En los momentos actuales, la mayor parte de las organizaciones reconocen la importancia la planificación para mejorar su crecimiento y competitividad.

Las exigencias del mercado obliga a tener previsto con suficiente antelación los planes de producción y entrega de bienes o servicios, así como disponer de herramientas que den información objetiva y en tiempo real para poder tomar rápidas decisiones en caso de cualquier incidencia, que faciliten la gestión de cualquier urgencia, y minimice los tiempos de respuesta. El programa Gextor Planificación es la herramienta ideal para organizar y planificar todas las actividades de su empresa, informando online a toda la organización del calendario de las tareas a realizar, situación en la que se encuentran, y cualquier retraso ó incidencia que se pueda producir.

Con el módulo del programa Gextor planificación se mejora la atención al cliente, se pueden dimensionar correctamente los recursos de la empresa, tanto de personal como de material, y por periodos. Nos ayuda a comprender los costes de cada uno de los servicios realizados y los ingresos, por lo que mejora la rentabilidad, y se automatizan todos los procesos para evitar “Errores humanos”. El módulo del programa Gextor Planificación es sinónimo de eficacia en la empresa.

Resumen programa Gextor Planificación:

• Preparación, organización de las operaciones y servicios de forma simple e intuitiva.

• Seguimiento visual de cada una de las operaciones o servicios a realizar.

• Seguimiento de presupuestos realizados.

• Gestión de contratos de mantenimiento.

• Configuración de los diferentes calendarios, turnos y mantenimientos previstos.

• Visualización de la carga de trabajo de cada área, centro, u operario, para ayudar a equilibrar las tareas.

• Generación automática de órdenes de trabajo y albaranes.

• Control de guardias, tanto de técnicos como de coordinadores, así como sus jornadas de trabajo y periodos vacacionales o de no disponibilidad.

• Gestión especial de “administradores / distribuidores” de sus clientes (distribuidores y colaboradores que participen en la aportación de clientes para su empresa y reciben una retribución económica a cambio).

• Generación de avisos automáticos de alarma en SMS ó correo electrónico, para que el sistema informe de retrasos ó incidencias.

• Información enlazada de forma bidireccional con el programa ERP Gextor.

Se accede a través del menú “Gestión Comercial” del menú principal del  programa ERP Gextor.

El entorno y ventana principal del módulo es la siguiente:

Configuración desde administrador del  programa ERP Gextor.

Definición de usuarios:

Todas las personas con acceso al programa Gextor Planificación deben ser dadas de alta como usuarios del  programa ERP Gextor.

Definición de permisos

Se seleccionará en programa: Planificación y con el botón izquierdo del ratón se podrá dar permiso o no a cada una de las empresas, y dentro de cada empresa a cada opción de menú que aparece a la derecha.

“Autorizar planificación”: Posibilidad de indicar que usuarios pueden autorizar los servicios.

Entrada al  módulo 

Nada más entrar en el módulo del programa Gextor Planificación, en la esquina superior derecha, nos aparece un cuadro que nos informa del usuario que inició sesión del  programa ERP Gextor y la empresa abierta actualmente.

También nos permite, cambiar de empresa y definir el coordinador que trabaja en esta sesión del programa de planificación. El coordinador se da de alta en el fichero de técnicos de planificación que se verá más adelante. El técnico es la persona que realiza el servicio y el coordinador es la persona que recoge el servicio y planifica.

De esta forma permite separar el usuario que abrió el  programa ERP Gextor y la persona coordinadora que figurará como aquella que da de alta los nuevos servicios.

Menús de Planificación

El módulo tiene tres partes bien diferenciadas por pestañas:

Mantenimientos

Sería la primera parte a parametrizar.

Desde aquí informamos de los datos generales de configuración, como los parámetros de envío de sms y correos electrónicos o la plantilla para la creación de clientes nuevos desde “Planificación”.

También desde mantenimientos se lleva la gestión de los ficheros:

• Administradores.

• Técnicos.

• Actividades.

• Orígenes.

• Costes.

• Calendarios.

Informes

Aquí se incluyen los accesos a los informes estadísticos y estratégicos, que genera el programa y, que se exportan a formato excel:

• Presupuestos.

• Resumen diario.

• Resumen planificación.

• Coste órdenes de trabajo (en el caso de tener módulo del programa Gextor Proyectos).

Servicios

Dentro de esta opción están todas las herramientas de gestión de la planificación:

• Gestión de servicios.

• Gestión de la agenda.

• Gestión de órdenes de trabajo y generación automática de albaranes.

• Gestión de guardias.

• Gestión de contratos.

Mantenimientos: Configuración

Configuraciones a definir: Servicios, datos envío, albaranes de venta, web, definiciones generales.

Para acceder a cada una de ellas habrá que pinchar en la pestaña correspondiente.

Servicios

En servicios pendientes. Se permite configurar la información que se visualizará abajo a la izquierda en la agenda de los servicios pendientes: El nombre del cliente, el número de parte y el nombre del cliente, o bien la dirección del cliente más el parte.

En agenda semanal se definen qué campos se visualizarán resumidamente y en qué orden, en la visualización de la agenda. Se puede elegir entre: Número de parte, dirección, tipo de contacto, teléfono, actividad, contacto, administrador y número de parte.

En envío de aviso (sms – correo electrónico), se definen que campos se enviarán vía sms o correo electrónico y en qué orden. Se puede elegir entre: Número de parte, fecha y horas, contacto, domicilio, población, teléfono 1, descripción, administrador y comentario.

Los campos en ambos apartados se seleccionan marcando el check correspondiente de la izquierda y se mueven hacia arriba o hacia abajo, estando situado en el mismo y marcando las flechas desplazadoras de posición en posición, o la de primero o último, y con la posibilidad de refrescar el resultado en el momento con el botón de en medio.

