Ampliación de la información del Módulo Tesorería

Las  opciones  de  este  menú  tienen  como objetivo proporcionar al usuario una completa

herramienta para la gestión integral de los documentos de cobro y pago.

Se pone a disposición del usuario un conjunto de opciones y listados mediante los cuales el control sobre las diferentes carteras es total.

Gestión de cartera:

Esta opción permite gestionar de forma completa los efectos registrados en las diferentes carteras definidas por el usuario. Aunque normalmente, la introducción de esos efectos se realiza desde el diario de apuntes, desde la entrada de facturas o desde cualquier otro proceso de importación, esta opción dispone de todas las funciones necesarias para “Crear” nuevos registros, modificar, consultar, suprimir o listarlos en múltiples y diferentes formatos.

Al seleccionar la opción aparece una pantalla con una serie de carpetas correspondientes a cada una de las carteras. Pulse sobre la solapa que desee y aparecerá una tabla con todos los efectos de esa cartera.

En el caso de que Vd. no desee cargar todos los efectos, sino sólo los correspondientes a un determinado período de tiempo, dispone de la función “Cargar y seleccionar” de la botonera de funciones de la parte inferior izquierda de la pantalla y cuya operativa se explica más adelante.

En principio, los efectos aparecen relacionados en el mismo orden en el que están grabados en la cartera, es decir, por fecha de vencimiento.  A  partir  de este momento usted dispone de una serie de funciones para gestionar esa tabla, como por ejemplo, ordenar, filtrar, buscar o seleccionar los documentos por cualquiera de sus campos.

Se hace especial referencia a preferencias que se han incorporado. A continuación se comentan muy brevemente.

El funcionamiento de las preferencias es el mismo que siempre.

Genéricas:

Hacen referencia a los campos de observaciones del efecto y fecha de cobro / pago al realizar el cobro / pago de efectos.

• Observaciones del efecto (cobros).

• Conservar.

• Fijo.

• Concepto variable del apunte.

• Observaciones del efecto (pagos).

• Conservar.

• Fijo.

• Concepto variable del apunte.

• Fecha de cobro.

• La fecha del apunte.

• La fecha 2 del apunte.

• Fecha de pago.

• La fecha del apunte.

• La fecha 2 del apunte.

En remesas se incluyen las mismas preferencias genéricas para los apuntes que se realizan en la contabilización de remesas.

En el diario hay un nuevo nodo en la ventana del Iva / Igic, llamada ventana de cobros / pagos donde se incluyen las mismas preferencias genéricas para los apuntes que se realizan en esta opción de programa.

Ordenación y filtro:

Para ordenar y / o seleccionar los efectos que están cargados en la tabla en ese momento, debe Vd. pulsar sobre la cabecera de la columna que desee:

A través de esta ventana, Vd. puede introducir los criterios que deben cumplir los efectos que quiere visualizar. Una vez pulsado el botón de “Aceptar”, aparecerán en la tabla los documentos ordenados por ese campo.

Botón derecho:

El botón derecho del ratón ofrece una serie de funciones que puede Vd. realizar con los efectos. Para ello, debe seleccionar previamente el efecto que desee pulsando sobre la línea correspondiente y pulsar a continuación el botón derecho del ratón. Aparecerá un menú con todas las funciones posibles.

Las funciones más importantes pueden ser seleccionadas también a través de las botoneras de la parte inferior de la pantalla, como por ejemplo, editar el efecto, ver su historial o cambiar su situación. La descripción de cada una de ellas se detalla continuación:

Ordenar:

Función que permite ordenar y seleccionar los efectos que haya en la tabla en ese momento. Es la misma función que cuando se pulsa sobre la cabecera de cualquier columna, y que ya se ha descrito en la página anterior.

Primero y último:

Permite situarse respectivamente en el primero y en el último efecto de los que estén cargados en la tabla en ese momento. También accesibles desde la botonera inferior izquierda.

Si pasamos con el ratón por encima, sale etiqueta de primer y último documento.

Editar documento:

Función que permite consultar o modificar el documento seleccionado. También es accesible a través de la botonera de funciones que se explica más adelante y donde se detalla toda la operativa de esta función.

Historial del documento:

Accesible también desde la botonera de funciones. Visualiza las diferentes fases por las que ha pasado el documento seleccionado en ese momento.

Seleccionar efectos:

Función que permite realizar una selección de los efectos que estén en la tabla en ese momento, de acuerdo a los criterios que Vd. indique. No confundir con otra función parecida de la botonera inferior izquierda (cargar y seleccionar), cuyo objetivo es cargar y seleccionar documentos en la tabla desde la base de datos y que se detalla más adelante.

Cambio de situación:

• Normal: Permite modificar el estado o situación del documento que haya seleccionado. Vea la descripción de esta misma función que se hace más adelante en la botonera de funciones.

• Masivo: Con esta opción, siempre y cuando se tengan seleccionados en pantalla una serie de efectos de la misma situación, se mostrará la siguiente ventana:

Al pulsar “Aceptar”, todos los elementos seleccionados en la rejilla de cartera pasarán a la situación elegida en el desplegable.

Eliminar:

Función para suprimir de la cartera todos aquellos documentos que por haber sido totalmente cobrados o pagados, no tienen ninguna utilidad. Su eliminación permite disminuir el tamaño de la base de datos y proporciona una mayor rapidez y agilidad en su tratamiento. El programa le ofrece la posibilidad de indicar el tipo de documento a suprimir así como la fecha tope de vencimiento.

Asiento:

Función que visualiza el asiento contable asociado a la creación del efecto seleccionado:

Factura:

Función prácticamente idéntica a la anterior pero referida a la factura origen del documento seleccionado. Proporciona además la información completa relativa al asiento contable y a todos los efectos asociados.

Formato de doble línea:

Pulsando este botón, podrá visualizar la tabla en formato de dos líneas por cada documento. También accesible desde la botonera de funciones.

Enlace con el programa ERP Gextor Gestión Comercial

Incorporación de cobros:

Existen empresas que, por su estructura de negocio, registran los cobros a clientes desde el programa ERP Gextor Gestión Comercial   debiendo   posteriormente obtener listados de estos cobros para contabilizarlos manualmente en el programa ERP Gextor Financiero (contabilidad).

Para agilizar este proceso en la botonera de la pantalla de cartera se ha incorporado en la parte derecha (entre el icono de doble altura de la rejilla y “Nuevo / editar”) un botón con el icono del programa ERP Gextor Gestión Comercial. Al pulsarlo teniendo como cartera de trabajo una cartera de cobros se ofrece la ventana:

Con el filtro “Cobrados desde” se marca el rango temporal de documentos de Gestión Comercial que se quieren registrar en el sistema financiero como cobrados.

Con “Serie” se puede indicar qué series de facturación se van a incorporar. Si se marca la casilla “Todas” no se tendrá en cuenta ninguna delimitación de serie.

Las cajas de texto situadas debajo de este filtro sirven para definir el asiento contable que se realizará como registro del cobro. Se puede establecer la fecha de contabilización, el diario sobre el que se harán los apuntes, la cuenta tesorera usada como contrapartida, el documento, la fecha auxiliar y el concepto contable. Para el apunte a la cuenta tesorera se puede elegir entre hacer un apunte por cada recibo cobrado o uno por el total del importe según se marque la casilla “Un apunte por el total”.

Al pulsar “Aceptar” se localizarán en cartera los documentos seleccionados pasando su estado a “Cobrado” y se hará un asiento de cobro según lo indicado en la pantalla, tomando como cuenta deudora la tesorera y como acreedora las de los clientes. Si el documento localizado ya se encontrara en la situación “Cobrado” este proceso no afectará a su situación en cartera.

Incorporación de pagos:

Si se pulsa el icono “Efectos de gestión” mientras está seleccionada una cartera de pagos en la ventana de cartera se tendrá un comportamiento del programa análogo al explicado en incorporación de cobros.

Comunicación de pagos:

Si se ha introducido el código de una empresa de gestión en la preferencia genérica de cartera “Actualizar cobro / pago de recibos en la empresa de gestión:” y se efectúa un pago desde el programa ERP Gextor Financiero (contabilidad), el programa intenta localizar ese recibo en el programa ERP Gextor Gestión Comercial asignándole una fecha de pago. Esta funcionalidad amplía la ya existente para cobros.

Comunicación de cobros y pagos parciales:

La preferencia genérica “Actualizar cobro / pago de recibos en la empresa de gestión” hace que al cobrar o pagar un documento de cartera se intente localizar su recibo correspondiente en la empresa de gestión indicada en la preferencia para establecer una fecha de cobro / pago.

Si el cobro / pago realizado se efectúa por un importe menor al nominal, el programa contable minora el importe del documento y cambia su estado a cobrado / pagado generando adicionalmente un nuevo documento pendiente con las mismas características que el primero y cuyo importe es la diferencia entre el importe inicial y el cobrado / pagado.

Este comportamiento, ya existente en el módulo de finanzas, se traslada a la comunicación de cobros / pagos   al   módulo   comercial:   Se   cambia   el   estado   del   recibo   a cobrado / pagado   generando adicionalmente un nuevo recibo pendiente con las mismas características que el primero y cuyo importe es la diferencia entre el importe inicial y el cobrado / pagado.

Con todas estas nuevas funcionalidades se asegura la sincronización entre los datos almacenados en la cartera del módulo financiero y la gestión de recibos del programa ERP Gextor Gestión Comercial.

Enlace OLE:

Esta función permite asociar el documento seleccionado con un objeto OLE (hoja de cálculo, documento Word, imagen gráfica, etcétera). Al seleccionarla aparece una ventana con la lista de programas servidores de objetos OLE que tiene Vd. instalado en su sistema. A la salida del programa que haya elegido, el objeto quedará vinculado a ese documento. La próxima vez que Vd. seleccione esta función para dicho documento, aparecerá automáticamente el objeto asociado.

Efectos pendientes de enviar / recibir:

Desde esta opción se gestiona el paso de los efectos pendientes de confirmación a pendientes de cobro o pago.

