. Para ello basta con pulsar sobre la cabecera de la columna correspondiente y seguir la misma operativa ya descrita en el diario de apuntes.

En esta tabla aparecen los datos principales de cada una de las facturas (fecha, número, cliente / proveedor, cuotas, etcétera). En la última columna se muestra el tipo de IVA / IGIC al que pertenece, mediante un código mnemotécnico cuyo significado es el siguiente:

• IREP IVA / IGIC repercutido.

• IREC IVA repercutido + recargo.

• IRPE IVA repercutido exento.

• SOPD IVA / IGIC soportado deducible.

• SOPN IVA / IGIC soportado no deducible.

• SIMP IVA / IGIC soportado en importaciones.

• BINV IVA / IGIC soportado en Bienes de inversión.

• AGRA IVA / IGIC régimen especial agrario.

• SOPR IVA / IGIC soportado + recargo.

• VINT ventas intracomunitarias.

• CINT compras intracomunitarias (IVA / IGIC).

• IREE   IGIC repercutido exento.

• OSER otros servicios.

• REXP repercutido de exportaciones.

Botonera de funciones:

En la parte inferior izquierda de la pantalla, existe una botonera cuyo objeto es proporcionar al usuario una serie de utilidades y funciones para completar la gestión de los libros de IVA / IGIC.

Todas ellas, junto con la de suprimir facturas, son también accesibles a través del botón derecho del ratón.

  Primera y última:

Permite situarse respectivamente en la primera y en la última factura de las que estén cargadas en la tabla.

Cargar y seleccionar facturas:

Esta función permite cargar en la tabla las facturas correspondientes al libro y rango de fechas que Vd. indique.

Editar:

Función que permite tanto la creación de nuevas facturas como la modificación de las existentes.

Cómo crear una nueva factura:

Aunque lo normal es que las facturas se creen a través del diario y queden registradas en los libros de forma automática, el programa tiene habilitada esta función para casos excepcionales. Para crear una nueva factura e incorporarla al libro de IVA correspondiente, basta con pulsar este botón sin tener ninguna factura seleccionada en la tabla. Aparecerá una ventana simple para que Vd. introduzca los datos de la factura.

Las facturas creadas por medio de esta función sólo afectan a los registros de IVA, y no actualizan ningún dato de contabilidad ni de cartera.

Cómo modificar una factura:

Seleccione en la tabla la factura a modificar y pulse seguidamente este botón de “Editar”. Recuerde que para seleccionar cualquier registro de una tabla (en este caso una factura), debe pulsar con el puntero del ratón sobre la parte izquierda de la línea correspondiente. Aparecerá entonces la ventana con los datos de la factura para que proceda a cambiar los que Vd. desee.

Si se trata de una factura creada directamente por esta misma función, el programa mostrará los datos en la ventana simple, es decir, base imponible, cuota y total factura. En el caso de que sea una factura creada a través del “Diario” o de la propia opción de introducción de “Facturas”, aparecerá la ventana completa con todos los datos relativos a la factura, efectos en cartera y apuntes contables que esa factura tiene asociados:

Cualquier dato de la factura que Vd. modifique en esta ventana, tendrá su correspondiente actualización en cartera y contabilidad.

Consultar el detalle de la factura:

Pulsando este botón cuando tenga seleccionada una factura en la tabla, podrá Vd. visualizar toda la información relativa a dicha factura. Tiene la misma funcionalidad que el botón de “Editar” excepto que no permite modificar ningún dato para evitar cambios involuntarios.

Consultar el asiento:

Pulsando este botón cuando tenga seleccionada una factura, se visualiza el asiento contable asociado.

Estos dos botones solamente son operativos en el caso de haber realizado una   ordenación y / o selección de facturas. Permiten, respectivamente, imprimir las facturas seleccionadas   y   deshacer la última selección / ordenación realizada, volviendo a la situación inmediata anterior.

Formato de doble línea:

Pulsando este botón, podrá visualizar la tabla en formato de dos líneas por cada factura.

Listados:

Esta opción permite obtener por pantalla y por impresora los listados de los libros registro de IVA / IGIC. Pulsando sobre el botón de la impresora de la botonera superior o la tecla de función F5, aparece una pantalla previa en la que Vd. puede especificar las características del listado:

Si la empresa con la que se está trabajando lleva gestión de prorrata y se quiere imprimir los libros de impuestos para el IVA soportado aparece una nueva casilla de verificación en la pantalla de solicitud del informe: “Imprimir detalle prorrata”.

Marcando esta casilla aparece un listado en que se indica para cada línea de impuestos la información que lleva asociada prorrata, el importe de la misma y el porcentaje de prorrata aplicado en cada caso.

Esta opción amplía el listado existente en el que la información de prorrata que se ofrecía era un resumen para el periodo indicado en la solicitud del listado.

El resumen de prorrata aparece clasificado por grupos de prorrata.

Subtotales:

Marcando la casilla ”Imprimir subtotal”, si se ha elegido una ordenación por NIF o fecha el programa muestra en el listado final muestra importes agregados para cada uno de estos datos.

Entre los campos de esta ventana, cabe destacar el “Tipo de impuesto”, en el que el programa ofrece diferentes opciones según se haya solicitado esta función estando seleccionada la carpeta de IVA repercutido o la de IVA soportado. Su objetivo es el de permitir al usuario obtener, si lo desea, listados parciales de determinados tipos de factura.

Otro dato importante es cómo se puede ordenar el listado: El programa ofrece varias posibilidades:

• Por cliente / proveedor.

• Por fecha de factura o de recepción.

• Por número de factura, etcétera.

Si bien, al aparecer la ventana se presenta seleccionada la opción más habitual: fecha de factura en el caso de facturas emitidas, y fecha de recepción en el caso de recibidas.

En el caso de elegir la ordenación por N.I.F, aparecerá un campo para que Vd. indique el correspondiente al cliente o proveedor cuyas facturas desea listar. Dejando este campo en blanco, listará todas las facturas ordenándolas por ese campo.

Bienes de inversión:

Desde esta ventana se pueden visualizar y modificar los datos de los bienes de inversión registrados en la empresa. Para tener una noción sobre el significado de los bienes de inversión y saber cómo introducirlos en el sistema en el momento en que se introduce su factura de compra se recomienda consultar la sección dedicada a facturas en este manual.

Los datos disponibles en el libro son:

• Código y descripción del bien.

• Asiento contable en que se registró su compra.

• Serie de facturación y factura de compra.

• Fecha de adquisición.

• Fecha de comienzo de utilización del bien.

En caso de venta de uno de estos bienes se editan los campos de baja por entrega: Número de factura de venta y fecha de emisión regularización de prorrata practicada.

Si la empresa con la que se está trabajando tiene tratamiento de prorrata, además aparecen una serie de campos de seguimiento de regularización de la prorrata (“Porc”, “Año X”).

La ley marca que es necesario regularizar las deducciones realizadas en el bien para aquellos años en que el su porcentaje de prorrata difiere en más de 10 puntos de la aplicada año de adquisición del bien. Estas regularizaciones se efectúan en los 5 años siguientes a la compra del bien. Si se está considerando un terreno, la regularización se aplica durante 10 años.

La forma más sencilla de ver el proceso de regularización de prorrata es mediante un ejemplo:

En el año X se adquiere un vehículo por valor de 24000 € habiéndose soportado una cuota de IVA de 3840 €. La empresa de trabajo se encuentra en prorrata general teniendo en los años que se indican los siguientes porcentajes de prorrata:

En la columna de regularización las casillas con el signo “-” no llevan cálculo de regularización puesto que la desviación es menor de un 10% comparando con el porcentaje de prorrata el año de compra.

En X+2 y X+4 las desviaciones son del -20% (70-90) y -14% (76-90) respectivamente. En el cálculo se divide por 5 porque es la parte que corresponde a ese año de los 5 en los que se efectúa el seguimiento.

Estos cálculos son útiles para rellenar posteriormente las casillas de regularización de prorrata en el impuesto de sociedades (modelo 201).