Datos de envío

En “Envío sms”, lo primero definimos si queremos que el sms se envíe al planificar un servicio, o solo en avisos o en ambos (si marcamos los dos checks). Los avisos se utilizan en la parte web que usan los administradores o distribuidores (que agrupan a un conjunto de clientes), pudiendo generar avisos de manera automática desde esta opción (se verá más adelante).

En el campo URL descom, configuramos los datos de la empresa que nos da el servicio de poder enviar sms (nos facilitará esa dirección, un usuario y una contraseña).

En remitente escribimos quién queremos que aparezca como empresa o persona que envía el mensaje.

Estos sms se enviarán al coordinador que esté de guardia pero si no existe ninguno o, no hay definido teléfono o es erróneo, podemos aquí poner una persona (coordinador) y un teléfono de contacto para estos casos.

En “Envío correos”, lo primero definimos si queremos que el sms se envíe al planificar un servicio, en avisos, y / o en traspasos, según marquemos los checks. Los traspasos se refieren a la solicitud de material que pueden realizar los técnicos vía web una vez están ya en el cliente realizando el servicio.

En el campo url smtp, introducimos los datos de configuración de nuestro correo, usuario, password, dominio y puerto. En el resto de campos de correo definimos desde qué correo queremos que se envíe, y con copia a la dirección o direcciones a quien queremos que se mande un correo electrónico cada vez que un “Administrador” da de alta un aviso desde el programa web, o bien un “técnico” hace una solicitud por la misma vía.

Albaranes de venta 

Configuración para generar albaranes de venta de órdenes de intervención. Aquí se indica la sucursal o el canal de la empresa, en el caso de que se trabaje con las mismas, la serie de dónde queremos generar los albaranes que generen las órdenes de intervención (siempre con un máximo de 5 caracteres y de una serie de facturación creada o existente en el administrador), y el almacén del que queremos que salgan los materiales utilizados.

Clientes internos. Es posible que se realicen servicios y órdenes de intervención para clientes internos, y que queramos que además de los materiales nos genere líneas con los costes de los incurridos (horas de los técnicos) o no (marcando o desmarcando el check de generar líneas de incurridos). También nos permite grabar una línea por cada uno de los incurridos del técnico o una sola línea con el total.

Clientes externos (público). En este caso siempre se generan en los albaranes las horas de los técnicos a precio de venta, pero da opción a grabar una sola línea con el total o una línea para cada uno de los incurridos del técnico. En la gestión de clientes se define si es interno o público.

Web

Órdenes. Da opción al imprimir la orden de intervención, de convertir las horas a valor centesimal, marcando el check correspondiente. Por ejemplo: 7 horas 46 minutos —> 7,76 horas.                

Da opción al técnico vía web a poder reabrir una orden una vez finalizada, en función de los minutos que se graben.

Traspasos. Se define el usuario del programa ERP Gextor al que llegarán las solicitudes y mensajes de los traspasos de material que el técnico haga vía web.

Definiciones generales

Tratamiento de autorizaciones de servicios. Al marcar este check los servicios tendrán que ser previamente autorizados para poder planificarlos. Si al marcar el check ya existieran servicios pendientes de autorizar, al editarlos serán autorizados por el usuario conectado en ese momento.

Nuevos clientes. Aquí indicaremos un cliente tipo, del que cogerá planificación los datos que son necesarios introducir en la ficha clientes del programa ERP Gextor Gestión Comercial. De esta manera a la hora de crear un nuevo cliente, el proceso es más ágil, y no necesita pedir campos como forma de pago, documento de pago, etcétera.

Administradores. Se puede indicar la etiqueta que se visualizará en todos los sitios donde aparezca la entidad “Administrador”. De esta manera si, por ejemplo trabajamos con asesores o gestorías se podría indicar, o si son distribuidores de nuestro producto. Como hemos explicado anteriormente un administrador agrupa a un conjunto de clientes y tiene la posibilidad vía web de generar avisos directamente a los técnicos.

Direcciones (domicilios de envío). Posibilidad de indicar un nombre que queremos que muestre el sistema para identificar cada dirección de un cliente con un dato único. Por ejemplo, si los servicios son relacionados con contadores eléctricos existe un dato único llamado CUPS que identifica cada contador, etcétera.

Gastos. Al finalizar una orden de intervención de un cliente interno, si está asociado a un proyecto (porque se disponga de este módulo), el sistema imputará los costes de materiales de la orden como el gasto seleccionado aquí. La propuesta que hará será los previamente definidos en el módulo del programa Gextor Proyectos.

Carpeta de trabajo. Aquí se definirá la ruta dónde se encuentra la imagen de las firmas de los técnicos, a las que tendrán acceso vía web, a la hora de imprimir y firmar una orden de intervención cuando acaban el servicio en el cliente.

Mantenimientos de ficheros

En la pestaña de mantenimientos, además de configurar todos los parámetros que hemos visto en el apartado anterior, se gestionan los ficheros principales de Planificación:

• Actividades. Fichero de servicios que se prestan.

• Orígenes. Qué informarán de la vía a través de la cual un cliente ha conocido a la empresa.

• Costes. Costes de los técnicos que realizan el servicio.

• Calendarios. Distintos calendarios aplicables a los técnicos por sucursales geográficas u otras razones.

• Distribuidores. Gestión de los administradores y los clientes que de ellos dependen.

• Técnicos. Gestiona tanto los técnicos como coordinadores, especialidades, jornadas, vacaciones o periodos inactivos como vacaciones.

Actividades 

Las actividades son los distintos servicios que la empresa puede prestar. Indicaremos estas actividades a la hora de recibir un aviso y también informaremos en la ficha de los técnicos, las actividades que cada uno de ellos puede realizar. De esta forma, cuando se planifica un aviso el programa propondrá aquellos técnicos que tengan asociado este tipo de actividad.

Podemos marcar una actividad como “Inactiva”, sin perder información anterior que ya tuviera, de esta manera nos impide seguir usándolo y asignarle un nuevo aviso.