Su funcionamiento es idéntico al que se explicará más adelante para la gestión de cobros / pagos que contempla el proceso de pasar un efecto pendiente de cobro / pago a cobrado / pagado. Se explica el otro proceso en mayor detalle por ser más común en el trabajo diario de las empresas.

Domiciliaciones:

En esta entrada de menú se lanza un listado que muestra los efectos cargados en pantalla junto con la domiciliación bancaria del tercero con la que están relacionados.

Hasta aquí se ha hablado de la descripción de las funciones disponibles en el botón derecho del ratón. Seguidamente se detallan las funciones de las dos botoneras de la parte inferior de la pantalla.

Botonera de funciones (izquierda):

En la parte inferior izquierda de la pantalla, existe una botonera cuyo objetivo es proporcionar al usuario una serie de utilidades y funciones para completar la gestión de los efectos.

Primero y último:

Permite situarse respectivamente en el primero y en el último efecto de los que estén cargados en la tabla en ese momento.

Cargar y seleccionar efectos:

Esta función permite cargar en la tabla los efectos correspondientes al rango de fechas que Vd. Indique para una cartera determinada.

Historial del documento:

Función que permite visualizar las diferentes fases o estados por los que ha pasado el documento seleccionado en ese momento.

Selección:

Con este botón se invoca a la siguiente ventana de criterios de selección:

Una vez rellenos los diferentes filtros y validados con el botón “Aceptar” se cargan, en la rejilla de documentos, los efectos que cumplen todos los criterios marcados.

Cambiar de situación:

Aunque normalmente la situación o estado de cada efecto se actualiza automáticamente al realizar las funciones de cobrar / pagar, remesar, contabilizar, etcétera, hay ocasiones en las que es necesario modificar este campo manualmente. Tras seleccionar la función, el cursor se situará en la columna “Situación” del efecto correspondiente para que Vd. elija el nuevo estado:

Las siglas PC significan “Pendiente de contabilizar”. El carácter entre paréntesis que se añade a la situación de “remesado” indica el tipo de remesa: Cobro, descuento, ingreso.

Pulsando de nuevo el botón, sale de la función:

Estos dos botones solamente son operativos en el caso de haber realizado una ordenación y / o selección de efectos. Permiten respectivamente, imprimirlos efectos o documentos seleccionados y deshacerla última selección / ordenación realizada, volviendo a la situación inmediata anterior.

Formato de doble línea:

Pulsando este botón, alterna la visualización de la tabla en formato de simple o doble línea por documento:

Botonera de funciones (derecha):

En la parte inferior derecha de la pantalla se encuentra esta botonera que contiene, además de la de “Salir”, dos importantes funciones: Nuevo / editar y cobros o pagos.

Vd. puede modificar cualquiera de los datos del efecto. Los campos de tipo “Desplegable”, disponen de un botón de “Nuevo” por si es necesario definir un nuevo registro.

En la parte central se encuentra el historial del documento con las fechas en las que ha ido cambiando de estado. Vd. puede acceder a actualizar ese historial si así lo desea.

Número factura / importe:

Este campo indica el número de factura / importe total de la (s) factura (s) a la (s) que corresponde el efecto. Pulsando el botón de la derecha podrá visualizar el detalle de la (s) factura (s).

Sólo se permite actualizar esta tabla en los documentos creados directamente por esta misma función.

Información de remesas:

Con este botón se puede visualizar información de la remesa a la que pertenece el efecto sin tener que entrar en la gestión de remesas.

Cobros / pagos:

Esta importante función proporciona al usuario el medio para obtener del programa qué documentos no han sido aún cobrados o pagados, pudiendo realizar de forma simultánea la contabilización y la emisión del documento correspondiente (recibo, talón, etcétera).

Al seleccionarla, en la tabla se muestran sólo aquellos efectos que se encuentren en situación genérica de pendiente de pago / cobro y disponiendo los botones de “Aceptar” y “Cancelar” en la parte inferior:

Vd. debe pulsar sobre los efectos que va a considerar “Pagados” o “Cobrados” y pulsar el botón de “Aceptar” para que el programa actualice el campo “Situación” de cada uno de ellos.

En la parte inferior izquierda, dispone Vd. de dos casillas de verificación:”Contabilizar” y “Emitir documento de cobro / pago”, para indicar si el programa debe realizar estas acciones simultáneamente.

Columna CCC:

En ambas pantallas se incluye un campo con el código de cuenta cliente (C.C.C) de domiciliación bancaria asociada a cada efecto en cartera. Con este dato se puede verificar, antes de la emisión de una remesa, que los datos bancarios de los documentos implicados están en perfecto estado. Este dato es fundamental, sobre todo, a la hora de confeccionar remesas de transferencias.

Se incluye una preferencia de remesas dentro del grupo “Genéricas”:

“Chequear que el efecto tenga un CCC correcto”. Si se elige el valor “Si” para esta opción antes de emitir una remesa de transferencias el programa comprobará que los datos de domiciliación bancaria de los proveedores son correctos. De esta manera se evitan gastos bancarios innecesarios por envío de datos al cobro incorrectos.

También se ha añadido la columna número de cheque para carteras de pagos para poder identificar un documento dentro de su cartera a partir de este dato.

Contabilizar:

Si Vd. ha activado este check, el programa realizará de forma automática los asientos correspondientes a los cobros o pagos.

El programa presentará una pantalla previa donde Vd. deberá indicar el diario, la fecha de contabilización, las cuentas de cargo y de abono y sus correspondientes conceptos.

Se puede establecer un valor de propuesta por defecto para la mayor parte de estos datos mediante preferencias.

Tras dar la conformidad, comenzará el proceso de contabilización.

Emitir documento de cobro / pago:

Si Vd. desea imprimir un documento correspondiente a cada uno de los pagos o cobros (talones, pagarés, recibos, etcétera), deberá activar esta casilla. El programa solicitará, en una ventana previa, el modelo de impreso al que se deben adaptar los cobros o pagos realizados.

Vd. puede seleccionar modelos de impresos definidos por medio del diseñador de documentos del programa ERP Gextor Financiero (contabilidad), o bien definidos a través de Microsoft Word. Una vez elegido el impreso a utilizar, comenzará la emisión de esos documentos.

El programa imprime en principio un documento por cada efecto pagado o cobrado, es decir, que si un mismo cliente ha pagado varios efectos, se obtendrá un recibo por cada uno de ellos. Si en casos como éste, Vd. desea emitir un único documento con el total de todos los efectos de cada cliente o proveedor, deberá activar el check de “Unificar pagos / cobros por cuenta”.

Actualización de cobros en gestión comercial:

Entre las preferencias genéricas de cartera existe una de especial importancia: “Actualizar cobro de recibos en la empresa de gestión”. En la preferencia se introducirá el código de una empresa de gestión existente.

Lo que se logra rellenando esta preferencia es que en los recibos de la empresa de gestión comercial señalada se rellene el campo de fecha de cobro automáticamente cuando el efecto correspondiente en contabilidad es cobrado desde cualquiera de los métodos de cobro existente en la Gestión financiera: Asientos de cobro (tipo CO), cobros desde gestión de cartera o remesas.

Bloqueo y desbloqueo de efectos:

De manera similar a como se vio en el apartado de ficheros dentro de la opción de Plan Contable se pueden bloquear efectos de un determinado tercero.

Esta opción es mucho menos restrictiva que la que se contempló en aquel apartado y cubre el caso de no querer pagar un determinado efecto a algún proveedor (debido a que no se está de acuerdo con la cantidad o calidad del servicio).

La forma de gestionar el bloqueo y desbloqueo de un determinado efecto de pago es la siguiente:

• Se realiza una selección de efectos en pantalla que incluya el efecto que se quiere bloquear / desbloquear.

• Se hace clic con el botón derecho del ratón y dentro del menú contextual se elige la acción a realizar: Bloquear o desbloquear. Según la opción que se escoja se variará el estado del efecto.

Los efectos bloqueados aparecerán marcados en rojo en el programa.

Resultados de bloquear un efecto:

Cuando un efecto es bloqueado en el programa se comporta de manera especial al realizar ciertas acciones:

• Cuando se eligen efectos para constituir una remesa de pagos no aparecerán entre los candidatos a formar parte de ella aquellos que estén bloqueados.

• Si se va a emitir o contabilizar una remesa de pagos se chequeará previamente que ésta no contenga efectos bloqueados.

• Si se va a pagar desde la ventana de cartera previamente se comprobará que en la pantalla no se encuentre seleccionado un efecto bloqueado.

Permisos:

Al tratarse de una opción de programa que requiere un cierto nivel de responsabilidad, (denegar un pago a un proveedor), los permisos a usuarios se darán en el programa ERP Gextor Financiero (contabilidad) en el administrador, en la opción de gestión de cartera dentro de tesorería, “Bloqueo / desbloqueo de efectos”.

Si un usuario no tiene permiso para bloquear o desbloquear efectos las opciones de menú contextual de bloquear / desbloquear no aparecerán.

Reclasificación de efectos:

Una práctica contable bastante habitual consiste en reclasificar la deuda de clientes o con proveedores asociada a documentos en cartera a cuentas de efectos comerciales en cartera (4310-4010) una vez supervisada la validez de estos documentos para ser enviados al cobro o a pago.

A continuación se detalla cómo poder seguir este método con el programa ERP Gextor Financiero (contabilidad).

Previamente hay que asegurarse de que los tipos de documento con los que se desea trabajar tienen la marca “Necesita aprobación” con el valor “S”. De esta manera, al crear un documento con este tipo de documento su status inicial será “Pendiente de recibir” en lugar de “Pendiente de cobro” para clientes y “Pendiente de conformar” en vez de “Pendiente de pago” para proveedores.

A continuación, los efectos que se encuentren en estos estados serán clasificados como aptos para ser enviados al cobro o pago por un usuario responsable y que cuente con los permisos correspondientes.

La manera de hacerlo es entrar en la pantalla de “Gestión de cartera” y usando el menú contextual (botón derecho del ratón) elegir la opción “Efectos pendientes de recibir” (si se está trabajando con una cartera de pagos el literal es “Efectos pendientes de conformar”).

