Ficheros maestros
Aquí se describe la forma de crear, modificar, consultar, suprimir y listar el contenido de los diferentes ficheros maestros que se van a utilizar en el programa ERP Gextor Gestión Comercial. Son lógicamente las primeras opciones en utilizarse, ya que a través de ellas se definen los clientes, proveedores, artículos, etcétera, que posteriormente son utilizados por el resto del programa.
Las opciones de este menú aparecen en orden de importancia o frecuencia de utilización de los ficheros, una vez que el programa ya está en funcionamiento. No obstante, al principio hay que definir previamente los ficheros auxiliares que sirven de apoyo a los principales. Así por ejemplo, al crear un cliente, el programa va a solicitar entre otros datos, la zona, el tipo, el agente, etcétera, que queremos asignar a ese cliente, y lógicamente deben estar ya creados.
Por esta razón, para disponer de una correcta fluidez en la introducción de los datos iniciales, sugerimos el siguiente orden de utilización:
- Definir en primer lugar las posibles tablas auxiliares:
- Secciones, familias, zonas, rutas, tipos de clientes y de proveedores, agencias de transporte.
- Definir las formas de pago.
- Definir los agentes.
- Definir las posibles tablas de comisiones y descuentos.
- Crear los clientes, proveedores y artículos indistintamente.
- Definir posibles “rappels” y ofertas.
Una vez creada la base de datos inicial que nos permita trabajar normalmente con el programa, cualquiera de estas opciones puede ser seleccionada para añadir nuevos registros, consultar o modificar los existentes, sin necesidad de mantener este orden.
Hay permisos de usuarios, se definen desde usuarios y contraseñas en el administrador. Son para visualizar el coste y beneficio. Esto afecta a las fichas de artículos, clientes y proveedores. También a movimientos de almacén o incluso a los informes de almacén.
En la mayoría de los casos el campo se mantiene presentándolo en un color distinto para que no se aprecie su valor, en otros se reemplaza por un valor “0”.
Fichero de clientes
La pantalla para la creación y mantenimiento de los clientes, dispone en la parte superior de una zona fija con los datos más significativos: código y nombre. En principio el campo “Código” es alfanumérico y puede admitir hasta un máximo de 12 dígitos, si bien ambas características son definibles por medio del programa “Administrador del programa ERP Gextor Gestión Comercial”.
Debajo de esta zona aparecen una serie de carpetas cuyo título indica la naturaleza de los datos que contiene. Clasificados de esta forma, dichos datos son accesibles pulsando directamente con el ratón sobre la carpeta correspondiente.
Clientes nuevos con codificación automática:
En la ficha de clientes, se incluye un botón nuevo <N> junto al campo código. Solo se habilita si en la empresa se ha dicho que el cliente es numérico. Propone el siguiente número de cliente.
Identificación:
En esta primera carpeta el usuario puede completar los datos de identificación del cliente. Los campos de la parte izquierda son bastante intuitivos y no requieren ninguna explicación.
Domicilio 2:
Se añade este campo en la pestaña de identificación.
E-mail y w.w.w.:
Introduzca la dirección de correo electrónico y la de la página de internet del cliente (si las tiene). Los nombres de los campos quedan activados cambiando al color verde. Esto indica que a partir de ese momento, si pulsa sobre e-mail o w.w.w. accederá directamente al correo electrónico a la página web que se indique.
Actividad:
Texto informativo referente al sector o actividad económica del cliente.
Tipo:
Seleccione el tipo o categoría donde desea clasificar a este cliente. En este desplegable aparecen todas las categorías que usted haya definido a través de la opción al efecto que se encuentra en el menú de tablas auxiliares.
Situación:
Indique la situación de este cliente: activo, inactivo, cliente potencial, bloqueado. Observe que al indicar que el cliente está inactivo, le solicitará una fecha desde la cual ha causado baja.
Situación cliente bloqueado:
Aquellos clientes que estén en esta situación de bloqueado no podrán ser utilizados en procesos de venta como albaranes, depósitos y facturas, mientras que en otros como pedidos y presupuestos se mostrará un aviso pero el programa dejará continuar.
Su utilización es libre pero nuestra recomendación pasa porque sea utilizado en aquellos clientes con una inactividad temporal, aquellos que tengan una deuda excesiva y aún siendo clientes, se prefiere que de forma temporal se bloquee cualquier tipo de cesión o venta de referencias.
Fecha de alta:
Fecha desde la que es cliente de la empresa.
Comentarios:
Texto informativo de libre uso y régimen interno.
Check para limitar el envío de información a los clientes.
Por defecto este cliente será incluido en la emisión de etiquetas de correo y en la nueva opción de e-mailing. Se hace alusión a “por defecto” ya que dentro de estos dos procesos también existe la posibilidad de no hacer uso de esta marca.
También es posible declararlo en cada uno de los domicilios de envío, de tal forma que podríamos generar etiquetas de correo a unos domicilios en concreto.
Datos comerciales:
La segunda carpeta es donde se introducen las condiciones comerciales pactadas con el cliente y que son las que nos van a permitir automatizar en mayor o menor medida, el proceso de ventas.
Tarifa:
Indique qué tarifa de precios, de las 5 posibles, va a aplicar a este cliente por sistema. La combinación de este dato con los posibles descuentos, ofrece múltiples opciones para aplicar de forma automática el precio de venta. Recordemos que las 5 tarifas a las que se refiere el párrafo anterior se definen en el administrador. Además, existe la posibilidad de declarar la número 0 referida a precio de coste del artículo y la número 6, aplicada en función del precio de última compra. Otra posibilidad añadida es la de aplicar a este cliente una tarifa personalizada. La forma de definirla se explica más adelante.
% Porcentaje retención IRPF:
Porcentaje de retención que aplicaremos en los documentos relacionados con este cliente.
% Porcentaje descuento 1 del pie:
En el pie del albarán y / o factura, el programa ofrece la posibilidad de aplicar hasta 2 descuentos. Son descuentos que se aplican sobre el total del documento, y que no hay que confundir con los descuentos “Lineales” que se aplican individualmente sobre cada artículo. En este campo debe indicar el porcentaje correspondiente al primer posible descuento.
% Porcentaje descuento 2 del pie:
Mismo comentario que en el campo anterior. Introduzca el porcentaje correspondiente al segundo posible descuento.
Tabla de rappels:
Seleccione, si procede, la tablade rappels a aplicar a este cliente. Estas tablas se definen a través de la opción correspondiente en el menú de “Tablas auxiliares”.
Forma de pago:
Seleccione la forma de pago habitual de este cliente. En el desplegable, aparecen todas las formas de pago definidas previamente por medio de la opción al efecto.
Gestión de tasas (cárnicas y / o punto verde):
Indique si los documentos que envía este cliente contemplan este tipo de tasas. Para que el programa muestre estos dos checks tiene que indicárselo previamente en las preferencias del administrador, apartado “Actividad empresarial”
Régimen de IVA:
Indique el régimen de impuesto al que pertenece el cliente: normal, exento o recargo de equivalencia.
Clase de impuesto:
Es posible definir el tipo de impuesto que se aplica en la propia ficha del cliente, esto puede ser de utilidad por ejemplo en el sector de la construcción donde un almacén venderá el mismo artículo a un impuesto u otro, ordinario o reducido, si el cliente se trata de una persona física o de un constructor. La forma de solicitar esta información es a través de los habituales desplegables mostrando los porcentajes que se visualizan desde la ficha del artículo. Dado que no es el caso más frecuente, se conserva el funcionamiento actual ofreciendo el elemento “Fijado en el artículo” como opción preferente, dicho desplegable tendrá el siguiente aspecto:
Días de pago:
Si el cliente tiene día (s) de pago fijo, en estos campos debe indicar cuáles son. Las fechas de vencimiento de los efectos que originen la correspondiente forma de pago, serán ajustadas a esos días.
Inhabilitar pagos desde / hasta:
En el caso de que el cliente tenga declarado “Inhabilitado para pagos” un determinado período de tiempo (por ejemplo vacaciones), debe indicar las fechas de inicio y fin de ese período. De esta forma el programa tendrá en cuenta ese período a la hora de calcular las fechas de vencimiento de los efectos.
Crédito máximo:
Establezca un importe máximo y en el momento de realizar cualquier documento de venta, el programa le avisará si lo que debe mas el importe de lo que vaya a entregar supera esta cantidad. El cálculo de lo pendiente a esa fecha se obtiene de dos formas distintas dependiendo de la configuración de la instalación, si usted dispone del programa ERP Gextor Financiero (contabilidad), se sumarán todos los efectos en cartera cuya situación sea distinta de “7.-Cobrado”, si por el contrarío no dispone de el, se sumarán todos los recibos del área comercial que no tengan “Fecha de cobro”.
Riesgo asegurado:
En la actualidad se trata de un campo informativo.
Descuento lineal:
En este campo debe indicar el posible descuento que el cliente tiene para “todos” los artículos. Puede elegir entre asignarle un porcentaje fijo, o una tabla variable. En este caso, el desplegable presenta todas las “tablas de descuentos” que se hayan definido a través de la correspondiente opción del menú. Si el descuento a aplicar es en función del artículo y no del cliente, puede dejar este campo en blanco y definirlo en cada artículo.
Comisión:
Indique la comisión que el agente va a percibir por las ventas a este cliente. Igual que en el caso anterior, puede elegir entre un porcentaje fijo o una tabla variable. Si la comisión depende del artículo o del propio agente, puede dejar este campo en blanco.
Tarifas personalizadas:
En el caso de que las posibles combinaciones de tarifas y descuentos, no sean suficientes para conseguir una automatización en el programa de los precios de venta, existe esta función para definir tarifas exclusivas para cada cliente. Pulsando el botón que se encuentra a la derecha del campo “tarifa”, aparece la ventana para esta tarea:
A través de esta ventana, Usted puede indicar los artículos y sus correspondientes precios y / o descuentos para el cliente en cuestión o incluso como muestra el ejemplo puede aplicar un porcentaje a todos los artículos de una serie y / o familia. En la opción de facturación, el programa aplicará directamente estos precios y descuentos, haciendo caso omiso de los que tenga el artículo. Usted puede definir para cada artículo, el precio, el porcentaje de descuento o ambos. Si deja a cero uno de estos dos campos, el programa tomará el que tenga el artículo.
La forma de operar es muy sencilla: Introduzca el código del artículo (dispone de F2 y F3 para seleccionar), el precio y / o el porcentaje descuento. Repita esta operación para cada uno de los artículos de la tarifa personalizada. Como ayuda en la definición de estas tarifas, el programa dispone de dos funciones que pueden resultar de bastante utilidad:
Selección de artículos:
Función que permite incluir automáticamente en la tarifa un grupo de artículos, en lugar de introducirlos uno a uno. Al pulsar este botón, el programa ofrece en la parte derecha de la ventana, diversas posibilidades de selección de artículos:
A través de los filtros desde / hasta código de artículo, sección, familia y código de listado, usted puede incorporar a la tarifa un grupo de artículos, y si lo desea, puede añadir o eliminar posteriormente artículos de forma individual. También se ofrece la posibilidad de incorporar automáticamente el precio que tenga el artículo con la variación en más o en menos que usted indique, así como un porcentaje de descuento.
Copiar la tarifa de otro cliente:
Función que permite copiar una tarifa ya definida para otro cliente. Dispone de la posibilidad de modificar el porcentaje de descuento y el precio de la tarifa original.
Variación de precios:
Funcionalidad similar a la selección de artículos pero en este caso los filtros actuarán contra los datos que ya hay definidos en tarifa personalizada del cliente.
Características:
En esta tercera carpeta, el programa solicita determinados datos del cliente relacionados también con el aspecto comercial y que complementan los de la carpeta anterior.
Agente, zona y ruta:
En estos campos debe introducir el código respectivo al que pertenece el cliente. Dispone de F2 y F3 para visualizar y seleccionar el que corresponda. Estos campos son utilizados por el programa para acumular datos estadísticos, y en el caso de agentes, también para calcular las comisiones.
Código de listado:
Se trata de un código de libre uso que usted puede asignar según su criterio para clasificar a los clientes. A la hora de obtener listados y estadísticas, el programa le ofrecerá la posibilidad de filtrar y clasificar los clientes por este criterio.
Código de facturación:
Mismo comentario que en el campo anterior. El proceso de facturación automática de albaranes, le permitirá filtrar los clientes por este campo.
Portes:
Seleccione el tipo de portes para este cliente.
Agencia de transporte:
Seleccione en el desplegable la agencia de transportes habitual del cliente. Por último, a través de 2 check-box, usted puede indicar si desea emitir una factura por cada albarán y / o una factura por cada domicilio de pago.
Prioridad en el orden de suministro:
Destinada principalmente a aquellas instalaciones donde no se tiene suficiente stock para abastecer los pedidos pendientes. Esta gestión presta una ayuda para que el usuario decida a quien debe servir y quien debe esperar a que el stock se reponga. En esta ficha solo se marcarán algunas directrices de cómo hacerlo, la opción principal se encuentra en el menú de ventas -> pedidos -> reparto de stock.
Entre otros motivos, la decisión de servir el pedido a un cliente en vez de a otro, se toma circunstancias como antigüedad del pedido, importe del mismo, si es servido completamente por volumen de ventas anteriores o, simplemente, porque alguna peculiaridad del cliente le haga preferente. Esta última es la que se tratará en este apartado.
En una instalación donde exista un volumen grande de clientes es muy complejo o laborioso alinear todos los clientes asignándoles un orden de preferencia, por lo que se ha creado una tabla de grupos de clientes donde usted puede definir una especie de categorías que bajo su criterio tienen preferencia frente a otras, el orden a emplear es ascendente y un ejemplo de definición podría ser:
Una vez creados esos grupos, el siguiente paso es incluir los clientes en ellos. Esto se realiza desde la solapa de características donde encontrará 2 elementos. El primero, un desplegable con los distintos grupos que se han creado en la tabla anterior. El segundo un campo donde si usted quiere podrá darle orden dentro de ese grupo. Aquellos que no tengan grupo asociado o no tengan “índice” dentro de ese grupo serán colocados en ese hipotético ranking de clientes.
En este ejemplo se ve que el cliente está dentro de los clientes mejor valorados y dentro de ese grupo, estaría en tercer lugar. El botón que aparece junto al número 3 le permitirá visualizar y si procede establecer nuevos ordenes dentro de ese grupo.
Siguiendo el ejemplo, en la parte derecha aparecerán todos los clientes del grupo VIP, el cliente que se está tratando está en tercera posición. La posición de éste u otro cliente puede ser cambiada directamente pinchando los botones de arriba / abajo, de la misma forma podrá sacar o incluir a un cliente en este grupo mediante los botones de izquierda / derecha, de lo que se desprende que la lista de la izquierda muestra aquellos clientes que no están asignados a ningún grupo.
Cuando presione el botón de aceptar esta misma gestión grabará los cambios en todos los clientes sin necesidad de entrar fichar por ficha.
Como se decía al principio de este apartado aquí solo se mostrará la definición, la parte aplicada se detalla en el apartado de ventas -> orden de suministro.
Facturación Periódica:
Si usted no visualiza estas opciones revise las preferencias definidas en la empresa, general -> actividades económicas. Mediante esta definición puede establecer una periodicidad en la creación de facturas a sus clientes. Este tratamiento puede ser válido para suscripciones, mantenimientos realizados por la empresa, contratos de servicios tipo asesorías, etcétera. En primer lugar lo que se debe indicar es el periodo de validez o la caducidad de la misma, a continuación nos ofrece el intervalo entre cada factura a realizar.
En la parte inferior se muestra las fechas de factura, por un lado, la última factura realizada y a su derecha cuando deberá realizarse la siguiente factura, lógicamente, basándose en intervalo definido. Por último tenemos los conceptos a facturar, en el que mediante un interface similar al que tenemos en factura directa podremos establecer cuáles son las referencias o los conceptos por los que se factura.
Los separamos en dos tipos, conceptos fijos y variables. Los fijos son aquellos que se incluirán cada vez que se realice una facturación periódica, y los variables solo se incluirán en la siguiente factura, dándose de baja cuando esta se realice. Una utilidad que le podríamos buscar a esta variación se presenta en el ejemplo donde los servicios de asesoría son dos servicios fijos que prestaría al cliente y el último es algo realizado de forma esporádica y sólo se incluirá en la siguiente. Se diferencian por la marca de la izquierda.
Como hemos dicho al principio del apartado estos conceptos son independientes de cada cliente, aún existe otra variante añadida, que se trata de aplicar unos conceptos comunes para todos los clientes, este punto se detallará en el apartado facturación periódica, dentro del menú de ventas.
Importe mínimo de facturación:
Con este campo se puede establecer el importe mínimo de cada una de las facturas que se realizarán desde el proceso de facturación de albaranes. Se hace la salvedad de que está referido al importe de cada una de las facturas resultantes no al importe pendiente de facturar al cliente. Si usted no visualiza este campo puede ser debido a que no tiene la preferencia activada, revísela.
Domicilios de entrega:
En esta carpeta usted debe introducir los datos de los diferentes domicilios de entrega de la mercancía, que el cliente puede tener. Posteriormente al emitir un albarán podrá indicar a cuál de ellos va destinado.
No olvide pulsar el botón “aceptar” de la carpeta, por cada uno de los domicilios que defina.
Gestión de expediciones:
También denominada picking / packing List, se trata de una gestión a través de la cual usted puede preparar y documentar los envíos a sus clientes, identificando si fuera necesario, los palets y / o bultos que forman el envío y la mercancía que contiene cada uno. Esta documentación suele ser obligatoria si en el transcurso del envío la mercancía pasa por aduana. Al igual que sucede con el apartado anterior en este punto solo se tratará la definición ofreciendo una explicación detallada en el apartado de ventas -> otros documentos -> gestión de expediciones.
No todos los clientes requieren de este tratamiento, incluso en un nivel inferior no todos los domicilios de entrega de un cliente debe tener este tratamiento por lo que será en este último donde se activará una marca a modo de si / no para que indique si el domicilio de entrega tiene asociado un tratamiento especial.
Domicilios de pago:
Carpeta con un objetivo similar al anterior pero referido a las domiciliaciones de pago que tiene el cliente:
Código SWIFT:
Volviendo a la ficha del cliente, nos paramos en un campo de reciente incorporación. Se trata del código SWIFT (Society for Worldwide Interbank Financial Telecommunication, o en su traducción al castellano – Sociedad para las Comunicaciones Financieras Interbancarias Internacionales).
Es un campo asociado a cada domicilio de pago, se declara en esta ficha y se puede incluir en la impresión de los documentos de venta.
El código, normalmente suministrado por el propio banco, consta de 11 caracteres:
– Los primeros cuatro caracteres identifican el banco
– Los siguientes dos caracteres, el país (usando el código ISO 3166-1 alpha-2)
– Los siguientes dos caracteres, la localidad
– Los últimos tres caracteres (opcionales) identifican la oficina; se puede utilizar ‘XXX’ para referirse a la principal.
Puede utilizarse una versión abreviada de ocho caracteres. En tal caso se sobreentiende que la oficina es la principal.
CCC internacional:
Campo para dejar registro del IBAN (internacional bank account number) , se podría hablar del CCC en el ámbito internacional. Dentro de esta solapa se incluye un tratamiento específico cuando el País del banco es Andorra.
Parámetros de impresión:
Nuestro código de proveedor:
Campo necesario cuando este cliente nos ha asignado un número de proveedor. Normalmente se trata de “Grandes empresas” que por motivos de organización, exigen este código en los albaranes y facturas.
Moneda habitual:
Elija la moneda habitual de facturación a este cliente. El documento siempre se mecaniza en euros y se imprime bajo los campos creados al efecto, en la moneda indicada en este desplegable.
Idioma:
Seleccione, entre los 6 posibles, el idioma en el que debe imprimirse las descripciones de los artículos en los albaranes y facturas de este cliente.
Generación de facturas:
Indique como quiere componer o distribuir las facturas a su cliente, dispone de una factura por cada albarán, una factura por cada domicilio de entrega (agrupándose todos los albaranes que tengan el mismo domicilio) y la opción por defecto, todos los albaranes pendientes hasta la fecha de factura dentro de la misma.
Detalle de la factura:
Teniendo definido como realizar la factura, este campo indica cómo se va a imprimir. Dispone de varias posibilidades:
Por albaranes detallados. Imprime la fecha y el número de cada albarán, y el detalle de todas sus líneas.
Por albaranes resumidos. Imprime solamente una línea por cada albarán con fecha, número e importe total. Agrupada por artículos. Imprime una línea por cada artículo agrupando las unidades de todos los albaranes.
Número copias e impresos:
Aplicable a los documentos de albaranes y facturas, usted puede preestablecer un diseño personalizado para cada cliente (o grupo de ellos) en base a sus características, por ejemplo, incluyendo su número de documento, incluyendo más o menos datos descuentos, gastos, etcétera.
Soporte del impreso:
Se indica cómo será el formato físico de los documentos, puede ir a papel o creando un fichero auxiliar que posteriormente podrá enviar por su herramienta de correo, obtendrá más información sobre esta última en el apartado documentación electrónica.
Facturación electrónica:
Como introducción se podría decir que este tipo de facturación se crea con dos objetivos principales, la sustitución del papel como medio de comunicación (factura impresa) y de alguna forma también la agilidad o sencillez que puede suponer el envío de un correo electrónico frente a otras opciones como correo ordinario, fax, etcétera.
El hecho de enviar una factura en formato electrónico podría derivar en que alguien pudiera modificar el contenido , algo que lógicamente además de ser ilegal, la agencia estatal no estaría dispuesta a consentir. Por ello, acepta este método de facturación, pero pone sus propias normas. La norma principal se basa en incluir una firma en el documento, haciendo así que el documento tenga validez legal ante cualquier tipo de modificación.
Al seleccionar el campo e-mail (correo electrónico) se accede a esta pantalla:
Se duplica el campo e-mail contacto para seguir soportando su uso anterior, e-mailing, envío de presupuestos, pedidos, etcétera. Este campo se llevará en paralelo con la ventana principal, basta con indicarlo en un sitio y será replicado en el otro.
Aparece una dirección de correo exclusiva para enviar las facturas (e-mail facturación), esto forma parte de una de las recomendaciones del tratamiento de la factura telemática para evitar que se mezclen con otro tipo de correos o incluso pensar en la posibilidad de asegurar esta cuenta para que no entren virus, solamente facturas.
¿Qué habría que incluir en el envío? En la introducción se comentaba que la factura se firma, esto se traduce en modificar físicamente el fichero incluyendo la propia firma del emisor. Al modificar el fichero hace que editores como Acrobat (para los PDF), Explorer (para los HTML) no reconozcan sus datos. Por lo que es aconsejable hablar con el receptor de la factura y preguntar si dispone de algún visor que permita ver facturas firmadas, en caso afirmativo se podría enviar sólo la firma y en caso contrario se tendría que enviar ambos para que pueda visualizarla. El programa ERP Gextor Gestión Comercial dispone de un visor que permite ver facturas firmadas, por lo que si usted actúa de receptor frente a alguien le puede servir recibir solo facturas firmadas.
Requiere firma electrónica, servirá para distinguir aquellos clientes que quieran este tratamiento o el anterior. Se recuerda que en la actualidad no se puede obligar a nadie a recibir las facturas en este formato pero se están dando grandes pasos para conseguir que sean cada vez más los que prescindan del papel como medio de facturación.
Estadísticas:
Esta es una carpeta que presenta los datos acumulados en este cliente por los diferentes procesos de facturación. A través de ella, el usuario dispone de toda la información estadística y económica sin necesidad de recurrir a ningún listado.
En principio visualiza los datos agrupados por períodos con información puntual sobre ventas, coste de las ventas, margen de beneficio y otros datos importantes de la facturación, pudiendo seleccionar el ejercicio en el desplegable de la parte superior. Si usted trabaja con sucursales, aparecerá otro desplegable en la parte derecha que le permitirá filtrar los acumulados de cada una de las sucursales o totalizados si selecciona la sucursal “General”. A partir de aquí, el programa ofrece varias opciones de visualización: Situación económica actual, datos estadísticos detallados, representación gráfica de los datos y artículos vendidos a este cliente. Si se pulsa directamente sobre cualquiera de estos botones, los datos que aparezcan serán relativos al ejercicio completo. Si desea visualizar datos de un determinado período, deberá seleccionarlo previamente pulsando con el ratón sobre la parte izquierda de la línea correspondiente. Combine las pulsaciones de su ratón con las teclas mayúsculas o control para realizar selecciones múltiples de periodos.
Ver detalle:
Al pulsar este botón, aparece el detalle de la información estadística correspondiente al ejercicio o al período de tiempo que usted haya seleccionado.
Si desea consultar el detalle de otro período o ejercicio, puede hacerlo sin necesidad de salir de esta misma ventana a través de los desplegables que se encuentran en la parte superior.
Artículos:
Ventana que visualiza los artículos vendidos a este cliente en el período seleccionado, con indicación de número total de unidades e importe neto. Asimismo, informa de la fecha de la última venta, precio y descuento por cada uno de los artículos.