La tabla de nuestro libro de bienes de inversión se rellena automáticamente con los porcentajes de prorrata de los años posteriores a la adquisición del bien (campos “Porc”) y con la regularización calculada (campos “Año X”). 

Controles de pantalla:

La parte inferior de la pantalla ofrece una serie de botones que permiten operar con facilidad sobre los datos mostrados.

1.- Sitúa el cursor en el primer bien en pantalla.

2.- Muestra una pantalla que permite seleccionar un rango de fechas de compra de bienes a mostrar.

3.- Sitúa el cursor en el último bien.

4.- Permite editar un bien seleccionado o crear uno nuevo en caso de existir seleccionado o crear uno nuevo en caso de existir selección.

5.- Muestra el asiento de la factura de adquisición del elemento seleccionado.

6.- Permite visualizar la factura de compra.

7.- En el caso de haber utilizado la herramienta de filtro y ordenación de datos por selección de columna, deshace el último filtro / ordenación realizado.

8.- Permite cambiar la altura de las filas.

Edición / creación de bienes:

Al pulsar el botón de edición / creación se ofrece una ventana con los siguientes datos:

• Descripción del bien.

• Terreno.

• Tipo de impuesto aplicado en la factura de compra.

• Serie y factura de compra.

• Fecha que aparece en la factura de compra.

• Asiento en que se registró la factura de compra.

• Fecha de comienzo de uso.

• Base imponible de la factura de compra.

• Número de factura expedida en caso de venta del bien.

• Fecha de transmisión del bien en caso de ser vendido.

• Porcentaje de impuesto aplicado en la factura de compra.

• Cuota de impuesto pagada en la factura de compra.

• Importe de regularización acumulado en caso de empresas con gestión de prorrata.

Seleccionando un bien, saca toda la información disponible en esta pantalla.

Desde la pantalla “Libro de bienes de inversión” usando el icono de impresora de la barra de botones o la tecla F5 se accede a una serie de listados sobre los bienes clasificados como de inversión.

Se pueden obtener relaciones de estos elementos acotándolos por código de bien, asiento en el que se registró su compra o fecha de inicio de uso. Asimismo, es posible indicar los bienes comprados registrados en una determinada serie de facturación.

La relación puede aparecer ordenada por código de bien, número de asiento, fecha de primera utilización o fecha de adquisición.

Mediante la casilla de verificación “Mostrar bienes de baja” se incluyen o excluyen los bienes con el campo de fecha de venta relleno.

Con la casilla generar documento legal se genera una hoja Excel con la lista de los elementos solicitados en pantalla en el formato exigido por los organismos de control pertinentes. Este fichero está listo para ser remitido junto con un fichero de autenticidad. Para mayor detalle de la legalización de documentos y el uso del programa Legalia consultar el manual general del programa ERP Gextor Financiero (contabilidad) dedicado a cuentas anuales.

Con el desplegable “Agrupar por” se plantean dos posibilidades:

Bien: Se muestran, para las empresas con gestión de prorrata, todas las regularizaciones de los bienes elegidos a partir del año en que se adquirió el bien. Se mostrarán 5 años en el informe (10 en el caso de tratar con terrenos). El primer año (el de compra) se designa como año 1, el segundo como año 2, etcétera.

Años: En este caso se habilita el desplegable “Año inicio”. Al elegir un año concreto se verán en el informe las regularizaciones de prorrata de los distintos bienes para ese año y los 5 siguientes (10 si hay terrenos).

Si se selecciona el tipo de impuesto, salen todas las clases de impuestos que hay definidas en el programa:

Liquidaciones de IVA / IGIC

Asiento de regularización:

Este botón aparece desde cualquier periodo de la liquidación, sea liquidación mensual o trimestral. Se puede ver tanto desde apuntes en liquidaciones de IVA como desde la opción en el menú de modelos oficiales. Con un ejemplo, si se selecciona el asiento de regularización, aparecería una pantalla similar a esta:

                   Si es una devolución:                                               Si es una deuda:

Funcionamiento:

Se hace un asiento de regularización que salda las cuentas del IVA. Se deben tener definidas las cuentas del IVA en el administrador, se hace el saldo siempre según el tipo de IVA (es decir según un porcentaje). La diferencia entre estas dos pantallas es por si el resultado de la liquidación es a pagar o es a devolver. Según el caso, va a la cuenta 4700 (Hacienda Pública deudor por IVA) o va a la cuenta 4750 (Hacienda Pública acreedor por IVA).

Información   resumida   de   IVA / IGIC:

Opción que permite visualizar en una ventana, los totales acumulados en los registros de IVA / IGIC.

En la parte izquierda aparecen jerarquizados en forma de árbol los diferentes libros y clases de impuestos para que Vd. seleccione el que desee. En la parte derecha se muestran los totales de bases imponibles y cuotas de cada tipo de impuestos.

Cuadre contable:

Función especialmente útil para comprobar que el IVA y la contabilidad están “Cuadrados”. Pulsando sobre   esta   opción   en   el árbol   de   la   parte   izquierda   de   la   ventana,   el   programa   presenta simultáneamente   los   datos   de   la cuenta   contable   seleccionada,   y   sus correspondientes   datos acumulados en los registros de IVA / IGIC.

Haciendo doble clic sobre cualquiera de las líneas, aparece el extracto de la cuenta.

Listado de ingresos y pagos:

Esta entrada de menú se ve desdoblada en dos opciones:

• Ingresos y pagos.

• Gestión de facturas incluidas en el 347.

Ingresos y pagos:

Opción que permite al usuario obtener la relación de clientes y proveedores y sus correspondientes cifras de negocios.

A través de esta ventana previa, Vd. puede obtener las relaciones de clientes y / o de proveedores y sus correspondientes importes totales de ventas y compras, también puede ordenar por NIF o por nombre según elija.

A través de una selección de facturas, se pueden mostrar las que van incluidas en el modelo 347, o las que no van incluidas, o por el contrario todas las facturas.

En la parte inferior derecha, dispone de dos casillas de verificación para indicar qué desea listar: compras, ventas o ambos conceptos.

Lo habitual es obtener este tipo de informe referido a la totalidad del año y para volúmenes superiores a 3.005,06 € de modo que este listado sirva de apoyo a la presentación del modelo 347. No obstante, la flexibilidad del programa le permite indicar el período de tiempo que Vd. desee, así como el importe mínimo de la cifra de negocios.

El campo “NIF a excluir”se refiere al caso en el que Vd. haya definido un N.I.F. ficticio para acumular ventas o compras del tipo “Contado” o por “Mostrador”, y cuya cifra de negocios puede superar la cantidad que Vd. haya indicado pero no debe aparecer en el listado por no corresponder a un único cliente o proveedor. En ese caso introduzca ese N.I.F. para que no se incluya en el informe.

El programa permite elegir la visualización de facturas emitidas o recibidas (impuesto repercutido o soportado) dentro de las fechas de factura que se indiquen por pantalla. Existen tres posibilidades:

• Ver las incluidas en el 347.

• Ver las no incluidas en el 347.

• Ver todas.

Una vez elegidos los criterios de selección se pulsa el botón “Cargar” para ver las facturas requeridas en la rejilla de datos.

Haciendo clic con el ratón sobre la marca de la columna “347” habilitamos o deshabilitamos la presencia de las líneas de factura en el modelo 347. Un visé verde en la casilla indica que la línea se tiene en cuenta para el 347.

Además aparecen cuatro columnas que indican respectivamente:

I: La clase del impuesto de la factura es de las propias del 347 (s/n) E: El tercero desarrolla su actividad en España (s/n).

Z: El tercero pertenece a la zona del programa del 347 (S/N) A: La cuenta del tercero es de arrendamientos (s/n).

Así pues, para que una línea de factura se tenga en cuenta para el 347 se deben tener en pantalla los valores de columna I=S, E=S, Z=S, A=N y 347 marcado.

El botón imprimir lleva a la impresora la información mostrada en pantalla.

Modelos oficiales:

El programa ERP Gextor Financiero (contabilidad), ofrece también la posibilidad de obtener los modelos oficiales 347, 349 y 415 (Canarias) así como su soporte magnético. Encontrará estas opciones en el menú “Modelos oficiales”.