El tiempo mínimo es el tiempo en minutos, que por defecto, propondrá cada vez que se planifique un servicio y así lo marcará en la agenda.

Tenemos las opciones de:

• Añadir.

• Editar / modificar.

• Eliminar.

Que se utilizarán respectivamente para añadir, editar / modificar, o eliminar actividades. Además y, al igual que en el resto de ventanas similares de todo el módulo del programa de planificación, pinchando en cada uno de los títulos del listado, podremos ordenar por ese mismo criterio.

En este caso por:

• Código (pinchando sobre la palabra “código” que da título a esa columna).

• Descripción.

• Tiempo mínimo.

• Inactiva.

Orígenes

Los orígenes son las fuentes a través de los cuales un cliente ha conocido a la empresa.

Cada vez que se recibe un aviso, informaremos cómo nos han conocido, seleccionando uno de estos “Orígenes”.

Tras pinchar en “Orígenes “en la parte central aparecerá toda la relación de orígenes creados.

 Tendremos también las opciones de:

• Añadir.

• Editar / modificar.

• Eliminar.

Además y, al igual que en el resto de ventanas similares de todo el módulo del programa de planificación, pinchando en cada uno de los títulos del listado, podremos ordenar por cada una de las columnas.

En este caso por:

• Código (pinchando sobre la palabra “Código” que da título a esa columna).

• Descripción.

Costes

En este apartado definimos las diferentes tarifas de costes de los técnicos, con las que vamos a trabajar en los servicios.

Primero existe un filtro previo para poder decirle que nos muestre sólo las tarifas vigentes en un período determinado que seleccionemos previamente. Se seleccionará en la parte desde la fecha y en la parte hasta, y después hay que dar al botón de refrescar.  

Si hacemos doble click sobre una tarifa existente, se abrirá la pantalla con los datos previamente introducidos, para editar, modificar, igual que si diéramos al icono del lapiz.  

Tenemos también las opciones de:

• Añadir costes.

Se abrirá una pantalla con tres pestañas:

Datos. En esta pantalla introduciremos la descripción del coste. Definiremos el periodo de aplicación del coste, así como el número de horas diarias que por defecto trabajan los técnicos. El programa propone en la creación de una nueva tarifa 8 horas, aunque es un concepto modificable. A partir de aquí se pondrá el precio de hora normal, de hora extra (el intervalo entre hora normal y nocturna), de hora en día festivo, de hora nocturna, de hora nocturna en día festivo y un campo adicional para otro importe de coste que se sumaría a cada uno de los anteriores, por ejemplo un coste de estructura que la empresa tenga que repercutir a cada coste individual.

Horarios. En la pestaña de horarios podremos definir por cada día de la semana y por cada hora, qué horario entendemos como normal, extraordinario, festivo, nocturno, etcétera. Además nos dejará copiar una vez definido un día, el mismo horario a otro día diferente de la semana con el último botón de la botonera normal de añadir, modificar o eliminar:

Una vez le demos al botón de añadir, tendremos que seleccionar el día de la semana, en el check de abajo qué horas estamos definiendo, si normales, extras o nocturnas, y los periodos correspondientes de inicio y de fin.

Si por ejemplo queremos definir como normal el horario de 8 a 14 y de 16 a 19, habrá que grabar los dos tramos, primero el de 8 a 14 y después el de 16 a 19.

Con los botones situados arriba a la derecha  , grabaremos o eliminaremos el horario definido.

Técnicos. La tercera pestaña es de carácter informativo y nos enseñará todos los técnicos a los que se les han asignado estos costes. Esto se define en el apartado de técnicos que veremos más adelante, y lo que visualizamos aquí exactamente es el código de técnico, su descripción, sus iniciales (que es cómo abreviadamente se ve en la agenda), que tipo de técnicos es, si es coordinador o no y si está activo o inactivo.

• Editar / modificar.

Estando situado sobre una de las tarifas de coste y dándole al botón, podremos modificar cualquier dato introducido, igual que si hacemos doble click sobre la línea.

• Eliminar.

Estando situado sobre una de las tarifas de coste y dándole al botón, podremos eliminarla. Nos hará posteriormente una pregunta de confirmación antes de su eliminación definitiva.

Además y, al igual que en el resto de ventanas similares de todo el módulo del programa de planificación, pinchando en cada uno de los títulos del listado, podremos ordenar por cada una de las columnas.

Calendarios

En este apartado definimos los diferentes calendarios con los que vamos a trabajar, es posible que tengamos sucursales en comunidades o provincias diferentes y que los días festivos para aplicar la agenda no sean los mismos, por otras razones operativas o de gestión.

Nada más entrar, nos mostrará todos los calendarios existentes. Si hacemos doble click sobre un calendario existente, se abrirá la pantalla con los datos previamente introducidos, para editar, modificar, igual que si le diéramos al icono del lápiz.  

Tenemos también las opciones de:

• Añadir calendarios

Se abrirá una pantalla con dos pestañas:

Datos. En esta pantalla introduciremos el nombre del calendario. Tenemos un check para marcar si está inactivo o no, y si queremos que sea este el que nos proponga por defecto. Y un horario por defecto también que es el que se propondrá como propuesta de visualización en la agenda, aunque después se podrá uno mover por la misma para visualizar otros horarios.

Calendarios. Aquí podremos definir los días laborables y no laborables, simplemente pinchando en el día correspondiente.

• Editar / modificar.

Estando situado sobre uno de los calendarios y dándole al botón, podremos modificar cualquier dato introducido, igual que si hacemos doble click sobre la línea.

•   Eliminar.

Estando situado sobre uno de los calendarios, y dándole al botón, podremos eliminarlo. Nos hará posteriormente una pregunta de confirmación antes de su eliminación definitiva.

Además y, al igual que en el resto de ventanas similares de todo el módulo del programa de planificación, pinchando en cada uno de los títulos del listado, podremos ordenar por cada una de las columnas.