En la ventana aparecen los efectos con estado “Pendiente de recibir” (o pendiente de conformar) clasificados en la cartera en curso. El usuario seleccionará los que considere adecuados como listos para proceder a su cobro (o pago) haciendo clic con el ratón sobre ellos. Al finalizar se pulsa el botón “Aceptar”.

En pantalla aparece una ventana para contabilizar este cambio de situación:

Eligiendo las cuentas adecuadas se registrará contablemente la reclasificación de la cartera elegida. El funcionamiento de esta pantalla es similar a otras pantallas de contabilización automática del programa. La configuración de la propuesta inicial de datos así como de los apuntes realizados se hace mediante preferencias que se explicarán más adelante.

Al pulsar “Aceptar”, el programa ERP Gextor Financiero (contabilidad) cambiará automáticamente la situación de los efectos elegidos de “Pendiente de recibir” a “Pendiente de cobro” (“Pendiente de conformar” a “Pendiente de pago”) y realizará los apuntes especificados.

Tras la reclasificación, el usuario encargado de enviar al banco los efectos comerciales al cobro (o pago) los tiene listos para ser escogidos en la pantalla de remesas los efectos reclasificados por el usuario aprobador.

Ejemplo.

Sea un efecto de 100 € a pagar al proveedor 40000001. Pasará por las siguientes fases:

Se crea en programa ERP Gextor Financiero (contabilidad):

Estado: “Pendiente de conformar”.

El usuario aprobador los considera apto para el pago.

Estado: “Pendiente de pago”.

El usuario que confecciona remesas lo mete en una remesa y lo envía al banco.

Estado: “Remesa de transferencias” (por ejemplo).

El banco confirma que el pago se ha realizado. Estado:  “Pagado”.

Preferencias:

Para la nueva opción de reclasificación de efectos se introducen dos nuevos grupos de preferencias de configuración de apuntes dentro del epígrafe “Cartera”: “Paso de efectos a cobro” y “Paso de efectos a pago”. Estas preferencias afectan al actual proceso de contabilización que se activa con las opciones “Efectos pendientes de recibir” y “Efectos pendientes de conformar” que se encuentran en la pantalla de gestión de cartera.

Sus apartados y opciones son: Paso de efectos a cobro.

• Apunte a la cuenta de cargo.

–   Cuenta contable.

o   Fija 4310.

o   Editar.

o   Raíz.

–  Número documento.

• Número de documento del efecto.

• Ninguno.

• Editar.

• Numerador correlativo.

–  Código de concepto.

• Fijo.

• Ninguno.

–  Concepto.

• Ninguno.

• Editar.

• Titulo cuenta + número factura.

–  Fecha 2.

• Vencimiento del efecto.

• Ninguna.

–  Hacer un apunte por.

• Cada efecto.

• El total de la cartera.

• Apunte a la cuenta de abono.

–  Número documento.

o  Número de documento del efecto.

o  Ninguno.

o  Editar.

o  Numerador correlativo.

–  Código de concepto.

o  Fijo.

o  Ninguno.

–  Concepto.

o  Ninguno.

o  Editar.

o  El número de factura.

o Titulo cuenta + número factura.

– Fecha 2.

o Vencimiento del efecto.

o Ninguna.

–         Hacer un apunte por:

o Cada efecto.

o El total de la cartera.

Nota: En la cuenta de abono no hay preferencia de cuenta, es siempre la del cliente.

Paso de efectos a pago.

• Apunte a la cuenta de cargo.

–         Número documento.

o Número de documento del efecto.

o Ninguno.

o Editar.

o Numerador correlativo.

–   Código de concepto.

o Fijo.

o Ninguno.

– Concepto.

o Ninguno.

o Editar.

o El número de factura.

o Titulo cuenta + número factura.

– Fecha 2.

o Vencimiento del efecto.

o Ninguna.

– Hacer un apunte por.

o Cada efecto.

o El total de la cartera.

Importante:En la cuenta de cargo no hay cuenta, es la del proveedor.

• Apunte a la cuenta de abono.

– Cuenta Contable.

o Fija 4010.

o Editar.

o Raíz.

– Número documento.

o Número de documento del efecto.

o Ninguno.

o Editar.

o Numerador correlativo.

– Código de concepto.

o Fijo.

o Ninguno.

– Concepto.

o Ninguno.

o Editar.

o Titulo cuenta + número factura.

– Fecha 2.

o Vencimiento del efecto.

o Ninguna.

– Hacer un apunte por.

o Cada efecto.

o El total de la cartera.

Si en cuenta se elige la opción “Raíz”, el programa hace un apunte a una cuenta resultante de añadir a los dígitos que se escriban esta preferencia el resto de dígitos a partir de la última posición que tenga la cuenta de tercero del efecto que se está tratando.

Por ejemplo, si la raíz es 431 y el cliente es el 43000455 se hará un apunte a la cuenta 43100455. Si la cuenta no existe, se creará una nueva cuya descripción será la misma que la cuenta de cliente de la que procede. Si, adicionalmente, la cuenta resultante tiene una raíz de tercero, se crearán los datos de tercero idénticos a los de la cuenta origen.

Es importante que las preferencias que rigen todos los procesos explicados anteriormente se configuren correctamente para asegurar la lógica interna contable del ciclo.

Para asegurar esta coherencia el programa permite en todas las preferencias que hacen referencia a la cuenta del cliente elegir la nueva opción “Raíz”. Los apartados implicados son:

Preferencias de cartera.

Contabilización de cobros:

– Apunte a la cuenta de abono.

– Cuenta contable.

Contabilización de pagos:

– Apunte a la cuenta de cargo.

– Cuenta contable.

Remesas:

Contabilización de cobros:

– Apunte a la cuenta de abono.

– Cuenta contable.

Contabilización de pagos:

– Apunte a la cuenta de cargo.

– Cuenta contable.

Preferencias de descuento comercial de efectos:

Efectos comerciales descontados:

– Cuenta contable.

Efectos comerciales en cartera:

– Cuenta contable.

Cobro del efecto (abono):

– Cuenta contable.

Importante:

Una vez elegido este método de trabajo hay que seguir este circuito de contabilización para trabajar con la cartera. Es decir, hay que usar los procesos automáticos de contabilización para cambiar el estado de los efectos. Si se hace un apunte de cobro o pago (CO o PA) desde el diario para reconocer un cobro usando la cuenta de efectos comerciales en cartera pueden suceder dos cosas:

• La raíz de efectos comerciales no está definida como raíz de terceros y por lo tanto los tipos de apuntes CO y PA no se consideran válidos: No se puede realizar el cobro.

• La raíz de efectos comerciales está definida como raíz de terceros. Al hacer el apunte tipo CO o PA, programa ERP Gextor Financiero (contabilidad), muestra la pantalla con los efectos pendientes de la cuenta del apunte: no saldrán efectos ya que los efectos están asociados a la cuenta del cliente. En este caso se pueden intentar localizar los efectos manualmente pero si el volumen de datos es alto puede ser un proceso tedioso.

Listados de la cartera:

Pulsando sobre el botón de la impresora de la botonera superior, se accede a esta función que permite al usuario la obtención de los listados de la cartera.

Aparece una ventana de petición de datos previos mediante los cuales puede Vd. filtrar y seleccionar los efectos que desea listar.

Listado de la cartera actual:

Si elige esta opción, el listado que obtenga se referirá exclusivamente a los efectos  de  la cartera  que  esté  seleccionada  en  ese  momento.  Las condiciones que deben cumplir los efectos del listado (rango de fechas, situación, ordenación, etcétera), puede Vd. indicarlas a través de los diferentes campos de la ventana.

Es posible, para empresas grupo, el sacar de una sola vez la cartera de las empresas que la constituyen mediante el botón “Empresas”. Cuando en el recuadro “Límites” ,en el desplegable de “Cartera”, se ha seleccionado “Todos” se habilita la casilla de verificación “Agrupando”. Si se marca, el listado resultante aparecerá agrupado por cartera y ofreciendo resultados totales por cartera.

Previsión de cobros y pagos:

Si elige esta opción, puede obtener informes en los que aparezcan efectos procedentes de carteras diferentes. Resulta especialmente útil para la confección de informes relativos a previsiones de pago y cobro, para lo que deben aparecer efectos de los dos tipos en un único listado.

El formato del listado contendrá 2 columnas: una para efectos a cobrar y otra para efectos a pagar.

El programa presenta en la parte inferior de la ventana, las carteras existentes de ambos tipos, dándole opción a que Vd. seleccione las que deben incorporarse a cada columna. También puede modificar el título de cada una de ellas.

Al pulsar el botón de “Aceptar”, aparecerá el listado solicitado:

Consolidación de efectos:

El principal cometido de esta opción es el de agrupar o consolidar en un único documento los efectos de una o varias cuentas independientemente de la naturaleza de éstas.

Además, permite dividir un efecto en cartera en dos, de forma que se pueda gestionar su pago / cobro de la manera que el usuario desee.

De esta manera, se redefine la composición de los efectos en cartera a partir de los documentos ya existentes de la manera que mejor se adapte a las necesidades del usuario.

La ventana de consolidación dispone de 3 partes diferenciadas:

Tipo de selección:

En la parte superior de la pantalla se encuentra el panel de selección donde se indica al programa el criterio de elección de los efectos. Existen 4 posibilidades:

NIF:

Permite seleccionar aquellos efectos que tengan como NIF el introducido en la casilla a la derecha del desplegable. De forma automática, se escriben junto a este dato las cuentas de terceros con ese NIF.

Cuentas:

Filtra los efectos en cartera mostrando los de las cuentas definidas por el usuario en la casilla contigua.

Grupo:

Utilizando el campo introducido en el maestro de cuentas en las fichas de tercero, selecciona los efectos de las cuentas cuyo grupo coincida con el editado en la casilla de la derecha.

Liquidación:

Se llama liquidación a un conjunto de cuentas (normalmente de cliente y proveedor) que se utiliza habitualmente para “Consolidar efectos”.

Esta agrupación de cuentas, puede ser grabada y utilizada tantas veces como se quiera, a través de la gestión de liquidaciones a la que se accede a través del botón, situado a la derecha del desplegable.