Impuestos por sociedad:

Esta pantalla es un resumen por periodos de información del IVA bien repercutido o bien soportado sacando los totales del IVA según corresponda. Los totales también se pueden sacar del libro del IGIC. Si el formato del listado es resumen, sacaría los totales con respecto a la base imponible, porcentajes del IVA / IGIC, cuota, saldo contable.

Si por el contrario el listado es por diferencias, la información que saca se refiere a diferencias entre el importa de IVA / IGIC y el importe contable filtrado por asiento.

Información general resumida:

Esta opción permite al usuario acceder a la práctica totalidad de la información contable, de una forma rápida y directa.

En la parte izquierda aparecen, en formato de árbol, las tablas o ficheros que componen la base de datos para que Vd. seleccione la que desee consultar, mientras que en la parte derecha se muestra el contenido del fichero seleccionado.

Si lo desea, puede Vd. ordenar y / o filtrar esa información por cualquier criterio, pulsando con el puntero del ratón sobre la cabecera del campo correspondiente:

Aparecerá una ventana para que Vd. indique el tipo de ordenación y si debe cumplir algún criterio. En   la   parte   inferior,   dispone Vd.   de   las funciones   para   imprimir   y exportar   la   información seleccionada.

Cambios genéricos:

Existen ocasiones en las que por error o cambio de criterio, es necesario cambiar un determinado dato en una serie de apuntes. Por ejemplo: cuando se ha equivocado al seleccionar el diario y ha introducido todos los apuntes en otro. O desea cambiar todos los apuntes de una cuenta a otra.

Esta opción permite modificar, de una sola vez, cualquier dato en el grupo de apuntes que Vd. indique.

Supresión de asientos:

Aunque Vd. puede suprimir asientos y movimientos de forma directa a través del “Diario”, esta opción permite eliminar de forma masiva los asientos contables que Vd. seleccione, actualizando todos los datos donde tengan repercusión.

Resulta de gran utilidad en el caso de que sea necesario subsanar errores como los mencionados en la opción anterior.

Deuda de largo a corto plazo:

Opción que permite reclasificar la deuda contraída a largo plazo, pasándola a corto plazo.

Para realizarlo, el programa muestra una relación de efectos pendientes (que cumplan las condiciones fijadas en pantalla), sobre los que se pueden realizar apuntes contables para pasar la deuda de largo a corto plazo.

No todos los efectos de la lista generan apuntes, solo lo harán aquellos que se marquen como reclasificables.

Devengos diferidos:

En relación con la nueva operativa que se comentó en el apartado “Facturas” respecto a la fecha efectiva a efectos fiscales de una factura, surge esta nueva opción de programa dentro del menú de apuntes.

La función de esta pantalla es doble según las dos situaciones en las que se utiliza la variación del devengo del impuesto:

Ejecución de obras: Las facturas de compras se han ido introduciendo paulatinamente en el sistema sin conocerse cuándo finalizaría la obra, momento en el que se pueden deducir las cuotas soportadas de IVA. Esta pantalla permite, eligiendo en el desplegable “Pendientes de asignar”, mostrar todas estas facturas y asignarles la fecha de devengo ya conocida.

Facturas rectificativas: La nueva normativa tiene consecuencias en la relación de las empresas con la Agencia Tributaria a la hora de declarar el IVA: Si una factura rectificativa corrige una factura en un periodo de comunicación anterior es necesario presentar una declaración complementaria del periodo rectificado.

Por ejemplo, para una empresa que no es gran empresa, si en el mes de abril se hace una factura rectificativa de una factura de febrero ya comunicada a la AEAT es necesario presentar una declaración complementaria del IVA del primer trimestre con la factura rectificada.

Para facilitar la tarea de confeccionar estos modelos complementarios la pantalla que estamos viendo posee varias herramientas:

a) Seleccionar en el desplegable “Todas” para visualizar todas las facturas con IVA diferido. Como en muchas otras ventanas en el programa ERP Gextor Financiero (contabilidad), aquí también existe la posibilidad de hacer filtros de datos haciendo clic sobre la cabecera de datos para acotar la información que nos interese.

b) Seleccionar “Presentadas en declaración complementaria”. Aparecen las facturas ya enviadas en declaraciones complementarias. Más adelante se verán las declaraciones complementarias.

c) Seleccionar “Pendientes de declaración complementaria”. Se muestran las facturas rectificativas que no se han comunicado. Es conveniente usar esta utilidad periódicamente para saber si es necesario presentar alguna declaración complementaria.

Como utilidad complementaria, se ha incluido un botón “Imprimir datos” que genera una relación en papel de las facturas presentadas en pantalla.

Informes:

Este capítulo contiene la descripción y las normas operativas de las opciones relativas a la obtención de informes contables.

Todos ellos parten de la información acumulada en las cuentas, y tanto su rango como el período de tiempo a representar en los informes, son definibles por el usuario.

Aparte de estos informes se incluyen en este menú dos opciones de gestión del inmovilizado:

• Cuadros de amortización.

• Leasing.

Balances de sumas y saldos:

Opción que permite obtener diferentes tipos de balances en el formato clásico de cuatro columnas, en donde además del número y el título de la cuenta, aparecen los acumulados debe y haber, y los saldos deudores y acreedores.

Dispone además de varios formatos que Vd. puede seleccionar en la parte superior de la ventana:

Mediante la introducción de los límites “Desde / hasta”, Vd. podrá filtrar y seleccionar la información a listar.

Balance de apertura:

Este balance presenta la información correspondiente al asiento de apertura, pero clasificado por cuentas. El programa solicita simplemente los niveles a obtener e imprime un balance del asiento de apertura por cada uno de los que Vd. indique.

Opcionalmente, puede indicar si desea imprimir sólo aquellas cuentas con saldo.

Balance en formato piramidal:

Opción para obtener en un único informe, el balance de sumas y saldos de todos los niveles del plan contable. No obstante, es recomendable no solicitar más de 2 o 3 niveles con objeto facilitar su lectura. Se presenta en formato de pirámide escalonada que permite ver los acumulados de las cuentas y la de sus auxiliares.

Además del rango de niveles y de grupos de cuentas a listar, Vd. puede indicar el período de tiempo al que hace referencia el balance. Al seleccionar el período en el desplegable, el programa propone el primer día del mes para del periodo y el último para al periodo, pero si Vd. desea obtener el balance a un determinado día, basta con teclear la fecha exacta:

El rango de grupos permite delimitar el conjunto de cuentas a listar atendiendo a su raíz.

En la parte derecha dispone además de un cuadro de opciones para indicar si desea incorporar a los datos de las cuentas, el asiento de apertura, el de regularización y el de cierre, en caso de que se hayan hecho.

Además de poder imprimir sólo las cuentas con saldo, puede solicitar que el listado ofrezca acumulados por periodo. Pulse el botón de “Aceptar” para obtener el balance.

Balance por niveles:

Formato que permite obtener un balance de sumas y saldos por cada uno de los niveles de cuenta que existan.

Opcionalmente, puede indicar si desea imprimir los totales por grupo, así como los acumulados del período actual, entendiendo por éste, el último período (normalmente el mes) del rango solicitado. En este caso obtendrá un balance a 6 columnas el que se informa de los datos del período solicitado y el del último mes.

Al   igual   que   en   los   balances   anteriores   se   puede   solicitar   que   sólo aparezcan aquellas cuentas que tengan saldo.

Pulse el botón de “Aceptar” para obtener el balance.

Balance de comprobación:

Esta opción permite obtener el balance de todas las cuentas auxiliares, es decir, de aquellas que reciben los apuntes directamente, independientemente del nivel al que pertenezcan. Los totales de este balance deben coincidir con los totales del diario general.

En este caso, el programa solicita solamente el período de tiempo al que va a hacer referencia el balance. Al existir la posibilidad de que las cuentas auxiliares pertenezcan a diferentes niveles, el programa presenta el balance en formato piramidal estado comparativo. Opción que permite obtener en un mismo informe, los datos contables correspondientes a 2 períodos de tiempo definibles por el usuario.