Gráfico:
Pulsando este botón aparece la representación gráfica de los datos correspondientes al período seleccionado. Puede seleccionar si lo desea, el dato a representar. Si usted por ejemplo, quiere obtener un gráfico de las ventas, pulse sobre la cabecera de la columna antes de pulsar el botón de “gráfico”:
En la parte inferior de esta ventana, el programa ofrece diversas funciones, entre la que destaca la de “opciones” que permite obtener diferentes modalidades gráficas de los mismos datos y personalizar la presentación al gusto del usuario:
Situación actual:
Pulsando este botón aparece una ventana con la información económica del cliente referente al período seleccionado:
En la parte izquierda aparecen los datos globales: Saldo contable, importe de los albaranes pendientes de facturar, importe de las facturas pendientes de contabilizar, etcétera. Pulsando el botón que se encuentra a la derecha de cada uno de estos totales, se visualiza el correspondiente detalle. Debajo de esta información existe un botón que permite opcionalmente consultar todos los registros (albaranes, facturas, pedidos, etcétera) y no solamente los que están pendientes. En el caso de los presupuestos, al tener tres estados distintos, puede cambiar la visualización de la información pinchando en el botón de detalle.
Respecto al primer campo, si la empresa tiene enlace contable mostrará los efectos en cartera cuyo estado sea distinto de 7 cobrado. De no tener enlace contable, los datos a mostrar serán extraídos de la parte comercial, efectos que no tengan fecha de cobro.
Historial:
Esta última carpeta está destinada a recoger los datos informativos y comerciales que el usuario considere oportuno para una mejor gestión de su base de datos de clientes.
Botonera de funciones:
En la parte inferior derecha de la pantalla de clientes, se encuentra la botonera de funciones. Se trata de un grupo de botones que encontrará en muchas de las opciones del programa ERP Gextor Gestión Comercial y cuya definición se explica a continuación:
Aceptar:
Pulse este botón para grabar el cliente que se encuentre seleccionado en ese momento.
Suprimir:
Elimina del fichero el cliente seleccionado.
Campos adicionales:
Esta función sirve para introducir los campos personalizados que se hayan definido en la gestión del fichero de empresas del programa “Administrador”. En este caso, el programa solicitará esos campos a través de una ventana al efecto.
Salir:
Función que cierra la tarea.
Botonera de navegación:
En la parte inferior izquierda de la pantalla, se encuentra la botonera de navegación: Se trata de una función que facilita la consulta secuencial de los clientes sin tener que introducir su código. Dispone de botones para visualizar los datos del primero, del último, del siguiente y del anterior.
Listados del fichero:
Para obtener un listado del fichero de clientes, debe pulsar el botón con el icono de impresora que se encuentra en la botonera superior. Aparecerá una ventana ofreciendo diversas opciones:
Por medio de los campos desde / hasta, usted puede filtrar y limitar los clientes a listar. Debido al gran número de campos que tiene cada cliente y que por razones de espacio no pueden imprimirse todos en un único listado, los datos a obtener deben ser seleccionados a través del desplegable “datos a listar”:
Asimismo el programa ofrece la posibilidad de imprimir el listado ordenado por diferentes campos:
El check “presentación preliminar” sirve para obtener previamente el listado por pantalla.
Una vez que esté en pantalla, en la parte superior del listado dispone usted de una serie de botones que le permitirán recorrer el listado desde la primera a la última página. Además existen otros botones cuya función se describe seguidamente:
Imprimir:
Envía a la impresora el listado que está en pantalla.
Exportar:
Envía a un fichero el listado. Previamente, aparece una ventana para especificar el formato de los datos: ASCII, Lotus, Excel, Word, etcétera.
Seleccione el tipo y nombre del fichero de destino.
Zoom:
Pulsando este botón se ajusta el tamaño de la presentación del listado. Dispone de tres niveles de zoom. Para salir de esta pantalla, debe pulsar sobre el botón estándar de “cerrar ventana” que se encuentra en la parte superior derecha (2ª línea).
Fichero de proveedores:
La pantalla para la creación y mantenimiento de los proveedores, dispone de la misma estructura y operativa que la que se ha descrito para el fichero de clientes. En la parte superior existe una zona fija con los datos más significativos: Código y nombre. Debajo de ella aparecen una serie de carpetas cuyo título indica la naturaleza de los datos que contiene. Pulsando directamente con el ratón sobre la carpeta correspondiente, se accede a dichos datos.
Identificación:
En esta primera carpeta el usuario puede completar los datos de identificación del proveedor. Los campos que se solicitan son bastante intuitivos y tienen las mismas características que las explicadas en el fichero de clientes.
Check-box para limitar el envío de información a los proveedores. Funciona de la misma forma que en clientes.
Datos comerciales:
La segunda carpeta es donde se introducen las características y condiciones comerciales pactadas con el proveedor, y que como en el caso de los clientes, son las que nos van a permitir automatizar en mayor o menor medida, el proceso de compras. Al pulsar sobre la solapa aparecen los campos en la correspondiente carpeta:
Código de listado:
Se trata de un código de libre uso que usted puede asignar según su criterio para clasificar a los proveedores. A la hora de obtener listados y estadísticas, el programa le ofrecerá la posibilidad de filtrar y clasificarlos por este criterio.
Descuentos:
En estos tres campos debe usted introducir los porcentajes de descuento habitual, si los tiene, a la hora de comprar al proveedor.
% Porcentaje retención:
Porcentaje de retención en el caso de ser “profesional” sujeto a este régimen.
Aplicar retención:
Este check está directamente relacionado con el campo anterior. Debe indicar si la retención, en caso de que corresponda, se aplica sobre la base imponible de la factura, o bien, sobre la base más el IVA.
Clave de perceptor:
Seleccione en que clave de percepción está sujeto este proveedor. El desplegable se carga en relación a los datos creados en el área contable. Los campos que se solicitan a continuación en la parte derecha de la carpeta, deben ser seleccionados a través del desplegable correspondiente. Régimen de IVA, clase impuesto, forma de pago, tabla de rappels, tipo de portes.
Agencia de transporte:
Las opciones que se ofrecen en forma de pago, rappels y agencia de transporte, deben haber sido definidas previamente por su correspondiente opción de gestión de fichero. En cuanto a los campos de días de pago y periodo en el que se inhabilita el pago, su funcionamiento y modo de definición es idéntico al del apartado de clientes.
Domicilios de pago:
En esta carpeta se debe definir las posibles domiciliaciones bancarias donde se va a efectuar los pagos a este proveedor, y que serán utilizadas posteriormente por las opciones de “compras” del programa.
Debe pulsar el botón de “aceptar” de la carpeta por cada domicilio que defina.
Impresión:
Puede indicar el código que nuestra empresa representa en el proveedor. Útil por ejemplo, para incluirlo en los pedidos que se realicen. Y el idioma en el que se deberá realizar los pedidos. Así como el método de enviarle la documentación, de la misma forma que se emplea y describe en el apartado de clientes.
Artículos:
Esta carpeta es resultado de la acumulación automática de los procesos de compras del programa ERP Gextor Gestión Comercial, y presenta la relación de artículos que el proveedor ha suministrado, con indicación de la fecha de la última compra, precio, descuentos, etcétera.
Es posible definir las tarifas con las que cada proveedor suministra mercancía. El acceso se realiza a través de un botón creado en la parte inferior y la manera de operar es idéntica a que se establece en las tarifas personalizadas de clientes, pudiendo indicar un precio por artículo o un descuento por sección, sección – familia y / o artículo. La única salvedad en cuanto a su equivalente en ventas, es que en está área no existe una preferencia que indique que precio coger primero, siempre se mira si hay alguno personalizado y si no se extrae de la tabla que aparece en este apartado.
Estadísticas:
Esta es una carpeta que como en el caso anterior, presenta los datos acumulados en este proveedor por los diferentes procesos de compras. A través de ella, el usuario dispone de toda la información estadística y económica sin necesidad de recurrir a ningún listado.
Los datos estadísticos se visualizan agrupados por períodos con información detallada sobre las compras que se han realizado a este proveedor, pudiendo seleccionar el ejercicio en el desplegable de la parte superior. En la parte inferior derecha de esta carpeta, dispone de un botón para representar los datos de forma gráfica. La operativa es la misma que la descrita para el fichero de clientes. En la parte izquierda, existe el botón de “situación actual”, que presenta una ventana con la información económica del proveedor referente al período seleccionado:
Si necesita cualquier tipo de información relativa al funcionamiento de este formulario remítase al apartado de clientes.
Historial:
Esta última carpeta está destinada a recoger los datos informativos y comerciales que el usuario considere oportuno para una mejor gestión de su fichero de proveedores
Botonera de funciones:
En la parte inferior derecha de la pantalla de proveedores, se encuentra la botonera de funciones.
Aceptar:
Pulse este botón para grabar el proveedor que se encuentre seleccionado en ese momento.
Suprimir:
Elimina del fichero el proveedor seleccionado.
Campos adicionales:
Esta función sirve para introducir los campos personalizados que se hayan definido en la gestión del fichero de empresas del programa “Administrador”.
Salir:
Función que cierra la tarea.
Botonera de navegación:
En la parte inferior izquierda de la pantalla, se encuentra la botonera de navegación: Su función es facilitar la consulta secuencial de los proveedores sin tener que introducir su código. Dispone de botones para primero, último, siguiente y anterior.
Listados del fichero:
Para obtener un listado del fichero de proveedores, debe pulsar el botón con el icono de impresora que se encuentra en la botonera principal de funciones (parte superior de la pantalla de trabajo). Aparecerá una ventana ofreciendo diversas opciones que le permitirán indicar qué proveedores desea listar, los datos a imprimir y la ordenación del listado.
El check “presentación preliminar” sirve para obtener previamente el listado por pantalla.
Una vez en pantalla, usted dispone de las funciones para obtenerlo por impresora o exportarlo a un fichero en el formato que indique. Par salir de esta pantalla, debe pulsar sobre el botón estándar de “cerrar ventana” que se encuentra en la parte superior derecha (2ª línea).
Fichero de artículos:
Éste es otro de los ficheros maestros fundamentales del programa ERP Gextor Gestión Comercial. A través de esta opción se definen los datos y características de los artículos, alrededor de los cuales, giran todas las opciones de compras, almacén y ventas. La pantalla para su gestión tiene la misma estructura que la de las opciones descritas anteriormente. En la parte superior se encuentra el código y la descripción del artículo, y debajo de esta zona se encuentran las diferentes carpetas.
Identificación:
En la primera carpeta debe introducir los datos que completan los datos identificativos:
Descripción abreviada:
Descripción corta del artículo. Resulta de utilidad si va a utilizar impresora de ticket para facturar.
Código de barras:
Introduzca el código de barras del artículo. Puede utilizar el lector si dispone de él. Si lo desea, el programa puede generarlo de forma automática. Para ello debe indicarlo por medio de la función “preferencias” de la gestión del fichero de empresas.
El código de barras automático está basado en el formato EAN13 y la sintaxis que emplea es la siguiente:
84 texto fijo
2 dígitos del código de sección
3 “ “ “ “la familia
5 “ para un identificador del artículo
1 “ de control.
Sección:
Seleccione la sección a la que pertenece el artículo. En el desplegable aparecerán todas las secciones definidas hasta ese momento.
Familia:
Seleccione la familia a la que pertenece el artículo. Mismo comentario que en el caso de sección.
Códigos de impuesto:
Seleccione en los desplegables los respectivos tipos de impuesto para compras y para ventas, a los que está sujeto el artículo.
Código de listado:
Se trata de un código de libre uso que usted puede asignar según su criterio para clasificar los artículos. A la hora de obtener listados y estadísticas, el programa le ofrecerá la posibilidad de filtrar y clasificar los artículos por este criterio.
Catálogo:
A través de esta opción usted puede asociar uno o varios documentos al artículo seleccionado. Un posible objetivo de esta asociación se podría plantear para vincular cualquier tipo de información técnica, funcionamiento, de fabricación, etcétera, como una información más profunda dentro de su ficha. Aunque se verá dentro de su apartado, también es posible incluir estos archivos dentro de un proceso de e-mailing. Una vez presionado el botón, accederemos al siguiente formulario:
Tal y como muestra el ejemplo, incluya un texto a modo de comentario sobre el contenido y en la parte derecha la ruta y nombre del fichero que lo contiene, puede escribirlo de forma manual o apoyarse en el botón para buscar el fichero en cuestión. Si desea verificar el contenido, sitúese en una línea y pulse el botón 
para abrir el programa asociado a ese tipo de documento.
No aplicar recargo de equivalencia:
Al igual que sucede en clientes con el porcentaje de impuesto, este check también está de alguna forma dirigido a casos concretos. Mediante este campo se evitará que aunque el cliente o proveedor se trate con régimen de equivalencia, determinados artículos, por su tratamiento especial, no estén gestionados de la misma forma que el resto.
Cuentas contables:
Introduzca las cuentas contables donde quiere contabilizar las compras y las ventas de este artículo. Dejando estos campos en blanco, el programa las contabilizará en las cuentas que indique la familia o la sección.
Fecha de alta:
Campo informativo. Fecha en la que define el artículo en la base de datos.
Fecha de baja:
Campo informativo. Fecha en la que se deja de trabajar o se descataloga el artículo. Cuando esto ocurra, es necesario desmarcar el check “Activo”.
Solicitar descripción extendida en los documentos:
En este fichero se trata la forma de poder introducir textos de gran envergadura en los documentos. Aumentar los 40 caracteres actuales podría traer consecuencias negativas a la hora de extraer listados y ver la información en pantalla, por lo que, se mantiene ese tamaño, pero se ofrece la posibilidad de incorporar un texto sin límite complementario a cada línea del documento. Se considera que no todas las referencias son susceptibles de necesitar de esta ampliación, por lo que se habilita de forma individual y a modo de marca ubicada en la solapa titulada identificación.
Dentro del apartado de documentos de venta se realiza un ejemplo, detallado del alcance y funcionamiento de esta nueva prestación.
Observaciones:
Campo de libre uso para indicar lo que el usuario crea conveniente sobre este artículo. Si lo desea, puede utilizar este texto como mensaje para el operador cada vez que el artículo sea seleccionado en las pantallas de pedidos, albaranes, facturas, etcétera.
Descripción ampliada:
Hasta 250 caracteres. De utilidad en los casos en que es necesario un gran detalle en la descripción del artículo.
Características:
Carpeta en la que se especifican las particularidades del artículo:
En la parte superior de esta carpeta hay que seleccionar una de las características que más importancia tiene para el posterior tratamiento del artículo:
Tipo de artículo:
Indique el tipo al que pertenece el artículo. Dependiendo de las características de la empresa, el programa puede ofrecer hasta 7 opciones:
Normal:
Este es el tipo que el programa propone por defecto. Debe seleccionarse cuando el artículo no corresponde a ninguno de los otros tipos.
Servicios:
Se trata de artículos en los que no hay que controlar su stock ni existen físicamente en el almacén, pero que sí pueden intervenir en los procesos de la gestión comercial. Tal es el caso de determinados conceptos como, “Mano de obra”, “Cuota mensual”, etcétera.
En este caso, a la derecha del campo “Tipo”, el programa solicitará el coste de ese artículo, ya que es necesario para calcular correctamente los márgenes y beneficios.
Si selecciona el check de solicitar la fecha del servicio al incorporarlo en un albarán o factura de venta le aparecerá un pequeño formulario para que introduzca la fecha en la que se prestó el servicio. A partir de ahí el programa le creará una línea nueva en el documento con un texto similar a este:
“Servicio iniciado el día ## / ## / ####”
Números de serie:
Seleccione este tipo en aquellos artículos en los que desea controlar, además del stock, los números de serie, número de matrícula o cualquier otra identificación de sus unidades.
Lotes:
Este tipo debe seleccionarse en los artículos en los que es necesario identificar sus unidades por un número de lote. Posteriormente, en las entradas y salidas de almacén, el programa solicitará la identificación del lote y su fecha de caducidad.
Kit:
Este es un tipo de artículo que está formado por un conjunto de otros artículos. En este caso, según se explica más adelante, se habilita una carpeta especial para definir los componentes del kit.
Raíz y dimensión:
Disponibles únicamente si dispone del módulo adicional de Gestión Comercial de Tallas y Colores. Se explica detalladamente en su documento. En la parte inferior de esta carpeta, el programa solicita unos datos para completar las características del artículo:
Tipos de stock:
Indique si este artículo tiene 1 o 2 tipos de stock.
Nombre del stock:
Introduzca el (los) nombre(s) del stock.
Valoración:
Indique, si procede, sobre cuál de los 2 stocks se va a valorar el artículo.
Unidades por caja:
Número de unidades del stock 1 por cada unidad del stock 2.
Solicitar medidas:
Indique si en este artículo necesita especificar las medidas en el albarán.
Volumen y peso:
Datos informativos.
Cantidades habituales:
Introduzca el número de unidades que suele pedir.
Cantidad habitual y mínima de compras y ventas:
Declare una cantidad y no se podrá realizar ninguna compra y / o venta con unidades inferiores a ésta, tampoco aceptaría valores que no sean múltiplos de ésta. No se trata de un aviso de cara al usuario, sino de una limitación. Si usted no visualiza este campo junto a las “Cantidades habituales” puede ser debido a que no tiene la preferencia activada, revísela.
Rappels:
Indique si este artículo interviene para el cálculo de Rappels.
Tarifas:
En esta tercera carpeta se definen los precios, y posibles descuentos y comisiones del artículo. En ella, aparece una tabla en la que cada línea corresponde a una tarifa.
Se ha creado un campo en la ficha del artículo que permite dar libertad de modificación a determinadas referencias, ofreciendo así la posibilidad de tener un grupo de referencias de libre uso.
Tarifas y descuentos por sucursal:
Esta prestación le permitirá definir distintos precios entre sus delegaciones o sucursales, para todos los artículos o solo parte de ellos. No es algo frecuente por lo que se marca a través de una preferencia creada al efecto.
Nota. Esta preferencia solo estará visible si la empresa está definida con sucursales.
La definición se realizará en la misma ficha del artículo donde se ha incorporado un desplegable que indica la sucursal a la que se refiere la tarifa que se está declarando.
El modo que tiene el programa para aplicar los precios en los documentos de venta estará basado en buscar el precio para esta sucursal, si no estuviera creado, lo buscaría en la tarifa general (o sucursal 0). Dicho esto y siguiendo el ejemplo de la imagen anterior, los precios que se están definiendo son para todas las sucursales, si se quisiera aplicar una tarifa distinta para otra sucursal bastaría con mover el desplegable. Utilice los botones de eliminar y grabar respectivamente que aparecen junto al desplegable.
Precio de venta:
Introduzca el precio de venta base (sin impuestos) para cada tarifa.
Precio IVA incluido:
Campo que se calcula automáticamente basándose en el anterior. Si lo prefiere, puede introducir el precio IVA incluido, recalculando entonces el programa el precio base. Esto puede resultar de utilidad para realizar ajustes y redondeos.
Descuentos:
Puede introducir un porcentaje de descuento fijo, o seleccionar una tabla de descuentos. Para ello sitúese en la columna correspondiente. Evidentemente, también puede dejar estos campos en blanco.
Comisiones:
Introduzca el porcentaje o la tabla de comisiones para cada una de las tarifas.
Margen:
En el caso de utilizar tarifas basadas en un margen sobre precio de coste o precio de última compra, deberá introducir el porcentaje con el que desea trabajar en este artículo. Si procede, en la parte inferior de esta carpeta puede indicar los importes máximo y mínimo de comisión de este artículo. La parte inferior de la pantalla puede ser variable dependiendo de las características indicadas en la ficha de la empresa (preferencias del módulo de administrador) o módulos adicionales que haya adquirido (por ejemplo el módulo de cárnicas). Esta variante a la que nos referimos, afecta a las posibles tasas en las que se puede ver involucrado un artículo y la ficha en su totalidad se presenta bajo este formato:
Dado que son funcionalidades particulares de unos sectores determinados, su funcionamiento se explica en: Módulo cárnicas en un anexo al presente.
Referencias alternativas.
Otros códigos o palabras de acceso:
En la parte izquierda de esta carpeta, se presenta una tabla para que usted introduzca todas aquellas palabras o códigos, por los cuales desea localizar este artículo (independientemente de su código identificativo). Se trata de palabras de su propio criterio como, el nombre del proveedor, la familia, o cualquier otra clave que usted considere oportuno. Posteriormente, cuando el programa solicite el código de un artículo, usted puede introducir cualquiera de estas palabras para seleccionarlo.
Referencias alternativas:
En esta tabla usted puede indicar las referencias de otros artículos equivalentes al que está definiendo. De esta forma, en el caso de que este artículo no tenga stock a la hora de facturar, el programa le informará de ello y le presentará esta lista alternativa.
Idiomas e imagen:
A través de esta carpeta, usted puede especificar la definición del artículo en varios idiomas.
Estos datos, en combinación con el campo “Idioma” de la ficha de cliente o proveedor, ofrecen la posibilidad de emitir los documentos con la descripción de los artículos en el idioma que el cliente prefiera. También puede incorporar la imagen del artículo. Para ello es necesario que dicha imagen se encuentre grabada en un fichero de formato BMP, lo cual puede conseguirse por medio de un escáner y su programa correspondiente. En esta carpeta, basta con pulsar el botón con el icono de la cámara fotográfica y seleccionar seguidamente el fichero en cuestión. Aquí debemos resaltar que dicha foto no se guarda en el programa ERP Gextor Gestión Comercial como tal, sino que simplemente se guarda la ruta (unidad + directorio) y nombre de fichero asociado. Así pues, deberá respetar fielmente esa ubicación y en un entorno multiusuario que todos los usuarios tengan permisos sobre ella.
Almacén:
En esta carpeta aparecen los datos relativos a la situación de este artículo en el almacén. Si usted ha definido más de un almacén en la empresa, aparecerá una tabla con la lista de ellos y los datos más importantes del artículo.
Ver detalle:
Seleccione el que usted desee y pulse el botón de “Ver detalle”. Aparecerá una ventana con los datos completos de ese artículo en el almacén seleccionado.
Los únicos datos que usted puede definir aquí, son el stock máximo, el mínimo y la ubicación. El resto de los campos que aparecen en esta ventana, son actualizados automáticamente por las respectivas opciones de compras, ventas y almacén.
Proveedores:
Pulsando este botón, aparece la lista de los proveedores de este artículo.
Cuando usted define el artículo, puede indicar cuál es el proveedor habitual y el resto de proveedores. Los diferentes procesos de compras, se encargarán de ir actualizando automáticamente esta lista lotes. En el caso de que el artículo haya sido definido como tipo “Lotes”, aparecerá un botón para visualizarlos:
En esta ventana usted podrá consultar el stock que hay en almacén de cada uno de los lotes, cuantos entraron, la fecha de entrada y la fecha de caducidad.
Números de serie:
Si el artículo es de este tipo, también dispondrá de un botón para consultar los números de serie de las unidades que hay en el almacén:
Dimensiones:
Tratándose de un artículo de tipo raíz, la mecánica es la misma, aunque podrá encontrar más información en el documento de tallas y colores
Estadísticas:
Esta carpeta presenta los datos acumulados de forma automática en este artículo, por las opciones de compras, almacén y ventas. En la parte superior, aparecen dos desplegables para seleccionar el ejercicio y el almacén que se desea consultar:
Los datos se presentan agrupados por períodos con información puntual sobre ventas, compras, coste de las ventas, margen de beneficio y otros datos importantes de la facturación. A partir de aquí, el programa ofrece varias opciones de visualización: Últimos movimientos del artículo, Detalle de los datos estadísticos y representación gráfica de los mismos. Si se pulsa directamente sobre cualquiera de estos botones, los datos que aparezcan serán relativos al ejercicio completo. Si desea visualizar datos de un determinado período, deberá seleccionarlo previamente pulsando con el ratón sobre la parte izquierda de la línea correspondiente. Para marcar varios períodos mantenga pulsada la tecla Shift (mayúsculas) al mismo tiempo que marca las líneas.
Ver detalle:
Pulsando este botón aparece el detalle de los datos estadísticos correspondientes al período seleccionado:
En la parte superior de esta ventana, dispone de la posibilidad de seleccionar otro período de tiempo.
Movimientos de almacén:
Botón que su propio nombre indica cual es su función. En la parte superior, además del desplegable para seleccionar el almacén, puede filtrar el tipo de movimiento a visualizar: Entradas, salidas, movimientos de regularización, stock inicial o todos:
Dispone de diversa funcionalidad (imprimir, copiar en el portapapeles, exportar, etc.) pulsando con el botón de la derecha de su ratón sobre la rejilla.
Kit:
La pestaña de Kit solamente aparecerá activa en el caso de que se cree un artículo tipo KIT. Se trata de un tipo de artículo compuesto. En esta carpeta debe usted definir cuáles son los componentes y con cuantas unidades intervienen. Los componentes son artículos que deben haber sido creados previamente:
Según se van introduciendo los componentes, el programa informa del coste total del kit basándose en el precio medio de cada uno de ellos. En la parte inferior de esta carpeta, el programa solicita una serie de datos que tienen bastante importancia en el tratamiento posterior de este artículo:
Controlar stock en almacén:
Indique si este kit va a existir físicamente en el almacén, o no. Hay ocasiones en los que el kit solamente existe en lista de precios y se compone en el momento de vender. En este caso no hay que controlar stock en almacén. Sin embargo, si usted compone un determinado número de kits para venderlos posteriormente, le interesa controlar el stock en almacén.