En esta ventana, se podrán crear tantas liquidaciones como se quiera indicando, únicamente al programa, el nombre de la liquidación y las cuentas contables que contiene.

Importante:

Dos liquidaciones pueden compartir cuentas, por lo que el sistema permitirá asociar una cuenta a más de una liquidación. En caso de que se desee imprimir estas agrupaciones de cuentas, desde el botón de “Imprimir‟ se accede a un listado donde aparece dicha información.

Una vez elegido el tipo de selección a realizar, bastará con pulsar el botón    de “Carga de efectos” para que se visualicen en pantalla los efectos asociados a las cuentas indicadas.

Evidentemente, los efectos que aquí se cargan son únicamente los que tengan situación “Pendiente”, pues el resto no pueden ser tratados por esta utilidad.

Visualización y selección de efectos a gestionar:

En la parte central de la pantalla, se visualizará la relación de efectos seleccionados anteriormente, agrupándolos por naturaleza (arriba efectos de pago y abajo efectos de cobro), y ordenándolos por fecha de vencimiento y número de cuenta.

Basta con seleccionar los efectos que se quieren tratar para que el sistema los recoja y los gestione de la forma adecuada.

La diferencia entre los efectos de pago y de cobro se muestra en pantalla informando al usuario del importe de la liquidación.

Como en el resto de las presentaciones de datos del programa ERP Gextor Financiero (contabilidad), la información puede filtrarse / ordenarse a través de la selección de columnas.

Para deshacer los filtros, bastará con pulsar en el botón que aparece en la parte inferior izquierda de cada tabla de efectos.

Gestión de la información:

Una vez filtrada la información y seleccionados los efectos con los que se va a operar sólo falta realizar la consolidación / liquidación o división de los efectos.

Liquidación:

La liquidación de efectos consiste en la generación de un nuevo efecto por el importe que aparece en pantalla en la casilla “Resultado”.

Este efecto será de pago, si el importe es positivo, y de cobro si es negativo, y se incorporará a nuestra cartera de efectos como un efecto más. Al pulsar el botón de “Liquidación”, se mostrará una pantalla donde se completarán los datos que se asociarán al efecto, en el momento de su grabación.

Adicionalmente,   se   puede   contabilizar   la   operación   de   liquidación   marcando   la   casilla   de “Contabilizar” indicando la fecha y diario donde realizar los apuntes.

Contablemente realizarán los siguientes apuntes:

• 1 apunte con tipo PA, por cada efecto de pago que se consolide.

• 1 apunte con tipo CO, por cada efecto de cobro que se consolide.

• 1 apunte por el valor del efecto consolidado. Su tipo será CA, y estará enlazado al nuevo efecto generado.

Respecto a la información de cartera, los efectos seleccionados se cambiarán al estado pagado / cobrado, y el nuevo efecto se creará con situación “Pendiente de pago / cobro” dependiendo de la naturaleza de la operación.

División de efectos:

Otra de las utilidades de esta opción de menú, es la posibilidad de dividir efectos en dos. Su funcionamiento es el siguiente:

• Elegir el efecto a dividir. Este puede ser tanto de pago como de cobro. Sólo se puede elegir un efecto.

• Pulsar el botón de “Dividir efectos”.

• Indicar cuál va a ser el importe del nuevo efecto. El valor que se indique será el del nuevo efecto que se cree, modificando el importe del efecto ya existente al valor que resulte de restar al importe original el importe del nuevo efecto.

• Modificar los datos del nuevo efecto.

• Si se desea, los datos relativos al efecto (cartera, forma de pago, etcétera), podrán modificarse por parte del usuario.

• Aceptar la operación.

Contablemente, esta opción no genera ningún apunte, limitándose, por tanto, a desdoblar en cartera el efecto original en dos.

Remesas:

Opción que permite realizar la gestión completa de las remesas bancarias confeccionadas a partir de los efectos memorizados en las diferentes carteras. Dispone de las funciones necesarias para crear, imprimir, generar el soporte magnético y contabilizar una remesa.

La pantalla de trabajo se divide en tres zonas: en la parte superior se sitúan los datos identificativos de la remesa, en la parte media la relación de efectos que la componen y en la parte inferior dos botoneras cuyas funciones se detallan más adelante.

El primer campo que se solicita en la ventana es el número de remesa. Si Vd. desea confeccionar una nueva remesa, deberá introducir un número que no haya utilizado (normalmente el siguiente al último, que es el que propone por defecto el sistema). Dispone de las teclas F2 y F3 para visualizar las remesas ya creadas.

Si Vd. selecciona el número de una remesa ya existente, el programa presentará en pantalla todos sus datos y podrá entonces realizar con ella las funciones que desee: modificarla, contabilizarla, generar su soporte magnético, etcétera.

El campo fecha de creación recoge la fecha del sistema en el momento de crear la remesa.

Cuando se confecciona una remesa, antes de seleccionar los efectos que la componen, hay que indicar el tipo de remesa y la cartera de procedencia de esos documentos. Todo ello se realiza a través de los campos que el programa solicita en la parte superior de la pantalla.

Tipo de remesa:

El usuario puede escoger entre los siguientes:

• Cobros: Utilizada para cobrar por medio de un fichero en soporte magnético.

• Ingresos: La forma de cobro es un ingreso bancario.

• Efectos al descuento.

• Transferencias: Se comunican al banco los importes y destinatarios mediante un fichero.

• Cheques y pagarés: Se imprimen en la propio programa los cheques o pagarés utilizados para los pagos.

Banco:

Seleccione el banco donde va a gestionar la remesa. Debe haberlo definido previamente a través de la opción “Fichero de cuentas bancarias” en el menú de ficheros.

Fecha de contabilización y fecha de emisión:

Estos campos se cumplimentan de forma automática en el momento de realizar la correspondiente función.

Cartera:

Seleccione la cartera donde se encuentran los efectos que van a componer la remesa. Pulsando sobre el botón del desplegable, aparecerá la lista de todas las definidas.

Hasta fecha de vencimiento:

Ahora para poder sacar este filtro, usted deberá mediante F5 sacar el listado que puede limitar este rango de efectos a visualizar.

Otra forma de sacar los listados con vencimientos, sería dar al botón derecho en la columna de fecha de vencimiento y poniendo la fecha límite aparecerán los efectos que cumplan las condiciones para proceder a sacar la remesa o remesas seleccionadas.

A través de estos campos puede Vd. limitar el rango de los efectos a visualizar en la tabla inferior y en la cual deberá seleccionar los que forman parte de esa remesa.

Una vez introducidos estos datos, pulse el botón de “Seleccionar”. En la tabla inferior aparecerán todos los efectos que cumplan las condiciones que Vd. ha fijado para que proceda a seleccionar los de la remesa.

Importante comentar que si desde el maestro de cuentas donde está la posibilidad de marcar el check de no enviar ccc en norma 58 desde datos comerciales. Si alguno de los clientes de la remesa va marcado, entonces saldrá la pantalla que se muestra a continuación.

Cómo seleccionar los efectos de una remesa:

Los efectos o documentos que van a formar parte de la remesa deberá “Marcarlos” pulsando con el puntero del ratón sobre cualquiera de los campos de la línea correspondiente.

Simultáneamente en “Efectos seleccionados” aparece el número de documentos preseleccionados para formar parte de la remesa así como el importe total de estos efectos.

Para finalizar, pulse el botón de “Crear” de la botonera inferior derecha.

Dependiendo del tipo de remesa, el programa puede presentar y solicitar diferentes datos según se detalla a continuación.

Antes de sacar la información relativa a las remesas seleccionadas, sale este mensaje, por si se quiere minimizar la pantalla.

En la pantalla de remesas se incluye la posibilidad de escoger el banco de emisión de una remesa en función de los gastos bancarios asociados a la misma. Al pulsar el botón “Seleccionar” aparece la pregunta “¿Desea minimizar los gastos bancarios?”. Si se responde “No”, el programa funciona como lo ha venido haciendo hasta ahora: Muestra en pantalla los efectos pendientes con fecha de vencimiento dentro de los límites marcados por las preferencias.

Si la respuesta es afirmativa el programa, en función de las comisiones que se han indicado al programa en la ventana de bancos para cada banco propio, el programa rellena la siguiente pantalla:

En la ventana aparecen todos los efectos remesables para el tipo de remesa elegido en la pantalla anterior.

La columna importe indica el valor del efecto, la columna “Gastos” marca el importe de las comisiones asociadas al envío de ese efecto a través del banco.

Seleccionado en el desplegable “Banco”. En “Total” se refleja el impacto que tendrá la emisión del efecto en la cuenta bancaria con la que se está trabajando.

En el caso de estar trabajando con cobros el saldo de la cuenta se incrementará en el valor del documento menos los gastos asociados. Para pagos el saldo disminuirá en un importe igual a la suma del importe del efecto y los gastos.

Los pies de las columnas de importe de la tabla recogen la suma de importes de las columnas respectivas de las filas seleccionadas.

En las casillas gastos fijos se informa, en función de los parámetros de cálculo introducidos para el banco elegido, de los gastos de la remesa que se producen con independencia del número de efectos elegidos, se producen por el simple hecho de emitir la remesa. En la casilla adjunta se comunica la variación del saldo en cuenta al procesar la remesa una vez deducidos los gastos asociados a efectos y los gastos fijos.

En la parte superior de la ventana se informa del saldo actual de la cuenta del banco y del saldo que tendría la cuenta si se hace efectiva una remesa con los efectos seleccionados.

Si se cambia de banco usando el desplegable “Banco” el programa selecciona automáticamente los efectos cuyos gastos son mínimos para ese banco.

La casilla de verificación “Incluir efectos para diferencias menores a” permite un rango de tolerancia en la comisión individual de los efectos para ser incluido en la selección por defecto al escoger un banco.

Ejemplo:

Se marca la casilla de admisión de un rango de tolerancia y se escribe en el margen admitido 0,10 €.