En la parte superior puede Vd. definir el rango de cuentas y el tipo de datos a comparar: Debe, haber, saldo o presupuesto.

En la parte inferior dispone de los dos apartados para definir sendos períodos.

Balance de situación:

Esta opción tiene como objetivo final la obtención del denominado balance de situación, que a diferencia de otros balances, presenta su información clasificando las cuentas por su naturaleza de activo y pasivo.

El programa dispone de un balance ya definido, y que Vd. puede obtener directamente. No obstante, este programa le ofrece la posibilidad de modificar la estructura de ese balance añadiendo o suprimiendo partidas, incorporando nuevas cuentas, etcétera e incluso definirse nuevos balances adaptados a su gusto o necesidades.

El balance está dividido en dos tablas: Activo y pasivo. Cada una de estas se componen de una serie de partidas o líneas del balance. A su vez, cada partida recoge los datos de una o de varias cuentas contables. Así, se define un balance de situación

Si se introduce un código de balance o cuenta de pérdidas y ganancias inexistentes el programa hace la pregunta:

Si se responde negativamente, el programa muestra una definición de informe en blanco para ser creada desde el principio. Una respuesta afirmativa a la pregunta muestra la siguiente pantalla:

Se puede elegir una definición de estados financieros, entre los modelos ofrecidos por Extra Software como modelos válidos para presentación siguiendo normas de la ICAC.

Además de los estados financieros que recomienda la ICAC, se incluyen estados que se ajustan al a nueva normativa internacional de información financiera (NIC-NIIF).

Si los organismos oficiales que ofrecen estas definiciones de balance decidieran modificar su estructura, Extra Software modificaría y actualizaría el programa a medida que se vayan realizando.

Si un usuario crea una definición personalizada de un balance o cuenta a partir de uno de los que facilita Extra Software , y desea volver a la situación inicial, bastaría con crear un nuevo balance utilizando esta opción y elegir el balance deseado.

Al elegir una de estas estructuras predefinidas, la tabla central de la pantalla se cargará con las líneas de su definición.

Todo lo comentado aquí, se trata de igual forma en la cuenta de pérdidas y ganancias.

Campos a definir en cada partida:

Nivel:

En esta columna debe especificar el nivel de la partida que va a definir o modificar. Dado que el balance se debe presentar en forma estructurada, existirán líneas o partidas que se pueden desglosar en sub-partidas y, a su vez, éstas en otras sub-partidas. El programa permite definir hasta 4 niveles de partidas. Ejemplo:

Si desea definir una línea de totales, debe introducir como nivel una T.

Epígrafe:

Prefijo alfanumérico que antecede al título de la partida del balance. Puede introducir hasta un máximo de 4 caracteres (letras, números romanos, números árabes, etcétera) según su propio criterio.

Para una mayor claridad en la presentación del balance, es recomendable utilizar el mismo sistema de numeración para las partidas de un mismo nivel. Así por ejemplo, las partidas de nivel 1, puede denominarlas con letras mayúsculas A, B, C, etcétera. Las partidas de nivel 2, con números romanos, las de nivel 3 con número árabes, etcétera.

Descripción:

Introduzca el título con el que desea que esa partida aparezca en el balance.

+/- (condicionante).

Introduciendo el signo +, indica que esa partida se imprimirá solamente en el caso de que su importe sea positivo.

Introduciendo el signo – , indica que esa partida se imprimirá solamente en el caso de que su importe sea negativo.

Dejando   el   condicionante   vacío   se   indica   que   esa   partida   deberá   imprimirse siempre, independientemente del signo de su importe.

Cuentas:

Introduzca la (s) cuenta (s) que componen esa partida del balance. Las cuentas, deben ir separadas por comas. Si alguna de las cuentas interviene restando en su epígrafe, deberá introducirla con el signo – delante.

Si desea poner alguna cuenta condicionada a su saldo, debe indicarlo con un paréntesis a continuación del número de cuenta. Ej.: 555(+), indica que su saldo se tomará solamente en el caso de que sea positivo (deudor). Lógicamente, 555(-) indica que su saldo se incorporará a la partida en el caso de que sea negativo (acreedor).

Si introduce un asterisco (*), indica que va a introducir el importe manualmente.

Importante:

Las cuentas deben definirse exclusivamente en aquellas partidas que no tengan desglose. Las partidas que se desglosen en otras sub-partidas, no deben tener cuentas, ya que se calcularán automáticamente sumando los importes de las sub-partidas.

Cuentas anuales:

El programa ERP Gextor Financiero (Contabilidad) incorpora la posibilidad de generar el Registro Mercantil en soporte magnético, y descartar así la opción de imprimir a través de papel continuo dichos modelos. Este proceso es explicado con más detalle en el apartado de modelos oficiales.

Los códigos oficiales Vd. los puede consultar en el documento que se incluye en el CDROM dentro de la carpeta registro.

Antes de llegar al momento de la impresión se ha de modificar la definición tanto de las cuentas de pérdidas y ganancias como la de los balances de situación. La modificación consiste en añadir un campo más a las líneas de definición: el código que el registro mercantil asocia a cada partida. Este campo se visualiza u oculta para su edición marcando la casilla de verificación “Ver código cuentas anuales”.

Botonera de funciones:

En la parte inferior de la pantalla, se dispone de las siguientes funciones:

Grabar:

Memoriza en la base de datos la definición del balance que esté en pantalla en ese momento: Partidas, cuentas, etcétera.

Suprimir:

Elimina de la base de datos el balance en pantalla.

Copiar:

Permite obtener una copia de la definición de un balance. Resulta de gran utilidad cuando se desea definir un nuevo balance partiendo de otro que ya existe. 

Check “Vista análisis”:

Como se ve en la figura, se puede ver el detalle tanto de las cuentas que componen la partida, como de las cuentas auxiliares de éstas. De esta forma, saber de dónde proviene el importe de cada partida es relativamente fácil y sencillo.

Para imprimir esta información se dispone de la tecla F5:

Si el cursor está posicionado en una cuenta auxiliar, es decir, que no tenga más desarrollo, se podrá acceder a los apuntes contables asociados a la misma haciendo doble clic en la línea correspondiente. Si en la nueva pantalla de apuntes que aparece, se hace doble clic sobre alguno de ellos se accede al asiento contable donde está ubicado el movimiento.

Testear:

Con este botón se hacen las siguientes comprobaciones:

• Qué no existan cuentas con movimientos contables fuera de la definición del balance.

• Qué no existan cuentas repetidas varias veces en un mismo balance.

• Qué no existan cuantas incompletas en el balance (se indica en una partida que aparezca en caso de que el saldo sea mayor que cero pero no aparece en ningún lugar si es menor que cero).

Después de finalizar las comprobaciones se muestra un listado para usuario, siempre que existan inconsistencias en la definición del balance.

Listado de balances:

Esta función permite obtener, por pantalla e impresora, un listado de cada uno de los balances definidos con detalle de las partidas y cuentas que lo componen.

Su objetivo es proporcionar una herramienta de información y comprobación de los datos grabados.

Pulsando sobre el botón de la impresora de la botonera superior, aparece una ventana previa para que Vd. indique los balances a listar:

Cuenta de pérdidas y ganancias:

Opción que tiene como objetivo final la obtención de la cuenta de pérdidas y ganancias. El programa dispone de dos cuentas ya definidas: Normal y abreviada, que Vd. puede obtener directamente, aunque si lo desea, el programa le ofrece la posibilidad de adaptarlas a sus necesidades, añadiendo, modificando o suprimiendo partidas, incorporando nuevas cuentas contables, etcétera.

Su operativa es idéntica a la descrita en el balance de situación en opciones ya vistas como “Incluir diarios de ajustes”, “Simulación”, “Multiempresa”, “Periodos en columnas”, teniendo además, algunas particularidades a la hora de obtener el listado como el filtro analítico.

Comparar con presupuesto:

El programa, a partir de las cuentas que integran los epígrafes, calcula los presupuestos de los mismos (siempre y cuando estos presupuestos hayan sido introducidos previamente para las cuentas constituyentes).  En el informe final se tiene la información dispuesta en dos columnas en las que se puede contrastar la información real con la presupuestada.