Imprimir componentes:
Indique si desea relacionar los artículos que componen el kit en los albaranes, facturas, etcétera.
Dar de baja a los componentes:
Indique en qué momento desea dar de baja (salidas de almacén) el stock de los componentes: Al entrar el kit en el almacén (suponiendo que lo haga), en el momento de venderlo, o bien de forma manual cuando usted desee.
Se presenta una novedad, que es la modificación de su composición en el momento de la venta. Es decir, tener una composición base y luego, en el momento de realizar la venta, poder variar sus componentes.
Para que esta nueva funcionalidad no afecte de forma negativa a los usuarios que no les interese modificar, se activa como una preferencia de empresa.
Opciones de venta – validar la composición del kit en la venta
Importante. Esto afectará a aquellos artículos kit que den de baja sus componentes en el momento de la venta, o lo que es lo mismo, en su ficha tendrán que tener marcado la opción:
Con estos pasos, en el momento de la venta le mostrará una ventana para confirmar los componentes de cada KIT, pudiendo añadir, eliminar o modificar su composición.
Botonera de funciones:
En la parte inferior derecha de la pantalla de artículos, se encuentra la botonera de funciones
En la parte inferior derecha de la pantalla de artículos, se encuentra la botonera de funciones.
Aceptar:
Pulse este botón para grabar el artículo que se encuentre seleccionado en ese momento.
Suprimir:
Elimina del fichero el artículo seleccionado.
Campos adicionales:
Esta función permite cumplimentar los campos adicionales que se hayan definido en el “Administrador”.
Salir:
Función que cierra la tarea.
Botonera de navegación:
Como ya se ha descrito en los casos anteriores, su función es facilitar la consulta. Dispone de botones para primero, último, siguiente y anterior.
Listados del fichero:
Pulsando el botón con el icono de impresora que se encuentra en la botonera superior, aparecerá una ventana con diversas opciones para indicar qué artículos desea listar, los datos a imprimir y la ordenación del listado.
El check “Presentación preliminar” sirve para obtener previamente el listado por pantalla.
Ficheros de agentes:
Opción que permite al usuario mantener el fichero de agentes comerciales de su empresa. Para ello, dispone de una pantalla con la misma estructura de carpetas que la de las opciones anteriores:
Identificación:
Carpeta que recoge los datos identificativos del agente. Los campos que se solicitan son bastante claros y no necesitan explicación adicional, salvo el check de “Venta de mostrador” que al ser seleccionado le decimos al programa que esta persona es un vendedor y como tal puede interactuar con el aplicativo de venta de mostrador (explicado con detalle en un apartado independiente). Sea o no un vendedor, el resto de las características que nos encontramos en esta ficha son iguales.
Datos comerciales:
En esta segunda carpeta se definen las condiciones comerciales que este agente tiene. Su objetivo es el automatizar en lo máximo posible el cálculo de sus comisiones.
En la parte superior de la carpeta se solicitan los datos relativos a las condiciones en sus ventas directas, mientras que en la parte inferior deben fijarse, si es el caso, las condiciones para ventas indirectas.
% Porcentaje de retención:
Porcentaje de retención fiscal a la hora de liquidar las comisiones.
Comisión:
Active el check que corresponda a la forma de calcular la comisión, y a continuación el porcentaje fijo o la tabla que proceda.
Previsiones de venta:
Con el tratamiento de los agentes comerciales se da paso a una definición a modo de previsiones de venta. El formulario de definición tiene un aspecto similar al que se muestra a continuación:
Campaña:
Concepto que se utilizará para poder definir las previsiones en base a un periodo de datos completamente definible por el usuario. Al entrar la primera vez, el programa le propondrá crear una campaña por defecto cuyo intervalo y nombre corresponderá al del ejercicio en curso, no obstante usted podrá gestionar las campañas de acorde a sus propias necesidades a través del botón que aparece junto al desplegable.
Los periodos son completamente abiertos, pudiendo abarcar parte de ejercicios pasados, solaparse unos con otros si fuera necesario. Por ejemplo, definir unas previsiones mensuales y trimestrales y / o anuales, etcétera, simplemente son rangos entre fechas.
Utilice también en esta pantalla, el tipo de previsión para realizar una previsión única o doble, acorde a un posible concepto pesimista y optimista. Hay que recordar también que al igual que en el resto del programa dispone de consultas a través de las teclas F2 / F3 sobre el campo campaña, pudiéndose borrar alguna si ésta no tiene previsiones declaradas en ninguno de los agentes. Por último informar que aunque se accede a través de un agente determinado, las campañas declaradas son utilizables en todos los agentes. Volviendo a la definición de las previsiones, podrá establecerlas por unidades vendidas o por importes netos de cada sección, sección – familia o a más bajo nivel, por artículo, incluso realizar combinaciones como muestra el ejemplo que se acompaña:
La previsión se realizará en cuanto a unidades de venta y / o en base a las ventas netas realizadas (importe lineal). Para hacer más ágil la definición de las previsiones de los distintos agentes, se ha dotado de una opción de <Copiar a ….> que permitirá copiar esta definición a otros agentes. Concluyendo este apartado y aunque se verá en estadísticas, se puede anticipar que se ha incluido un listado a modo de comparativa entre la previsión y lo realizado por cada uno de los agentes, como objetivo final de esta definición.
Base de cálculo:
Seleccione en el desplegable el concepto de la factura sobre el que se debe calcular la comisión.
Jefe de ventas:
Seleccione, si procede, el jefe de ventas de este agente.
Las ventas que realice el agente, serán acumuladas al agente ”Jefe” en concepto de ventas indirectas.
Condiciones como jefe de ventas:
En el caso de que el agente que estamos definiendo sea jefe de ventas, debe activar el check-box y especificar aquí sus condiciones.
Estadísticas:
Carpeta que presenta los datos estadísticos acumulados de forma automática en este agente.
La información en principio se presenta agrupada por períodos y relativa a las ventas y comisiones del agente en venta directa. Si se trata de un “Jefe de ventas”, puede seleccionar las ventas indirectas en el desplegable que se encuentra a la derecha de la tabla. Como en el caso de los ficheros descritos anteriormente, puede representar de forma gráfica estos datos o ver el detalle de un determinado período. Para ello basta con pulsar el correspondiente botón:
Historial:
Esta última carpeta antes de la dedicada a la Web recoge los comentarios y datos que usted considere oportuno sobre la relación con este agente.
Listados:
Pulsando sobre el botón de la impresora de la botonera superior, aparece la ventana previa a la obtención del listado de agentes. Como en las ocasiones anteriores, se ofrece diversas opciones y formatos:
Fichero de formas de pago:
Por medio de esta opción debe usted definir las características de las diferentes formas de pago, que va a utilizar en sus procesos de compras y ventas. En la parte superior de la pantalla, el programa solicita el código y el texto descriptivo.
En el caso de tratarse de una forma de pago de uso general, el programa solicita los siguientes datos:
% Porcentaje de entrada:
Porcentaje de entrega inicial al contado.
% Porcentaje recargo financiero:
Si procede.
Número de efectos:
Indique cuantos efectos (vencimientos) tiene la forma de pago que va a definir.
Intervalo:
Indique si el intervalo entre los diferentes vencimientos que va a definir, se refiere a días o a meses.
Prorratear vencimientos:
Este campo indica al programa que el total de la factura debe ser dividido a partes iguales entre todos los vencimientos. Si por ejemplo, la forma de pago consta de 3 vencimientos, el importe total será dividido entre 3, redondeando si es necesario, el último vencimiento. En el caso de no activar este check, deberá indicar el porcentaje del total que corresponde a cada vencimiento.
Número de días / meses:
Introduzca por cada uno de los efectos, el intervalo entre la fecha de factura y la fecha de vencimiento. Si usted desea que las fechas de vencimiento correspondan a un determinado día del mes, le sugerimos que dicho intervalo lo exprese en meses. En caso contrario, la fecha de vencimiento será calculada en base a los días naturales.
% Porcentaje sobre el importe:
Si no ha activado el check de “prorratear…”, deberá indicar qué porcentaje sobre el total de la factura, corresponde a cada uno de los efectos.
Modo de generarlos:
Actúe contra la marca del recibo a modo de si lo damos por cobrado (efectos al contado) o como emitidos si no desea que los efectos sean impresos.
Contabilizar los efectos:
Este es un dato de bastante trascendencia a la hora de contabilizar automáticamente. Debe indicar si los efectos generados por esa forma de pago, se van a contabilizar en la cuenta de efectos a cobrar (4310) o efectos a pagar (401), según se utilice en ventas o en compras.
Códigos de cartera:
Por último debe indicar los códigos de las respectivas carteras donde va a grabar los efectos que se originen por esta forma de pago.
Venta de mostrador:
Hay una carpeta para indicar si la forma de pago es exclusiva para ventas por mostrador (venta directa). Este caso se detalla en sección de venta directa.
Tablas auxiliares:
Esta opción de menú agrupa a una serie de ficheros o tablas de apoyo en los cuales se basan los otros ficheros y opciones principales del programa.
El programa ERP Gextor Gestión Comercial crea en el momento de la instalación un registro de cada uno de estos ficheros, con el nombre “General”. usted puede modificar este nombre y añadir los que considere oportuno.
Fichero de secciones:
Opción que permite definir un criterio de agrupación de los artículos.
En la parte izquierda de la pantalla aparece la tabla que contiene las definiciones de las diferentes secciones en las que va a clasificar los artículos. El número es asignado de forma correlativa del 1 al 999. Usted simplemente debe situarse sobre la línea correspondiente e introducir el nombre de la sección. En la parte derecha aparecen los datos estadísticos acumulados en esa sección por los procesos de compras y ventas. Si lo desea puede obtener un gráfico de ellos.
Listado:
En este tipo de ficheros auxiliares, para la función de listar se ha dispuesto un botón al efecto que se encuentra en la parte inferior derecha.
Fichero de familias:
Opción que permite definir otros criterios de agrupación de los artículos. Las “Familias” son consideradas por el programa como agrupación de 2º nivel, es decir, un sub-grupo de la sección. De esta forma usted puede definir hasta 999 familias pertenecientes a la sección 1, otras 999 para la sección 2, etcétera. La pantalla para la gestión del fichero de familias es muy similar a la de secciones:
En la parte superior debe seleccionar la sección, y debajo de él, la tabla en las que usted puede definir las familias que va a tener esa sección. Ambos datos (sección y familia) van relacionados, de forma que la familia número 1 de la sección número 1, no tiene nada que ver con la familia número 1 de cualquier otra sección. Como en el caso de secciones, dispone también de información estadística, gráficos y listado del fichero.
Fichero de zonas:
Opción para definir criterios de agrupación de los clientes. Su objetivo es proporcionar datos estadísticos de estos grupos. En principio se trata de criterios geográficos que usted puede aplicar según su criterio: comarcal, regional, nacional, etcétera o cualquier otro tipo de organización, y que posteriormente al definir el cliente, deberá indicar a cuál de estas zonas pertenece. La pantalla para la gestión de este fichero dispone de la misma forma de operar que las descritas en secciones y familias:
En la parte izquierda se encuentran la descripción de las zonas numeradas correlativamente, y en la parte derecha, los datos estadísticos de cada una de ellas.
Fichero de rutas:
Opción para definir otros criterios de agrupación de los clientes, independiente de las zonas. Su objetivo, además de proporcionar datos estadísticos, es facilitar al usuario la selección de clientes a la hora de listar o facturar. De esta forma podrá obtener por ejemplo, la facturación exclusiva de los clientes de una determinada ruta, el listado de todos sus clientes, etcétera.
En principio se trata también, como en el caso de zonas, de agrupaciones de carácter geográfico, pero que pueden adaptarse a cualquier otro criterio de clasificación que usted necesite.
La pantalla para su gestión dispone de las mismas funcionalidades y normas de manejo que el resto de las opciones de tablas auxiliares.
Orden en ruta:
Se puede ordenar clientes dentro de cada ruta. El objetivo es, por un lado el evidente de tener más detalle en cuanto a la definición de cada una de las rutas, y por otro poder emitir los documentos en el orden que determine el reparto o visita a cada cliente. La declaración se realiza desde esta misma ficha con un botón creado al efecto <Orden en ruta>, la operativa es una vez seleccionada la ruta, pinchando con el ratón en dicho botón para acceder al siguiente formulario:
El formulario está dividido en varias secciones:
En la parte izquierda aquellos clientes a los que aún no se les ha asignado un orden. A la derecha, aquellos que tienen asignación y su orden de visita dentro de la ruta. La parte inferior es destinada para algunos datos de interés al confeccionar la ruta. Son datos extraídos de la propia ficha del cliente por si a la hora de realizar la asignación hay alguna duda de su localización exacta.
La operativa se realizará mediante los botones creados junto a las dos listas, moviendo los clientes de forma individual o de forma masiva. Los botones situados a la derecha de la segunda lista son para desplazar un registro seleccionado en una posición superior o inferior. Por último, el botón <Incluir cliente> permitirá asociar un cliente de otra ruta a la que se esté definiendo en ese momento. Si se incluye desde este formulario se trata de igual forma que si se cambia desde su ficha.
Como se indicaba al inicio del apartado, una vez definido el orden de las visitas, es posible aplicar ese orden en la emisión de los documentos. De una forma más concreta, se refiere a la emisión de albaranes desde la opción de listados y emisiones, a la generación de facturas desde la opción llamada facturación de albaranes. Para que este desarrollo abarque distintas casuísticas, su utilización frente a la ordenación de los documentos, se plantea como una preferencia dentro de la definición de la empresa (Administrador del programa ERP Gextor Gestión Comercial).
Tres posibles alternativas.
Categorías de clientes / proveedores:
Opción para definir un fichero de definición de tipos o categorías de clientes y proveedores. Son conceptos de libre definición por los que usted podrá posteriormente clasificar a sus clientes y proveedores. Su objetivo es proporcionarle un criterio más de clasificación, independiente de los descritos hasta ahora, que le permita utilizarlo como filtro en diferentes procesos “batch”: Listados, facturación, mailing, etcétera.
La pantalla es muy sencilla: Número y descripción.
Grupo de clientes:
Opción que permite definir otras gestiones para los clientes. En características del fichero de clientes saldrán los grupos de clientes creados.
Fichero de agencias de transporte:
Opción que permite definir los datos de las agencias de transporte que se van a utilizar con más frecuencia en el envío y recepción de mercancía. Su objetivo es el de disponer de una base de datos de estas agencias para utilizarlas en sus relaciones comerciales y en su caso, posibles reclamaciones.
Responsables de autorizaciones:
Desarrollo orientado para aquellas empresas en las que existe un cierto control sobre la mercancía que se pide a los proveedores. Existe la figura de un responsable que autoriza el pedido antes de ser enviado. Si usted no visualiza esta ficha debe dirigirse al administrador del programa ERP Gextor Gestión Comercial, opciones y preferencias de la empresa en curso, área de compras. Volviendo a la opción de menú a la que se refiere el apartado, y seleccionando aparecerá un formulario similar al que se acompaña.
Tal y como se adjunta en la imagen, se declaran aquella (s) persona (s) que puedan dar validez a los pedidos. No tienen por qué ser usuarios del programa ERP Gextor Gestión Comercial, se gestionarán como nombres y contraseñas independientes de cualquier otro tratamiento del programa ERP Gextor Gestión Comercial. El resultado final se visualizará en la opción de pedidos de compra, apartado de confirmar descuentos y otros datos. En éste formulario hay presente un desplegable en el que el usuario deberá indicar el responsable que autoriza el pedido, una vez autorizado ya se podrá emitir el pedido. Al mismo tiempo se realizan controles para evitar que un usuario malintencionado modifique un pedido una vez que ha sido revisado y autorizado, por lo que dentro de este tratamiento existen dos reglas fáciles de recordar:
El pedido no autorizado, se puede modificar pero no imprimir. El pedido autorizado, no se puede modificar pero si imprimir.
Tipos de gastos adicionales de compras:
Los gastos se definen dentro del apartado gastos adicionales en compras. Se pueden registrar aquellos gastos derivados de alguna compra pero que no estuviesen incluidos en ella.
Plantillas de Artículos:
Se crea para que el usuario pueda rellenar de forma rápida aquellos documentos que habitualmente contienen las mismas líneas o conceptos. Se trataría por tanto de juntar varios conceptos en algo que podríamos denominar plantilla y en el momento de mecanizar un documento poder incluir varias líneas en bloque y en un solo paso. Nuevamente nos basamos en un ejemplo para explicarlo, en éste en concreto tratamos una venta del programa ERP Gextor Gestión Comercial, en este caso ficticio la venta de este programa lleva asociada unos servicios de auditoria de sistemas, instalación del programa, formación al usuario, el propio programa, paquete de número de licencias, etcétera. Una definición acorde al ejemplo podría ser:
Una vez definido y ya dentro de los documentos de compra y venta basta con teclear el nombre de la plantilla (gxsql1) y automáticamente se rellenarán las cinco líneas que llevan asociadas. De alguna forma se puede asemejar a los artículos del tipo kit, en cuanto a que se trata como una asociación de artículos, pero tiene notables diferencias como:
Los artículos asociados se imputan directamente contra las líneas y no como el kit que simplemente se mantiene una relación cara a descontar del stock y a su coste.
Cada artículo asociado lleva su propia condición comercial (tarifa personalizada, oferta, descuentos, etcétera) y se proponen de igual forma que si se mecanizase uno a uno manualmente. Al ser líneas como las otras cada una tiene su propio análisis estadístico.
Puede utilizarse también como “guión” para minimizar el riesgo de olvidar facturar algo en estos casos concretos. Al tratarse finalmente como líneas sueltas se pueden incluir todas las líneas posibles y luego eliminar o modificar cualquier línea en el documento.
Nota a tener en cuenta:
Los artículos del tipo serie o lote se pueden incluir en esta gestión, pero en el momento de plasmarlos en el documento se imputan con 0 unidades ya que como saben, es necesario declarar en detalle su composición. De esta forma pueden ser utilizados como “Guión” pero siempre haría falta una intervención por parte del usuario modificando la línea para completar identificando cada uno.
Tablas de comisiones:
Opción que permite al usuario definir diferentes tablas de comisiones variables en función de las ventas y / o los descuentos concedidos. La definición que aquí se hace es genérica. La forma de aplicar la comisión, la decidirá posteriormente al crear el agente, el cliente, o el artículo.
La pantalla para la gestión de una tabla de comisiones, solicita en primer lugar el número y la descripción:
A continuación, el programa solicita qué dato debe tener en cuenta para calcular la comisión:
- El importe de la venta.
- Las unidades vendidas.
Seguidamente deberá indicar el tipo de cálculo:
- En porcentaje.
- En euros por unidad.
Por último dispone usted de una tabla para especificar las diferentes comisiones. La primera columna y la primera línea de datos, están en color gris. En ellas debe usted introducir los topes de descuentos y de importes de ventas respectivamente. En la parte de color blanco debe usted introducir las comisiones que corresponden a cada rango: Hasta tal descuento y tal importe de venta, tal comisión.
En el caso de que la comisión dependa de una sola condición, puede definir un único rango. Así por ejemplo, si la comisión dependiera solamente de un escalado de ventas, en la columna de descuento podría introducirse una sola línea con el dato “99,99”, lo que significa “Hasta 100% de descuento”, es decir para cualquier descuento.
Tablas de descuentos:
Opción para la definición de tablas de descuentos variables en función de los importes de venta. Como en el caso anterior, la definición es genérica y su programa se decide al crear el cliente o el artículo. La forma de operar es prácticamente igual a la de la tabla de comisiones:
Tras indicar la base y el tipo de cálculo, se introducen los topes de los importes y sus correspondientes descuentos.
Tablas de Rappels:
Opción para definir diferentes tablas en las que se van a basar las opciones de cálculo de rappels de ventas y de compras. Su operativa es idéntica a la descrita en las tablas de comisiones y tablas de descuentos:
Tipos de envase y materiales:
Ficheros auxiliares necesitados para la gestión de la Ecotasa, explicada en su conjunto al final del documento.
Ofertas:
Por medio de esta opción, usted puede definir ofertas de diferentes características y relativas a determinados artículos, clientes y período de tiempo. Las condiciones de estas ofertas, suelen tener prioridad sobre cualquier otra condición, si bien esto se puede definir por medio del programa “Administrador”.
La opción presenta una pantalla con tres partes muy significativas: “Identificación”, “Aplicable a…” y “artículos que componen la oferta”.
Desde la opción de ofertas, será posible crear nuevas ofertas a partir de otras ya existentes, con lo que podrá realizar esta operativa de forma más rápida y sin posibilidad de errores de introducción.
Este proceso podrá realizarse a través del botón, incluido en el formulario, denominado <Copia> Al acceder a esta opción aparecerá un formulario en el que se solicitará la siguiente información:
Esta operativa será muy aprovechable para aquellas ofertas iguales o similares, en un distinto periodo de tiempo, o como una buena base para crear ofertas que afecten a las mismas referencias y / o mismos clientes que alguna oferta ya registrada. En la parte superior izquierda, el programa solicita los datos que permiten identificar la oferta:
Oferta número:
Introduzca el número (del 1 al 999) que desea asignar a esta oferta.
Nombre:
Texto descriptivo.
Tipo de oferta:
En este desplegable, el programa ofrece diferentes opciones para definir las condiciones de la oferta:
Seleccione el tipo que corresponda a la oferta que va a definir.
Unidades de regalo del mismo artículo:
Este es el caso clásico del “3 x 2”, es decir que al comprar 2 unidades de un mismo artículo, se regala otro. Naturalmente, el número de unidades a comprar y el de unidades gratis de la oferta, es definible por usted En este caso, en el apartado correspondiente a los artículos correspondientes a la oferta, el programa solicitará los siguientes datos:
Código:
En esta columna debe usted introducir los códigos de todos los artículos que componen esta oferta.
Unidades vendidas:
Indique el número de unidades que debe comprar el cliente para que se aplique la oferta. Es la condición base.
Bonificación:
Indique cuantas unidades del mismo artículo se regalan si se cumple la condición.
Unidades de regalo de distinto artículo:
Este es un tipo de oferta condicionada como el anterior, a la compra por parte del cliente de un determinado número de unidades de un mismo producto. En este caso, el artículo gratis es otro producto diferente.
Los datos que el programa solicita son los mismos que los del tipo anterior, excepto que en este caso hay que indicar el código del artículo que se regala.
Precio especial:
Este es un tipo de oferta sin ningún condicionante en cuanto al número de artículos a comprar. Simplemente, se introducen los artículos y el precio de oferta.
A la hora de facturar aquellos artículos que estén contemplados en esta oferta, el programa asignará el precio especial, haciendo caso omiso de cualquier otro.
Descuento especial:
Este tipo de oferta es prácticamente igual al anterior, pero referida al descuento que pueda tener el artículo:
Una vez definidos los artículos que componen la oferta, si lo desea, puede indicar a qué clientes va destinada.
En la parte superior derecha el programa ofrece dos opciones a través del campo “Aplicable a:”
1. Todos los clientes.
2. Seleccionar los clientes.
En este segundo caso, deberá introducir a continuación, los códigos de todos los clientes destinatarios de la oferta.
Cambio de divisas:
Opción que permite introducir o actualizar el cambio de cada una de las divisas definidas. Este cambio se introduce según lo publica el Banco de España: se registra el cambio fijado para un euro.
Introduzca los nuevos cambios a aplicar, si alguna moneda no ha variado su valor, no es necesario indicarla, el programa tomará el último valor declarado.
Información general:
Esta es una opción que presenta de forma resumida la información contenida en todos los ficheros de la base de datos del programa ERP Gextor Gestión Comercial.
Al seleccionar la opción en el menú, aparece una pantalla con dos partes diferenciadas. En la parte izquierda se presenta el “Árbol” con los grupos de ficheros clasificados por su naturaleza: Ficheros, compras, ventas, abonos y resumen.
Pulsando sobre cualquiera de estos grupos, se despliegan sus opciones, apareciendo en la parte derecha de la pantalla, el contenido del fichero seleccionado:
Esta es una utilidad muy cómoda para tener una información rápida de su base de datos y permite su exportación a Excel en diferentes formatos.
Cambio de ejercicio:
La última opción del capítulo de ficheros, es esta que permite al usuario acceder a los datos de otro ejercicio de la misma empresa.
La operativa es muy sencilla. Basta con seleccionar el ejercicio pulsando con el botón izquierdo del ratón sobre la parte izquierda de la línea correspondiente.
Almacén:
En este capítulo se describen todas las opciones directamente relacionadas con el almacén de artículos. A través de ellas, el programa le permitirá realizar movimientos de artículos al margen de los producidos automáticamente por los procesos de compras y ventas, todo tipo de inventarios e informes y, una serie de utilidades de orden práctico con las que podrá completar la gestión de su almacén. Las opciones que aquí se describen, no requieren ser seleccionadas en ningún orden concreto, sino que usted puede utilizarlas según su necesidad.
Son las siguientes:
- Movimientos de almacén.
- Intercambio de artículos entre almacenes.
- Transformación de referencias.
- Inventario inicial.
- Inventario físico.
- Informes de almacén.
- Inventario valorado.
- Situación de existencias.
- Artículos bajo mínimo.
- Artículos sin movimiento.
- Detallado por ubicación.
- Inventario a una determinada fecha.