Al marcar el banco 1, se marcarán los dos efectos como óptimos para usar este banco si se desea remesarlos. Si se marca el banco 2 se marcará el documento B ya que, aunque la comisión en este banco no es la mínima posible, se sitúa dentro de lo admisible.

Al pulsar “Aceptar” se creará automáticamente una nueva remesa con los efectos seleccionados a procesar en el banco elegido en el desplegable. En la pantalla de remesas se visualiza la remesa creada.

En la parte inferior izquierda de la tabla de efectos aparece una nueva fuente de información: “Gastos”. En esta casilla se informa el importe total de los gastos bancarios de la remesa en el momento de su creación.

Si se pulsa el botón adjunto al importe de los gastos aparece la siguiente ventana:

Aquí se muestran los gastos de remesa asociados a los bancos usados por la empresa para los efectos de la remesa visualizada. Además se muestra cómo variaría el saldo de esas cuentas si se emitiera la remesa por ellas.

Si la remesa aún no ha sido contabilizada ni emitida y se decide cambiar el banco (para evitar problemas de liquidez en una cuenta, por ejemplo) se puede seleccionar en esta pantalla el banco que se desee y pulsando el botón “Aceptar” quedará la remesa asociada al nuevo banco.

Remesas de efectos a cobrar:

Tipo “Remesa al cobro”

Basta con seleccionar los efectos según se ha detallado en el párrafo anterior.

Tipo “Ingreso bancario”

Normalmente aplicable a documentos de cobro al contado, como talones, cheques, etcétera. En este caso, tras seleccionar los documentos y pulsar “Crear remesa”, el programa solicita en otra ventana una serie de datos complementarios para cada documento:

Los datos que el programa solicita son los relativos a la “Entidad librada”, y tienen carácter obligatorio.

Tipo “Efectos al descuento”

En la parte inferior de la tabla, el programa informa también sobre el importe disponible de la línea de descuento y la distribución del riesgo según el vencimiento de los efectos seleccionados:

Tipo “Factoring sin recurso / factoring con recurso”

Esta particularidad de remesa trata efectos al cobro.

Los efectos tratados tanto para factoring sin recurso, como factoring con recurso, son efectos no vencidos.

La diferencia entre los dos sistemas depende de lo fiable que pueda ser el cliente.

Sin recurso, se perdería la retención que se queda el banco antes de que pague el cliente. Sin embargo, las retenciones que nos hace el banco son mayores para factoring con recurso que para factoring sin recurso.

En la pantalla de remesas se introducen dos nuevos elementos en el desplegable de tipos de remesas: Factoring sin recurso y factoring con recurso. El primero de ellos tiene la ventaja de que la entidad  financiera con la que se contrata el factoring asuma el posible riesgo por impago de la  factura.

Consecuentemente, las condiciones financieras de este instrumento financiero son menos favorables para el que las contrata que las que se aplican en el caso del factoring con recurso.

La selección de los efectos que constituyen la remesa se realiza de igual forma que para otra remesa de cobros cualquiera, con la salvedad que no se mostrarán en la pantalla de selección efectos vencidos (el factor no nos los aceptaría).

Al contabilizar los efectos en factoring pasan a una nueva situación denominada “Cobro cedido”.

Al hacer una operación de factoring es habitual que el factor retenga parte del importe de los documentos transferidos. Para ello, en la pantalla de bancos existe en el cuadro de comisiones de la pestañas de remesas de factoring el concepto “Retención (%)” para introducir el porcentaje retenido.

Los intereses cobrados por el factor por el importe adelantado se introducen en el cuadro “Intereses” de los gastos bancarios de factoring.

Aparte de estos dos importantes elementos de los gastos financieros existen otros que se detallan en la parte de este manual dedicada a la ventana de bancos.

Al igual que en el resto de tipos de remesas se crean preferencias específicas para su contabilización:

Factoring sin recurso:

El programa, al actualizar la versión, crea unos nuevos grupos de preferencias para este tipo de remesa dando por defecto los siguientes valores para las cuentas típicas implicadas en la contabilización de las diferentes etapas de una remesa de factoring sin recurso:

Las preferencias con respecto al factoring se pueden visualizar mediante el icono de preferencias o pulsando la tecla F9.

El factoring consiste en la cesión de los derechos de cobro de los documentos de venta de una empresa a una entidad financiera (factor) para conseguir liquidez. La entidad adelanta el importe de los efectos a cobrar a la empresa antes de su vencimiento a cambio de unos intereses y unos gastos de tramitación.

El usuario  posteriormente  puede adecuar estos valores a su plan contable y criterios de  contabilización.

Todos los apuntes del asiento permiten la configuración de:

• Cuenta Contable.

o        Fija (La indicada más arriba).

o        Editar.

o        Raíz (sólo la marcada con asterisco *).

• Número documento.

o        Número de documento del efecto.

o        Ninguno.

o        Editar.

o        Numerador correlativo.

• Código de concepto.

o        Fijo.

o        Ninguno.

• Concepto.

o        Ninguno.

o        Editar.

o        Titulo cuenta + número factura.

• Fecha 2.

o        Vencimiento del efecto.

o        Ninguna.

Además los apuntes de “Efectos en cartera”, “Retención” y “Pérdidas por incobrables” permiten, dentro del asiento elegir si se desea hacer un apunte por cada efecto o bien un único apunte por el total de la cartera seleccionada.

Factoring con recurso:

En este caso, la propuesta para las cuentas involucradas es:

De manera similar al factoring sin recurso los apuntes a estas cuentas son configurables disponiéndose de las siguientes opciones:

• Cuenta contable.

• Fija (La indicada más arriba).
• Editar.
• Raíz (sólo la marcada con asterisco *).

• Número documento.

• Número de documento del efecto.
• Ninguno.
• Editar.
• Numerador correlativo.

• Código de concepto.

• Fijo.
• Ninguno.

• Concepto

• Ninguno.
• Editar.
• Titulo cuenta + número factura.

• Fecha 2.

• Vencimiento del efecto.
• Ninguna.

Existe la posibilidad de elegir entre hacer un apunte por cada efecto o por el total de la cartera en los apartados de “Efectos comerciales en cartera”, “Retenciones”, “Clientes en factoring”, “Deudas a corto plazo” y “Efectos impagados”.

Todos los apuntes se hacen por el importe del efecto (o la suma de todos los seleccionados si así se ha marcado) con la salvedad de:

Retención = Importe del efecto * % de retención.

Intereses = (importe del efecto – retención) * % de interés.

Gastos = % o fijo, según banco.

Tesorería = Importe del efecto – retención – intereses – gastos.

Procedimiento:

Al pulsar el botón “Crear” en la pantalla de remesas los efectos seleccionados quedan en nuevo estado “Remesado FSR” (factoring sin recurso) o “Remesado FCR” (factoring con recurso) según corresponda.

Al contabilizar una remesa de factoring sus efectos quedan con el status “Cobro cedido”.

Puesto que tras el intento de cobro por parte del factor puede ocurrir que el efecto se cobre o no, se crea un proceso específico para la contabilización cada posibilidad. Una vez recibido por parte de la entidad financiera el informe del estado de cobro de los efectos, se seleccionan dentro de la remesa los que hayan terminado el proceso con el mismo resultado (basta hacer clic sobre ellos al visualizar la remesa) y pulsando el botón derecho del ratón se escoge la opción que defina su nuevo estado:

Cobros: Marca como cobrados los efectos seleccionados haciendo el asiento correspondiente.

Impagados: Marca como dudoso cobro los efectos seleccionados haciendo el asiento conveniente.

Ejemplo:

Sea una factura de 116.000,00 € enviada a factoring. La retención bancaria es el 15 % de su valor nominal; los intereses constituyen el 1,75 % sobre el importe recibido y la existe una comisión del 0,25 % sobre lo recibido.

Se ve a continuación cómo serían los asientos realizados en las dos modalidades de factoring contempladas en programa ERP Gextor Financiero (contabilidad):

Factoring sin recurso:

Contabilizar remesa:

Liquidación con resultado de cobro:

Liquidación con resultado de impago:

Factoring con recurso.

Contabilizar remesa:

Liquidación con resultado de cobro:

Liquidación con resultado de impago:

Si el efecto es finalmente cobrado tendrá el status “Cobrado”. En caso contrario su status será “Dudoso cobro”.

Soporte magnético:

Al igual que en otros tipos de remesas, existe la posibilidad de comunicar a la entidad financiera que se tome como factor el detalle de los documentos a cobrar en forma de archivo electrónico de texto.

Para ello basta con pulsar, dentro de la ventana de remesas, el botón “Soporte magnético” para que aparezca la pantalla:

Una vez correctamente rellenos los campos solicitados basta pulsar el botón “Aceptar” para que se cree el archivo de comunicación en la ubicación establecida en el campo “Fichero”.

Remesas de efectos a pagar:

Tipo “Transferencias”.

La selección de los efectos no tiene ninguna particularidad y se realiza como cualquier otra remesa. Se trata de suministrar al banco una relación en listado o en soporte magnético, de efectos a pagar para que realice las transferencias correspondientes.

Tipo “Cheques y pagarés”.

En este caso no se trata propiamente de una remesa bancaria, sino de hacer una relación de documentos a pagar. Una vez creada esta “remesa”, Vd. podrá acceder a ella para proceder a su emisión, adaptándola a cualquier modelo de talón, cheque o pagaré que Vd. tenga definido. Vea la función “Emitir remesa” de la botonera de funciones que se explica a continuación.

Las preferencias de contabilización de remesas al descuento estaban estructuradas de tal manera que los apuntes correspondientes a la cancelación de la deuda del cliente se construían utilizando las mismas preferencias que se usaban para el mismo fin para el resto de remesas de cobros.

Puesto que existen criterios contables que asignan distintas cuentas contables a estos dos procesos, se ha decidido ofrecer la posibilidad de tener dos grupos de preferencias diferenciadas para  la cancelación de deuda: una para las remesas al descuento y otra para el resto de remesas de cobros.

La estructura de las preferencias de remesas queda como sigue:

Contabilización de cobros.

Apunte a la cuenta de cargo.

Apunte a la cuenta de abono.