Administradores / distribuidores

Mediante esta opción podemos definir un tipo de clientes especiales que a su vez agrupan a otros clientes. De esta forma podemos definir a un distribuidor de zona geográfica que trata a un grupo de clientes concretos o bien una empresa “Administrador de fincas” que puede darnos un aviso para una asistencia a un cliente que es una finca, o vivienda, que es cliente suyo, e incluso pueden llevar un porcentaje de comisión sobre los servicios realizados. Este cliente, ha de estar dado de alta previamente como tal y, desde la ficha de administrador, asociamos con sus clientes.

Otra peculiaridad del administrador es que puede, desde el programa web, introducir avisos, ver todos los servicios y situación de “Sus” clientes desde un entorno web. Para ello, en su ficha se le define una contraseña web que le permitirá esta opción.

Una tercera característica del “Administrador” es que podrá tener asociados también contratos de mantenimiento, mediante los cuales definiremos ciertos servicios que se realizan con una determinada periodicidad y que, como un aviso, podremos planificar. Al definir el contrato de mantenimiento si procede se le asigna el administrador.

Nada más entrar, nos mostrará todos los distribuidores existentes. Si hacemos doble click sobre un distribuidor existente, se abrirá la pantalla con los datos previamente introducidos, para editar, modificar, igual que si le diéramos al icono del lápiz.  

Tenemos también las opciones de:

• Añadir administradores

Se abrirá una pantalla con tres pestañas:

Datos. Aquí introducimos todos los datos de identificación, teléfonos y en otros, el % de comisión en el caso de que se lleve alguna y la contraseña que se usará para que pueda validarse en el programa  Web.
También definimos a través de un check si el administrador está activo o inactivo.

Clientes. Donde indicamos que clientes gestiona este administrador. Posteriormente veremos que si uno de estos clientes da un aviso, nos marcará el administrador al que pertenece, con la opción de cambiar a “Ninguno” cuando el aviso que da este cliente es a título particular.

Veamos más detenidamente la pestaña clientes y, sobre todo, las funcionalidades incluidas de búsqueda y creación de clientes desde aquí (aunque serán las mismas que puedan realizarse desde cualquier parte del programa desde donde pueda introducirse un cliente y hacer una búsqueda de los mismos).

Desde aquí podemos añadir y quitar clientes asociados a este administrador. Si seleccionamos añadir nos saldrá esta ventana:

Aquí se han incluido varias opciones:

Se pueden crear nuevos clientes desde el módulo del programa de planificación, pero es importante tener en cuenta lo visto anteriormente en “Configuración”: hay información de clientes que es obligatorio cumplimentar y, para que la creación desde planificación sea más ágil, en lugar de cumplimentarse cada vez que se crea un nuevo cliente, los toma del cliente tipo marcado en configuración.

Búsqueda de clientes

Como primera opción, nada más entrar, aparece en la parte central toda la relación de clientes existentes en el programa ERP Gextor Gestión Comercial y, en la parte superior, los campos de código y descripción para filtrar.

Según vayamos escribiendo en cualquiera de ellos, la lista de la parte central se va actualizando según contengan, en cualquier parte (no sólo que empiecen por lo escrito) lo que vayamos poniendo. El campo cliente se refiere al código de cliente y el campo de la derecha al nombre del cliente.

Es importante destacar que si filtramos por teléfono, según vayamos escribiendo un número, se va filtrando por números de teléfono que contengan los números que vamos escribiendo en cualquiera de los múltiples números de teléfono que existen en la base de datos.

Crear clientes

Desde planificación podemos crear nuevos clientes que se incluyen automáticamente en el fichero general de clientes del programa ERP Gextor Gestión Comercial.

Una vez dado al botón de más para añadir clientes nos aparecerá la pantalla adjunta.

Si le damos al botón “Buscar” nos añadirá automáticamente un código, (uno más que el mayor existente).

Tras crear el cliente, este queda seleccionado desde la ventana en que hayamos llamado a esta opción de creación de clientes.

Al igual que en este caso, estamos creando un cliente desde la ficha de administradores, esta opción está activa en cualquier lugar del programa donde haya que hacer una búsqueda y seleccionar a un cliente, por ejemplo a la hora de crear un aviso. Si no existe y se trata de un cliente nuevo, lo creamos desde ahí, abriéndose esta misma ventana. Tras crearlo, este nuevo cliente queda seleccionado en la ventana del aviso que estábamos creando.

Contratos. Aquí se irá introduciendo, de forma automática por el programa, las asistencias que van realizándose asociadas a los contratos que se han definido para este administrador, en la parte de “Servicios”.

Técnicos

Definimos aquí tanto a los técnicos que realizan los servicios como los coordinadores que reciben los avisos y planifican las asistencias.

Configuramos actividades asociadas, horarios y periodos de vacaciones o no trabajo, etcétera, para tenerse en cuenta a la hora de asociar un servicio a un técnico concreto.

Tenemos la misma botonera: añadir, editar, eliminar y, además aquí se incluye el de actualizar ya que se incluyen unos filtros que nos permite visualizar en la parte inferior unos u otros. Podemos filtrar por tipo de técnico (fijos, externos o todos), por actividad (todas o por alguna en particular), por disponibilidad de técnicos en una fecha determinada, si queremos ver sólo técnicos, coordinadores o ambos, y si solo los activos o todos.

Además, si pinchamos en la parte central sobre uno de los técnicos (un solo click), se amplía la información que se visualiza (teléfono fijo 1 , teléfono fijo 2, móvil 1, móvil 2 y correo electrónico).

La ficha de técnicos, tanto para la creación o modificación, se compone de los siguientes elementos:

Datos. Aquí definimos si una persona es técnico o coordinador y si está activo o inactivo. Una de las diferencias fundamentales es que al coordinador no se le pueden asignar servicios y es el que recibe los avisos (no puede hacerlo un técnico). En ambos casos, técnicos o coordinadores pueden definirse guardias.