- Reposición de Stock.
- Emisión de etiquetas de artículos.
- Listas de precios modificación de tarifas gestión de números de series.
- Listados de seguimiento de lotes.
- Regularización por mermas
Movimientos de almacén:
Opción que permite visualizar todos los movimientos de los artículos ocurridos en el almacén. La pantalla para esta gestión, consta de una serie de carpetas que se corresponden con cada uno de los almacenes definidos en la empresa:
Para acceder a un determinado almacén, basta con pulsar con el botón izquierdo del ratón sobre la solapa correspondiente. Aparecerán en pantalla los últimos movimientos de los artículos ordenados por fecha.
Los movimientos corresponden al último período (mes, trimestre, semestre, etc.). Si usted desea consultar movimientos de otro período diferente al que hay en la tabla en ese momento, deberá acceder a él a través de la botonera de navegación. En principio se visualiza una línea con los datos más relevantes de cada movimiento. Si usted desea un mayor detalle, puede seleccionar la opción de “Doble línea”.
Pulsando este botón, cambia a formato de dos líneas por movimiento. Volviéndola a pulsar, cambia de nuevo a una línea por movimiento:
En el caso de dos líneas, la segunda informa sobre el cliente o proveedor del artículo. Si todavía desea un mayor detalle, puede utilizar la función “Editar” de la botonera de funciones.
Botonera de navegación:
Teniendo en cuenta que el número de movimientos de almacén puede llegar a ser bastante elevado y con objeto de conseguir una mayor agilidad, el programa presenta la información en bloques de movimientos que se corresponden con períodos de tiempo. Estos períodos pueden ser meses, trimestres o semestres, y son definibles a través del programa “Administrador”. En esta botonera usted dispone de funciones para cargar en la tabla el período anterior, el siguiente, el primero y el último.
Botonera de funciones:
En la parte inferior derecha, se encuentra esta botonera que contiene una serie de funciones que puede usted realizar con los movimientos que hay en la tabla.
Editar:
Este botón tiene una doble función:
1.- Consultar un movimiento.
En este caso debe seleccionar previamente el movimiento en cuestión pulsando sobre la parte izquierda de la línea, y a continuación pulsar el botón de “Editar”. Aparecerá entonces una ventana con todos sus datos:
Si este movimiento tiene más detalle, véase artículos del tipo lote o serie, realice doble clic sobre algún hueco libre de este formulario y será visualizado.
2.- Introducir un movimiento nuevo.
Aunque los movimientos más habituales de los artículos, se realizan de forma automática por los procesos de compras y ventas, esta opción le permite introducir movimientos de almacén que por alguna razón queden fuera de esas opciones. Para ello basta con pulsar el botón “Editar” sin ningún movimiento seleccionado. Aparecerá la misma ventana que en el caso anterior pero con los campos en blanco, para que usted los introduzca.
En el campo “Tipo de movimiento”, se ofrece solamente 4 opciones:
– Entradas varias.
– Regularización (entradas y salidas).
– Salidas varias.
– Salidas por devolución al proveedor.
En el caso de regularización, al tratarse de salidas… las unidades deben ser introducidas en positivo o negativo según se trate de una salida o una entrada respectivamente. Otra opción dentro de este tipo de movimiento, es la regularización del precio medio, esto lo podrá conseguir sin declarar unidades e indicando en el campo precio su nuevo valor. El programa lanzará esta pregunta a modo de confirmación:
Cualquier otro tipo de movimiento puede generarse automáticamente por su correspondiente opción de compras o ventas.
En el caso de tratarse de un artículo del tipo “Números de serie”, una vez introducidas las unidades aparecerá una ventana solicitando dichos números:
Deberá introducir tantos números de serie como unidades de entrada o salida haya indicado. En el caso de que el artículo haya sido definido como del tipo “Lotes”, también solicitará en una ventana auxiliar su identificación:
En este caso deberá introducir la descripción del lote, la fecha de caducidad y el número de unidades que lo componen.
Seleccionar:
Esta función permite seleccionar, filtrar y ordenar los movimientos de almacén que deben aparecer en la tabla.
Al pulsar el botón, aparece la ventana para ello:
Listados:
Pulsando sobre el botón de la impresora de la botonera superior, dispone usted de la posibilidad de obtener listados de los movimientos de almacén en diversos formatos:
Intercambio entre almacenes:
- Solicitud.
- Intercambio entre almacenes.
- Intercambios múltiples.
- Gestión de tránsitos.
Solicitud de intercambio:
Se crea con la intención de que este sea el lugar donde un almacén pueda solicitar mercancía a otro, quede constancia de ello y en cualquier momento se pueda revisar. El aspecto del formulario y su funcionamiento es prácticamente idéntico al de la opción de intercambio, con una salvedad importante, el documento normalmente lo generará el almacén que solicita la mercancía (almacén destino), a diferencia del intercambio resultante que lo creará el que envía (almacén origen), por este motivo se recomienda que, al menos las primeras veces, presten atención al título de cada campo, porque se muestran invertidos en cada una de las opciones.
Mediante un ejemplo se verá claro:
El almacén de Barcelona solicita mercancía al general, la solicitud la creará Barcelona y será algo así:
En el momento de preparar el envío, el almacén general creará un intercambio con esta cabecera:
Se cree que los títulos de los campos sean lo suficientemente claros, pero el orden de su introducción varía dependiendo de la acción que se esté realizando y / o del lugar donde se haga. Puesto que este manual sirve como anexo se dan por sentadas muchas cuestiones de funcionamiento, es por ello que no se detalle el resto de las prestaciones, simplemente se relacionan a continuación:
– A través del administrador, usted puede crear un diseño de documento particular para la emisión de este tipo de documentos.
– También dentro del administrador, a modo de preferencias, existe la posibilidad de mantener o eliminar las solicitudes entregadas.
– Existen listados asociados donde usted puede analizar la mercancía pendiente o entregada por cada almacén, es decir, la situación de cada solicitud.
– De la misma forma que se realiza el volcado de un pedido a un albarán, esta opción también permite su volcado semiautomático a un intercambio.
– En la solicitud no se visualizan ni gestionan precios, el almacén solicitante solo pide mercancía, es el solicitado o almacén origen el que marca sus precios de salida (precio medio).
Intercambio entre almacenes:
Opción, cuyo objetivo es traspasar artículos entre dos almacenes de la misma empresa, dejando constancia de ellos a través del documento correspondiente. Al seleccionar la opción, aparece la pantalla previa:
Almacén de origen:
Introduzca el número del almacén de donde va a salir la mercancía. Si lo prefiere, puede seleccionarle por medio del desplegable del nombre del almacén.
Almacén de destino:
Mismo comentario que en el campo anterior pero referido al almacén donde va a entrar la mercancía.
Número de documento:
El programa propone el número correlativo que le corresponde según el numerador del almacén de origen, para la confección de un nuevo documento. Si usted desea consultar un intercambio ya realizado, introduzca aquí el número de documento.
Fecha:
Fecha de la operación.
Agencia de transportes:
Seleccione la empresa transportista que realizará la operación y podrá incluir sus datos en el albarán de reparto. También se permite no seleccionar ninguna para el caso de traspasos internos.
Observaciones:
Texto de libre uso para aclaraciones y comentarios
Artículos:
Introduzca los artículos que va a traspasar de un almacén al otro. Revise las preferencias de la empresa para la propuesta automática que hace del precio medio. Este precio medio que ofrece el programa se refiere al almacén de origen. Como pasa en todos los procesos donde se “Traslada” mercancía, si el artículo es del tipo series, lotes o raíz se solicitará más detalle de lo que está moviendo. En la parte inferior de la ventana, existe una serie de botones, cuya función se detalla a continuación:
Aceptar:
Pulsando este botón, graba el intercambio en el fichero y quedan actualizados todos los datos de almacenes y artículos. Opcionalmente se imprime el documento (ver “Opciones”).
Suprimir:
Elimina del fichero el documento seleccionado, actualizando automáticamente los correspondientes datos de almacén y artículos.
Cancelar:
Función que permite cancelar el intercambio en curso y salir de la opción.
Imprimir:
Función para obtener por impresora el documento de los intercambios seleccionados a modo de albarán de entrega.
Listar:
Obtenga una relación de documentos de intercambio ya realizados. A través de una ventana previa, puede seleccionar y filtrar los documentos a listar:
Preferencias:
Función que permite seleccionar las condiciones por defecto, Así mismo puede indicar si el documento debe imprimirse automáticamente tras crearlo.
Intercambios múltiples:
Utilidad para que de un almacén de origen se puedan servir referencias a varios almacenes. Esta opción se podía emular desde las primeras versiones haciendo varios intercambios, uno por cada destino, ahora usted puede realizar este proceso en un paso sólo.
Una vez presionado el botón de aceptar el programa generará tantos intercambios como almacenes destino intervengan en este movimiento, cualquier modificación o consulta a modo de listado podrá obtenerla a través de la opción de intercambios. Esta opción también permite la impresión de los intercambios generados que, en el ejemplo que muestra la imagen serán dos.
Gestión de tránsitos:
Opción cuyo objetivo es realizar el seguimiento de la mercancía en tránsito que se ha realizado a través de intercambios entre almacenes. El proceso contempla tres fases:
· Revisión.
· Recepción.
- Listado de diferencias.
Las 2 primeras opciones se han diferenciado, ya que en muchos casos la persona que recibe y hace el recuento de la mercancía, no es la misma que da conformidad a la recepción. Al seleccionar la opción en el menú, aparece la siguiente pantalla:
Revisión:
En esta primera opción usted deberá introducir en el sistema la mercancía que ha entrado en el almacén de destino.
Una vez que ha seleccionado el documento que quiere gestionar, en la tabla de la parte inferior de la ventana, aparecerán todos los artículos que han intervenido en el tránsito, para que usted indique las unidades reales que han llegado al almacén de destino. Es importante que cambie el estado del documento de “En tránsito” a “Revisado”, para que los cambios que usted realice queden grabados en el sistema.
Recepción:
En esta fase usted deberá dar como recepcionada la mercancía para que ésta quede actualizada, en el stock actual, en el almacén de destino.
La actualización de la mercancía siempre se realizará por la cantidad original del intercambio, y cuando exista alguna diferencia con la cantidad que fue introducida como “Revisada”, el programa dará un aviso de advertencia. Posteriormente usted, manualmente, tendrá que realizar los procesos que considere oportunos con esas diferencias (regularizaciones, intercambio de almacén, etc.).
Existe un listado de diferencias en el cual mostrará todos aquellos documentos en los que haya existido alguna incidencia.
Para dejar el documento como “Recepcionado”, la única operativa que hay que realizar es el cambio de estado.
Hoja de tránsito:
En esta opción, usted podrá visualizar o modificar los datos relativos al tránsito, como son la matrícula, móvil conductor, bultos, pallets, etcétera. Los datos referidos a la mercancía en tránsito deben ser visualizados y gestionados desde la opción de intercambios entre almacenes.
Listados y emisiones:
Esta opción permite al usuario obtener listados y emisiones de los documentos de tránsito. La diferencia entre la opción de listado y la de emisión, es que en el primer caso se obtiene una relación de los documentos sobre papel en blanco, mientras que en caso de la emisión, se obtiene esos documentos adaptados a un modelo de impreso, que debe ser definido previamente con el diseñador de impresos, desde el administrador del programa ERP Gextor Gestión Comercial.
El primer dato que solicita el programa es el tipo de informe que desea realizar:
- Listado.
- Listado de diferencias.
- Emisión de documentos.
En el listado de diferencias, usted podrá obtener un informe con todos aquellos documentos que hayan tenido alguna diferencia entre la mercancía enviada y la recepcionada.
Seguidamente, por medio de los topes “Desde / hasta” dispone de la posibilidad de filtrar y seleccionar los datos a obtener.
Transformación de referencias:
Utilidad que, como su nombre indica, permitirá transformar referencias. Se basa en una composición (de varias, generar una) o despiece (de una, generar varias). El formulario que permite realizar estos movimientos es el siguiente:
Antes de continuar con este apartado , es bueno recordar que existían otros métodos para realizar la transformación del tipo “Composición”, módulo de fabricación permitiendo grabar el producto terminado con costes auxiliares derivados de su manipulación o a través de los denominados artículos de tipo kit. Este tratamiento se podría denominar como complementario a los otros mencionados.
La mecánica es similar en las dos direcciones (composición y despiece).
En la primera,composición, en la parte superior deberá indicar al programa donde se va a ubicar la referencia (almacén de entrada) y unidades una vez manipuladas. El precio aunque es modificable, se basará en el valor de sus componentes según la fórmula:
Los componentes utilizados en su fabricación (almacén de salida), se declaran en la tabla de la parte inferior. El precio indicado es el precio medio del componente en ese almacén, no será modificable.
En la segunda, despiece, la parte superior está destinada a informar de donde se extrae la referencia a despiezar (almacén de salida) y en la parte inferior, la tabla, se informará de los artículos que resultan de este movimiento (almacén de entrada). En este caso el precio que no se puede modificar es el de la parte superior y el que aparece en la tabla se deja como modificable para que el usuario prorratee el importe inicial entre los distintos artículos.
En ambos casos, existe un control interno que informará al usuario si la suma de los importes de los componentes no cuadra con el precio del resultante. Este control es informativo, ya que en algunas circunstancias el usuario puede incrementar el precio de entrada cargando o descontando algún concepto no imputable a nivel de artículo, conceptos como coste de manipulación, descuento por algún tipo de merma, etcétera.
El resto de operativa que permite este formulario sería de consulta y supresión de movimientos, listado y una ventana de opciones y preferencias donde podrá indicar que se emita un documento justificativo.
Inventario inicial:
Por medio de esta opción debe usted introducir el inventario inicial de los diferentes almacenes. Normalmente debe introducirse por primera y única vez en la implantación del programa, puesto que la opción de cierre de ejercicio genera este inventario de forma automática. El programa presenta una ventana con una tabla, en principio vacía:
Tras seleccionar el almacén y la fecha del inventario, usted debe indicar si desea visualizar en la tabla “Todos” los artículos del almacén, o solamente un grupo de ellos. Active el check que corresponda en el campo “Artículos a visualizar”. Si usted elige la opción de “Todos”, en la tabla se cargará la relación completa de los artículos existentes en el almacén. A partir de este momento, debe introducir el stock y el precio medio de cada artículo. En el caso de haber elegido “Seleccionar”, deberá indicar los criterios y filtros de los artículos que desea visualizar:
Una vez definidos estos datos, al pulsar el botón de “Aceptar”, aparecerá la tabla con los artículos que cumplan las condiciones que usted ha indicado. A partir de ahí, debe proceder a introducir el stock y el precio medio inicial de cada artículo. Una salvedad respecto a este formulario es el botón de “Colocar cursor”, puede resultarle de utilidad a la hora de buscar un artículo en concreto dentro de todo el volumen mostrado.
Importante:
Usted puede modificar los datos del inventario inicial de un artículo (stock y precio medio) siempre que lo desee. En el caso de modificarlo cuando el artículo ya tenga movimientos, puede afectar al precio medio actual, por lo que el programa le ofrecerá la posibilidad de calcular automáticamente el nuevo precio medio.
Inventario físico:
Opción cuyo objetivo es comparar y ajustar el stock teórico que existe en la base de datos del programa, con el stock real del almacén. El proceso completo contempla varias fases que se describen a continuación. Al seleccionar la opción en el menú, aparece la pantalla siguiente:
Lo primero que debe introducir es la fecha en la que va a realizar o comenzar, el inventario físico. Este dato es la clave de identificación del inventario. Si usted desea consultar los datos de un inventario anterior ya realizado, o de uno que todavía no ha completado, basta con introducir su fecha. A la derecha de este campo, dispone usted del botón de búsqueda que le presentará la lista de los inventarios físicos realizados. Si la fecha introducida no corresponde a ninguno de los inventarios del fichero, el programa entiende que se trata de un inventario nuevo. En ese caso, tras seleccionar el almacén e introducir una breve descripción, pulse el botón de “Aceptar”. En la parte superior derecha de la pantalla, el programa presentará las diferentes opciones o fases por las que puede pasar el inventario físico:
Una vez presionado “Aceptar”, el programa deja registradas las unidades que contiene el almacén en ese momento, de forma que cuando usted introduce las unidades físicas, el programa realiza unos movimientos de regularización en positivo o negativo hasta igualar las unidades contadas. Con esto queremos advertir que si usted realiza otros movimientos (compras, ventas, etcétera) desde que se inicia el inventario hasta que se introduce el stock físico, debe tenerlas en cuenta a la hora de introducir el stock real contado en el almacén.
Listado para recuento:
En la parte inferior de la pantalla, se presentan los campos que le permitirán seleccionar los artículos a listar.
El programa no le obliga a realizar el inventario en una sola sesión, por lo que si lo desea, puede obtener ahora el listado de un determinado grupo de artículos, realizar el recuento, obtener un nuevo listado de otro grupo de artículos, etcétera, así sucesivamente.
En el caso de que usted disponga de un sistema automático de inventario físico, no es necesario este listado.
Introducción del stock físico:
Una vez hecho el recuento, active este check-box para introducir el stock real de cada artículo.
En la tabla de la parte inferior, aparecerán todos los artículos obtenidos en el “Listado” anterior para que usted introduzca en la columna “Stock” el número de unidades reales que hay en el almacén. Si usted dispone de un sistema automático de inventario físico, puede remplazar esta operación por “Importar”, la cual leerá esos datos del fichero que se indique. Al igual que el inicial dispone de un botón de acceso rápido. En este formulario también dispone de un botón mediante el cual podrá posicionarse en un artículo en concreto. Útil para cuando el volumen de artículos es elevado y su búsqueda demasiado pesada.
Listado de diferencias:
Está opción presenta en una tabla las diferencias existentes entre el stock real, que es el que se ha introducido en la fase inmediata anterior, y el stock teórico que tiene el programa. Pulse “Aceptar” si desea obtener el listado.
Regularización de stocks:
Esta fase del inventario consiste en realizar de forma automática la regularización del almacén correspondiente a las posibles diferencias entre el stock real y el teórico. En la pantalla todos los artículos con diferencias:
Usted puede indicar que se regularicen todos, o bien, seleccionar los que usted desee. Al pulsar “Aceptar”, se originará un movimiento de almacén regularizando el stock de cada uno de los artículos seleccionados.
Resumen:
Opción que presenta de forma compacta y resumida la información sobre el inventario físico seleccionado.
Anulación del inventario:
Utilidad que permite anular todas las fases del inventario dejando el almacén en la misma situación que estaba, o de una forma precisa, anulando los movimientos de regularización generados.
Informes de almacén:
Por medio de esta opción, usted podrá obtener una serie de listados e informes en múltiples formatos relacionados todos ellos con el almacén de artículos. Al seleccionar la opción, aparece una ventana conteniendo una serie de carpetas, cada una de las cuales se corresponde con un tipo de informe. Pulsando sobre la solapa, se accede directamente al informe:
Inventario valorado:
Listado que presenta la relación de artículos existentes en el almacén, con indicación del stock y el valor de cada uno de ellos en el momento actual. A través de la introducción de unos datos previos, usted puede parametrizar el informe de acuerdo a sus necesidades:
Fecha del listado:
Introduzca la fecha que desea imprimir en el listado. Este dato es solo informativo y no se refiere a la situación del almacén en dicha fecha. Para este caso existe una opción que se explica más adelante.
Almacén:
Existen varias posibilidades dependiendo de la información que quiera extraer:
– Información de un solo almacén.
– Varios almacenes con salto de hoja al cambiar.
– Varios almacenes con información agrupada.
Si usted desea que se muestre información de varios almacenes indique sus códigos separados por el carácter coma. Marque el check de agrupado si quiere tener el stock de todos los almacenes independientemente de donde esté físicamente la mercancía. Le recordamos que puede apoyarse en las consultas a través de las teclas F2 y F3 para seleccionar los almacenes, en este caso permite la multi-selección como se muestra a continuación:
Título:
Texto a imprimir en la cabecera del informe.
Ordenado por:
Seleccione el campo por el que desea que salga ordenada la relación de artículos. El programa ofrece 4 opciones:
Valorado a:
Aunque la valoración habitual de un almacén suele ser el precio medio de compra de los artículos, el programa le ofrece la posibilidad de valorarlo al precio que usted desee:
Además del precio medio y el de última compra, en el desplegable se presentan las tarifas definidas en la empresa, por si desea hacer una valoración del inventario a cualquiera de estos precios.
Desde / hasta:
A través de estos campos usted puede realizar una selección de los artículos a inventariar. Dejándolos en blanco, el programa interpreta “Desde el primero” y “Hasta el último”.
Tipo:
Indique el tipo de artículos a listar. En el desplegable se presentan los diferentes tipos de artículos. Si desea listar todos, active el check al efecto.
Por último, en la parte derecha de la pantalla se ofrece diversas opciones a incluir en informe y que usted puede seleccionar activando el correspondiente check. Creemos que son suficientemente descriptivas por si solas, pero haremos hincapié en tres de ellas: Incluir en stock el depósito en clientes Incluir en stock el depósito de proveedores incluir en stock mercancías confirmadas la gestión de depósitos y la confirmación de pedidos se mostrará en capítulos posteriores pero como anticipo se podría decir que tanto un depósito de cliente como un pedido confirmado restan la mercancía del stock y un depósito de proveedor lo incrementa. Alternando estos checks usted podrá cambiar el resultado teniendo en cuenta o no los depósitos o saber qué cantidad de mercancía tengo en el almacén independientemente de la que esté reservada para los clientes, etcétera.
Situación de las existencias:
Este listado presenta la información relativa a la situación en que se encuentran las existencias de los artículos: Stock actual, unidades pendientes de servir (confirmadas y no confirmadas), de recibir, unidades en depósito del proveedor, unidades en depósito en clientes, y en su caso, unidades en fabricación. La pantalla de petición de datos previos es muy similar a la del inventario valorado y sus campos disponen de la misma función y operativa:
Los checks de depósitos y unidades confirmadas no están disponibles ya que ocupan columna propia en el listado.
Listado de artículos bajo mínimo:
Informe que como su propio nombre indica, lista todos aquellos artículos cuyo stock se encuentra por debajo del mínimo indicado. Este stock mínimo, se define al crear el artículo. La pantalla de datos previos, dispone de la misma operativa y funcionalidad que las anteriores:
Artículos sin movimiento:
Informe que presenta una relación de aquellos artículos que no han tenido movimiento desde la fecha que usted indique. Además de la importancia de la información para su posterior análisis, resulta de utilidad para “Desactivar” de su ficha aquellos artículos que hayan quedado obsoletos.
La única diferencia con las pantallas de datos previos anteriores, es la petición de la fecha límite. Este dato es el criterio que tendrá en cuenta el programa para listar los artículos que no hayan tenido ningún movimiento desde esa fecha.
Inventario por ubicación:
Listado de artículos ordenados por “Ubicación”. Informe de carácter práctico en los casos en que dicho campo es de suma importancia en la localización del artículo.
Situación a una fecha:
Informe de carácter retrospectivo. Presenta el inventario valorado del almacén, correspondiente a la fecha que usted indique. El resto de su operativa es idéntica a la descrita en el informe “Inventario valorado”.
El listado se puede valorar por:
Este listado se puede ordenar entre otras opciones por sección / familia y la referencia. Con referencia al precio medio FIFO:
Una variante más de como se puede valorar el stock en almacén, en este caso el denominado método F.I.F.O (Firts In First Out) su traducción al castellano podría ser similar al El primero que entra es el primero que sale.
El método que utiliza el programa ERP Gextor Gestión Comercial para sus cálculos de beneficios, costes de venta, etc., puede ser el precio de compra o el precio medio ponderado, que es cómo se valora normalmente el artículo en el almacén, es decir según se van realizando compras, se va calculando el precio medio de todos los artículos en el almacén.
La fórmula que se utiliza para el precio medio ponderado es la siguiente:
Mientras que la base sobre la que se calcula el FIFO es identificar cada referencia y el precio que costó, no se aplica ninguna fórmula, sino que cada mercancía en almacén vale realmente lo que costó.
Se ve mediante un ejemplo:
– Se realiza una compra inicial de 10 unidades a 222 €.
– Se venden 8 de ellas.
– Se realizan una segunda compra de 7 unidades a 300 €.
– Se venden otras 2.
En el caso de aplicar el precio medio daría un resultado para las 7 unidades que hay en el almacén de un valor para cada una de ellas de 282.67, precio que se calculó en la segunda entrada.
Precio Medio = 282.67€ proveniente de (444 + 2100) / (2 + 7)
Mediante FIFO.
Las dos salidas realizadas 8+2 corresponderían a las unidades entradas en la primera compra y por tanto quedaría:
Precio Medio = 300€
Proveniente exclusivamente de la segunda compra.
Reposición de stock:
Basándose en el campo de stock mínimo realiza una valoración del stock a pedir al proveedor.
Rotación de inventarios:
Se trata de un indicador muy útil en el análisis financiero de las empresas. Resumiendo en una sola frase se podría decir que este informe expresa las veces que las existencias se venden al cabo de un periodo de tiempo.
Sea cual sea el negocio, las existencias se compran o producen para finalmente venderlas, de esta manera, cuantas más veces se cumpla ese ciclo o cuanto menos tiempo tarde en cumplirse el ciclo, más negocio generará la empresa.