* Los valores de las preferencias de cancelación de la deuda que se usaban en las versiones anteriores a la 5 quedan recogidos en este apartado.

Remesas al descuento.

Servicios bancarios                               (626-D) (Nuevo grupo)

Intereses                                              (664-D) (Nuevo grupo)

Tesorería                                             (57-D)

(Se tomaba de Cont. Cobros: Apte. Cta. Cargo)

Efectos comerciales descontados         (4311-D)

(Ant. Cont. Cobros: Apte. Cta. Cargo)

Efectos en cartera                               (4310-H)

(Ant. Cont. Cobros: Apte Cta. Abono 1er Ast)

Deudas por descuento                .        (5208-H)

(Ant. Cont. Cobros: Apte. Cta. Abono 2º Asto.)

Efectos en cartera (vencidos)         (4310-H)

(Ant. Cont. Cobros: Apte Cta. Abono 1er Ast)

Deudas por descuento (vencidos)     (5208-H)

(Ant. Cont. Cobros: Apte. Cta. Abono 2º Asto.)

(Antigua “Cobro y contabilización de efectos vencidos”)

Efectos impagados                             (4315 – D)

Gastos financieros                               (669 – D)

* Entre paréntesis se indican los valores por defecto que dará el programa para las cuentas contables donde se contabilizarán los conceptos señalados así como la naturaleza (debe o haber) que tendrán en el asiento final.

Factoring sin recurso:

Tesorería.

Efectos en cartera.

Retención.

Servicios bancarios.

Intereses.

Pérdidas por incobrables.

Factoring con recurso.

Tesorería.

Efectos en cartera.

Retención.

Servicios bancarios.

Intereses.

Efectos en factoring deudas a corto plazo efectos impagados.

Contabilización de pagos (no varía).

Apunte a la cuenta de cargo.

Apunte a la cuenta de abono.

Cheques (no varía).

Todas las entradas de contabilización de apuntes tienen las preferencias:

• Cuenta Contable.

o         Fija (la indicada más arriba).

o        Editar.

o        Raíz (sólo las marcadas con asterisco *).

• Número documento.

o        Número de documento del efecto.

o        Ninguno.

o        Editar.

o        Numerador correlativo.

• Código de concepto.

o        Fijo.

o        Ninguno.

• Concepto.

o        Ninguno.

o        Editar.

o        Titulo cuenta. + número factura.

• Fecha 2.

o        Vencimiento del efecto.

o        Ninguna.

• Hacer un apunte por (no presente en servicios bancarios, intereses y gastos financieros).

o        Cada efecto.

o        El total de la cartera.

Botón derecho.

El botón derecho del ratón ofrece una serie de funciones que puede Vd. realizar con la remesa y sus efectos:

Suprimir:

Función que permite eliminar de la remesa el efecto seleccionado y devolverlo a la cartera de procedencia.

Suprimiendo todos sus efectos, la remesa queda eliminada.

Primer y último documento:

Permite situarse respectivamente en el primero y en el último de los efectos que haya en ese momento en la tabla.

Historial del documento:

Función que permite visualizar las diferentes fases o estados por los que ha pasado el documento seleccionado en ese momento. También accesible desde la botonera izquierda de funciones.

Doble línea:

Pulsando este botón, alterna la visualización de la tabla en formato de simple o doble línea por documento. También disponible en la botonera izquierda de funciones.

Enlace OLÉ:

Esta función permite asociar el documento seleccionado con un objeto OLÉ (hoja de cálculo, documento de Word, imagen gráfica, etcétera). Accesible también desde la botonera izquierda de funciones.

Efectos vencidos:

Permite cambiar la situación de los efectos “Remesados al descuento” a “cobrados” y seguidamente contabilizarlos. También accesible desde la botonera de funciones.

Impagados, asiento, factura:

Tras el envío de una serie de efectos al cobro puede darse el caso de que algunos efectos sean rechazados por el cliente o que su situación financiera le impida afrontar el pago.

Ante estas circunstancias las entidades financieras correspondientes informarán de la situación de cobro no realizado.

La forma anterior de actuar en el programa ERP Gextor Financiero (contabilidad),  para el proceso de cobro de remesas con impagos consistía en seguir los siguientes pasos:

• Elaboración de la remesa.

• Contabilización automática de la misma.

• Anulación manual del cobro de efectos impagados.

• Reclasificación manual del efecto a dudoso cobro.

• Contabilización manual de los gastos financieros asociados al impago.

Para facilitar esta serie de tareas, en su mayor parte manuales, el programa ERP Gextor Financiero (contabilidad), ofrece una opción de programa de gestión de impagados. A través de la entrada “Impagos” en el menú contextual de las remesas de cobros (“Cobros”, “Ingresos”, “Remesas al descuento”, “Factoring sin recurso” y “Factoring con recurso”).

Al pulsarla, con efectos seleccionados, se comprueba que todos los efectos marcados estén en la situación de remesado correspondiente a la previa a la situación de cobrado:

Cobros:                                     Remesado (C) – PC

Ingresos:                                  Ingresado – PC

Remesas al descuento:         Remesado (D)

Factoring sin recurso:             Cobro cedido

Factoring con recurso:            Cobro cedido

Si todos los efectos cumplen la condición anterior, se muestra una pantalla para hacer el asiento de impago (según preferencias):

Remesas de cobro e ingresos:

Remesas al descuento:

Factoring sin recurso:

Factoring con recurso:

Los apuntes señalados con asterisco (*) sólo tendrán un apunte por el conjunto de los documentos contabilizados y se propondrá el importe de gasto financiero marcado por las condiciones del banco grabadas en los datos bancarios. El usuario podrá cambiar este importe manualmente.

Para una mejor comprensión de la contabilización de los asientos de factoring se recomienda consultar el capítulo dedicado a este instrumento financiero en este mismo manual.

A continuación se muestra la ventana de contabilización de impagos para efectos al descuento: para el resto de remesas a cobrar tendrá una forma similar.

Si se pulsa el botón de gastos aparece la pantalla:

Se ha incluido la contabilización de gastos financieros e intereses mediante un botón de gastos en todos los tipos de remesas.

Con esto se permite la contabilización  de los gastos asociados a la emisión de la remesa simultáneamente a la contabilización asociada al cambio de estado de los efectos.

Según el tipo de remesa se habilitarán las posibilidades de contabilización de “Intereses” u otros “Servicios bancarios”.

La propuesta inicial de estos apuntes de gasto se realizará en función de lo indicado en las preferencias de cada tipo de remesa. La contrapartida de estos gastos la marcará lo indicado en la cuenta de tesorería.

Se hará siempre un apunte resumen de gastos por el total de la remesa. El importe propuesto es el que resulta de aplicar las comisiones indicadas en la ficha de bancos pero es posible editar esta información e introducir un importe manual.

Si no se desea contabilizar algún tipo de estos gastos basta con desmarcar la casilla que los identifica en la parte superior de la ventana.

Marcando la casilla de verificación “Servicios bancarios” se indica si se desea contabilizar este concepto. Independientemente de que se haga o no el programa ERP Gextor Financiero (contabilidad) contabilizará asientos cuadrados.

La caja de texto “Importe” propone una cantidad a abonar calculada a partir los parámetros introducidos en la ventana de “Cuentas bancarias” para el tipo de remesa que se esté considerando en los apartados de impago. En cualquier caso, esta casilla es modificable pudiendo el usuario introducir la cantidad exacta comunicada por la entidad bancaria.

Todos los efectos sometidos a estos procesos tendrán la situación final “Dudoso cobro”.

Prórroga:

Ciertas entidades financieras permiten la concesión de prórrogas en el pago a los deudores del cedente del documento. Obviamente, esto se hará a costa de un pago al factor de unos intereses asociados al incremento temporal en la cesión del importe que fue adelantado a cuenta del cobro de los efectos.

Presionando el botón derecho del ratón en la rejilla de documentos de la ventana de remesas, se tiene para las remesas de factoring una entrada en el menú “Prórroga”.

Con esta ventana se aumenta la fecha de vencimiento de los efectos seleccionados. Existen dos posibilidades de ampliación:

• Número de días de prórroga: Añade a la fecha de vencimiento de todos los efectos seleccionados el número de días que se indique en la casilla correspondiente.

• Nueva fecha de vencimiento: Se asignará a todos los efectos seleccionados la fecha de vencimiento que se indique en la casilla adjunta.

Al establecer una fecha de vencimiento para los efectos, sea cual sea la modalidad elegida para ello, se calculará el importe correspondiente a los intereses generados en función de los parámetros de intereses y el porcentaje de incremento de intereses por prórroga establecido en la ficha de bancos. Este importe se recogerá en “Importe total”.

En caso de que el banco nos cobre un porcentaje fijo de interés en las prórrogas, se puede introducir ese importe en la casilla “Porcentaje de recargo” calculándose el interés total en función de los días prorrogados en cada efecto aplicando este porcentaje anual y consignándolo en la casilla “Importe total”.

Por último, si se conoce el importe de gastos financieros totales asociados a la realización de la prórroga, se puede introducir esta cantidad directamente en la caja de texto “Importe total”.

Al pulsar el botón “Aceptar”, aparte de cambiar la fecha de vencimiento de los efectos (introduciendo en el historial del documento una línea que refleja este hecho), se contabilizará un asiento en el diario indicado en “Diario de contabilización” con fecha de registro “Fecha de contabilización”. Este asiento constará de un apunte al debe por la cantidad “Importe total” a la cuenta indicada en “Cuenta de tesorería” y otro apunte al haber por el mismo importe en “Cuenta de gastos financieros”. También es posible establecer en estos apuntes la información de concepto contable y número de documento. Las propuestas iniciales de datos para estos apuntes son los recogidos en las preferencias de factoring (con o sin recurso según el caso) para las entradas “Cuenta de tesorería” y “Cuenta de gastos financieros”.

Adicionalmente, y en función del tipo de remesa y su momento de creación pueden aparecer las siguientes entradas:

Contabilización:

Función que permite contabilizar la remesa seleccionada. También puede acceder a ella desde la botonera de funciones según se explica más adelante.