Además, indicaremos también:

• Las iniciales con las que identificaremos al técnico para que salga de modo abreviado en la agenda y en los informes. Un máximo de 5 caracteres.

• El tipo de coordinador o técnico que es (fijo o externo).

• Si queremos enviar avisos por SMS o por correo electrónico o por ambos (se habilitarán o no estos checks, según esté definida la configuración en envíos, revisar primero).

• Con qué usuario del programa ERP Gextor Gestión Comercial se asocia a este técnico o coordinador.

• Qué calendario por defecto va a usar.

• El artículo de servicios del programa ERP Gextor Gestión Comercial con el que se van a facturar las horas incurridas de este técnico. Aquí tenemos una botonera para buscar por nombre o código (de artículo), los servicios dados de alta en la ficha de artículos del programa ERP Gextor Gestión Comercial para poder seleccionar, y un botón para poder eliminarlo.

• También podremos en el caso de tener el módulo del programa de Proyectos abierto, relacionarlo con una persona (trabajador) dado de alta en proyectos. Tenemos la misma botonera que arriba.

• Datos de contacto de teléfonos y correo electrónico.

• Datos identificativos: Domicilio, NIF, y fecha de nacimiento.

Actividades.- Permite definir qué servicio o servicios puede prestar cada técnico, así como la comisión que se lleva por cada uno de ellos (solo a título informativo). De esta forma, a la hora de asignar un servicio a un técnico, se propondrá sólo a aquellos técnicos que realicen las actividades definidas en su ficha.

Horario.- Podemos definir la jornada de trabajo para cada uno de los días. El programa nos informará si intentamos asignarle un servicio fuera de esa franja horaria. Esta es la ventana para ir definiendo los horarios de cada día, con los botones para añadir, modificar o eliminar.

No trabajo.- Funciona de forma similar a los horarios, solo que aquí definimos los periodos en los que un técnico no está disponible, periodos de vacaciones, bajas, etcétera y en franjas horarias.

Podemos jugar con una fecha de inicio, una fecha de fin y hora de inicio y fin, aunque, no es requisito cumplimentar todo. Por ejemplo, podemos definir un mes de vacaciones definiendo sólo la fecha de inicio y la de fin, sin especificar franja horaria. O podemos indicar una franja horaria en la que no está disponible, por ejemplo todos los días de 14 a 16 horas, para ello como las fechas sí que son obligatorias, podemos poner desde el 1 de enero al 31 de diciembre.

Guardias.– Esta pestaña es consultiva. Nos informa de los días de guardia que se ha asignado al técnico desde la opción de “servicios”->”Guardias”.
Es importante destacar que pueden definirse guardias tanto a técnicos como a coordinadores.

Tarifas de coste.- Esta pestaña es para añadir los costes previamente definidas que se van a aplicar a este técnico o coordinador. Disponemos de la botonera para añadir o eliminar.

Intervenciones.- Esta pestaña también es consultiva y lo que ofrecerá será un resumen de todas las intervenciones que va realizando el técnico, dónde se visualizar su nombre, si pertenece a un proyecto determinado, el estado (abierta, realizada, facturada) y si es facturable o no y su duración.

Servicios

Se incluye en esta opción toda la operativa y gestión de la “planificación”.

Dentro del menú podemos observar dos bloques, por un lado está el alta de servicios, órdenes, contratos y búsquedas y, por el otro está la gestión del calendario, para planificar los servicios (agenda) y definir las guardias, tanto de técnicos como de coordinadores.

También, desde aquí, podemos crear un nuevo servicio, directamente desde este menú, pulsando en el botón verde o bien si nos situamos en la lupa , podremos buscar un servicio en concreto, o también podremos teclear directamente el número para que nos lo traiga. También podemos dar de alta un nuevo servicio, tras acceder al fichero de servicios, seleccionando como vemos a continuación a través de este botón .

Gestión de servicios 

Desde aquí se crean los nuevos servicios solicitados por los clientes. Se pueden realizar visitas para la realización de trabajos o para la confección de presupuestos. El servicio puede ser generado para uno de los proyectos del cliente, en caso de que esté activo dicho módulo, y puede ser generado para un domicilio concreto del cliente (envío), si además tiene configurado el tratamiento de autorizaciones será necesario que alguien lo valide antes de poder planificarlo.

Al entrar en el apartado de servicios podemos observar 3 zonas:

• Zona superior para poder filtrar los avisos que queremos ver en la parte inferior. Podemos filtrar por cualquiera de los campos que aparecen y se pueden agrupar filtros.
  Este o estos filtros se aplican en el listado inferior tras pulsar en el botón de actualizar. En el campo parte, se podrá poner un número de servicio que seleccionar directamente. Podremos filtrar por contrato, cliente (aquí podremos ir al botón de búsqueda de clientes que vimos antes), distribuidor, técnico, estado (abierto, planificado, cerrado, o nulo), tipo (normal o reclamación), origen (según la tabla definida en configuración). Se podrá filtrar por uno de estos campos en concreto o por todos a la vez. También dispondremos de un filtro de fechas y la posibilidad de filtrar por aquellos pendientes de orden de intervención o autorizados, marcando los checks correspondientes.

• Botonera central, con las opciones disponibles:
  

• Añadir un nuevo parte.

• Editar uno existente (sobre el que estemos situado en la parte inferior).

• Eliminar uno existente (sobre el que estemos situado en la parte inferior).

• Actualizar la zona inferior, según las condiciones puestas en la parte superior.

• Generar informe de servicios.

• Cambiar estados, permitiendo con esta opción hacer cambios masivos en lugar de ir parte por parte. Se podrá cambiar de abiertos a cerrados o nulos, de nulo a abierto (si no tiene trabajos) o a planificado (si los tiene) y de planificado a cerrado (si no hay órdenes abiertas) o nulo (si no existen órdenes no anuladas).