Etiquetas de artículos:
Opción que permite al usuario emitir etiquetas del fichero de artículos, sobre el modelo de impreso que usted tenga definido. Para seleccionar los artículos y el número de etiquetas a emitir, el programa ofrece 8 alternativas básicas:
- Seleccionar ambos datos manualmente.
- Emitir tantas etiquetas como unidades haya en stock.
- Emitir una etiqueta por cada unidad que entre en almacén.
- Por pedidos.
- Por albaranes de depósito.
- Por albaranes de compra.
- Por ofertas.
- Definición propia (Code–39).
Al seleccionar la opción, el programa presenta una ventana con la primera de las opciones activada:
Seleccionar manualmente:
En la parte superior de la pantalla, el programa solicita los datos referentes a los artículos cuyas etiquetas desea emitir. Una vez introducidos, en la tabla de la parte inferior aparecerán todos los artículos seleccionados para que usted introduzca individualmente el número de etiquetas.
Modelo de impreso:
Seleccione el impreso al que debe adaptarse la etiqueta que va a emitir. Este impreso debe haber sido diseñado previamente por la opción “Diseño de impresos” del programa “Administrador”.
Tipo de artículo:
Seleccione en el desplegable el tipo de artículo.
Ordenado por:
Seleccione el orden en que deben emitirse las etiquetas.
En qué etiqueta:
Este campo está destinado para cuando se utilizan impresos con varias etiquetas por fila. El programa propone la primera, pero usted puede indicar otra.
Número de etiquetas:
Indique cuantas etiquetas por cada artículo desea imprimir. Se trata de un dato que el programa tomará como propuesta, ya que usted podrá indicar posteriormente y de forma individual, el número de etiquetas por cada artículo.
Desde / hasta:
Por medio de estos campos, usted podrá filtrar y seleccionar los artículos cuyas etiquetas desea emitir. Una vez introducidos estos datos, pulse el botón de “Aceptar”. En la tabla aparecerán todos los artículos que cumplan las condiciones que usted ha indicado.
Se incluye la posibilidad de filtrar por la “Ubicación” del artículo.
En la columna “etiquetas a imprimir” aparecerá como propuesta el dato introducido en el campo “Número de etiquetas”, si bien, puede usted introducir la cantidad que desee para cada artículo. Una vez que haya finalizado, pulse el botón de “Emitir etiquetas” para obtenerlas por la impresora.
Emitir etiquetas por el stock actual:
Esta opción dispone de la misma operativa que la anterior para la selección previa de artículos. En la tabla de la parte inferior de la pantalla, aparecerán todos los artículos seleccionados con dos datos concretos: Unidades en stock y etiquetas a imprimir. El programa propone el mismo número, pero si lo desea, usted puede indicar las cantidades en cada artículo:
Emitir etiquetas por entradas en almacén:
Esta permite emitir las etiquetas de los artículos según entran en almacén. Una vez hecha la selección, el programa presenta las unidades que han entrado desde la última vez que se seleccionó esta opción, y propone ese número como cantidad a emitir.
Emitir etiquetas por pedidos, albaranes de depósito:
Emite etiquetas de forma parecida a las anteriores. La única diferencia es que gestionan otro tipo de documentos.
Emitir etiquetas por albaranes de compra:
Útil para generar las etiquetas a medida que se recibe la mercancía. La operativa es similar a las opciones anteriores salvo que en esta usted se puede apoyan en filtros por documento.
Emitir etiquetas por ofertas:
En esta opción se podrán sacar los artículos declarados en una oferta del tipo “Precio especial”. Si dentro del diseño de etiqueta usted ha incluido el campo precio en el resto de etiquetas le saldrá el precio según tarifa, no es el caso de esta opción donde le imprimirá el precio de la oferta.
Emitir etiquetas por definición propia (code-39):
Este método permitirá incluir en sus etiquetas un código de barras que contenga los datos necesarios para elaborar una línea de venta. Un ejemplo muy cotidiano se encuentra en la compra que se realiza en los productos envasados de los grandes almacenes, este código de barras que utilizan incluye el código del artículo y el peso (como unidad de venta) otros casos también cotidianos incluyen el código el artículo y precio. Una vez más se ofrecen varias posibilidades en el programa y que sea el propio usuario el que analice qué y cómo utilizar los recursos para sacar mayor beneficio de ello. En este caso lo primero que se solicitará es que se defina el esqueleto del código de barras. Se accede a través del botón titulado: Generar plantilla.
Lo primero que se encuentra es un indicativo que permitirá diferenciar unas plantillas de otras, llevado a la práctica, con estos primeros dígitos se sabrá que significan los dígitos que le preceden. El ejemplo que se muestra atiende a una etiqueta que informará del artículo que se está tratando, así como las unidades que se incluyen.
En un ejemplo, se tiene una empresa que vende productos envasados, cada envase tiene un peso diferente y por tanto un importe de venta también distinto. Esta definición sería válida y lo lógico una vez definida es pasar a realizar la impresión. Se ha generado 3 envases y se quiere realizar las etiquetas. La pantalla de la generación es la habitual. En esta se dirá que se quieren emitir 3 etiquetas del artículo X, la diferencia está en que justo antes de la impresión el programa le pedirá el peso de cada envase.
Se indica que extraiga 3 etiquetas y los pesos de cada envase. El programa en este momento emitirá 3 etiquetas con la representación gráfica de los códigos:
01584010010000750000010001.35
01584010010000750000010001.75
01584010010000750000010001.36
Como se puede apreciar dentro de cada código de barras están incluidas las características de la venta. En este caso solo se han incluido las unidades, pero ahondando en casos similares se podría incluir también el precio o los descuentos, por ejemplo si el artículo tiene alguna oferta concreta o algún defecto que requiera que se venda a un precio y / o descuento distinto al establecido en su ficha.
Solo se ha hablado de la configuración e impresión de las etiquetas, el último y concluyente paso se encuentra en la mecanización de los documentos, donde al leer este código se reflejará en la línea de venta, parándose solo en aquellos casos que no tenga suficiente dato para generar la línea.
Por último se relacionan aquellos campos que son susceptibles de poder incluirse en los códigos de barras propios:
El campo que representa de una forma gráfica el código indicado se llama código de barras interno y se podrá incluir con el botón derecho de su ratón en los diseños de etiquetas de artículo.
Listas de precios:
Opción que permite obtener listas de precios de los artículos en diversos formatos. A través de la ventana de petición de datos previos, usted puede realizar una selección de los artículos a listar y de las tarifas a imprimir:
Lo primero que ofrece el formulario es la posibilidad de imprimir la tarifa de venta tal y como está declarada en los artículos, que podríamos denominar genérica para todos los clientes y otra opción de emitir una tarifa personalizada por cliente en cuyo caso la combinará con los precios personalizados indicados en la ficha del cliente. Como ya hemos visto en otros listados, a continuación el programa solicita unos estándares de fecha, título del listado.
Opción de tarifas de artículos:
Por medio de los topes “Desde / hasta” y el campo “Tipo” puede usted seleccionar los artículos a listar. Por último, el programa solicita el formato y características de los precios:
Tarifa a imprimir:
El programa presenta las 5 posibles tarifas de la empresa. Usted, puede imprimir en el mismo listado una o varias. Seleccione la (s) tarifa (s) a listar activando los correspondientes checks.
Imprimir tarifa con el IVA incluido:
Active este check en el caso de que desee imprimir los precios de los artículos con el IVA ya incluido.
Señalizar los artículos en oferta:
Si activa esta opción, los artículos que formen parte de alguna de las ofertas que estén vigentes en la fecha del listado, aparecerán con una marca al lado del precio.
Incluir precio en pesetas:
Activando esta opción, los importes saldrán en la mencionada moneda.
Mostrar los artículos del tipo raíz:
Se explica en el manual anexo de tallas y colores.
Opción de combinar con tarifa personalizada:
El formato de este formulario cambia de acorde a nuevas necesidades.
Lo primero que se puede observar es un cambio en los rangos solicitados, la base de estos será la selección de clientes. Otra diferencia notable es la ausencia de los checks de tarifas, debido a que cada cliente puede tener una diferente y está predefinida en su ficha. El resto de la operativa y resultado es similar al explicado anteriormente.
Modificación de tarifas:
Independientemente de la posibilidad de modificar el precio de un artículo a través de la gestión del fichero de artículos, esta opción permite modificar de forma directa las tarifas. Ofrece dos posibilidades:
Modificación automática:
Al seleccionar la opción, aparece la ventana de datos con esta alternativa seleccionada por defecto.
Este proceso consiste en modificar de forma automática las tarifas de los artículos, en base a unos criterios que usted indica previamente. En la parte superior de la pantalla aparecen las 5 posibles tarifas definidas en la empresa, con indicación de la base de cálculo que tienen.
Seleccionar tarifa:
El primer paso que debe realizar es seleccionar las tarifas que desea modificar. Pulse sobre la parte izquierda de la línea correspondiente y la tarifa quedará marcada.
% Porcentaje de aumento:
Esta columna sólo es operativa en el caso de que la tarifa sea del tipo “Introducción manual”, es decir que los precios de los artículos no se calculan en base a ninguna fórmula, sino que los introduce el usuario directamente. En este campo debe introducir el porcentaje de aumento o disminución (-). Las tarifas basadas en márgenes comerciales, tomarán este dato de cada uno de los artículos.
Tipo de redondeo:
Seleccione el tipo de redondeo que debe realizar el programa al calcular los nuevos precios:
- Ninguno.
- Terminación en una determinada cifra.
- Ajustar a un determinado múltiplo.
Terminación:
Si ha seleccionado este tipo de redondeo, deberá introducir la cifra en la que desea que termine el precio. El programa calculará dicho precio para que termine en esa cifra, redondeando siempre hacia arriba.
Ajustar a:
En el caso de haber elegido esta opción de redondeo, el programa presenta un desplegable para que elija las cifras a la que se debe ajustar el precio. Como en el caso anterior, ajustará siempre a la cifra inmediata superior.
Modificar solamente:
Debido a que este es un proceso automático “ciego”, puede ocurrir que los precios basados en márgenes comerciales, tengan variaciones tan pequeñas que no merezca la pena modificar la tarifa. Si lo desea, puede activar este check e indicar la cantidad mínima de variación, por debajo de la cual no debe modificar la tarifa. En la parte inferior de la pantalla, puede usted seleccionar el grupo de artículos, cuyas tarifas desea modificar. Pulsando el botón de “Aceptar”, aparecerá la lista de los artículos con sus nuevos precios ajustados a los criterios que usted ha indicado. Pulse el botón de “Actualizar” para confirmar el proceso o “Cancelar” para anularlo.
Modificación manual de tarifas:
La segunda alternativa que ofrece esta opción es la de seleccionar individualmente un artículo y modificar sus tarifas.
Tras introducir el código del artículo, aparece su descripción, el precio medio actual y el de la última compra. Son datos informativos de utilidad en el caso de disponer de tarifas basadas en ellos. En la parte inferior, aparecen las tarifas existentes, su base de cálculo, el precio actual y el margen comercial que tiene el artículo en cada una de ellas. Usted debe introducir los datos correspondientes a la modificación de las tarifas, que en la pantalla aparecen con el fondo en color azul.
% Porcentaje de aumento:
Campo sólo operativo en el caso de que la tarifa sea del tipo “Introducción manual”, Debe introducir el porcentaje de aumento o disminución (-).
Nuevo precio:
En el caso de tarifas de introducción manual, el programa ya habrá calculado este campo en base al porcentaje de aumento introducido. En los casos de tarifas “automáticas”, el cálculo se habrá hecho en base al margen del artículo y su correspondiente precio medio o de última compra. En todos los casos, este precio se presenta como propuesta, que usted puede ajustar, redondear o introducir el precio definitivo.
Gestión de números de serie:
En el caso de disponer de artículos con números de serie o cualquier otra identificación unitaria, esta opción permite gestionar el control, el seguimiento de todos y cada uno de ellos. En la parte superior de la pantalla, se presentan las diferentes posibilidades a realizar con los artículos de este tipo:
Stock actual:
Esta opción permite consultar los números de serie de los artículos existentes en el almacén en el momento actual.
Cambio de situación:
Opción que permite cambiar la situación de un determinado número de serie.
Tanto para el código del artículo como para el número de serie a consultar, dispone usted de la función F2 (búsqueda numérica) que resulta sumamente práctica en este caso. En la pantalla aparece la situación actual del artículo: En stock, vendido, en reparación, en depósito o se ha dado de baja. A la derecha de este campo aparece un botón que, si lo desea, visualiza el histórico de ese número de serie:
Seguidamente el programa solicita la nueva situación del número de serie. En función de ella, el programa solicitará en la parte inferior los datos del documento acreditativo de este cambio: Número de documento, fecha, etcétera.
Consulta por cliente:
Opción que permite visualizar los números de serie vendidos a un determinado cliente.
En el campo código del artículo, se ofrece la posibilidad de seleccionar uno determinado o todos. Lo mismo ocurre con el campo número de serie. De esta forma, usted puede conocer instantáneamente todos los artículos y sus correspondientes números de serie vendidos a ese cliente.
Consulta por artículo:
Opción que permite conocer la situación actual de todos los números de serie de un artículo.
Listado:
Por medio de los datos que se solicitan en esta pantalla, usted puede obtener diferentes formatos de listados.
Clasificado por:
Seleccione el orden en que debe aparecer el listado.
Artículos en situación:
Indique la situación de los artículos que desea listar.
Desde / hasta:
Por medio de estos límites, puede usted seleccionar los números de serie que pertenezcan a un determinado grupo de artículos, y / o a un determinado grupo de documentos.
Listados de seguimiento de lotes:
Este apartado se refiere únicamente a aquellos usuarios que dispongan de artículos del tipo “Lote”. Mediante éste usted podrá obtener una serie de listados para contestar a preguntas como ¿Qué números de lotes hemos enviado al cliente X y cuando? ¿Dónde ha participado este número de lote? ¿Qué fechas de caducidad tienen o cuales caducan antes?, etcétera.
Lotes enviados al cliente:
Esta primera opción mostrará en detalle en qué documento y fecha se le ha vendido cierta mercancía.
Seguimiento de lotes:
Esta ofrece una visión de donde ha participado un número de lote en concreto, compras, ventas, depósitos, inventarios, movimientos de fabricación, etcétera.
Caducidad en los lotes:
En nuestras primeras versiones este listado formaba parte del grupo de informes de almacén. En la actualidad se integra dentro de esta opción de menú y a través de ella podrá extraer un listado de stock y fecha de caducidad por cada uno de los lotes existentes en el almacén. Puede resultar muy útil para que las mercancías perecederas no se echen a perder en el almacén.
Regularización por mermas:
Opción que permite actualizar de forma automática el stock de almacén, generando una serie de movimientos de “Regularización por mermas” producidas en los artículos. Dado que al emitir los albaranes, el programa descuenta del almacén la cantidad que se le entrega al cliente, es necesario regularizar el stock para compensar las diferencias producidas por las mermas del producto. Este programa analiza los albaranes realizados y el porcentaje de merma de cada artículo para calcular las diferencias y actualizar el stock.
Fecha:
Introduzca la fecha en la que se realiza la regularización.
Concepto:
Indique el concepto del movimiento del almacén. Por ejemplo “Regularización por mermas”.
Desde / hasta:
Por medio de estos campos, usted podrá filtrar y seleccionar los albaranes y fechas que hay que analizar.
Nota: Esta opción solamente estará disponible si en las preferencias de las empresas se ha indicado que se desea trabajar con artículos con control de mermas.
Compras:
Aquí se describen las características y normas de funcionamiento de todas las opciones relacionadas con las compras de artículos. Entre ellas, la de mayor peso específico es la de albaranes, ya que es donde se da entrada a los artículos en el almacén, con todas las actualizaciones de datos que conlleva: stock, precio medio, datos estadísticos, etcétera. Alrededor de esta opción, existen otras relacionadas directamente con ella y que ayudan a mantener la gestión con los proveedores. Así por ejemplo, usted puede introducir pedidos, convertirlos posteriormente en albaranes, y estos a su vez en facturas. Aunque en el menú aparecen en orden lógico de utilización, las opciones pueden ser seleccionadas según el criterio del usuario:
- Ofertas de proveedores.
- Pedidos a proveedor.
- Albaranes de compra.
- Facturación directa.
- Facturas de proveedor.
- Depósito.
- Albaranes de depósito.
- Devolución.
- Solicitud rectificativa.
- Albarán rectificativo.
- Factura rectificativa.
- Gastos adicionales.
- Listados y emisiones.
- Diario de facturación.
- Recibos de proveedores.
- Contabilización de facturas.
- Etiquetas de proveedores.
- Rappels de compra.
- Rectificativas.
- Generación automática pedidos.
- Autorizaciones en bloque para pedidos.
Ofertas de proveedores:
En este caso se da la posibilidad de mecanizar los documentos con los que se solicitarán las ofertas o presupuestos a los proveedores. El interface creado y la mecánica de trabajo es la misma que en el resto de los documentos, se recordará que a través del administrador puede definir la cantidad de columnas a incluir en este tipo de documento y también en éste módulo, podrá diseñar su propia plantilla de impreso de salida.
Este tipo de documento acepta un código de “Proveedor varios” asemejando el funcionamiento que existe en el área de ventas. Este tratamiento permitirá realizar peticiones de presupuestos a proveedores que no estén definidos aún como tales.
Pedidos a proveedor:
Opción que permite realizar los pedidos de los artículos a un determinado proveedor. Los datos que aquí se introducen, actualizan los campos correspondientes en los ficheros de artículos y proveedores, para que usted siempre esté informado de la mercancía pendiente de recibir en cada momento. También podrá convertir automáticamente estos datos en albarán de entrada cuando reciba dicha mercancía. Al seleccionar la opción, aparece la pantalla principal de trabajo:
Como cualquier documento de este tipo, dispone de 3 zonas: Cabecera, cuerpo y pie. Los datos que el programa solicita, dependen de la definición del documento que se haya hecho a través de la opción “Pantallas de documentos” de la gestión del fichero de empresas. Usted deberá introducir los datos de la cabecera y del cuerpo, mientras que los del pie se calculan de forma automática.
Cabecera del pedido:
Tanto para realizar un pedido nuevo, como para consultar o modificar uno que ya exista, simplemente hay que introducir los datos en el orden en que el programa los solicita:
Código de proveedor
Introduzca el código del proveedor al cual va destinado el pedido. Dispone de las funciones F2, F3 y F9 para buscar y seleccionar. Automáticamente aparecerán sus datos identificativos. Pulsando la tecla Esc, sale de esta opción.
Serie
Introduzca la serie de numeración a la que corresponde el pedido que va a realizar o consultar.
Número de pedido
En principio, el programa interpreta que se trata de un nuevo pedido y propone el número que le corresponde según el numerador de documentos de esa serie. Si usted desea consultar un pedido ya existente, introduzca su número o pulse F2 para visualizar y seleccionar.
Fecha
Introduzca la fecha del pedido.
Fecha prevista
Fecha en la que se prevé recibir el pedido.
Fecha límite
Fecha límite de aceptación del pedido.
Forma de pago
Texto informativo correspondiente al dato que el proveedor tenga. Si usted desea modificar la forma de pago para este pedido, debe hacerlo por medio de la opción “Confirmar datos”, que se explica a continuación.
Confirmar descuentos y otros datos
Esta función permite confirmar o modificar si es necesario, los datos del proveedor para este pedido concreto. Pulsando el botón aparece la pantalla siguiente:
En esta ventana, el programa muestra los datos que este proveedor tiene grabados en su ficha. Cualquier cambio que usted realice, tendrá efecto sobre este pedido exclusivamente, y no sobre los datos del proveedor.
Si no desea realizar ningún cambio ya sea por motivos de seguridad o porque su negocio no los contempla, puede deshabilitarlos en la definición de documentos del administrador del programa ERP Gextor Gestión Comercial. En ocasiones la empresa usuaria de Gextor tiene distintos domicilios físicos donde sus proveedores pueden entregar la mercancía, estos proveedores pueden entregar pedidos indistintamente en un domicilio u otro. Este es el objetivo, poder indicar al proveedor donde entregar la mercancía.
Los valores cargados en este desplegable son, el propio de la empresa (domicilio indicado en los datos identificativos de la empresa) y un elemento por cada uno de los almacenes que tiene registrados la empresa en curso. Una vez informado de la dirección de entrega, usted puede apoyarse en unos campos creados en el diseñador de documentos donde además de tener el domicilio social existe la posibilidad de decirle los datos de la entrega.
Domicilio social:
Domicilio de la entrega:
Al informar en la cabecera es síntoma evidente que la información dada al proveedor es que todo el pedido se entrega en el mismo lugar, pero no es posible distribuir esta información. En ese caso, se deberían hacer varios pedidos.
Cuerpo del pedido:
En la parte central de la pantalla, se encuentra la zona destinada a definir las líneas del pedido, es decir, los artículos que lo componen. Es una tabla que tiene dos formas de operar: Modo “Selección”y modo “Edición”.
Modo selección:
Esta forma permite desplazarse entre las diferentes líneas y recorrer la tabla completamente. Mientras se encuentre en este modo, aparece una barra de color azul sobre la línea seleccionada en ese momento:
Puede utilizar las flechas arriba y abajo, o directamente el ratón, para situarse en la línea que desee. Pulsando la tecla Intro, entra en “Modo edición”para editar los datos de la línea sobre la que se encuentra.
Pulsando la tecla Supr, suprime la línea.
Pulsando la tecla Esc, sale de la tabla.
Pulsando la tecla Insert, inserta una línea desplazando el resto una posición hacía abajo.
Modo edición:
Es el modo en el que se introducen los datos de la línea. El cursor se sitúa en cada una de las columnas o campos, para que introduzca el dato solicitado.
Pulsando Intro o Tab, pasa al campo siguiente.
Pulsando Esc o Shift + Tab, pasa al campo anterior. Si es en el primer campo de la línea (número de almacén), pasa a “Modo selección”.
Una vez cumplimentados los datos de la cabecera, el cursor del programa se sitúa en modo de “edición”, en la primera línea del cuerpo y en la columna “Referencia”, habiendo propuesto como número de almacén, el indicado en el apartado de preferencias.
Almacén:
Introduzca el número del almacén donde tiene previsto que entre el artículo. Pulsando Esc pasa a modo de edición.
Referencia:
Introduzca el código del artículo que va a pedir. Dispone de teclas de consulta (F2, F3 y F9) para seleccionar, así como otros accesos: Código de barras, referencia del proveedor y otros códigos de acceso que usted haya definido.
Descripción:
Texto descriptivo del artículo que se imprimirá de forma automática, situándose seguidamente el cursor en la columna “Cantidad”. Si usted desea modificar o ampliar esta descripción para este pedido, pulse Esc o flecha a la izquierda en el campo “Cantidad” y entrará en la edición de este texto. El resto de los datos que el programa solicita en la línea del pedido, dependen del formato de documento que se haya definido a través del “Administrador”. Para finalizar la entrada de líneas, deberá pasar a modo “Selección” (tecla Esc en la columna de número de almacén), y pulsar de nuevo la tecla Esc. El foco del programa se situará en el botón “Aceptar” para grabar el pedido. En el caso de no haber introducido ninguna línea, el cursor se situará de nuevo en la cabecera del pedido.
Pie del pedido:
El pie del pedido se calcula e imprime de forma automática según se van introduciendo las líneas. Para ello, tiene en cuenta las condiciones del proveedor y los datos introducidos. El pie aparece de forma resumida en la parte inferior de la pantalla a continuación del cuerpo del pedido. Si usted desea una información más detallada de esta zona, deberá pulsar con el ratón sobre el botón que se encuentra en la parte izquierda del primer campo (total). Aparecerá entonces una ventana conteniendo esa información:
Estos son todos los datos posibles que pueden intervenir en el pie del pedido, incluyendo la posibilidad de varias bases imponibles de impuesto.
Estos datos no son modificables. La opción para cambiar los descuentos y condiciones de este pedido, se debe seleccionar en la cabecera a través de la función “Confirmar descuentos y otros datos”. Pulsando el botón de “Aceptar” de esta ventana, vuelve a la pantalla principal de pedidos.
Una vez que usted esté de acuerdo con los datos del pedido, deberá pulsar el botón de “Aceptar” de la pantalla principal para grabarlo y actualizar todos los ficheros que corresponda. El cursor se situará de nuevo en el campo “Código de proveedor” para seguir con otro pedido o salir de la opción según proceda.
Botonera de funciones:
En la parte inferior derecha de la pantalla de pedidos, se encuentra la botonera de funciones.
Aceptar:
Pulse este botón para grabar el pedido que se encuentre seleccionado en ese momento.
Documentación:
Pulse para adjuntar documentación e todo tipo al pedido o para visualizar su contenido:
Cancelar / suprimir:
Cancela el pedido que se está introduciendo. En el caso de haber seleccionado un pedido que ya existía, lo elimina del fichero.
Salir:
Función que cierra la tarea.
Botonera de navegación:
Se trata de una función que facilita la consulta secuencial de los pedidos sin tener que introducir su código.
Dispone de botones para visualizar los datos del primero, del último, del siguiente y del anterior.