Es posible elegir el presupuesto con el que se va a establecer la comparación entre los que se tengan definidos.

Proyectar cuenta:

Marcando la casilla correspondiente, se podrá proyectar los resultados de la cuenta de PP y GG en el tiempo.

Esta posibilidad permite obtener la cuenta de pérdidas y ganancias estimada para el final de ejercicio, utilizando por un lado los datos reales que se tengan (realizados) y por otro los presupuestados.

Por poner un ejemplo, si en el rango temporal en la pantalla de obtención se marca Enero -Octubre teniendo marcada la casilla de proyectar cuenta, al calcular el listado, el sistema coge los datos reales comprendidos entre los meses de Enero y Octubre y los presupuestados para los de Noviembre y Diciembre.

Para realizar este cálculo es necesario indicar el número de presupuesto del cual se cogen los datos.

Jugando con las posibilidades que ofrece la pantalla de obtención, es posible comparar esta proyección con el presupuesto anual o el resultado del ejercicio anterior.

Filtro analítico:

Para que esta opción de programa esté activa es necesario que exista una definición analítica en la empresa de trabajo.

Es posible el combinar la definición de una determinada cuenta de explotación con los datos analíticos introducidos en el sistema.

De esta manera, se tiene la capacidad de obtener una cuenta de explotación para un centro de coste o un proyecto determinado permitiendo el análisis aislado en términos de pérdidas y beneficios de las unidades de negocio. 

Ejemplo: Analítica por centros de coste:

Ejemplo: Analítica por proyectos:

Si se marca la casilla “Mostrar resultado desglosado” el informe final mostrará una columna para cada nodo analítico y con una columna final con el agregado de todos los nodos marcados.

Con la casilla desmarcada se mostrará en una única columna tan sólo el agregado de todos los nodos en formato vertical en lugar de apaisado.

Este informe es de gran versatilidad pues permite incluso la comparación de nodos analíticos de diferente nivel.

Memoria:

Esta opción permite al usuario obtener la memoria anual de la empresa. En determinadas ocasiones, la confección de este documento puede resultar una tarea ardua y tediosa, debido principalmente a la gran variedad de datos que hay que especificar. Para facilitar esta labor, el programa ERP Gextor Financiero (contabilidad) ofrece una memoria modelo para que le sirva de guía, y sobre la cual puede confeccionar la memoria de la empresa.

Para conseguir el documento, es necesaria la utilización del programa tratamiento de textos Microsoft Word así como el programa de hojas de cálculo Microsoft Excel.

Cómo confeccionar una nueva memoria:

Al seleccionar la opción aparece la pantalla principal:

En la parte superior se encuentran los datos identificativos de la memoria. 

Memoria número:

En este campo debe introducir el número de la memoria que va a confeccionar.

Normalmente será el número 1, ya que es poco habitual que exista más de una memoria por empresa. No obstante, el programa le permite confeccionar tantas memorias de la empresa como desee.

Descripción:

Texto para describir e identificar la memoria.

Fichero:

Este campo es de impresión automática. Se trata del nombre del fichero de tipo «Documento de Microsoft Word» que el programa ha asignado a la memoria que va a confeccionar. Para facilitar su identificación, el programa genera un nombre nemotécnico cuyo significado es el siguiente:

Basada en:

Pulsando sobre el botón del desplegable, aparece la lista de todas las memorias existentes para que Vd. seleccione aquella que va a tomar como base para confeccionar la memoria actual.

El proceso para generar la memoria comienza introduciendo un número y una descripción.

A continuación seleccionamos la modelo del campo “Basada en”. Debe utilizar una de las siguientes memorias modelo:

MEM_Pymes_20XX.doc

MEM_Abrev_20XX.doc

Donde 20XX es el año de presentación

El resto de ficheros se visualizan pero no se utilizan.

A partir de ahí seguiremos utilizando la botonera de funciones, más o menos en el orden en que aparecen dichas funciones.

Grabar:

La memoria quedará grabada en el programa pero sin calcular aún los valores de la empresa.

Calcular:

Esta función calcula las fórmulas de la memoria desde el fichero Excel y pone sus resultados en los lugares correspondientes dentro del documento Word.

Editar:

Pulsando este botón, aparece la pantalla del procesador de textos “Microsoft Word” con el texto de la memoria. A partir de ese momento, Vd. puede tratar ese documento como desee y utilizar el menú del editor para grabar las oportunas correcciones.

Si al pulsar este botón, las fórmulas de la memoria ya han sido calculadas, el programa le advierte de este hecho, y le da opción a elegir entre la memoria con los datos calculados o con las fórmulas sin calcular. Si acepta esta última opción, tendrá que recalcular de nuevo.

Es recomendable seleccionar la función “Editar”para comprobar el documento definitivo y realizar los ajustes que Vd. desee:

Salir:

Para salir de la parte de memorias.

Listados:

Función que permite obtener el listado de todas las memorias creadas. El programa da opción a listar sólo los nombres, o los nombres y las fórmulas de la memoria.

Estados financieros:

Comparaciones:

Tanto el balance de situación como la cuenta de pérdidas y ganancias se ven enriquecidos con la inclusión de una nueva gestión de los posibles datos a comparar:

La posibilidad de comparar con presupuestos y datos realizados de otros periodos distintos a los delimitados en “Ejercicio actual” pasa de ser gestionado mediante casillas de verificación al uso del desplegable “Comparar”. Con ello se tiene una mayor gama de posibilidades de comparación:

• Ejercicio anterior.

• Ejercicio actual: Permite comparar dos rangos temporales de datos realizados del ejercicio en curso.

• Presupuesto: Se compara con los datos del presupuesto cuyo código se indica en “Presupuesto número”.

• Combinado: Se muestran en 4 columnas los datos de realizado y supuesto del ejercicio actual y el anterior según los rangos temporales elegidos.

• Proyección: Se compara el realizado del ejercicio actual con los datos realizados más el presupuesto comprendido entre “Al periodo” al fin del ejercicio

• Presupuesto y ejercicio anterior: Se pueden comparar el realizado, el presupuesto, del ejercicio actual y el realizado del ejercicio anterior.

Con el botón situado junto a la casilla “Incluir diarios de ajustes” se permite elegir qué diarios de ajustes se desean incluir en los datos a mostrar. El funcionamiento se detalla en el apartado dedicado al diario en el menú de apuntes.

Otra novedad en esta pantalla la constituye la presencia de la casilla “Análisis porcentual”. El obtener un informe con esta casilla marcada permite conocer dentro de un estado financiero la contribución porcentual de un epígrafe al total de nivel de agregación inmediatamente superior.

Ejemplo:En el cuadro anterior, 268,66 es el 8,67% de 3.100,34. A su vez, 3.100,34 es el 3,79% del valor del epígrafe superior de 7.

Otro nuevo control es la casilla de verificación “Mostrar diferencias”: el marcarla supone el añadir una columna adicional de datos al informe solicitado con la diferencia entre los datos comparados.

Ejemplo:La combinación de las casillas “Análisis porcentual” y “Mostrar diferencias” permite obtener la variación porcentual de las magnitudes comparadas en la columna final del informe.

Ejemplo:Líneas de comentario:

Se permite la inserción de líneas de comentarios o divisiones en la definición de los estados a calcular. De esta manera se puede dar formato al informe de modo más personal. Para insertar una línea de este tipo basta con pulsar el botón “Insert” del teclado en la posición deseada para crear una nueva línea y a continuación, dejando los campos de nivel y epígrafe vacíos rellenar el campo “Descripción de la partida” con la cadena de caracteres deseada.

No se considerarán comentarios válidos las cadenas vacías o sólo constituidas por espacios en blanco.

Filtro analítico:

Hasta ahora, al marcar el filtro analítico y pulsar el botón de árbol de nodos para indicar los nodos analíticos sobre los que se quiere calcular el informe se mostraban todos los nodos como desmarcados para que el usuario marcase los que desease incluir.