Soporte magnético:

Genera el fichero con los datos de la remesa adaptándose a la normadel C.S.B. (consejo superior bancario) que Vd. indique. Mismo comentario que la función anterior.

Coste de la remesa:

Función que permite consultar el coste financiero de la remesa seleccionada en ese momento. Previamente debe haber definido las condiciones por medio de la opción de “Cuentas bancarias” del menú de ficheros.

Emitir cheque:

Permite mostrar, para este tipo de remesas, la ventana de emisión de cheques y pagarés   para   generar   los   documentos   de   los   efectos seleccionados.

Botonera de funciones (derecha):

En la parte inferior de la pantalla se encuentra este grupo de funciones que puede variar según la situación y el tipo de remesa.

Seleccionar:

Sólo accesible si se está tratando una remesa no grabada. Carga en la tabla los efectos que cumplen los criterios especificados en la parte superior de la pantalla.

Crear:

Solamente se muestra en el caso de remesas nuevas. Su función es grabar en la base de datos la remesa que se está confeccionando en ese momento.

Contabilizar:

Función que, como  su propio nombre indica, permite realizar la contabilización de una remesa ya creada.

Es importante configurar las preferencias de remesas (genéricas desde el administrador o personalizadas con F9) para poder fijar la configuración de los asientos contables a realizar como mejor convenga al usuario. Por ejemplo: realizar un apunte por cada efecto o por el total de la remesa, las cuentas contables a utilizar, etcétera.

Los datos que el programa solicita varían en función de la clase de remesa: De cobro o de pago, Vd. dispone de los campos necesarios para especificar las características de los apuntes a la cuenta de cargo y a la de abono que va a originar esta función.

En el caso de remesas de “efectos al descuento”, dispone de la posibilidad de realizar un 2º asiento de forma opcional. Si Vd. va a utilizar la cuenta “Efectos comerciales descontados (4311), deberá utilizar también la de “Deudas por efectos descontados” (5208):

Si Vd. no desea realizar el 2º asiento deberá activar el check “Ninguno”.

Emitir remesa:

Sólo operativa en el caso de seleccionar una remesa ya creada del tipo “Cheques y pagarés”. Su función es la de imprimir los documentos que componen la remesa adaptándose al modelo de impreso que Vd. haya definido por medio del diseñador de impresos del programa ERP Gextor Financiero (contabilidad).

El primer paso a cumplimentar para poder utilizar esta funcionalidad es la concesión, por parte de la entidad bancaria que gestiona los documentos, de una serie de numeración y un rango de números válidos para emitir.

Una vez concedida esta serie por el banco, se da de alta en el sistema dentro de la opción “Cuentas bancarias” del menú “Apuntes”. Con el botón “Cheques / pagarés” aparecerá la pantalla de alta y modificación de series. El código de identificación de los pagarés deberá empezar por las cifras 82, de esta manera se distinguen de los cheques, que empiezan por 42 o 43.

El programa, en el momento de emitir una remesa de cheques o pagarés, en función del código de identificación de la serie elegida para la emisión, decidirá si la banda magnética a imprimir es la correspondiente a un cheque o a un pagaré.

Soporte magnético:

Esta función permite generar un fichero con los datos de la remesa en un formato acorde con las normas del Consejo Superior Bancario.

Las normas disponibles actualmente en el programa ERP Gextor Financiero (contabilidad) son:

Pagos:

Norma 34,34-1, transferencias, confirming.

Pantalla de soporte magnético para pagos y cobros respectivamente. Las normas en cada tipo son diferentes.

Norma 34: Para talones y para transferencias.

Norma 34.1: Para emisión de remesas de pagos. Esta norma permite la realización de transferencias transnacionales.

Para ello, es necesario rellenar adecuadamente en la ficha del tercero el código SWIFT de la sucursal a la que está asociada la cuenta bancaria en que se realizará la domiciliación bancaria del proveedor. Para ver en más detalle en qué consiste el código SWIFT, consulte el apartado dedicado a domiciliaciones bancarias en este manual.

Norma 68: Pagos certificados.

Para utilizar esta norma es necesario que el banco con el que se va a contratar el servicio de pagos certificados en soporte magnético asigne una serie de numeración y un rango de números válidos para la serie.

La serie de numeración se da de alta en el programa en el mismo lugar que las series de numeración de cheques o pagarés: en el botón de “Cheques / pagarés” de la ventana de cuentas bancarias.

Para la generación del fichero es necesario seleccionar la casilla de verificación “Norma 68” y elegir una serie entre las existentes. El programa automáticamente creará el archivo para enviar al banco.

La principal ventaja de la utilización de los pagos certificados, aparte de la garantía para el proveedor de que el cobro va a ser realizado, consiste en que el banco que ofrece este servicio se encarga de la emisión a los proveedores de una carta apercibiéndole del ingreso que se le va a realizar así como de los conceptos por los que se le va a hacer dicho ingreso. Esto supone para la empresa emisora un ahorro en trabajo y material ya que se evita el envío de estas cartas.

Cobros:

Norma 19-1

Norma 19-2

Norma 32

Norma 58

F. Internacional

La mayor parte de los campos de la pantalla de soporte magnético se completan automáticamente a partir de los datos establecidos en la ficha del banco que gestiona la remesa y la definición de la propia remesa. En cualquier caso, es posible variar esta propuesta de datos para una emisión de soporte concreta.

Existe la opción de unificar pagos para que todos los efectos de un mismo cliente se efectúen en un solo cargo.

Botonera de funciones (izquierda):

En la parte inferior izquierda de la pantalla, existe una botonera cuyo objetivo es proporcionar al usuario una serie de utilidades y funciones para completar la gestión de remesas:

Algunas de ellas, como ya se ha comentado, son también accesibles a través del botón derecho del ratón.

Historial del documento:

Función que permite visualizar las diferentes fases o estados por los que ha pasado el documento seleccionado en ese momento.

Anulación de una remesa:

Permite anular una remesa creada y devolver los efectos a la cartera de origen, siempre que no haya sido ya contabilizada.

Efectos vencidos:

Esta función permite poner la situación de “cobrados” a los efectos de situación “Remesado (C)-PC” cuya fecha de vencimiento es inferior a la indicada en el interface de cobros de efectos descontados.

Al mismo tiempo se da opción a realizar los asientos contables correspondientes, esto es, el proceso inverso al 2º asiento de la contabilización de remesas (“Deudas por efectos descontados” a “Efectos comerciales descontados”).

Si Vd. no realizó ese 2º asiento o simplemente no desea realizar este proceso de contabilización, basta con desactivar el check “Contabilizar”. Es muy importante prestar atención a la fecha que debe tener en cuenta el programa para considerar vencidos los efectos.

Imprimir / deshacer:

Estos dos botones solamente son operativos en el caso de haber realizado una ordenación y / o selección de efectos. Permiten respectivamente, imprimir los efectos o documentos seleccionados y deshacer la última selección / ordenación realizada, volviendo a la situación inmediatamente anterior.

Formato de doble línea:

Pulsando este botón, alterna la visualización de la tabla que contiene los efectos de la remesa, en formato de simple o doble línea por documento.

Enlace OLE:

Esta función permite asociar el documento seleccionado con un objeto OLE (hoja de cálculo, documento Word, imagen gráfica, etc.). Al seleccionarla aparece una ventana con la lista de programas servidores de objetos OLE que tiene Vd. instalado en su sistema para que Vd. elija el objeto que desee vincular a ese documento.

Impresión y listado de remesas:

A esta función se accede a través del botón de la impresora de la botonera superior. Permite imprimir remesas completas y obtener listados de efectos remesados en varios formatos.

Al seleccionar la opción, aparece una ventana de petición de datos previos:

A través de ella puede Vd. indicar los criterios de selección, ordenación y filtros que han de cumplir los efectos remesados que desea listar. Dentro de la pantalla de solicitud de informe conviene destacar lo siguiente.

Remesas pendientes de contabilizar:

Permite listar la información de remesas separando las que están contabilizadas de las que no lo están.

Disponibilidad bancaria:

Dentro del desplegable “Clasificado por” existe una opción de listado denominada “Bancos (disponibilidad)”, la cual permite obtener la situación de cada banco respecto a las remesas asociadas a él, comparándola, a su vez, contra el “Limite de crédito‟ que cada banco tiene asociado. Pulse el botón de “Aceptar” cuando haya finalizado para obtener el informe.

Informe de gasto:

En el informe de gastos, se muestran detallados por efecto, remesa y banco los gastos financieros asociados a las remesas elegidas.

Archivo histórico de facturas.

Esta opción tiene como objetivo el proporcionar al usuario una completa herramienta para la consulta y obtención de informes de su archivo de facturas, tanto de clientes como de proveedores.

Al seleccionar la opción aparece una pantalla con dos carpetas: Facturas emitidas y facturas recibidas. Pulse sobre la solapa que desee y aparecerá una tabla con las facturas correspondientes.

En principio el programa carga todas las facturas existentes en el ejercicio actual. Si Vd. desea cargar cualquier otro período de tiempo, dispone de la función “Selección de facturas” de la botonera de funciones de la parte inferior izquierda de la pantalla y cuya operativa se explica más adelante.

A partir de este momento Vd. dispone de una serie de funciones para gestionar esa tabla, como por ejemplo, ordenar, filtrar, buscar o seleccionar las facturas por cualquiera de sus campos:

Ordenación y filtro:

Para ordenar y / o seleccionar las facturas que están cargadas en la tabla en ese momento, debe Vd. pulsar sobre la cabecera de la columna que desee. La operativa es la misma que la que ya se ha descrito anteriormente en opciones similares.

A través de la ventana que aparece, Vd. puede introducir los criterios que deben cumplir las facturas que quiere visualizar. También dispone de la función “Seleccionar” de la botonera inferior derecha que en esta opción tiene especial importancia.

Se cuenta con una serie de límites y criterios. Límites por número de cuenta, número de factura y factura de pago. Criterios por tipo de factura, situación, ordenado por número de cuenta, fecha factura, número de factura, forma de pago), NIF.