Barra de estado:
Se utiliza en el programa a modo de comodín para mostrar algún tipo de información adicional. La cantidad y tipo de datos a mostrar dependen de la opción en la que se encuentre y se parametrizan a través del administrador. En este ejemplo mostramos el precio medio del artículo en cuya línea está situado el cursor.
Preferencias:
Pulsando este botón, que se encuentra en la botonera superior, puede ajustar algunas de las preferencias y opciones exclusivamente para el usuario activo:
Listados:
Esta función se encuentra agrupada con los listados de otros documentos en la opción “Listados y emisiones”, cuyas normas operativas se explican más adelante.
Albaranes de compra:
Una de las opciones principales de este menú, cuya función es la de permitir al usuario la introducción de los albaranes que acompañan a la mercancía que se recibe del proveedor. Usted puede introducir directamente los datos del albarán, o bien, indicar que es la recepción de uno o varios pedidos.
Cabecera del albarán
Código de proveedor:
Introduzca el código del proveedor del que procede el albarán. Dispone de las funciones F2, F3 y F9 para buscar y seleccionar. Automáticamente aparecerán sus datos identificativos y el botón para la confirmación de los descuentos y otros datos, por si desea utilizarlo. Pulsando la tecla Esc, sale de esta opción.
Serie:
Introduzca la serie de numeración a la que corresponde el albarán que va a realizar o consultar. Dispone de F2 para visualizar y seleccionar.
Número de albarán:
Introduzca el número de albarán suministrado por el proveedor.
Fecha:
Introduzca la fecha del albarán. El programa propone la fecha del día. En el caso de existir algún pedido pendiente de recibir en la serie de numeración indicada, aparecerá un botón para “Recepción de documentos”. Esta es la función que permite convertir automáticamente los datos de los pedidos y otros documentos, en líneas de albarán. En el caso de no utilizar esta función, tras completar los datos de la cabecera, el cursor del programa se situará en el cuerpo del albarán para que usted introduzca los artículos que lo componen.
Confirmar descuentos y otros datos:
Esta función permite confirmar o modificar si es necesario, los datos de descuentos y otras condiciones para el albarán que se va a introducir. Pulsando el botón aparece la pantalla siguiente:
En esta ventana, el programa muestra los datos que este proveedor tiene grabados en su ficha. Cualquier cambio que usted desee hacer, tendrá efecto sobre este albarán exclusivamente, y no sobre los datos habituales del proveedor.
Si se confirman los gastos, y se incluyen gastos adicionales, el funcionamiento al darle al botón de aceptar a un albarán o a una factura es similar y sería algo parecido a lo que se indica a continuación. Los avances realizados en este apartado se basan en que usted pueda incrementar el precio de entrada (precio medio) en función de los gastos que su proveedor le incluye en sus documentos.
Un ejemplo: una compra a 100 € pero la factura incluye gastos de envío por un valor de 20 €, usted tiene la posibilidad de incluir esos 20 € en el precio medio. Qué gastos se van a repercutir y la forma de hacerlo se definen inicialmente bajo preferencias.
Como se indica en la imagen, a través de las preferencias puede decidir cuáles son los gastos que van a no distribuirse aquellos que estén marcados como “No prorratear” y los que se distribuyen. Dentro de estos últimos y dependiendo de su naturaleza podrá indicar como se van a distribuir, por ejemplo, sería lógico pensar que los portes se cobran por volumen o peso, o si nos hacen un descuento, éste es prorrateable por el importe del artículo.
Todo esto es teoría por lo que existe una última preferencia que indica si se quiere visualizar / modificar el importe.
El funcionamiento se ve reflejado cuando se confirma un albarán / factura de compra, al hacerlo aparecerá un formulario similar al siguiente:
Este formulario aparecerá con el reparto realizado según sus preferencias, aunque es modificable prácticamente en todos los aspectos.
Puede variar el modo de repartir el importe (o no repartirlo) actuando contra los desplegables superiores, donde aparecerán las mismas opciones que tiene en preferencias. Si es su deseo, puede variar directamente la prorrata, eso sí, siempre debe respetar que la suma coincida con el total del gasto o descuento.
Una vez pulsado el botón de aceptar habrá concluido la mecanización del documento, en el que, si lo mira desde los movimientos de almacén, observará que se han creado los habituales ECOM (entrada por compra) y unos registros SREG (salida por regularización) con unidades y precio 0.
Estos registros entran en esa lista como justificante de que hay una regularización de precios.
Recepción de documentos:
Esta es una función que le permite convertir los pedidos pendientes de servir y los albaranes de depósito, en albaranes de venta, evitando así una duplicación de introducción de datos y de posibles errores.
Al pulsar este botón, aparece la ventana para la realización de este proceso:
Importar documento de:
Seleccione el tipo de documento del cual vamos a convertir los datos en albarán. El programa ofrece en el desplegable 2 opciones: Pedidos y albaranes de depósito. Pulse intro o tab tras seleccionar el que proceda.
Serie:
Indique la serie de numeración a la que pertenece el documento. Dispone de F2 para consultar y seleccionar la serie.
Número de documento:
Introduzca el número de pedido o depósito, del que va a importar los datos. Pulsando F2 aparecen los documentos pendientes.
Una vez seleccionado, aparecerá el documento en cuestión con todas las líneas “Marcadas”. Si usted pulsa el botón de “Aceptar”, el pedido completo pasará al albarán.
Si usted no desea traspasar al albarán, alguna de las líneas del pedido, basta con “desmarcarla”. Para “marcar” o “desmarcar” una línea de forma alternativa, basta con pulsar con el ratón sobre su parte izquierda, o bien, situarse sobre ella y pulsar la barra de espacio del teclado.
También puede modificar cualquier línea del pedido antes de traspasarla al albarán. Para ello, debe pulsar la tecla intro sobre la línea en cuestión que debe estar previamente “marcada”. Entrará entonces en el modo de edición para que introduzca los datos que deben pasar al albarán: Unidades, precio, descuento, etcétera.
Importante:
En el caso en que el pedido no pasa a albarán de forma completa, el programa le ofrece la posibilidad de mantener el resto del pedido como “pendiente de recibir”. Una vez que haya indicado todos los datos que deben pasar del pedido al albarán, pulse el botón de “Aceptar”. El foco del programa se situará de nuevo en el campo “Importar documento…” por si desea traspasar algún otro documento a este mismo albarán, en cuyo caso deberá repetir el mismo proceso con ese nuevo pedido. Si usted varía algún dato en “Confirmar descuentos y otros datos” es posible que se cree alguna diferencia entre el documento origen y destino, en cuyo caso el programa lo detectará y le mostrará este formulario para que usted decida como actuar en cada caso.
Para hacerlo más ágil en sucesivas ocasiones, se quedarán registradas sus preferencias de integración en documentos para mostrarlas en la siguiente visualización. Una vez concluido el paso de documentos, el programa volverá a la pantalla principal de albaranes con todas las líneas de los pedidos convertidos:
Si lo desea, usted puede incorporar directamente al albarán nuevas líneas de artículos que se añadirán a las importadas de los pedidos.
Cuerpo del albarán:
En la parte central de la pantalla, se encuentra la zona destinada a definir las líneas del albarán, es decir, los artículos que lo componen. Es una tabla que tiene dos formas de operar: Modo “Selección” y modo “Edición”.
Modo selección:
Permite desplazarse entre las diferentes líneas y recorrer la tabla completamente. En este modo, aparece una barra de color azul sobre la línea seleccionada en ese momento:
Puede utilizar las flechas arriba y abajo, o directamente el ratón, para situarse en la línea que desee. Pulsando la tecla intro, entra en “Modo edición” para editar los datos de la línea sobre la que se encuentra.
Pulsando la tecla Supr, suprime la línea seleccionada.
Pulsando la tecla Esc, sale de la tabla.
Pulsando la tecla Insert, inserta una línea desplazando el resto una posición hacía abajo.
Modo edición:
Es el modo en el que se introducen los datos de la línea. El cursor se sitúa en cada una de las columnas o campos, para que introduzca el dato solicitado.
Pulsando intro o tab, pasa al campo siguiente.
Pulsando Esc o shift + tab, pasa al campo anterior. Si es en el último campo de la línea (número de almacén), pasa a “Modo selección”.
Una vez cumplimentados los datos de la cabecera, el cursor del programa se sitúa en modo de “Edición”, en la primera línea del cuerpo y en la columna “Referencia”, habiendo propuesto como número de almacén, el indicado en el apartado de preferencias. En el caso de proceder de una importación de pedido, entrará en la tabla en el modo “Selección”.
Almacén:
Introduzca el número del almacén donde va a entrar el artículo. Pulsando la tecla Esc pasa a modo de edición.
Referencia:
Introduzca el código del artículo. Dispone de teclas de consulta (F2, F3 y F9) para seleccionar, así como otros accesos: Código de barras, referencia del proveedor y otros códigos de acceso que usted haya definido.
Descripción:
Texto descriptivo del artículo que se imprimirá de forma automática, situándose seguidamente el cursor en la columna “Cantidad”. Si usted desea modificar o ampliar esta descripción para este albarán, pulse Esc o flecha a la izquierda en el campo “Cantidad” y entrará en la edición de este texto.
El resto de los datos que el programa solicita en la línea del albarán, dependen del formato de documento que se haya definido a través del “Administrador del programa ERP Gextor Gestión Comercial”. En el caso de artículos del tipo “Series”, “Lotes” o “Raíz”, aparecerá una ventana auxiliar para la identificación individual de las unidades.
Para finalizar la entrada de líneas, deberá pasar a modo “selección” (tecla Esc en la columna de número de almacén), y pulsar de nuevo la tecla Esc. El foco del programa se situará en el botón “Aceptar” para grabar el albarán. En el caso de no haber introducido ninguna línea, el cursor se situará de nuevo en la cabecera del albarán.
Pie del albarán:
El pie del albarán se calcula e imprime de forma automática según se van introduciendo las líneas. Para ello, tiene en cuenta las condiciones del proveedor y los datos introducidos. El pie aparece de forma resumida en la parte inferior de la pantalla a continuación del cuerpo del albarán. Si usted desea una información más detallada, deberá pulsar con el ratón sobre el botón que se encuentra en la parte izquierda del primer campo (total). Aparecerá entonces una ventana conteniendo esa información:
Estos son todos los datos posibles que pueden intervenir en el pie del albarán, incluyendo la posibilidad de varias bases imponibles de impuesto. Estos datos no son modificables. La opción para cambiar los descuentos y condiciones de este albarán, se debe seleccionar en la cabecera a través de la función “Confirmar descuentos y otros datos”. Pulsando el botón de “Aceptar” de esta ventana, vuelve a la pantalla principal de albaranes.
Una vez que usted esté de acuerdo con los datos del albarán, deberá pulsar el botón de “Aceptar” de la pantalla principal para grabarlo y actualizar los datos de almacén y estadísticas de compras que corresponda. Todos los albaranes permanecerán como “Pendientes de facturar” hasta que por medio de la opción de “Facturas de proveedor”, indique en su momento los facturados. El cursor se situará de nuevo en el campo “Código de proveedor” para seguir con otro albarán o salir de la opción según proceda.
Botonera de funciones:
En la parte inferior derecha de la pantalla de albaranes, se encuentra la botonera de funciones.
Aceptar:
Pulse este botón para grabar el albarán que se encuentre seleccionado en ese momento.
Cancelar / suprimir:
Cancela el albarán que se está introduciendo. En el caso de haber seleccionado un albarán que ya existía, lo elimina del fichero.
Salir:
Función que cierra la tarea.
Botonera de navegación:
Se trata de una función que facilita la consulta secuencial de los albaranes sin tener que introducir su código.
Dispone de botones para visualizar los datos del primero, del último, del siguiente y del anterior.
Barra de estado:
Se utiliza en el programa a modo de comodín para mostrar algún tipo de información adicional. La cantidad y tipo de datos a mostrar dependen de la opción en la que se encuentre y se parametrizan a través del administrador. En este ejemplo mostramos la situación a nivel de stock del artículo con el que estamos trabajando en el modo edición.
Preferencias:
Pulsando este botón que se encuentra en la botonera superior, puede ajustar algunas de las preferencias y opciones exclusivamente para el usuario activo:
Listados:
Esta función se encuentra agrupada con los listados de otros documentos en la opción “Listados y emisiones”, cuyas normas operativas se explican más adelante.
Factura directa:
Se trata de otra de las opciones principales de este menú a través de la cual se puede generar una entrada en el almacén a modo de albarán de compra y crear el registro de la factura al mismo tiempo. La mecánica es idéntica a la detallada en el apartado albaranes de compra, salvo en dos aspectos nuevos:
Número de factura:
Campo donde usted debe introducir el número de factura suministrado por el proveedor.
Vencimientos:
Visualiza los vencimientos e importes correspondientes a la forma de pago de la factura, dando opción a realizar ajustes sobre ellos:
Facturas de proveedor:
Opción que permite introducir las facturas de proveedores correspondientes a los albaranes de compra recibidos. Esta opción es complementada posteriormente por las opciones de “Contabilización de facturas”, “Diario de facturación” y “Recibos” para mantener una completa gestión de proveedores.
La función principal de esta opción es la de comprobar las facturas de los proveedores comparándolas con los albaranes recibidos previamente. Al seleccionar la opción, aparece la pantalla:
Cabecera de la factura:
Código de proveedor
Introduzca el código del proveedor de la factura. Dispone de las funciones F2 y F3 para buscar y seleccionar.
Automáticamente aparecerán sus datos identificativos y el botón para la confirmación de los descuentos y otros datos, por si desea utilizarlo. Pulsando la tecla Esc, sale de esta opción.
Serie:
Introduzca la serie de numeración a la que corresponde la factura que va a realizar o consultar. Dispone de F2 para visualizar y seleccionar las series existentes.
Número de factura:
Introduzca el número de factura del proveedor. Si desea consultar una factura ya recibida anteriormente puede pulsar F2 para visualizar y seleccionar.
Fecha:
Introduzca la fecha de la factura.
Cuerpo de la factura:
A continuación debe indicar los albaranes que corresponden a la factura que está introduciendo. Para ello, debe utilizar la función “Selección de documentos” pulsando el botón al efecto. Los albaranes que usted seleccione, pasarán a la factura con los datos y condiciones que tengan grabados, a menos que usted los cambie por medio de la función “Confirmar descuentos y otros datos” cuya operativa es idéntica a la descrita en la opción de albaranes
Selección de documentos:
Al pulsar este botón aparece la ventana con los albaranes recibidos y pendientes de facturar de ese proveedor, y correspondientes a la serie de numeración indicada. Cada albarán se muestra con una primera línea de identificación en negrita, que contiene el número y la fecha, seguida por las líneas de los artículos que lo componen:
Usted debe seleccionar los albaranes que corresponden a esa factura, “Marcando” solamente la línea de identificación. El resto de las líneas quedarán marcadas automáticamente. Cuando haya finalizado, pulse el botón de “Aceptar” de esta ventana y los albaranes pasarán al cuerpo de la factura.
Pie de la factura:
Como en las opciones de pedidos y albaranes, el pie de la factura se calcula de forma automática. Aparece de forma resumida en la parte inferior de la pantalla. Si usted desea una información más detallada, deberá pulsar sobre el botón que se encuentra en la parte izquierda del primer campo (total).
Preferencias:
Pulsando este botón que se encuentra en la botonera superior, puede ajustar algunas de las preferencias y opciones exclusivamente para el usuario activo:
Botonera de funciones:
En la parte inferior derecha de la pantalla de facturas, se encuentra la botonera de funciones.
Aceptar:
Pulse este botón para grabar la factura que se encuentre seleccionada en ese momento.
Vencimientos:
Visualiza los vencimientos e importes correspondientes a la forma de pago de la factura, dando opción a realizar ajustes sobre ellos:
Cancelar / suprimir:
Cancela la factura que se está introduciendo. En el caso de haber seleccionado una factura que ya existía, la elimina del fichero.
Salir:
Función que cierra la tarea.
Botonera de navegación:
Se trata de una función que facilita la consulta secuencial de las facturas sin tener que introducir su código.
Dispone de botones para visualizar los datos del primero, del último, del siguiente y del anterior.
Depósitos
Albaranes de depósito:
Opción que permite gestionar los albaranes de los artículos que el proveedor cede en calidad de depósito. Estos artículos forman parte del stock del almacén y además permanecen en un “Status” especial pudiendo ser incorporados a los informes de almacén de forma opcional a criterio del usuario. Otra característica de este documento es que puede convertirse en albarán de compra en el momento que usted, indique, pasando entonces los artículos a formar parte del almacén propio de la empresa.
Como el resto de las pantallas de documentos, dispone de la cabecera, el cuerpo y el pie, y en la parte inferior se encuentran las botoneras de funciones y de navegación. Sus normas de manejo y funcionalidades son idénticas a las descritas anteriormente en las opciones de pedidos y albaranes.
Preferencias:
En este caso, la función de preferencias personales solamente permite especificar el almacén por defecto.
Devolución de depósito:
Esta opción es común tanto para compras como ventas en el programa. Opción que permite confeccionar los albaranes de devolución de los artículos que han sido cedidos en depósito a los distintos clientes / proveedores. Los datos introducidos por medio de este documento, permiten que el programa mantenga un histórico de las devoluciones, e incluya de nuevo la mercancía al inventario de la empresa.
Al seleccionar la opción en el menú del programa, y si usted lo tiene indicado en las preferencias de la empresa, el programa mostrará un resumen de los documentos introducidos. Si no es así el programa mostrara directamente la ventana de gestión de documentos.
Sus normas de manejo y funcionalidades son idénticas a las descritas anteriormente en la opción de pedidos.
La pantalla de trabajo y las normas operativas son idénticas a la de los albaranes de venta, excepto que internamente el programa los trata de forma diferente.
Pulsando el botón de las preferencias que se encuentra en la botonera superior, puede ajustar algunas de las preferencias y opciones exclusivamente para el usuario activo
Gastos adicionales:
A través de esta gestión podrá registrar aquellos gastos derivados de alguna compra pero que no estuviesen incluidos en ella. Es el caso por ejemplo de los gastos de aduana, los portes si los factura una tercera empresa.
De la misma forma que se explicaba en el apartado de compras estos gastos también se pueden repartir al igual que los anteriores. Estos gastos pueden o no existir y de hacerlo es posible que usted no quiera repartirlos por lo que existe una preferencia que de alguna forma indica si quiere esta gestión o no.
El texto de la preferencia lo adelanta, usted puede crear y definir los gastos que desee gestionar. Esto como cualquier otra tabla auxiliar se encuentra en el menú de ficheros auxiliares -> tipo de gastos adicionales.
Al igual que sucede con los gastos que se incluyen en los documentos, con estos también puede actuar indicando el modo de reparto.
Una vez definidos los posibles tipos de gasto se mecanizarán a través de un formulario creado al efecto.
Se divide el formulario en dos partes: Cabecera:
Una vez seleccionado el documento de compra pulse el botón que aparece a la derecha y serán cargadas las líneas que pertenecen a ese documento.
Preste atención a los siguientes puntos:
Presionando F2 sobre el campo fecha podrá acceder a los gastos ya registrados. Es posible repercutir un gasto contra varios documentos, para ello simplemente tiene que hacer la llamada a varios documentos y le irán apareciendo sus líneas en pantalla. En caso de tener varios documentos franjas azul celeste le marcarán cada documento, aún así en la parte derecha de la tabla tendrá información del albarán al que pertenece cada línea. Este tipo de gasto simplemente actúa contra el precio medio de los artículos, no tiene reflejo en los documentos ni se puede realizar una contabilización. Listado y emisión de documentos Esta opción permite al usuario obtener listados y emisiones de los documentos de compra. La diferencia entre la opción de listado y la de emisión, es que en el primer caso se obtiene una relación de los documentos sobre papel en blanco, mientras que en el caso de emisión, se obtiene esos documentos adaptados a un modelo de impreso, disponiendo así de la posibilidad de repetir físicamente cualquier documento ya emitido.
El primer dato que el programa solicita es el tipo de documentos a listar. Dispone de 4 opciones:
Seguidamente, por medio de los topes “Desde / hasta” y los criterios de ordenación dispone de la posibilidad de filtrar y seleccionar los datos a obtener en el listado. Por último, en el caso de la opción de listado, deberá indicar el formato:
En el caso de emisión, se activará el desplegable para seleccionar el modelo de impreso al que debe ajustarse.
Copia de documentos:
Con el mismo propósito que en el punto, copia de ofertas, se ha incluido una nueva funcionalidad a partir de la cual el usuario tendrá la posibilidad de realizar copias de documentos ya existentes, tanto de compras como de ventas.
El programa permitirá crear nuevos documentos del mismo tipo que el original (pedido, albarán, etcétera) o entre distintos tipos, es decir, un documento de albarán sobre un pedido, un presupuesto sobre un pedido, etcétera. Todo esto, con la posibilidad adicional de cambiar el código de cliente en el documento destino. Al acceder a esta opción aparecerá un formulario en el cual se solicitará la siguiente información:
Como ya se ha indicado anteriormente, el tipo de documento origen y destino no tienen por qué ser iguales por lo que, en sus respectivos desplegables, se incluirán las siguientes opciones:
Diario de facturación:
Opción que permite consultar el archivo histórico de las facturas de compras. Para un rápido y fácil acceso, las facturas se encuentran clasificadas en carpetas por serie de numeración, y dentro de ellas por fecha de factura.
En la parte inferior izquierda, dispone del botón de “Doble línea” para visualizar la tabla en formato de 2 líneas por factura. En este caso, la segunda línea presenta el resto de los datos del pie de la factura: Total bruto, descuentos, portes, otros gastos, etcétera. Pulsando el botón de nuevo, vuelve al formato de una línea.
Botonera de navegación:
En la parte inferior izquierda de la pantalla, dispone usted de esta botonera de navegación:
Teniendo en cuenta que el número de facturas puede llegar a ser bastante elevado y con objeto de conseguir mayor agilidad, el programa presenta la información en bloques de facturas que se corresponden con períodos de tiempo. Estos períodos pueden ser meses, trimestres o semestres, y son definibles a través del administrador del programa ERP Gextor Gestión Comercial. En esta botonera usted dispone de funciones para cargar en la tabla el período anterior, el siguiente, el primero y el último.
Botonera de funciones:
En la parte inferior derecha, se encuentra esta botonera que contiene una serie de funciones que puede usted realizar con las facturas que hay en la tabla.
Detalle de la factura:
Pulsando este botón aparece una ventana con el detalle de la factura seleccionada:
La selección previa de la factura a visualizar, se hace pulsando con el ratón sobre la parte izquierda de la línea correspondiente.
Seleccionar:
Función que permite filtrar y seleccionar las facturas a visualizar en la tabla.
En primer lugar el programa le ofrece la posibilidad de visualizar sólo las facturas contabilizadas, las pendientes de contabilizar o todas.
Seguidamente a través de los topes “Desde / hasta”, puede usted seleccionar el rango de facturas a listar. Por último puede también elegir el orden en que deben aparecer.
Listados:
Pulsando sobre el botón de la impresora que se encuentra en la botonera superior, puede obtener listados del fichero de facturas en diversos formatos:
Recibos de proveedores:
Esta opción permite gestionar el fichero de recibos correspondientes a las facturas de compra. Resulta de gran utilidad a la hora de localizar determinados efectos a pagar y conocer datos concretos de las compras, hacer previsiones de pagos, etcétera. Como en el caso del diario de facturas, los recibos se encuentran clasificados por serie y fecha de vencimiento.
Para acceder a los recibos de una determinada serie, basta con pulsar sobre la solapa de la carpeta correspondiente.
Botonera de navegación:
En la parte inferior izquierda de la pantalla, dispone usted de esta botonera de navegación. Como en el caso de facturas, con objeto de conseguir una mayor agilidad, el programa presenta la información en bloques de recibos que se corresponden con períodos de tiempo (meses, trimestres, etcétera) definibles a través del programa ERP Gextor Gestión Comercial “Administrador”. En esta botonera usted dispone de funciones para cargar en la tabla el período anterior, el siguiente, el primero y el último.
Botonera de funciones:
En la parte inferior derecha, se encuentra esta botonera que contiene una serie de funciones que puede usted realizar con recibos que hay en la tabla.
Editar:
Función que permite visualizar y modificar los datos del recibo que haya seleccionado. Al pulsar el botón, aparece una ventana con dichos datos:
De todos los campos del recibo, el programa le permite modificar los siguientes: Importe, fecha de vencimiento, comentarios, domicilio de pago y fecha de pago. Este último dato es el campo que el programa tiene en cuenta para diferenciar los recibos “pagados” y los “pendientes de pago”. En el caso de que usted tenga necesidad de crear un nuevo domicilio de pago, puede pulsar el botón que se encuentra a la derecha del desplegable.
Listados:
Esta opción permite al usuario obtener diferentes formatos de listados del archivo de recibos a pagar. Al pulsar el botón de la impresora de la botonera superior, aparece la ventana para la introducción de datos previos:
A través de esta pantalla usted puede filtrar y seleccionar los recibos a imprimir, así como la ordenación. El programa le ofrece en este caso 3 posibilidades de clasificación: Clasificado por fecha de vencimiento, por fecha de emisión o por proveedor.
Contabilización de facturas:
Esta opción permite contabilizar de forma automática las facturas recibidas, incluyendo en este concepto los siguientes procesos:
- Contabilización de todos los apuntes derivados de la factura.