Esto podía ser un poco tedioso para estructuras analíticas complejas con muchos nodos cuando se quieren sacar varios informes similares seguidos pues se nos obliga en cada ocasión a marcar de nuevo todos los nodos implicados.

Ahora los nodos se mantienen en el interfaz para obtenciones consecutivas de la misma cuenta de resultados.

Patrimonio neto:

Ingresos y gastos en patrimonio neto.

Este informe contable fue incorporado con el Nuevo Plan General Contable de 2008   recoge los cambios en el patrimonio neto derivados del resultado del ejercicio de la cuenta de pérdidas y ganancias; los ingresos y gastos que, según lo requerido por las normas de registro y valoración, deban imputarse directamente al patrimonio neto de la empresas y las transferencias realizadas a la cuenta de pérdidas y ganancias según lo dispuesto por dicho Plan General de Contabilidad. El informe sólo están obligadas a presentarlo las empresas que trabajen con los grupos 8 y 9; y por tanto no será de aplicación a las Pyme y empresas que formulen sus cuentas con el plan abreviado.

Como otros informes, incluye los códigos correspondientes para el depósito de cuentas anuales:

Incorpora también los filtros de fechas y comparativo con el ejercicio anterior.

   Este informe se basa en un informe de la cuenta de pérdidas y ganancias que debe estar previamente obtenido para poder generar el estado de ingresos y gastos de patrimonio neto. La forma de obtenerlo es indicar el código del informe de la cuenta de pérdidas y ganancias y los epígrafes del mismo donde se indica el resultado del ejercicio y los ingresos y gastos imputables directamente a patrimonio neto.

Una vez seleccionados aparecerán de este modo en la ventana previa a la obtención:

Botonera de funciones:

En la parte inferior de la pantalla, se dispone de las siguientes funciones:

Grabar:

Memoriza en la base de datos la definición del infome que esté en pantalla en ese momento: Partidas, cuentas, etcétera.

Suprimir:

Elimina de la base de datos el informe en pantalla.

Copiar:

Permite obtener una copia de la definición de un informe. Resulta de gran utilidad cuando se desea definir un nuevo informe partiendo de otro que ya existe.

Obtener:

Permite obtener el informe según la ventana que hemos visto previamente.

Testear:

Comprueba la estructura y epígrafes del informe. Si no es correcto genera un listado de errores.

Salir:

Para salir de la ventana del informe y volver al interfaz principal de contabilidad.

Cambios en patrimonio neto:

Este informe se encuadra dentro de los estados financieros a presentar en el marco de las NIIF (Normas Internacionales de Información Financiera).Tiene carácter obligatorio desde el Nuevo Plan General Contable de 2008.

Al igual que en otras definiciones de estados financieros cada definición viene determinada por un código y una descripción.

Para calcular este informe se pueden llegar a necesitar:

• Saldos de cuenta.

• Valores de balance de situación.

• Valores de cuenta de resultados.

• Valores manuales.

Por ello, en la definición de este estado es igualmente necesario el asociarle un balance de situación y una cuenta de pérdidas y ganancias de las que tomar los datos calculados.

El modo de funcionamiento de esta pantalla es muy similar a la de una hoja de cálculo con la que se pueden hacer todo tipo de operaciones con magnitudes contables. Por ello su uso puede no estar sólo restringido al cálculo del informe de “Cambios en el patrimonio neto” sino que puede utilizarse como herramienta para la elaboración de informes personalizados.

Este informe puede tener las filas y columnas que desee el usuario. Para ello se utilizan los cuatro botones con icono situados junto a la rejilla con la definición.

1) Insertar columnas. Añade una columna a la derecha de la columna seleccionada (no se pueden insertar columnas entre “Línea” y “Epígrafe”). El programa solicita el nombre para esa columna.

2) Eliminar columnas. La columna seleccionada desaparece de la definición.

3) Insertar filas. Introduce una nueva línea justo encima de la fila seleccionada.

4) Eliminar filas. La fila seleccionada desaparece de la definición.

Para cambiar el nombre de una columna de las creadas manualmente se hace doble clic sobre la rejilla con una columna seleccionada. Se muestra una ventana que pide al usuario el nuevo nombre para la columna.

En la parte inferior de la pantalla se tienen los botones:

Aceptar:

Graba el estado en pantalla.

Suprimir:

Borra de la base de datos el estado seleccionado.

Copiar:

Se copia sobre otro estado el estado en pantalla. Aparece una ventana para solicitar el código del nuevo estado y su descripción.

Si el código destino ya existe se pregunta si se desea sobrescribir.

Obtener:

Muestra una pantalla solicitando los parámetros de obtención del estado financiero:

·   Fecha de obtención del listado.

·   Fechas de las que tomar los datos.

·  Canal de obtención (si están definidos).

Testear:

Comprueba que todas las cuentas y todos los epígrafes (de balances y de cuentas de explotación), referenciadas en las fórmulas, existan. Si existe algún problema se muestra un listado informativo.

Edición de fórmulas:

La parte más importante de esta pantalla es la introducción de información en las casillas del informe. Para introducir una descripción en una celda de la columna “Epígrafe” basta con situarse en ella y escribirla.

Sin embargo, en el resto de celdas, para obtener la información deseada se recurrirá a fórmulas propias del programa ERP Gextor Financiero (contabilidad). Para incluir una fórmula en una casilla de la tabla se hace doble clic sobre ella.

El programa va guiando al usuario con la sintaxis que se debe ir aplicando de tal manera que sólo están activos los botones que son utilizables en el contexto de fórmula que se están creando. De esta manera se evitan posibles errores por parte del usuario.

Las fórmulas constarán de prefijos (tipo de dato a mostrar), argumentos (entidad de la que se quiere obtener el tipo de datos a mostrar) y operadores aritméticos para realizar operaciones con los valores obtenidos con los prefijos y los argumentos.

Prefijos:

Indican el tipo de dato a tomar en la fórmula.

MAN: Sirve para introducir un valor manual en la celda.

VCT: Saldo de una cuenta en el ejercicio en curso.

ACT: Saldo de una cuenta en el ejercicio anterior.

VBS: Valor de un epígrafe del balance de situación en el ejercicio en curso. ABS: Valor de un epígrafe del balance de situación en el ejercicio anterior. VCR: Valor de un epígrafe de la cuenta de resultados en el ejercicio en curso. ACR: Valor de un epígrafe de la cuenta de resultados en el ejercicio anterior.

LIN: Valor de la casilla situada en la línea que indique la fórmula para la columna en la que la fórmula está escrita.

COL: Valor de la casilla situada en la columna que indique la fórmula para la línea en la que la fórmula está escrita.

Argumentos:

Tras elegir el tipo de dato a introducir se elige su aplicación, que irá situada a continuación en la fórmula entre paréntesis. Este datos se introduce en la casilla del centro de la ventana. Se verá a continuación el dato a introducir para cada prefijo:

MAN: Valor numérico

VCT, ACT: Cuenta contable existente

VBS, ABS: Epígrafe existente del balance de situación asociado al cuadro. VCR, ACR: Epígrafe existente de la cuenta de resultados asociada al cuadro. LIN, COL: Línea o columna a la que se quiere referenciar.

De forma contextual, mediante las teclas F2 y F3 se puede acceder en cada caso a las cuentas contables o los epígrafes según corresponda.

Operadores aritméticos:

Dentro de la misma fórmula, se pueden realizar operaciones aritméticas (suma, resta, multiplicación y división) con los valores introducidos mediante los prefijos de dato y sus parámetros asociados.

Ejemplo: VCT (4000) – ACT (4000) + MAN (1200)

Con esta fórmula se obtiene la variación del saldo de la cuenta 4000 entre el ejercicio actual y el anterior. Al resultado se le suman 1200 €.

Botones de edición:

SUP: Borra de la fórmula el último segmento operativo:

• Una función de datos.

• Un valor de parámetro.

• Un operador aritmético.

à: Desplaza a la derecha el segmento operativo para su edición. Este segmento aparecerá marcado en la caja de texto que contiene la fórmula. Se habilitan automáticamente los botones que son aptos para la edición de ese segmento. En caso de modificarse un comando de función el programa espera que el usuario modifique también su parámetro.