• Zona inferior donde aparecen todos los servicios existentes (o el resultado de aplicar filtros según los campos de la zona superior). Permite ordenar por cualquiera de las columnas, simplemente pinchando sobre el título de la misma (una vez en orden ascendente y una segunda vez cambia a orden descendente).

Añadir o editar un servicio 

Añadimos un nuevo servicio (parte) o editamos uno existente (tras situarnos en alguno de los existentes que aparecen en la parte inferior), tras lo que aparece la siguiente ventana.

Aparecen cuatro pestañas:

• Datos.

• Contacto.

• Observaciones y comentarios.

• Trabajos.

La última, trabajos, se rellena de forma automática con todos los trabajos que vayamos planificando y realizando, asociados a este parte.

En la primera pestaña de datos, el número de parte es un contador automático que se genera con la raíz formada por la letra S, y los dos últimos dígitos del año, y después un contador numérico.

Tipo de servicio: Pueden ser de dos tipos:

• Nuevo.

• Reclamación, cuando viene causado por un aviso anterior. En este caso, se activarán los campos que aparecen a su lado que nos permiten asociarlo con el parte objeto de reclamación y, buscarlo a través de la lupa.

El estado: Si se trata del alta de un nuevo parte, no se puede cambiar y será siempre “Abierto”. En el caso de editar y modificar uno existente, los estados disponibles son:

• Abierto. Aún no planificado.

• Planificado. Esta opción sólo está disponible si ya se ha planificado, desde la agenda, o directamente desde aquí, asignando fecha, hora y técnico. Permanece en esta situación hasta que no se cierre.

• Cerrado. Podemos poner como cerrado un servicio manualmente o, cuando el técnico cierra la orden de intervención.

• Nulo. Cuando se anula un servicio. Se pasa a esta situación manualmente.

También se puede cambiar de estado, pero de manera masiva, desde la opción de cambiar estados que aparece en la botonera de abajo.   

A título informativo se puede poner si el cliente paga con tarjeta o no, marcando el check correspondiente.

El coordinador, se establece de forma automática, según se haya indicado al entrar, en el menú principal del programa planificación. Permitiendo así diferenciar entre el usuario que abre sesión en el programa ERP Gextor Gestión Comercial y el que va a estar en esta sesión como coordinador, pudiendo así cambiar cómodamente de coordinador (que es quién figura como persona que recoge los avisos) sin tener que cerrar sesión del programa ERP Gextor Gestión Comercial.

Descripción.- Dónde detallamos la incidencia que nos comunica el cliente. Es un campo obligatorio para poder planificar.

Cliente.- Podemos buscar uno de los existentes y, si no existe y se trata de un cliente nuevo, podemos crearlo desde aquí. (véase “crear clientes”, en el apartado distribuidores de configuración).

Dirección.- Nos saldrá por defecto la que tengamos en la ficha del cliente, aunque nos permite añadir nuevas y modificar las existentes a través de la botonera de añadir o editar.

Proyecto.- En el caso de tener activado el módulo del programa de proyectos, se podrá asociar este servicio a un proyecto existente.

Distribuidor.- Si el cliente elegido tiene asociado un administrador, este campo se rellenará automáticamente. No obstante, puede que este cliente de un aviso que no se relaciona con el administrador y poder tratarse de un parte a nivel particular; en estos casos podemos desplegar las opciones aquí disponibles y seleccionar “Ninguno”.

Contratos.- De igual forma, si tiene definido un contrato de mantenimiento para este servicio, se seleccionará aquí.

Origen.- Seleccionaremos aquí, de entre los orígenes definidos en configuración, el medio por el que este cliente nos ha conocido.

Autorizado por: En el caso de tener activadas las autorizaciones en configuración, y que el usuario que está entrando al programa ERP Gextor Gestión Comercial y planificación tenga activados los permisos para autorizar un servicio, se activará esta opción para asignar por quién está autorizado este servicio, pedirá un contraseña (el del usuario del programa ERP Gextor Gestión Comercial) y aparecerá también habilitado un botón para autorizar el servicio.

Fecha.- Seleccionamos la fecha del servicio.

Presupuesto. Si activamos la casilla de presupuesto, para confirmar que la visita es para realizar presupuesto, se activan una serie de campos para tener un control del presupuesto que puede pedirnos el cliente:

• Estado.

• Fecha de envío y aceptación.

• Agente o persona de la empresa cliente.

• Forma de la entrega del presupuesto.

Los posibles estados son:

y las formas de entrega son:

Datos Ficha programa ERP Gextor Gestión Comercial. En cuanto seleccionamos un cliente, se mostrarán los datos de la ficha de clientes del programa ERP Gextor Gestión Comercial, como el domicilio, teléfono, etcétera.

En la pestaña de contacto, tenemos dos opciones: introducir manualmente los datos de un contacto o, si existen, recuperar los introducidos en la ficha de cliente del programa ERP Gextor Gestión Comercial. Los campos en negrita: Contacto y teléfono 1, han de estar cumplimentados obligatoriamente para poder grabar el servicio.

En la pestaña de observaciones y comentarios, podremos introducir otra información que queramos incluir en estos apartados.

Comentario. Podemos indicar aquí algún comentario particular para este parte. Estos comentarios podrán enviarse por sms al técnico al que se le asigne este servicio.

Observaciones. También podemos dar más información en este apartado pero solo se guardará en esta ficha.

La pestaña trabajos, se va cumplimentando de forma automática, según vayamos planificando tareas asociadas a este parte. Aparecerá la actividad concreta, el técnico; el inicio, la finalización y el tiempo previsto, así como la información real.

A la hora de crear un servicio o consultarlo, nos aparecen una serie de botones activos abajo que nos permiten hacer determinadas acciones.

Ver agenda: nos permite ver semanalmente y por técnico, las planificaciones existentes. Tenemos un botón para refrescar  , así como otro para pegar al portapapeles la imagen visualizada .