- Actualización del registro de IVA soportado.
- Actualización de los efectos en cartera.
- Creación de la cuenta contable del proveedor en caso de que no exista.
- Actualización de la contabilidad analítica.
El programa contempla dos posibles casos:
Si usted tiene instalado en su sistema “El programa ERP Gextor Financiero (contabilidad)”, el proceso contabilizará directamente las facturas en la empresa:
Tras seleccionar la serie de numeración, el programa le informa de la empresa contable de destino y las facturas que tiene pendiente de contabilizar. Usted puede activar el check “Contabilizar todas”, o bien utilizar “Desde / hasta” para seleccionar las facturas a contabilizar.
Fecha de contabilización:
Si usted introduce una fecha, todos los apuntes se contabilizarán con esa fecha. Si lo deja en blanco, se contabilizarán con la correspondiente fecha de factura.
Si usted no tiene instalado el programa ERP Gextor Financiero (contabilidad) de Extra Software, esta opción le permite grabar un fichero en formato ASCII para ser exportado a cualquier otro sistema contable.
Etiquetas de proveedores:
Utilidad que permite imprimir etiquetas con los datos de los proveedores, ajustándose al modelo que usted indique. Este modelo de etiqueta debe haber sido definido previamente por la opción “Diseñador de impresos” del “Administrador” dentro del programa ERP Gextor Gestión Comercial.
A través de la pantalla de datos previos, puede filtrar y seleccionar los proveedores, así como decidir el orden y el número de etiquetas a imprimir por cada uno de ellos.
Rappels de compra:
Esta opción permite realizar el cálculo de los posibles rappels de compra. Se basa para ello en las tablas que debe haber definido y asignado a cada proveedor de forma previa, y en las facturas recibidas. A través de la entrada de datos previos, puede usted seleccionar el rango de facturas y de proveedores:
Control de gastos de proyectos:
Opción propia del módulo de proyectos que no está incluido en la versión estándar y como tal su funcionalidad y posibilidades se detallan en un manual anexo al presente.
Ventas:
Aquí se detallan todas las opciones que integran el proceso completo de ventas. Contempla la gestión de todo tipo de documentos relacionados con dichas ventas (pedidos, presupuestos, albaranes, depósitos, notas rectificativas, etc.), disponiendo el usuario de la posibilidad de traspasar datos de unos a otros de forma automática.
Como consecuencia de estos procesos, existen opciones que ofrecen toda la información acumulada en tiempo real, como por ejemplo, listado y resúmenes de facturación, archivo histórico de facturas y de recibos emitidos, comisiones de los agentes, rappels de ventas, etcétera.
La relación completa de estas opciones es:
Pedidos de clientes, albaranes de venta, facturación de albaranes, etiquetas de envío, facturación directa, facturación periódica, otros documentos.
Presupuestos modelo, presupuesto de clientes, albarán de depósito, devolución de depósito, gestión de entregas a cuenta, órdenes de expedición.
Rectificativas solicitud, rectificativa albarán rectificativo, emisión de notas rectificativas.
Listados y emisiones de los documentos de venta. Diario de facturación. Archivo de recibos emitidos. Contabilización automática de facturas. Cálculo de comisiones.
Cálculo de rappels de ventas. Anulación de mercancía reservada.
No obstante, el abanico de posibilidades relacionadas con los apartados de venta se abre con otros módulos de la familia programa ERP Gextor Gestión Comercial, utilidades como venta de mostrador, módulos adicionales como autoventa o intercambio electrónico de datos (EDI), etcétera.
Pedidos de clientes:
Dentro de la opción de pedidos para ventas se puede encontrar:
Opción de pedidos de clientes es la opción que hasta ahora se conocía. Opción que permite introducir los pedidos realizados por los clientes. Estos datos actualizan los campos correspondientes en los ficheros de artículos y clientes para que usted siempre esté informado de la mercancía pendiente de servir en cada momento. Dispone de la posibilidad de convertir en pedido, ya sea de forma total o parcial, un presupuesto anteriormente emitido. También podrá convertir automáticamente un pedido en albarán de venta cuando entregue dicha mercancía. Todo ello de forma opcional y en el momento que usted desee. Al seleccionar la opción, aparece la pantalla principal de trabajo:
Como en todos los documentos de este tipo, los datos que el programa solicita dependen de la definición del documento que se haya hecho a través de la opción “Pantallas de documentos” de la gestión del fichero de empresas.
La pantalla de trabajo dispone de tres zonas de datos claramente diferenciadas: Cabecera, cuerpo y pie. Usted deberá introducir los datos de la cabecera y del cuerpo, mientras que los del pie se calcularán de forma automática.
Cabecera del pedido:
Tanto para realizar un pedido nuevo, como para consultar o modificar uno que ya exista, simplemente hay que introducir los datos en el orden en que el programa los solicita:
Código de cliente:
Introduzca el código del cliente que realiza el pedido. Dispone de las funciones F2, F3 y F9 para buscar y seleccionar. Automáticamente aparecerán sus datos identificativos. Pulsando la tecla Esc, sale de esta opción.
Serie:
Introduzca la serie de numeración a la que corresponde el pedido que va a introducir o consultar.
Número de pedido:
En principio, el programa interpreta que se trata de un nuevo pedido y propone el número que le corresponde según el numerador de documentos de esa serie. Si usted desea consultar un pedido ya existente, introduzca su número o pulse F2 para visualizar y seleccionar.
Fecha:
Introduzca la fecha del pedido.
Fecha prevista:
Fecha en la que se prevé servir el pedido.
Fecha límite:
Fecha límite de entrega del pedido.
Forma de pago:
Texto informativo correspondiente al dato que el proveedor tenga. Si usted desea modificar la forma de pago para este pedido, debe hacerlo por medio de la opción “Confirmar datos”, que se explica a continuación.
Confirmar descuentos y otros datos:
Esta función permite confirmar o modificar si es necesario, los datos del cliente para este pedido concreto. Pulsando el botón aparece una ventana en la que el programa muestra las condiciones que este cliente tiene grabados en su ficha:
Cualquier cambio que usted realice, tendrá efecto sobre este pedido exclusivamente, y no sobre el registro del cliente. El botón de datos auxiliares será mostrado únicamente si dispone del módulo EDI. Son datos relativos a éste y a la forma en que se creó el pedido. El campo código de proyecto es también visible o no dependiendo de si dispone del módulo de Gestión de Proyectos.
Situación y fecha de cambio:
Este apartado solamente es operativo en dos tipos de documentos: pedidos y presupuestos. Los distintos estados son: para pedidos: pendiente y confirmado, para presupuestos son: pendiente, aceptado y no aceptado (rechazado). Este dato (situación), aunque se relaciona directamente con el “Estado” del documento pendiente o facturado / recepcionado, se considera independiente y su labor, al menos en el área de compras, es meramente informativa. Algo a tener siempre presente es que la confirmación de un pedido de ventas, implica la reserva de la mercancía descontándose directamente del stock.
Recepción de documentos:
En el caso de que al cliente del pedido, se le hubiera realizado algún presupuesto anteriormente, aparece este botón. Se trata de una función que le permite convertir los presupuestos en pedidos, evitando así una duplicación de introducción de datos y un foco de posibles errores. Al pulsar este botón, aparece la ventana para la realización de este proceso:
Al darle a aceptar, el programa le preguntará si desea dejar el presupuesto como aceptado o no, esto se hace de una manera automática, sin necesidad de entrar posteriormente al pedido y poner esa situación, como sería el caso de no aceptado (rechazado).
Importar documento de:
Desplegable para seleccionar el tipo de documento del cual se van a importar los datos. En pedidos, solamente es posible importar datos de “Presupuestos”, por lo que en este caso tiene un carácter meramente informativo.
Número de documento:
Introduzca el número de presupuesto, del que va a importar los datos. Pulsando F2 aparecen los presupuestos generados con anterioridad. Una vez seleccionado, aparecerá el documento en cuestión con todas las líneas “marcadas”. Si usted pulsa el botón de “Aceptar”, el presupuesto completo pasará al pedido.
Si usted no desea traspasar al pedido alguna de las líneas del presupuesto, basta con “Desmarcarla”. Para “marcar” o “Desmarcar” una línea de forma alternativa, basta con pulsar con el ratón sobre su parte izquierda, o bien, situarse sobre ella y pulsar la barra de espacio del teclado. También puede modificar cualquier línea del presupuesto antes de traspasarla al pedido. Para ello, debe pulsar la tecla intro sobre la línea en cuestión, que debe estar previamente “Marcada”. Entrará entonces en el modo de edición para que introduzca los datos que deben pasar al pedido: unidades, precio, descuento, etcétera. Una vez que haya indicado todos los datos que deben pasar del presupuesto al pedido, pulse el botón de “Aceptar”.
El foco del programa se situará de nuevo en el campo “Número de documento” por si desea traspasar algún otro documento a este mismo pedido, en cuyo caso deberá repetir el mismo proceso con ese nuevo presupuesto. Si usted varía algún dato en “Confirmar descuentos» y otros datos” es posible que se cree alguna diferencia entre el documento origen y destino, en cuyo caso el programa lo detectará y le mostrará este formulario para que usted decida como actuar en cada caso.
Para hacerlo más ágil en sucesivas ocasiones, se quedarán registradas sus preferencias de integración en documentos para mostrarlas en la siguiente visualización. Si lo desea, usted puede incorporar directamente al pedido nuevas líneas de artículos que se añadirán a las importadas de los presupuestos.
Cuerpo del pedido:
Modo selección:
Puede utilizar las flechas arriba y abajo, o directamente el ratón, para situarse en la línea que desee. Pulsando la tecla intro, entra en “Modo edición”para editar los datos de la línea sobre la que se encuentra.
Pulsando la tecla Supr, suprime la línea.
Pulsando la tecla Esc, sale de la tabla.
Pulsando la tecla Insert, inserta una línea desplazando el resto una posición hacía abajo.
Modo edición:
Es el modo en el que se introducen los datos de la línea. El cursor se sitúa en cada una de las columnas o campos, para que introduzca el dato solicitado.
Pulsando Intro o Tab, pasa al campo siguiente.
Pulsando Esc o Shift + Tab, pasa al campo anterior. Si es en el primer campo de la línea (número de almacén), pasa a “Modo selección”.
Una vez cumplimentados los datos de la cabecera, el cursor del programa se sitúa en modo de “Edición”, en la primera línea del cuerpo y en la columna “Referencia”, habiendo propuesto como número de almacén, el 1.
Almacén:
Introduzca el número del almacén donde tiene previsto que entre el artículo. Pulsando la tecla Esc pasa a modo de edición.
Referencia:
Introduzca el código o referencia del artículo que va a pedir. Dispone de F2 y F3 para seleccionar. Pulsando intro o tab con el campo vacío, el programa interpreta “Línea manual”, lo que le permite introducir la descripción y el resto de los datos manualmente. Pulsando la tecla Esc, vuelve al campo “Almacén”.
Descripción:
Texto descriptivo del artículo que se imprimirá de forma automática, situándose seguidamente el cursor en la columna “Cantidad”. Si usted desea modificar o ampliar esta descripción para este pedido, pulse Esc o flecha a la izquierda en el campo “Cantidad” y entrará en la edición de este texto. El resto de los datos que el programa solicita en la línea del pedido, dependen del formato de documento que se haya definido a través del “Administrador”. Para finalizar la entrada de líneas, deberá pasar a modo “selección” (tecla Esc en la columna de número de almacén), y pulsar de nuevo la tecla Esc. El foco del programa se situará en el botón “Aceptar” para grabar el pedido. En el caso de no haber introducido ninguna línea, el cursor se situará de nuevo en la cabecera del pedido.
Pie del pedido:
El pie del pedido se calcula e imprime de forma automática según se van introduciendo las líneas. Para ello, tiene en cuenta las condiciones del cliente y los datos introducidos. El pie aparece de forma resumida en la parte inferior de la pantalla a continuación del cuerpo del pedido. Si usted desea una información más detallada de esta zona, deberá pulsar con el ratón sobre el botón que se encuentra en la parte izquierda del primer campo (total). Aparecerá entonces una ventana conteniendo esa información:
Estos son todos los datos posibles que pueden intervenir en el pie del pedido, incluyendo la posibilidad de varias bases imponibles de IVA. Estos datos no son modificables. La opción para cambiar los descuentos y condiciones de este pedido, se debe seleccionar en la cabecera a través de la función “Confirmar descuentos y otros datos”. Una vez que usted esté de acuerdo con los datos del pedido, deberá pulsar el botón de “Aceptar” de la pantalla principal para grabarlo y actualizar todos los ficheros que corresponda. El cursor se situará de nuevo en el campo “Código de cliente” para seguir con otro pedido o salir de la opción según proceda.
Entregas a cuenta:
A la misma altura en la parte derecha existe un acceso a la gestión de entregas a cuenta para permitir la posibilidad de asignar un anticipo a ese documento. Obtendrá más información en un apartado dedicado exclusivamente a este proceso.
Botonera de funciones:
En la parte inferior derecha de la pantalla de pedidos, se encuentra la botonera de funciones.
Aceptar:
Pulse este botón para grabar el pedido que se encuentre seleccionado en ese momento.
Cancelar / suprimir:
Cancela el pedido que se está introduciendo. En el caso de haber seleccionado un pedido que ya existía, lo elimina del fichero.
Salir:
Función que cierra la tarea.
Botonera de navegación:
Se trata de una función que facilita la consulta secuencial de los pedidos sin tener que introducir su código. Dispone de botones para visualizar los datos del primero, del último, del siguiente y del anterior.
Preferencias:
Pulsando este botón que se encuentra en la botonera superior, puede ajustar algunas de las preferencias y opciones de pedidos y exclusivamente para el usuario activo:
Listados:
Esta función se encuentra agrupada con los listados de otros documentos en la opción “Listados y emisiones”, cuyas normas operativas se explican más adelante.
Reparto del Stock solicitad:
Tal y como se anticipaba en el apartado de clientes esta opción sirve como apoyo al usuario para la decisión de servir pedidos a algunos clientes y dejar pendientes otros en aquellos casos en el que el stock no es suficiente para servir a todos. Como ya se ha visto, en la ficha del cliente existe la posibilidad de crear una especie de ranking de clientes que dará un primer indicativo de “A quien servir”, pero se cree que esta decisión se debe tomar en conjunto y tomando los siguientes valores:
– El citado ranking o como se denomina en el programa ERP Gextor Gestión Comercial “Orden de suministro”.
– Antigüedad del pedido.
– Volumen de ventas o quién es el cliente que mas compra.
– Importe del pedido.
De forma adicional se marca otro factor que puede ser importante para algunas empresas, que solo se quiera enviar pedidos completos. Al entrar en la opción se encontrará un formulario donde se pueda hacer un primer filtro de los pedidos que se quieren gestionar. Filtros que como siempre se pueden dejar vacíos y actuar contra todos. Se omite la imagen por ser los filtros que habitualmente se emplean en estos casos. En el segundo paso se presenta toda la mercancía solicitada en ese rango de pedidos.
Además, en este punto, a través de los checks de la parte inferior también se indica qué factores se quieren gestionar. Una vez pulsado el botón de propuesta se mostrará un formulario similar al siguiente:
Este formulario varía en función de la selección realizada, mostrará una solapa por cada entidad elegida, además de una adicional (personalizada) que se explicará en último lugar.
Un juego de colores y un orden personalizado a cada carpeta le permitirá que de un simple vistazo sea usted capaz de conocer la propuesta de envío que realiza el programa. En la parte inferior dispone de una leyenda que le informará qué pedidos serían completados, cuáles de forma parcial o de cuales no hay stock.
En columnas se muestra la cantidad pedida:
Dependiendo de si hay stock o si se está utilizando en otro pedido también muestra qué unidades se tendrían disponibles para servir. Se insiste en que esta gestión podrá ayudarle a decidir qué pedidos se sirven, pero hay muchos aspectos variables o situaciones no contempladas en el día a día que hacen prácticamente imposible que el programa sea lo suficientemente inteligente para saber cuál es la propuesta ideal, esto se intenta complementar con una última solapa.
Solapa personalizada, en una primera presentación se mostrarán los pedidos ordenados por aquellos que cumplan más circunstancias, la ventaja que tiene esta solapa es que podrá actuar contra el resultado con la columna de la izquierda, podrá quitar referencias de un pedido y asignarlas a otra. Entre tanto, el programa irá acumulando las unidades y avisará en caso de que se sobrepase.
Como se demuestra, realizar una elección automática de los albaranes a entregar es tan compleja como peligrosa por lo que el destino de esta gestión se queda en la impresión o exportación a cualquiera de los formatos habituales de Microsoft Office, para ello seleccione con el botón “Filtros” los pedidos deseados.
Generación de albaranes (recepción de pedidos):
Se crea un formulario que permite recepcionar pedidos en bloque. Se extraen todos los pedidos pendientes (o los seleccionados en el formulario previo) y los convierten en albaranes.
El albarán agrupará los pedidos y referencias del mismo cliente (números de pedidos – 1 albarán). Se revisará la situación de la preferencia que hace referencia a la “venta sin stock” para permitir o no la recepción. Si no se permitiese, el programa muestra un mensaje detallando el motivo.
El orden de entrega o el orden en el que se crearán los albaranes, será el establecido en el campo del cliente “Prioridad en el orden del suministro”, en caso de no utilizar este dato será por fecha del pedido o código de cliente.
Albaranes de venta:
Opción que permite al usuario la introducción de los albaranes que acompañan a la mercancía que se envía al cliente. La confección de un albarán puede realizarse mediante la introducción directa de sus datos, o bien, por la conversión de algún otro documento, como un pedido, un presupuesto o un albarán de depósito.
Cabecera del albarán:
Código de cliente:
Introduzca el código del albarán. Dispone de las funciones F2 y F3 para buscar y seleccionar. Automáticamente aparecerán sus datos identificativos y el botón para la confirmación de los descuentos y otros datos, por si desea utilizarlo. Pulsando la tecla Esc, sale de esta opción.
Serie:
Introduzca la serie de numeración a la que corresponde el albarán que va a realizar o consultar. Dispone de F2 para visualizar y seleccionar.
Número de albarán:
El programa interpreta por defecto que desea confeccionar un nuevo albarán, por lo que propone el número que le corresponde según el numerador de la serie.
Fecha:
Introduzca la fecha del albarán. El programa propone la fecha del día.
Agente:
Dato informativo. El programa propone el que tenga grabado el cliente. Si desea cambiarlo, debe hacerlo por la función “Confirmar descuentos y otros datos”. En el caso de existir algún pedido, presupuesto o depósito de ese cliente, aparecerá además un botón para “Recepción de documentos”. Esta es la función que permite convertir automáticamente los datos de los pedidos y otros documentos, en líneas de albarán. En el caso de no utilizar esta función, tras completar los datos de la cabecera, el cursor del programa se situará en el cuerpo del albarán para que usted introduzca los artículos que lo componen.
Confirmar descuentos y otros datos:
Esta función permite confirmar o modificar si es necesario, los datos de descuentos y otras condiciones para el albarán que se va a introducir. Pulsando el botón aparece la pantalla siguiente:
En esta ventana, el programa muestra los datos que este cliente tiene grabados en su ficha. Cualquier cambio que usted desee hacer, tendrá efecto sobre este albarán exclusivamente, y no sobre los datos del cliente.
Recepción de documentos:
Esta es una función que le permite convertir los pedidos pendientes de servir y los albaranes de depósito, en albaranes de venta, evitando así una duplicación de introducción de datos y otros posibles errores. Al pulsar este botón, aparece la ventana para la realización de este proceso:
Importar documento de:
Seleccione el tipo de documento del cual vamos a convertir los datos en albarán: Pedidos, presupuestos o albaranes de depósito.
Serie:
Indique la serie de numeración del documento. Dispone de F2 para consultar y seleccionar la serie.
Número de documento:
Introduzca el número de pedido, presupuesto o depósito, del que va a importar los datos. Pulsando F2 aparecen los documentos pendientes. Una vez seleccionado, aparecerá el documento:
Las líneas del documento aparecerán marcadas o no dependiendo de la disponibilidad que tenga de entregar la mercancía, es decir, si dispone de stock suficiente en el almacén indicado. Relacionado con esto recordemos que en el apartado de pedidos se hacía referencia a como confirmarlos y que implica, bien aquí se puede observar que si el pedido está confirmado todas las líneas se marcarán debido a que el stock ya fue descontado en su momento. Finalmente, si pulsa “Aceptar”, el pedido completo pasará al albarán. Si usted no desea traspasar al albarán alguna de las líneas del documento origen, basta con “Desmarcarla”.
Para “Marcar” o “Desmarcar” una línea de forma alternativa, basta con pulsar con el ratón sobre su parte izquierda, o bien, situarse sobre ella y pulsar la barra de espacio del teclado.
También puede modificar cualquier línea del documento antes de traspasarla al albarán. Para ello, debe pulsar la tecla intro sobre la línea en cuestión que debe estar previamente “Marcada”. Entrará entonces en el modo de edición para que introduzca los datos que deben pasar al albarán: unidades, precio, descuento, etcétera.
Importante:
En el caso en que el pedido no pasa a albarán de forma completa, el programa le ofrece la posibilidad de mantener el resto del pedido como “Pendiente de servir” en la información de almacén del artículo o dejarlo marcado como servido, con lo que la mercancía pendiente no contará como pendiente de servir. Una vez que haya indicado todos los datos que deben pasar del pedido al albarán, pulse el botón de “Aceptar”. El foco del programa se situará de nuevo en el campo “Importar documento…” por si desea traspasar algún otro documento a este mismo albarán, en cuyo caso deberá repetir el mismo proceso con ese nuevo pedido. Si usted varía algún dato en “Confirmar descuentos y otros datos” es posible que se cree alguna diferencia entre el documento origen y destino, en cuyo caso el programa lo detectará y le mostrará este formulario para que usted decida como actuar en cada caso.
Para hacerlo más ágil en sucesivas ocasiones, se quedarán registradas sus preferencias de integración en documentos para mostrarlas en la siguiente visualización.
Cuando haya finalizado, pulse el botón de “Cancelar” y el programa volverá a la pantalla principal de albaranes con todas las líneas de los pedidos convertidos Si lo desea, usted puede incorporar directamente al albarán nuevas líneas de artículos que se añadirán a las importadas de los pedidos.
Cuerpo del albarán:
En la parte central de la pantalla, se encuentra la zona destinada a definir las líneas del albarán, es decir, los artículos que lo componen. Es una tabla que tiene dos formas de operar: Modo “Selección”y modo “Edición”y cuyas características ya han sido explicadas anteriormente en la opción de pedidos de clientes. Sus normas de manejo y objetivos, son idénticos. En el cuerpo del albarán debe ir introduciendo los datos que el programa solicita:
Almacén:
Introduzca el número del almacén de dónde sale el artículo. Pulsando la tecla Esc pasa a modo de edición.
Referencia:
Introduzca el código o referencia del artículo. Dispone de F2 y F3 para seleccionar. Pulsando intro o tab en vacío, pasa “Línea manual”. Pulsando la tecla Esc, vuelve al campo “Almacén”.
Descripción:
Texto descriptivo del artículo que se imprimirá de forma automática, situándose seguidamente el cursor en la columna “Cantidad”. Si usted desea modificar o ampliar esta descripción para este albarán, pulse Esc o flecha a la izquierda en el campo “Cantidad” y entrará en la edición de este texto. En el caso de artículos del tipo “Series” o “Lotes”, aparecerá una ventana auxiliar para la identificación individual de las unidades. Para finalizar la entrada de líneas, deberá pasar a modo “Selección” (tecla Esc en la columna de número de almacén), y pulsar de nuevo la tecla Esc. El foco del programa se situará en el botón “Aceptar” para grabar el albarán. Si no ha introducido ninguna línea, el cursor se situará de nuevo en la cabecera del albarán.
Pie del albarán:
El pie del albarán se calcula e imprime de forma automática según se van introduciendo las líneas. Para ello, tiene en cuenta las condiciones del proveedor y los datos introducidos. El pie aparece de forma resumida en la parte inferior de la pantalla a continuación del cuerpo del albarán. Si usted desea una información más detallada, deberá pulsar con el ratón sobre el botón que se encuentra en la parte izquierda del primer campo (total). Aparecerá entonces una ventana conteniendo esa información:
Estos son todos los datos posibles que pueden intervenir en el pie del albarán, incluyendo la posibilidad de varias bases imponibles de Iva. Estos datos no son modificables. La opción para cambiar los descuentos y condiciones de este albarán, se debe seleccionar en la cabecera a través de la función “Confirmar descuentos y otros datos”. Pulsando el botón de “Aceptar” de esta ventana, vuelve a la pantalla principal de albaranes. Una vez que usted esté de acuerdo con los datos del albarán, deberá pulsar el botón de “Aceptar” de la pantalla principal para grabarlo y actualizar los datos de almacén y estadísticas de ventas que corresponda. Todos los albaranes permanecerán como “Pendientes de facturar” hasta que se utilice la opción de “Facturación de albaranes”. El cursor se situará de nuevo en el campo “Código de cliente” para seguir con otro albarán o salir de la opción según proceda.