ß: Desplaza a la izquierda el segmento operativo para su edición. Su funcionamiento es el mismo que el del botón anterior.

Botones de validación:

Aceptar: Introduce en la celda el valor en pantalla para la casilla en edición.

Cancelar: Anula la edición de la fórmula proponiendo su valor anterior.

Con todo esto se va componiendo el informe personalizado de “Cambios en el patrimonio neto”. De manera análoga a lo que se explicó en balances, si se introduce un código de estado financiero inexistente se podrá cargar en pantalla unos de los facilitados por Extra Software en la instalación del programa ERP Gextor Financiero (contabilidad).

Informes / flujo de efectivo:

Esta pantalla es necesaria para poder presentar el informe de flujo de efectivo de una empresa.

Este informe es de obligada presentación dentro del marco de las NIIF o Normas Internacionales de información financiera.

Su funcionamiento es análogo al visto anteriormente para el patrimonio neto.

Las diferencias se basan en que este informe posee una única columna de importes y no se permite el añadir o eliminar columnas. Por tanto, los botones que aparecen a la derecha de la tabla de edición son:

Insertar filas: Introduce una nueva línea justo encima de la fila seleccionada.

Eliminar filas: La fila seleccionada desaparece de la definición. Los argumentos disponibles son:

MAN: Para introducir un valor manual.

SCT: Saldo de la cuenta elegida en el ejercicio en curso.

DCT: Debe de la cuenta elegida en el ejercicio en curso.

HCT: Haber de la cuenta elegida en el ejercicio en curso.

LIN: Valor de la casilla situada en la línea que indique la fórmula para la columna en la que la fórmula está escrita.

Estos estados también están tratados bajo el carácter de información común (tablas globales) que se ha definido en la instalación o en el administrador para los balances y cuenta de pérdidas.

Cuadros de amortización:

Esta opción permite gestionar los cuadros de amortización de los diferentes bienes de la empresa. A través de ella Vd. podrá definir los elementos amortizables, calcular la tabla de amortización desde su fecha de adquisición, contabilizar automáticamente las dotaciones, obtener diferentes formatos de listados, etcétera.

Entre los datos que forman la definición de un elemento, está el grupo al que pertenece y la ubicación donde se encuentra. Se trata de dos criterios de agrupación de libre uso y que deben ser definidos por Vd. Por esta razón, antes de proceder a introducir los elementos, debe definir los grupos y ubicaciones que va a utilizar. Esta función se encuentra en la botonera de funciones de la parte inferior de la pantalla.

Grupos y ubicaciones:

Pulsando el botón correspondiente a esta función, aparece una ventana en la cual debe Vd. elegir en primer lugar que es lo que va a definir: Grupos o ubicaciones.

Los grupos, como su propio nombre indica, es una forma de clasificar los diferentes elementos amortizables. A través de esta opción, Vd. puede definir los grupos de elementos según su propio criterio.

Por cada uno de los grupos, el programa solicita el código (6 caracteres alfanuméricos), la descripción y las cuentas de inmovilizado, amortización acumulada y dotación, la amortización anual sobre el total, cada cuantos periodos se efectúan las dotaciones y el sistema de cálculo de las amortizaciones. Estos valores son los que el programa propondrá por defecto cuando defina un elemento de este grupo, y que lógicamente Vd. podrá aceptar o cambiar por otros.

Las ubicaciones es otra forma de clasificar los elementos amortizables. Se refiere principalmente al lugar físico donde se encuentra cada uno de ellos. De esta forma podrá obtener posteriormente, los listados de amortizaciones clasificados y agrupados por su ubicación.

Cómo definir un nuevo elemento:

Tanto para definir un nuevo elemento como para consultar o modificar los existentes, se utiliza la pantalla principal:

Datos comunes:

Datos de identificación del elemento.

Código:

Dispone de 15 caracteres alfanuméricos para identificar al elemento que desea definir.

Existen empresas que utilizan para la identificación de sus elementos de inmovilizado un código numérico aunque el programa admita códigos alfanuméricos en su introducción. Esto provoca, a la hora de obtener informes, que la relación de elementos cuando se ordena por código presente un orden alfabético en lugar de numérico.

Esta situación se salva con una nueva preferencia de amortizaciones: “Código de amortizaciones alfanumérico”. Por defecto, el sistema funciona como hasta ahora registrando el valor “Si”. Para los usuarios que deseen ordenaciones numéricas de sus bienes deben cambiar esta preferencia a “No” con lo que todos sus listados aparecerán con la ordenación deseada.

Descripción:

Introduzca el texto descriptivo del bien amortizable.

Serie:

Número de serie o localizador del elemento.

Datos de compra:

Valor y fecha de compra:

Precio pagado por el bien y fecha de adquisición (esta fecha es la que toma el programa como inicio de la amortización si no se especifica lo contrario en el campo correspondiente).

Factura:

Número de factura de compra.

Ubicación:

Emplazamiento actual del elemento.

Compra:

Indica si el bien se adquirió nuevo o usado.

Proveedor:

Cuenta contable del proveedor que suministró el bien.

Cuenta de inmovilizado.

Cuenta de inmovilizado a la que está asociada el bien. Tiene carácter informativo y se utiliza como criterio a la hora de obtener listados.

Amortización contable:

Se recogen aquí los parámetros que determinarán el cálculo del cuadro de amortización.

Grupo:

Indica   el   grupo   de   amortización:   al   seleccionar   uno   se   rellenan automáticamente las cuentas contables y el sistema de amortización con los valores introducidos en la definición del grupo.

Sistema de amortización:

El programa contempla la posibilidad de calcular el cuadro de amortización por 3 sistemas diferentes:

• Lineal.

• Degresivo por porcentaje constante.

• Degresivo por suma de dígitos.

Seleccione el que desee aplicar a este elemento.

Fecha de inicio:

Fecha a partir de la cual empieza la amortización del bien.

Valor amortizable:

Importe que se dotará a lo largo del tiempo. Normalmente coincide con el valor de adquisición.

Valor amortizado:

Campo automático no accesible. Importe ya amortizado al día de hoy.

Valor pendiente de amortizar:

Campo automático no accesible. Es la diferencia entre los dos valores anteriores

Años:

Número de años en el que se va a amortizar. Si lo desea, puede dejarlo en blanco e introducir el porcentaje para que el programa calcule el número de años que le corresponde. Normalmente coincide con el tiempo de vida útil del elemento.

Porcentaje (%):

Porcentaje de amortización.   Si ha introducido el número de años, este campo se imprimirá automáticamente.

Cuota por dígito:

Campo de impresión automática, sólo para el caso de sistema digresivo por suma de dígitos.

Dotación:

Indique la periodicidad con la que va a contabilizar la amortización: mensual, trimestral, etcétera, deberá indicar cada cuantos períodos (meses) desea realizar la dotación. Por ejemplo si es mensual, deberá introducir un 1; si es trimestral, un 3, etcétera.

Amortizable:

Esta casilla de verificación se marca si se desea que un bien se procese durante la contabilización de las amortizaciones. De esta manera se segregan los bienes que se tratan como puro inventario de los que tienen un tratamiento contable.

Reparto analítico en dotación de gastos:

En el caso de estar trabajando con analítica, en la pestaña de “Amortización contable”, aparece un botón junto a la cuenta de gastos con el literal “A”.

Con este botón se accede a la siguiente pantalla:

Aquí se introduce la distribución a los diferentes centros de coste o proyectos, en tanto por ciento, del importe asignado a la cuenta de gastos durante la contabilización de las dotaciones periódicas de amortización. Supone un importante ahorro de tiempo para el usuario: Usualmente el plan contable clasifica los gastos en función del tipo de inmovilizado. Sin embargo, si se lleva una analítica de departamentos, geográfica, proyectos, etc., cada bien se suele asignar a un determinado centro de coste de forma predefinida. Por ello, una vez contabilizado el gasto, el usuario debía repartir manualmente este gasto para cada bien. Con la pre-asignación de centro de coste o proyecto esta labor desaparece si se ha utilizado esta funcionalidad.