Planificar: A la vez que se da de alta el servicio, existe la posibilidad de planificarlo. Una vez que se le da al botón de planificar aparece la siguiente pantalla:

En ella aparecerá por defecto la fecha y número de servicio de manera automática. Es posible asignar más de un servicio en el mismo horario, simplemente avisará.

Dará opción a seleccionar qué actividad se va a realizar en ese servicio, qué técnico queremos que lo realice, o bien la posibilidad de seleccionar a través del botón proponer, según actividades y entre fechas y horario, y para un tiempo de duración, qué técnicos están disponibles para poder realizar este trabajo.

El programa realizará una propuesta automática sobre la actividad a realizar.

Propondrá 3 días, y en las horas y fechas indicadas, el programa buscará todos los técnicos que estén disponibles para su realización, en tramos de 30 minutos.

Se tendrá en cuenta:

• La jornada laboral definida.

• Los días festivos definidos en el calendario.

• Los horarios definidos a cada uno de los técnicos.

• Los tramos de no trabajo definidos en cada uno de los técnicos.

En datos previstos, se pondrá la fecha y hora de inicio y la fecha y hora fin estimado, así como un tiempo previsto.

Se dará opción a incluir los datos reales, a través de un check y con los mismos filtros.

Por último si en fechas previstas para la intervención, se pone un intervalo de más de un día, se habilitará la opción más abajo para definir esta planificación. Dará opción a planificar también sábados y domingos, si marcamos el check correspondiente por si el intervalo de tiempo los incluye, y si marco el check: “Solo usar la hora fin para el último día planificado”, significa que todos los días comenzarán con la hora que se indica y la de fin será la última hora de trabajo del técnico y solamente el último día tendrá esa hora fin. Si no lo marco, significa que todos los días tendrán esa hora de comienzo y fin.

Suprimir un servicio 

Desde la ventana de servicios tenemos el botón para eliminar el servicio que tenemos seleccionado en la parte inferior.

Hay que tener en cuenta que si un servicio ya está planificado no podrá eliminarse. Primero habrá que eliminar la planificación de ese servicio, pudiendo ser eliminados, por tanto, los servicios abiertos o nulos.

Informe de servicios 

Es desde la ventana de servicios desde donde podemos obtener el informe de los mismos.

Este informe, como el resto de los definidos, vuelcan a formato Excel el resultado de aplicar los filtros disponibles, los datos visibles en pantalla.

Una vez realizado estos pasos, se nos preguntará por una ubicación y nombre para guardar el informe y se abrirá una vista del informe.

Si hay más de un servicio seleccionado, tras aplicar los oportunos filtros, se abrirá una hoja por cada uno de ellos. Así se nos permite imprimir una “Hoja de servicio” por cada uno de ellos.

Cambiar estado de servicios 

Además de poder cambiar el estado en cada uno de los servicios, de forma individual, se permite hacer cambios masivos desde esta utilidad. Los servicios abiertos podemos cambiarlos a cerrados o nulos y los planificados a nulos (si no existen órdenes no anuladas) o cerrados (si no hay órdenes abiertas) y los nulos a abiertos si no tiene trabajos y planificados si tiene trabajos. En la parte inferior aparecen los servicios, que podremos ordenar, para posteriormente marcar los que queramos cambiar de estado.

Contratos

La opción de contratos nos permite llevar un control de contratos de mantenimiento que realicemos con clientes.

Mediante esta gestión podemos incluir en un contrato los diversos servicios que incluye, el periodo de validez del contrato, la periodicidad con la que realizaremos cada servicio, así como el importe del contrato.

Posteriormente, en la agenda, se incluirá cada uno de estos servicios que comprenden el contrato, apareciendo como tarea pendiente mientras no se planifique.

En la ficha del contrato, en la pestaña de servicios, (como se verá más adelante) podremos llevar un seguimiento de las tareas realizadas contra el contrato.

De forma similar a como sucede con los servicios, tras seleccionar “Contratos” podemos observar una parte superior que nos permite filtrar los contratos que queramos ver en la parte inferior, por cliente, distribuidor y actividad. Además podremos añadir a estos filtros que saque los contratos que no están iniciados o también los finalizados, marcando el check correspondiente.

En la parte central tenemos la botonera que nos permite añadir, editar, eliminar y actualizar la parte inferior aplicando las condiciones puestas en la parte superior.

Si seleccionamos en la parte inferior un contrato, se despliega más información asociada al mismo.

Creación y edición de contratos  

Si seleccionamos añadir (o modificar) un contrato existente, aparece la siguiente ventana, con tres pestañas: Datos, tareas y servicios.

Datos.- El número de identificación es automático, comenzando con la letra C y los dos últimos dígitos del año. Tras dar una descripción a este contrato de mantenimiento, especificamos el cliente y, si lo tiene, el distribuidor. Podemos también desde aquí crear o modificar un cliente.

A título informativo se puede introducir un importe del contrato y también habrá que definir las fechas en las que está en vigor dicho contrato.

Tareas.- Desde aquí definimos los servicios que incluye este contrato. En cada una de ellas podemos definir la periodicidad con que van a realizarse (campo intervalo) y desde qué fecha hasta qué fecha ha de realizarse.

Estas tareas aparecerán en la agenda como tareas pendientes mientras que no se vayan planificando.

Según se vayan planificando, aparecen en la siguiente pestaña: “Servicios”

Servicios.- De forma automática, aquí se van incluyendo las tareas asociadas a servicios de este contrato, según se vayan planificando en la agenda.

Contratos. Ejemplo práctico

1. Creamos el contrato, en un periodo desde el 1 de Enero al 31 de Diciembre.

           2. Definimos los servicios.

Vamos a definir 2 tareas de dos actividades distintas, aunque podrían ser varias tareas de una misma actividad.