Botón derecho:

El botón derecho del ratón también ofrece una serie de funciones que puede usted realizar con las facturas. Para ello, debe seleccionar previamente la que desee pulsando sobre la línea correspondiente y pulsar a continuación el botón derecho del ratón. Aparecerá un menú con todas las funciones posibles

Las funciones más importantes pueden ser seleccionadas también a través de las botoneras de la parte inferior de la pantalla. La descripción de cada una de ellas se detalla continuación:

Suprimir:

Función que permite eliminar del archivo la (s)  factura (s)  seleccionada (s).

Ordenar:

Es la misma función que cuando se pulsa sobre la cabecera de cualquier columna y que ya se ha descrito en el punto anterior.

Primera y última factura:

Permite situarse respectivamente en la primera y en la última de las facturas que haya en ese momento en la tabla.

Asiento:

Función que permite visualizar el asiento contable al que corresponde la factura seleccionada. También es accesible desde la botonera izquierda de funciones.

Factura:

Visualiza la factura seleccionada con todos sus datos.

Seleccionar:

Esta función permite realizar una selección de las facturas que haya en la tabla en ese momento. También es accesible desde la botonera inferior derecha.

Enlace OLE:

Esta función permite asociar la factura seleccionada con un objeto OLE (hoja de cálculo, documento Word, etcétera).

Doble línea:

Función que alterna la visualización de la tabla en formato de simple o doble línea por cada factura. Accesible también desde la botonera izquierda de funciones.

Botonera de funciones (izquierda):

En la parte inferior izquierda de la pantalla, existe una botonera cuyo objetivo es proporcionar al usuario una serie de utilidades y funciones para completar la gestión del archivo histórico de facturas:

Algunas de ellas, como ya se ha comentado, son también accesibles a través del botón derecho del ratón.

Primera y última:

Permite situarse respectivamente en la primera y en la última de las facturas de la tabla.

Cargar y seleccionar facturas:

Esta función permite cargar en la tabla las facturas correspondientes al rango de fechas que Vd. indique.

Consultar el asiento:

Pulsando este botón cuando tenga seleccionada una factura, se visualiza el asiento contable que la originó.

Consultar el detalle de la factura:

Pulsando este botón, cuando tenga seleccionada una factura en la tabla, podrá Vd. visualizar toda la información relativa a dicha factura.

Permiten respectivamente, imprimir las facturas seleccionadas y deshacer la última selección / ordenación realizada, volviendo a la situación inmediata anterior.

Formato de doble línea:

Pulsando este botón, alterna la visualización de la tabla de facturas, en formato de simple o doble línea.

Botonera de funciones (derecha):

En la parte inferior derecha de la pantalla se encuentra esta serie de funciones.

Seleccionar:

Esta función permite elegir y ordenar las facturas a ser mostradas en la tabla, de acuerdo a los criterios que Vd. indique a través de la pantalla de datos previos:

Es una función similar a la de pulsar sobre la cabecera de las columnas, con la diferencia de que aquí se pueden introducir más criterios. Sirve además como base para obtener los “listados”de facturas. Cuando Vd. pulse sobre el botón de la impresora de la botonera superior, el programa imprimirá las facturas que estén en la tabla en ese momento y que lógicamente se corresponden con los criterios de ordenación y selección que haya definido a través de esta función.

Informes especiales:

Independientemente de los listados que puede Vd. obtener a través del botón de la impresora de la botonera superior, el programa ofrece esta función para la obtención de unos listados especiales partiendo de la información almacenada en el archivo histórico de facturas y en las carteras de efectos.

Antigüedad de deuda:

Este informe presenta la relación de clientes y sus correspondientes deudas (efectos vencidos y no cobrados) agrupándolas y clasificándolas según su antigüedad. Para ello es necesario definir los períodos de la clasificación de la deuda y sus correspondientes coeficientes para provisión de impagados, lo cual se hace por medio de la tabla que se encuentra en la parte inferior. Tras indicar el rango de clientes y la cartera a considerar, obtendrá el informe:

Los totales presentan las bases para provisiones, sus correspondientes coeficientes y las provisiones fiscales para impagados. Quedan excluidos de la provisión los clientes clasificados como organismos oficiales.

Análisis de riesgo de clientes:

Este listado proporciona información sobre el total por cada cliente, de los efectos que tiene pendientes de pago (no vencidos), independientemente de si han sido remesados o no, y distribuyéndolos en períodos.

Para obtenerlo, simplemente debe indicar el rango de clientes a listar y la cartera.

Resumen de cobros y pagos:

Este informe, como su propio nombre indica, permite obtener la relación de cobros y pagos realizados en el ejercicio. El interface es prácticamente idéntico al de análisis de riesgo. Simplemente debe seleccionar cual de los dos resúmenes desea obtener, sobre qué carteras y el rango de clientes o proveedores.

Listados del histórico de facturas:

Esta es la función general de listados a la que se accede a través del botón de la impresora de la botonera superior.

Los criterios de selección y ordenación de las facturas que deben aparecer en el listado, tiene Vd. que introducirlos por medio de la función “Seleccionar” y, una vez que las tenga en la tabla, activar estos listados.

Trazabilidad:

El funcionamiento de esta opción de menú se detalla en el apartado opciones comunes en el programa ERP Gextor Financiero (contabilidad).

Presupuestos de tesorería:

Mediante esta pantalla se sacan datos disponibles para el cálculo de un presupuesto en cartera. Los datos que se pueden sacar pueden ser variados y se muestran a continuación:

• Debe periodo anterior.

• Haber periodo anterior.

• Saldo periodo anterior.

• Presupuesto financiero.

• Debe periodo ejercicio anterior.

• Haber periodo ejercicio anterior.

• Saldo periodo ejercicio anterior.

• Manual.

• Manual desglosado.

• Efectos pendientes.

Por ejemplo si se selecciona el dato efectos pendientes: permite calcular un concepto del presupuesto de tesorería a partir de los documentos en cartera cuyo estado sea pendiente para las cuentas señaladas en la columna “Cuenta”. La ubicación temporal en el informe final de este dato se hará atendiendo a la fecha de vencimiento de los documentos.

Calcular:

Dinámicas de cartera:

Las tablas dinámicas de cartera se basan en una tabla interactiva que permite resumir y analizar los datos procedentes de los ficheros existentes. Se puede cambiar la disposición de filas y columnas para ver la información de la manera más útil, incorporar y eliminar criterios de clasificación, agregar importes al nivel que se desee, y obtener los resultados de forma inmediata.

Al seleccionar la opción aparece la pantalla, en principio vacía:

Es posible definir y guardar la configuración de tantas vistas dinámicas como desee para poder posteriormente analizar los datos existentes en un determinado momento usando ese patrón de análisis.

Al seleccionar la opción aparece la pantalla vacía, lista para la creación o visualización de una vista de datos. Todo ello se gestiona por medio de la botonera de funciones que se encuentra en la parte inferior:

Nuevo:

Función que permite definir una nueva de estadística dinámica. Al pulsar el botón aparecerá una ventana solicitando las características de la estadística que se desea obtener:

Tras introducir el título, debe Vd. indicar el rango de datos a analizar: Tipo de cartera, fecha de expedición, fecha de vencimiento, cuentas contables.

Estos datos no forman parte de las características del informe, sino que se solicitarán siempre que desee obtener la dinámica.

Si se deja en blanco cualquiera de estas casillas el programa prescindirá de esa acotación. Hay que tener en cuenta que cuanto mayor sea el rango de datos, más tiempo utilizará el programa en presentar la información.

Características:

A continuación se deben indicar las magnitudes susceptibles de intervenir en el grupo de análisis que se desea iniciar. Serán datos por los que se desee seleccionar, filtrar u ordenar los diferentes registros de la dinámica.

Es recomendable que marque solamente aquellos que realmente vaya a utilizar, ya que de esta forma la dinámica se obtendrá más rápidamente.

En la parte superior se dispone de todas las magnitudes que se pueden utilizar para agregar, detallar o filtrar los datos. Basta con “Arrastrar” con el ratón el campo en cuestión y situarlo como una fila o una columna para que constituya un nuevo parámetro de agregación.

No existe límite en cuanto al orden y número de campos que se pueden situar en las filas y columnas. Sin   embargo   conviene   tener   en   cuenta   que   un   exceso   de   información   puede   dificultar   su interpretación.

En los campos de agrupación, se dispone de un pequeño botón (flecha apuntando hacia abajo) en la parte derecha para mostrar los valores existentes para esa magnitud. El programa permite indicar de forma individual los valores que se deben incorporar a la estadística. Para ello hay que marcar los valores que se desea mostrar o desmarcar los que se desea que permanezcan ocultos.

De esta forma puede ir Vd. poniendo y quitando campos, y obtener de forma inmediata los datos correspondientes. En la tabla aparecen los campos con sus nombres de origen, pero si Vd. desea cambiar alguno de ellos, utilice la función “Definición de campos”.

Definición de campos:

Pulsando este botón que se encuentra en la botonera de funciones, el programa le ofrece la posibilidad de personalizar los nombres de los campos.

Seleccione el campo en la lista de la parte izquierda e introduzca el texto que desee. También dispone de la posibilidad de definir el texto y el tipo de total.

Para personalizar el comportamiento de un campo se selecciona en la lista de la parte izquierda para posteriormente realizar una o varias de las siguientes acciones:

• Asignarle un nuevo nombre (“Nombre del campo”).

• Texto que debe aparecer cuando se agrega información por ese campo.

• Modo en que se debe agregar la información al agruparla por ese campo (sumando, contando las veces que se produce, obteniendo una media de los datos, o, simplemente, no hacer nada).

Grabar:

Esta función permite grabar las características de la estadística que esté cargada en ese momento.

Leer:

Esta es la función inversa a la anterior. Permite seleccionar una estadística ya existente en el fichero.

Imprimir:

Pulsando el botón de la impresora de la botonera superior, se obtiene la impresión de la dinámica que se encuentre seleccionada en ese momento:

Excel:

Pulsando este botón, y estando instalada en el equipo cliente este programa de Microsoft, es posible exportar a una hoja de cálculo el contenido de la pantalla.