Valor residual:

El valor residual es el importe que no se amortiza de un bien amortizable. Se calcula automáticamente a partir del valor de compra y del valor amortizable. Este valor no puede exceder el 10% del valor de adquisición. En caso de exceder este valor el programa avisará al usuario pidiéndole confirmación para continuar con el proceso.

Esta casilla se encuentra tanto en la pestaña de Amortización contable como en la de amortización fiscal.

Subvenciones:

Se realiza un seguimiento de las distintas subvenciones que se hayan podido obtener de diferentes organismos por la adquisición de un bien.

Dentro de esta pestaña, cada subvención viene caracterizada por un código y una descripción que se introducirán en las casillas correspondientes.

Además se tiene un campo observaciones para que el usuario escriba los comentarios que estime oportunos.

A continuación se puede introducir el importe de la subvención. Mediante el botón “Generar” se rellena automáticamente la distribución temporal de esa subvención de modo lineal. Se supone que el periodo de aplicación de la subvención coincide con la vida útil del bien.

La tabla adjunta a la casilla de importe es editable por si se desea cambiar alguna de las cantidades.

El botón “Grabar” almacena la subvención en la base de datos mientras que “Suprimir” la elimina.

Las casillas “Cuentas de cargo” y “Cuenta de abono” almacenan las cuentas sobre las que contabilizar los importes de las subvenciones. De forma típica será una cuenta de los grupos 130 ó 131 para la cuenta de cargo y una del grupo 74 para la cuenta de abono.

Al igual que sucede con la cuenta de gastos de la amortización se ha incorporado   un   botón   para   permitir   hacer   un   reparto   analítico preestablecido   para   la   contabilización   de   la   cuenta   de   abono   de   la subvención.

La contabilización de los apuntes que describen la subvención se realizan de forma automática y conjunta con los apuntes de contabilización de dotaciones de amortización. El programa, durante el proceso de contabilización de dotaciones de los bienes elegidos para realizar esta función, busca en la ficha de cada bien si tiene subvenciones asociadas y, en caso de encontrarlas y tener cuentas de contabilización correctamente definidas, realiza los apuntes asociados a la contabilización de la subvención y marca ese periodo de la subvención como contabilizado (mediante una “X” en el cuadro de periodos e importes de la subvención).

Dentro de los “Listados de amortizaciones” dentro del desplegable “Listado” hay una entrada: “Subvenciones” desde aquí se obtiene una relación de los elementos de inmovilizado, dentro de los criterios de selección marcados en la ventana, que tienen subvenciones asignadas. Asimismo se informa de los importes de estas subvenciones.

Historial del bien:

Permite realizar un seguimiento de los diferentes puntos importantes a tratar que se producen durante la vida de un bien.

Los posibles sucesos que se contemplan para un bien son:

• Adquisición.

• Baja por venta.

• Baja por fin de su vida útil.

• Pérdida de valor con carácter reversible.

• Pérdida de valor de carácter irreversible.

• Mejoras.

Se pondrá cada acción o situación junto con su fecha en la tabla del historial. Al cumplimentar la fecha (por defecto se propone la del día) se preguntará al usuario si desea contabilizar esta acción. En caso de responder afirmativamente, se muestra una pantalla muy similar en diseño y funcionamiento a la que se obtiene al seleccionar dentro del menú de apuntes la opción “Asientos predefinidos”. Así pues, con una mecánica análoga, se guía al usuario en la confección del asiento que describe contablemente la acción que se ha introducido en el historial.

Características:

En esta nueva pestaña se almacena información de localización del bien que está seleccionado.

• Código de barras: El código introducido en esta casilla es imprimible desde la opción impresión de etiquetas de inmovilizado de la opción de maulina dentro del menú de utilidades. Para introducir este nuevo campo en el diseño de la etiqueta hay que recurrir al diseñador de documentos del administrador. De esta manera se puede realizar un control de inventario mediante un lector de códigos de barras.

• Imagen: Se puede almacenar una fotografía del bien. Con el icono de la cámara se busca el archivo gráfico. Con la cámara tachada se elimina la foto de la ficha.

De forma similar a como se hace en otras partes del programa, si se pulsa F6 desde cualquier cuenta del asiento predefinido, sale la pantalla de consulta de históricos con el detalle de apuntes contables, facturas o efectos en cartera de esa cuenta, siempre que tenga datos.

Tasaciones:

“Tasaciones” es una tabla para registrar las diferentes valoraciones que se han realizado por personal especializado (tasadores) del bien que se está tratando.

Esta información tiene especial relevancia en el marco de las normas internacionales de información financiera (NIIF-IAS) en el que es necesario informar a los accionistas de una empresa del valor de mercado (valor razonable) de los inmuebles de la compañía indicando en cada caso en la cuenta de resultados como ganancias o pérdidas las posibles revalorizaciones o depreciaciones del inmovilizado.

En la tabla se consignará la fecha de tasación, el valor estimado por el tasador así como posibles comentarios que sirvan de detalle al proceso de tasación.

Ultima dotación:

Este   campo   se   irá   actualizando   automáticamente   cada   vez   que   seleccione   la función de contabilización. Variando esta fecha se marcan o desmarcan como contabilizadas las dotaciones.

Cuentas contables:

Introduzca las cuentas contables que el programa le solicita. La cuenta de «Amortización acumulada” y la de «Dotación» son las cuentas donde se van a contabilizar las dotaciones periódicas.

El programa propone las cuentas que Vd. haya indicado al definir el grupo al que corresponde este elemento.

Dispone de las funciones (F2 y F3) para búsqueda y selección de cuentas.

Dotaciones:

Al pulsar este botón la apariencia de la carpeta varía pasando a mostrarse el cuadro de amortización calculado a partir de los datos introducidos en las casillas anteriores.

Si Vd. desea ajustar manualmente algún importe, puede hacerlo situándose directamente sobre la columna «Cuota» del período que desee modificar.

Las cuotas ya contabilizadas, se indican por medio de una marca de color rojo en la última columna de la tabla.

Al contabilizar las dotaciones de una serie de bienes se generan los apuntes correspondientes según los criterios marcados por el usuario. Simultáneamente estas dotaciones quedan marcadas como contabilizadas (X) como se indica en la figura.

Si el usuario borra los apuntes generados en la contabilización, las marcas de dotación desaparecerán automáticamente de los cuadros de amortización de los bienes implicados.

Resumen:

Al pulsar este botón se sale del modo de visualización del cuadro de dotaciones para volver a la parametrización del cuadro.

Amortización fiscal:

La apariencia y funcionalidad de esta carpeta es idéntica a la de amortización contable.

¿Qué es una amortización fiscal?

Como norma general, en las amortizaciones contables la duración de la amortización coincide con la vida   útil   del   bien   amortizado.   Sin   embargo,   el   Estado   permite a las empresas efectuar las amortizaciones de cara al impuesto de sociedades con otra cadencia temporal, de manera que las empresas se ven favorecidas económicamente en los primeros años de su constitución.

Estas otras cadencias de amortización denominadas también amortizaciones libres o amortizaciones aceleradas suponen una especie de amortización «Paralela» que indica la amortización que la empresa está reflejando para favorecerse de las ventajas fiscales. Serán precisamente estas amortizaciones las que se introducirán en el sistema gracias a la carpeta que se está comentando.

Las amortizaciones contables y las fiscales siguen pautas temporales diferentes.

Sin embargo, la deducción total por amortización debe ser la misma al final de la amortización de los bienes. Lo que se deduce al principio, finalmente debe pagarse al Estado.

Los datos introducidos en esta nueva ventana de introducción de datos de amortización fiscal se traducirán finalmente en un listado que refleje las diferencias entre las amortizaciones contabilizadas y las declaradas en el impuesto de sociedades. Estas diferencias se denominan “Diferencias temporales”. Con dicho listado se facilitará la labor del usuario tanto para la contabilización de estas diferencias temporales como la presentación de futuros impuestos de sociedades. Este listado se obtiene en la pantalla de listados de amortizaciones en el desplegable correspondiente a listado escogiendo el elemento «Diferencias temporales».