Entregas a cuenta:
A la misma altura en la parte derecha existe un acceso a la gestión de entregas a cuenta para permitir la posibilidad de asignar un anticipo a ese documento. Obtendrá más información en un apartado dedicado exclusivamente a esta funcionalidad.
Botonera de funciones:
En la parte inferior derecha de la pantalla de pedidos, se encuentra la botonera de funciones.
Aceptar:
Pulse este botón para grabar el albarán que se encuentre seleccionado en ese momento.
Cancelar / suprimir:
Cancela el albarán que se está introduciendo. En el caso de haber seleccionado un albarán que ya existía, lo elimina del fichero.
Salir:
Función que cierra la tarea.
Botonera de navegación:
Se trata de una función que facilita la consulta secuencial de los albaranes sin tener que introducir su código.
Dispone de botones para visualizar los datos del primero, del último, del siguiente y del anterior.
Preferencias:
Pulsando este botón que se encuentra en la botonera superior, puede ajustar algunas de las preferencias y opciones exclusivamente para el usuario activo:
Listados:
Esta función se encuentra agrupada con los listados de otros documentos en la opción “Listados y emisiones”, cuyas normas operativas se explican más adelante. Hay una serie de objetivos a destacar en el desarrollo de los albaranes: Poder incluir un texto con máximo detalle en el documento que se va a imprimir.
Realizarlo con una relativa facilidad, al estilo como se haría mediante un editor de texto básico. Evitar que este texto, por su carácter adicional, aparezca en todos los listados que se utilizan principalmente para analizar las ventas. Se verá más fácil mediante un ejemplo, en nuestra empresa se necesita tener control de los productos vendidos y de los servicios que se ofrecen, no obstante los documentos deben ofrecer detalle del servicio prestado.
El primer artículo es el producto principal, no requiere descripción adicional ya que su nombre es lo suficientemente descriptivo. Los dos últimos son genéricos, no se necesita tener control estadístico detallado, pero si informar al cliente en qué consiste, con lo que se marcará la casilla en la ficha “Identificación” de los artículos.
En este ejemplo los dos últimos artículos tienen la marca activa. A medida que se va mecanizando el documento, al registrar cada línea y dependiendo de la citada marca el programa le solicitará el detalle mediante un formulario similar al siguiente:
En este caso introduciendo la última línea, en ella se deja registro de cuando se realizaron las jornadas. La parte central es la que ofrece como editable para el usuario, las columnas de referencia y unidades, no accesibles, se presentan de forma simbólica para hacerse una idea de los márgenes a respetar cuando se introduce el texto en pantalla.
Nota importante:
Se intenta conseguir un impresión idéntica a como cuando se introduce por pantalla, para ello se están tomando en cuenta las medidas, formato y tipo de letra del campo “Descripción extendida” habilitado en el diseñador de documentos. Dentro de la información del administrador está la forma de introducir este campo en sus diseños. Para la prueba de impresión que muestra en este documento se ha preparado una plantilla que tiene el siguiente cuerpo de documento:
Hay que poner énfasis en dos cuestiones, la primera de ellas que el campo que contiene el texto se llama “Descripción extendida”, campo que sustituye en este caso al habitual “Descripción”. La otra cuestión es que no se tiene por qué reservar una altura fija para el texto, simplemente se utiliza el ancho y el programa se encargará de hacerlo crecer hacia abajo hasta que sea necesario.
Se ha explicado el ejemplo por la venta de un artículo de servicios, pero lógicamente esto es ampliable a cualquier tipo de documento compra y / o venta además de a cualquier tipo de artículo.
Facturación de albaranes:
Opción que permite realizar la facturación de los albaranes pendientes, introducidos previamente por medio de la opción anterior. La ventana principal, ofrece en la parte superior 4 sub-opciones: De entrada, aparece “Emisión de facturas” seleccionada por defecto, ya que es el objetivo de esta opción. No obstante usted puede seleccionar cualquier otra.
Introducción de datos previos:
Esta sub-opción permite introducir una serie de datos a los clientes que usted indique, de forma previa y relativa a la sesión de facturación que vaya a realizar.
Tras seleccionar el cliente, usted puede introducir cualquiera de los datos que le solicita. Forma de pago, portes, etcétera. Estos datos tienen validez exclusivamente para la próxima sesión de facturación, y tendrán prioridad sobre los que tenga grabados el cliente. Una vez realizada la facturación, esos datos se borrarán. Existe una excepción en los campos de “Textos manuales” que se pueden imprimir en la factura, el programa ofrece la posibilidad de dejarlos fijos para todas las sesiones de facturación que se produzcan.
Facturación de albaranes:
Objetivo principal de esta opción. Permite obtener la emisión de todas las facturas que se indiquen. Para ello dispone usted de una entrada de datos que le permitirán seleccionar los clientes y los albaranes que desea facturar:
Serie:
Seleccione en este desplegable la serie de numeración que va a utilizar para facturar. El programa informará automáticamente del número de albaranes pendientes en esa serie, sus fechas e importe total.
Impreso:
Seleccione el modelo de impreso al que debe ajustarse la impresión de las facturas.
Fecha de facturación:
Fecha a imprimir en todas y cada una de las facturas de la sesión que va a realizar.
Primer número de factura:
El programa propone el primer número que le corresponde según el numerador de la serie. Usted puede aceptarlo o indicar el que desee.
Primer número de recibo:
Mismo comentario que en el campo anterior.
Desde / hasta:
Por medio de estos límites, usted puede filtrar y seleccionar los albaranes de clientes que desea facturar.
Seleccionar albaranes del cliente:
En el caso de que usted, desee seleccionar de forma individual y selectiva los albaranes de los clientes, pulse este botón. Aparece una ventana en la cual puede “Marcar” los albaranes que desea facturar del cliente que haya seleccionado, o de todos marcando el check al efecto:
Debe fijarse en el check inferior, el cual ofrece una leyenda clara de su objetivo. Una vez de vuelta a la pantalla anterior, utilice otra serie de filtros que necesite para seleccionar los albaranes a facturar.
Una vez pulsado el botón de “Aceptar”, comenzará la emisión de las facturas que usted haya indicado.
En este punto debemos recordar “Los parámetros de impresión” que veíamos en la ficha de los clientes, donde entre otras cosas se podía ajustar la cantidad de copias o el formato de impresión, papel o a fichero, incluso si utiliza un modelo de factura (plantilla) personalizado.
Repetición de facturas:
Función que permite obtener un duplicado de las facturas que usted desee.
Anulación de facturas:
Función que permite anular una factura ya emitida y los albaranes que forman parte de ella, vuelven a quedar como “Pendientes de facturar”. En el caso de que la factura ya haya sido contabilizada, esta opción no la “Descontabiliza”, sino que informa de la empresa, diario y fecha en la que se contabilizó, para que usted proceda según su criterio.
Dispone de un modo individuala través del cual tras indicar la serie y el número de factura, aparecen los datos resumidos: Fecha, cliente e importe. Si usted desea ver la factura completa antes de proceder a su anulación, pulse el botón “Ver detalle”. Aparecerá una ventana con todos los datos:
Pulsando el botón de “Aceptar”, desaparece esta ventana y vuelve a la pantalla anterior, en donde deberá de nuevo el botón de “Aceptar” para anular la factura. O también puede utilizar el modo en grupo, donde a través de los habituales filtros usted puede escoger un rango.
Etiquetas de clientes:
Opción cuyo objetivo es la obtención de diferentes tipos de etiquetas adhesivas para envíos a clientes. El programa ofrece 4 posibilidades:
- Etiquetas de envío por albaranes.
- Etiquetas de envío por pedidos.
- Etiquetas de envío por depósitos.
- Etiquetas de correo.
Etiquetas de envío por albaranes:
Opción que permite obtener las etiquetas de envío en función de los albaranes emitidos. Resulta de utilidad en los casos en que haya que pegar etiquetas en cada uno de los bultos donde va la mercancía.
Serie:
Seleccione la serie de numeración de los albaranes a los que corresponden las etiquetas a emitir.
Modelo de impreso:
Seleccione el impreso al que debe ajustarse la impresión.
Ordenadas por:
Indique el orden en que deben imprimirse las etiquetas.
Desde / hasta:
Por medio de estos campos usted puede seleccionar y filtrar las etiquetas a imprimir.
En qué etiqueta:
Indique en qué etiqueta de la fila del impreso desea empezar la impresión.
Número de etiquetas:
Por último debe elegir entre emitir etiquetas por bultos o por albaranes, así como el número de etiquetas por cada uno de ellos. Una vez pulsado el botón de “Aceptar”, comenzará la emisión.
Etiquetas de envío por pedidos o depósitos:
Opción que permite obtener etiquetas de envío en función de estos otros dos documentos de venta. En el caso de los pedidos, suele necesitarse en los casos en los que hay que preparar y empaquetar la mercancía, de forma previa a la emisión de albaranes. La operativa y la pantalla de entrada de datos es idéntica a la anterior, excepto que donde solicitaba número de albarán, ahora solicita número de pedido / depósito.
Etiquetas de correo:
Esta opción permite obtener etiquetas adhesivas con los datos de los clientes. A diferencia de las anteriores, no tienen ningún propósito específico, sino que pueden servir para múltiples aplicaciones: Mailing, carpetas de archivo, etcétera.
Por medio de los topes “Desde / hasta” y el resto de los campos que el programa solicita en esta ventana, usted puede seleccionar los clientes cuyas etiquetas desea emitir. Al pulsar el botón de “Aceptar”, comenzará la impresión de las etiquetas.
Facturación directa:
Opción que permite emitir facturas de forma directa sin tener que realizar previamente el albarán. La pantalla de trabajo dispone de las tres zonas ya descritas en opciones anteriores: Cabecera, cuerpo y pie. Su operativa es la misma que la del albarán. La principal diferencia, es que no es obligatorio que el cliente tenga ficha. Puede utilizar la de “Clientes varios”.
Clientes varios:
Esta es una opción que ofrece el programa para emitir facturas a clientes eventuales, siempre que no queramos abrir una ficha para cada uno de estos clientes. El procedimiento consiste en crear uno o varios códigos de cliente para este uso, es en estos códigos donde se van a acumular todos los datos estadísticos de las facturas.
Por ejemplo: Código de cliente: “999”. Nombre: “Clientes de venta directa”. Cuando en una factura se introduce uno de estos códigos, el programa solicitará los datos del cliente eventual para esa factura.
Los datos estadísticos se acumularán al código de cliente indicado (Ej.:999), mientras que la factura quedará registrada con el nombre y NIF introducido a través de esa ventana. Ante cualquier modificación una vez fuera de esta pantalla puede acceder a ella haciendo doble clic sobre el recuadro de datos identificativos.
Los códigos que haya definido para clientes varios, debe usted indicárselos al programa en la opción de preferencias que se explica a continuación.
Preferencias:
Por medio de esta función que se encuentra en la botonera superior, es posible definir algunas opciones y preferencias personales para el usuario activo.
Número de almacén:
Introduzca el número del almacén que debe proponer automáticamente en cada línea.
Clientes varios:
Introduzca los códigos de clientes que haya creado para “Clientes varios”. Usted puede definir tantos códigos de este tipo como desee. La única condición es que existan en el fichero de clientes, aunque sólo tenga el código y el nombre genérico. En la carpeta de facturas, deberá indicar el modelo de impreso e impresora a utilizar por defecto:
Facturación periódica:
Si usted no visualiza estas opciones revise las preferencias definidas en la empresa, general -> actividades económicas.
Esta opción es útil para aquellas empresas que facturen de forma periódica a sus clientes unos conceptos fijos. Por nombrar algunos sectores significativos nos podríamos referir a gestorías en relación a aquellos servicios prestados mensualmente, empresas que realicen o gestionen suscripciones, cuotas por abonos o estancias, contratos de mantenimiento, etcétera.
Existe una definición previa dirigida a los parámetros de periodos de duración, intervalo entre ellos, etcétera. Se encuentran disponibles en el fichero de clientes. Veíamos entre otros puntos como definir conceptos particulares de cada cliente. Otra de las posibilidades de este desarrollo es definir los conceptos a un nivel superior con objeto de poder aplicárselo a un grupo de clientes. Por mostrar algún ejemplo, podría valer alguna cuota por comunidad.
O incluso un simple comentario:
Esta definición genérica se realizará desde la opción de presupuestos modelo. Teniendo en cuenta que estas líneas saldrán las primeras en la factura definitiva, podrá combinarlas a su conveniencia junto con las de los clientes. Una vez definidos los conceptos, la pantalla para realizar las facturas es la siguiente:
En la parte superior se indican los conceptos fijos de todos los clientes, aunque es un campo no obligatorio. A continuación la serie de facturación a emplear así como el primer número de factura a utilizar. Tras esto, los habituales filtros para seleccionar los clientes, existiendo también la posibilidad ir al máximo detalle, punteándolos manualmente.
Al pulsar Aceptar, las facturas serán generadas en bloque teniendo en cuenta la forma de pago de cada cliente y generando a su vez los correspondientes efectos. Una vez concluido, las facturas se encontrarán en el diario de facturación y si fuera necesario, también disponibles para su impresión. Por último, si dispone del programa ERP Gextor Financiero (Contabilidad) podrá contabilizarlos y los conceptos e importes que son objeto de la factura estarán disponibles en la norma 19 que se utilizará para realizar la remesa a su entidad bancaria.
En la parte superior, y como primer paso, se debe indicar que tipo de documento se va a realizar. En la parte inferior, optaremos o no a poder visualizar los clientes y conceptos antes de que se generen los documentos.
Si usted ya es usuario de esta opción del programa verá que se trata de la misma ventana que se utilizaba anteriormente para reflejar o seleccionar los clientes bajo el botón de <Mostrar conceptos> se podrán visualizar y / o seleccionar aquellos conceptos de cada cliente, tal y como se muestra la siguiente imagen.
Facturación periódica:
Se puede definir varios tipos de facturación a un mismo cliente. Tener control sobre el día de la factura. Para ello se ha creado una nueva tabla dentro del menú de ficheros auxiliares:
Tipos de facturación periódica.
En esta tabla indicaremos todos los tipos o grupos de facturación que son posibles en nuestra empresa, y asociado a cada tipo o grupo:
Intervalo de facturación o cada cuanto tiempo vamos a realizar la factura.
En <Bajo demanda> se podrán englobar aquellos tipos en los que se generará una factura cada vez que se ejecute el proceso. Mientras que en modo <Programación> podemos decir el intervalo. Donde en versiones anteriores los periodos estaban predefinidos por el sistema, a partir de ahora, están abiertos a casi cualquier definición. 20 días, 1 mes, 4 meses, X años, etcétera.
Fecha factura:
Para poder ajustar el día de la factura y atender a cuestiones como si es o no preferible facturar en un día laborable, dispone del siguiente abanico de opciones:
Fichero de clientes:
Al existir la posibilidad de tener asociados varios tipos de facturación, la primera vista del formulario cambia. Ahora no es editable, solo se muestran los tipos de facturación asociados y sus principales características. Bajo el botón <Editar> podrá entrar a crear o modificar cualquiera de ellas.
Aunque cambia el aspecto en la mecanización, los datos se introducen de forma idéntica que en versiones anteriores. Para cualquier duda consulte el manual principal del programa ERP Gextor Gestión Comercial.
Botón <Copiar>. Se trata de una nueva incorporación de está versión del programa y permite copiar los conceptos de un tipo de facturación a otra o de un cliente a otro.
Facturación:
También motivado porque pueden existir distintos tipos de facturación contra un mismo cliente, el aspecto del formulario cambia: Se incorpora un desplegable en la zona central del formulario para que pueda filtrar las facturas a realizar. En esta misma zona está el campo fecha:
Otros documentos:
En este apartado se encuentran una serie de opciones, que aunque normalmente se utilizan en menor frecuencia que el resto de documentos, tienen su utilidad e importancia dentro del circuito de ventas.
Son cuatro:
Presupuestos modelo, presupuestos a clientes, albaranes de depósito, devolución de depósitos, entregas a cuenta, órdenes de expedición. Se accede a ellas a través del sub-menú que aparece al situar el puntero del ratón sobre la opción
Presupuesto modelo:
Esta opción permite confeccionar diferentes presupuestos “Tipo”, para ser utilizados como base a la hora de confeccionar presupuestos a clientes.
Su operativa es muy sencilla: Después de introducir el número y la descripción del presupuesto modelo, deberá indicar los artículos, precios y descuentos que lo componen. Usted puede definir tantos presupuestos modelo como desee en cualquier documento de venta. Esta prestación aunque se inicia desde un documento denominado presupuesto modelo, al ser posible destinarlo a un albarán o factura, se podría utilizar indirectamente para crear algo que se podría denominar albarán o factura modelo.
Posteriormente podrá utilizarlos para realizar presupuestos reales, realizando los ajustes de precio y descuentos que usted considere oportuno.
Presupuestos a clientes:
Opción que como su propio nombre indica, permite confeccionar presupuestos a clientes. Estos presupuestos quedan grabados en el archivo, pudiendo ser convertidos en pedidos o albaranes cuando usted lo indique. La pantalla para la gestión de presupuestos es muy similar a la del resto de documento de venta:
En la zona de la cabecera, dispone usted de la función de “Confirmar descuentos y otros datos” del cliente para ese presupuesto y de la función “Importar presupuesto modelo”, similares también a las que ofrecía el resto de los documentos. A diferencia de las compras, en el área de ventas se quedan registrados los presupuestos enviados a los clientes. Está la posibilidad de dejar reflejadas distintas versiones de un mismo presupuesto. Es decir, contempla el caso de que un cliente solicite un presupuesto inicial y una vez enviado nos pida alguna variación (o varias) sobre el inicial. Ante esta situación, la única alternativa en las versiones anteriores era modificar el original o mecanizarlo de nuevo bajo otro número, algo que llevaba a perder el historial del mismo o incrementar el volumen de presupuestos enviados. Para ello, en lo referente a presupuestos de venta, se incluye un campo junto al número de documento llamado versión.
Tanto para presupuestos anteriores como para aquellos primeros presupuestos que se realicen, será asignado el número 1 como número de versión. Se ve a continuación un ejemplo, hay un primer presupuesto en el que se solicita información de un ordenador:
Una vez recibido, el cliente comunica que quiere realizar alguna variación frente a lo solicitado inicialmente. Por ejemplo, más memoria y una pantalla grande. Al indicar la versión usted dirá que se trata de la número 2. El programa lo que hará después es realizar una búsqueda donde si hay más presupuestos para ese cliente con el número de presupuesto 200609. Si hay alguno (uno en este caso) le remitirá una pregunta para usarlo como base al realizar el nuevo.
Seleccionado <Si>, tendrá un duplicado de ese documento referenciado como versión 2 listo para que usted realice las variaciones oportunas. Siguiendo el ejemplo quedaría:
La experiencia dice que ese cliente puede volver a pedir más modificaciones. Volviendo al ejemplo esta vez prefiere invertir el dinero en un procesador más veloz, eso sí con la configuración de memoria y pantalla inicial. Una vez más se entra al presupuesto número 200609 y, al pulsar F2 sobre el campo versión, para elegir sobre qué versión del presupuesto se va a utilizar como plantilla. Se presentará una ventana de consulta más avanzada de las conocidas hasta ahora. Tiene la peculiaridad de presentar los conceptos de los documentos, con posibilidad de navegar entre ellos. Un formulario como el siguiente:
Se trata de la primera versión, al pulsar en el botón <Ver siguiente> se verá la segunda.
Utilice la versión del presupuesto que se aproxime más a la nueva y presione el botón <Cargar> para que la presente como base de la tercera versión del mismo presupuesto. Otras opciones relacionadas con el campo versión: Consulta con F2 / F3 sobre el número de presupuesto, mostrando las versiones existentes. La opción de listados y emisiones, listados de presupuestos, mostrando también el campo versión.
Preferencias:
Pulsando este botón que se encuentra en la botonera superior, puede ajustar algunas de las preferencias.
Se quiere hacer un poco de hincapié en el campo de clientes varios en presupuestos. Puede resultar de utilidad para aquellas empresas que realicen presupuestos habitualmente. En la mayoría de estas no suele ser necesario abrir un registro completo del cliente que lo solicita, ya que puede no llegar a serlo nunca, en cuyo caso se podrá generar un presupuesto dejando solo registrados los datos más representativos del cliente pero sin abrirle ficha. El modo de realizarlo es contra un código de cliente genérico. Al realizar el documento se mostrará una ventana para cumplimentar los datos de interés:
Datos que irán vinculados siempre a cada documento de este tipo. El final de un presupuesto aceptado puede ser un pedido o un albarán. Llegados a este caso, ya es necesario y útil crearle como cliente. Para ello, en la ventana de pedidos por ejemplo, seleccionaremos el “Cliente varios”.
En el F2 de la ventana de recepción de documentos, se mostrarán los números de presupuestos junto con el nombre del destinatario, al seleccionar y validar la mercancía se mostrará la ventana anterior:
Además de permitir completar algún otro dato, nos pedirá el código de cliente con el que debe ser creado, o asignarlo de forma automática a través del botón. Por último, ahora que el cliente dispone de ficha propia, el programa le preguntará si desea vincular todos los presupuestos realizados a esa empresa contra el nuevo código mediante la pregunta:
Albaranes de depósito:
Opción que permite confeccionar los albaranes de artículos que se ceden al cliente en calidad de depósito. Los datos introducidos por medio de este documento, permiten que el programa tenga el control de la situación de dichos artículos, diferenciándolos de los vendidos e incluyéndolos opcionalmente en el inventario de la empresa.
La pantalla de trabajo y las normas operativas son idénticas a la de los albaranes de venta, excepto que internamente el programa los trata de forma diferente.
Preferencias:
Pulsando este botón que se encuentra en la botonera superior, puede ajustar algunas de las preferencias y opciones exclusivamente para el usuario activo:
Devolución de depósitos:
Opción ya comentada en el apartado de compras, tiene el mismo funcionamiento tanto para compras como para ventas.
Entregas a cuenta:
Gestión que permite registrar los anticipos a cuenta que entregan los clientes.
En primer lugar se mostrará a modo de resumen las funcionalidades y prestaciones que se pueden obtener de esta gestión:
- Registrar el importe del anticipo.
- Impresión del documento a entregar al cliente.
- Conocer en cada momento el dinero anticipado de cada cliente, tanto en el área comercial como en el área contable.
- Poder asociar una entrega a cuenta a cualquier documento de venta (desde el presupuesto hasta la factura).
- Máximo detalle de los anticipos en ese documento asociado (tanto en pantalla como en el documento a enviar al cliente).
Aunque suele ser costumbre un trato más personalizado en las entregas a cuenta, pueden ser de dos tipos: Un documento, que hace las veces de recibí, por el importe anticipado. O una factura en toda regla, que aunque no se ha entregado la mercancía o prestado el servicio, si tiene connotaciones de factura como pueden ser documento “Oficial”, repercutir IVA, etcétera.
Administrador de empresas:
Nuevamente se deja al usuario la posibilidad de parametrizar como desea trabajar. Todo esto se trata con el formulario de preferencias en el administrador, en el cual se habilita una entrada propia:
Modo de gestionarlas:
Se dispone de las opciones:
Recibo Simple.
Una factura por entrega.
En vez de explicar cada uno de los tipos, y ya que los dos cubren las prestaciones arriba indicadas, hay que basarse en identificar las diferencias en el tratamiento:
Modo de registrarlo:
Los dos se registran como un anticipo. En el segundo caso, se puede crear una factura en una serie concreta. Se quedará registrado también en el diario de facturación.
Área de Impresión:
En el recibo simple se utilizará un diseño de recibo. En el segundo caso es un diseño de factura.
Alcance:
En el recibo, simplemente se puede registrar el importe neto. En la factura, sin embargo, existe la posibilidad de repercutir el impuesto que graba ese importe.
Contabilización:
Tratándose de una factura por entrega, su contabilización será exactamente igual a la que se realiza en las facturas generadas habitualmente. En el caso de un recibo, la contabilización es diferente. El asiento se explicará más abajo. Esta preferencia se puede cambiar en cualquier momento, por lo que si no está seguro de cual seleccionar o si en su negocio no repercute el impuesto en los anticipos, se recomienda seleccionar “recibo simple”.
Incorporarlas como líneas manuales:
Se refiere a incluir físicamente como líneas en el documento, no solo en el documento impreso, sino como un concepto o importe negativo más del documento. Hay que tener en cuenta que esto restaría la base imponible del documento, por lo que solo es recomendable incluirlas cuando su gestión se base en la realización de una factura por entrega, ya que de alguna forma ese ingreso debe ser incluido en los libros oficiales. Podríamos decir que el hecho de incluirlas o no depende de si el anticipo generó factura o no, respectivamente.
Se intentará explicar mediante un ejemplo:
Se compra material por un valor de 100 € + 21 % de Impuesto y se adelanta un total de 10 €.
* Incorporando la línea dejaría este documento:
Material 100 €
Entrega a cuenta -10 €
| BBII IVA | Total Doc. | Total Pagar |
| 90 21 | 111 | 111 |
A simple vista puede parecer correcto, pero en la mayoría de los casos, no es así. El total documento debería reflejar 121 € y es solo el total a pagar el que tiene que marcar los 111 €. Por otro lado, en cualquier listado de ventas se habría vendido un total de 111 € cuando la venta total es de 121 €. Es decir, nos faltaría registrar de alguna forma el ingreso de los 10 Euros.