Si intentáramos definir una tarea fuera de las fechas del contrato, saldría una ventana informándonos. En este ejemplo, que para el contrato hemos definido un periodo desde el 1 de Enero al 31 de Diciembre, si intentamos poner para una tarea una fecha fuera de este intervalo, nos salta el error, como así pasa cuando hemos puesto como fecha fin de la tarea el 10 de Febrero de 2013.

De la actividad “Formación” definimos una tarea, “Formación sobre novedades” para que se realice cada 30 días, comenzando el 1 de febrero y hasta el 31 de marzo.

De la actividad “Mantenimiento” definimos la tarea auditoría de los sistemas cada 60 días.

Observamos que la pestaña servicios, está vacía.

3. Nos vamos al menú general de servicios a la agenda: 

Y ahí planificamos las tareas (la planificación se ve con detalle dentro de la agenda).

En la parte izquierda abajo, aparecerán aquellos contratos que tengan tareas aún pendientes. Cuando se hayan planificado todas las tareas (teniendo en cuenta la fecha de inicio, la fecha de fin y la periodicidad definida en cada una) desaparecerán de este cuadro de tareas pendientes.

Si pulsamos sobre el primer botón, se abre la ficha del contrato.

Si pulsamos en el segundo botón, podemos planificar, asignando técnico y fechas, apareciendo en la parte central del calendario.

Aquí tendremos todas las opciones de una tarea programada normal:

– Editar servicio.

– Editar planificación.

– Añadir tarea dependiente.

– Eliminar.

– Mandar sms a técnico.

4. Generamos la orden de trabajo y en contratos, comprobamos el historial.

Desde la ficha del contrato, la editamos y, en la pestaña “Servicios” podemos ir viendo como automáticamente se van incluyendo las tareas ya planificadas y, con su número de parte asignado, también de forma automática.

Agenda. Planificación de servicios

Características generales

Después de la solicitud de servicios (avisos), la planificación de los mismos es el módulo central de la planificación. Aunque como ya se ha explicado anteriormente existe la posibilidad en el momento que se recoge el servicio de planificarlo también.

La planificación de servicios se realiza a través de la agenda y consiste en asignar a los servicios “Abiertos” un técnico, un día y una franja horaria.

Esta asignación se vuelva automáticamente al calendario y así el servicio pasa a situación de “Planificado”.

Tras pasar a esta situación, se actualizan todos los históricos que hemos ido viendo en las distintas fichas:

• En servicios, pestaña “Trabajos”.

• En contrato, pestaña “Servicios” (si se trata de un servicio asociado a la tarea de un contrato).

Un servicio ya planificado, no puede eliminarse. Para ello debemos primero eliminar la planificación.

También, como veremos más adelante, de un servicio ya planificado, puede surgir un nuevo trabajo asociado al mismo servicio.

Ante esta circunstancia, para borrar un servicio, hay que eliminar todas las planificaciones asociadas.

Este estado no hay que confundirlo con el aviso nuevo de tipo “Reclamación” ya que este último, es un nuevo aviso, que puede vincularse con otro anterior cerrado y, que tiene un identificador independiente.

Entorno de la agenda

Hay dos partes diferenciadas: la parte de la izquierda donde aparecen tres marcos para seleccionar el tipo de visualización, si semanal o mensual:

También los técnicos, servicios pendientes (avisos) y tareas pendientes (de contratos). La parte central donde hay un calendario por cada técnico que puede seleccionarse por las pestañas que están en la parte superior.

En el calendario se muestra con distinto color la franja horaria marcada como disponible para cada uno de los técnicos. Veamos cada una de las partes y su funcionamiento.

En la parte de la izquierda aparecen los tres marcos que mencionábamos, dos de los cuales pueden ocultarse y el otro, el de servicios pendientes, siempre está visible:

– Técnicos.  Permite filtrar por fecha y técnico, tras lo cual hay que pulsar en el botón de “Actualizar”. Tras actualizar, en la parte central se mostrarán los calendarios (pestañas) y fechas seleccionadas en esta ventana. También podemos abrir, y modificar, pulsando en el lápiz, la ficha del técnico. Este marco puede ocultarse pulsando en “Mostrar” y, de la igual forma para volver a mostrar.

– Servicios pendientes. Aparecen aquí todos los servicios que hemos creado y que aún no están planificados. Desde aquí podemos, abrir la ventana del aviso (la misma desde la que le dimos de entrada a la solicitud de servicio) y podemos planificar, como veremos más adelante. Esta ventana siempre estará visible. Se visualiza la dirección del aviso para una mejor identificación del servicio.

– Tareas. Funciona de manera similar a la anterior de servicios, solo que referida a las tareas pendientes de contratos. Desde aquí, análogamente, podemos abrir la ventana del contrato y, planificar esta tarea creando así un aviso en el calendario. Este marco puede ocultarse y mostrarse pulsando en “Mostrar”

La franja horaria que está visible, puede depender de la configuración de la pantalla de cada equipo y puede no verse parte del horario en el que asignemos una tarea.

También, la posibilidad (comentada anteriormente) de cambiar el ancho de las filas, puede provocar el que se vean más o menos horas del día.

Si sucede esto se ha habilitado un mensaje que aparecerá en la parte superior, informando de que hay avisos fuera de esa franja horaria. Podremos desplazarnos a través de las barras laterales verticales para visualizar el resto de horas.

Planificación

Se pueden desplazar servicios planificados (que no tengan orden de intervención), manteniendo pulsado el ratón izquierdo del rato sobre el servicio y arrastrándolo a la nueva fecha dentro del calendario:

Cómo hemos visto, en el panel izquierdo de la agenda, aparecen las tareas pendientes de planificar, bien por la entrada de un aviso o bien por una tarea de un contrato.

Desde aquí, podemos visualizar esta entrada (servicio o tarea de contrato) mediante el botón    abriéndose la siguiente ventana:

Y, mediante el botón de agenda podemos proceder a su planificación, donde podremos:

• Asignar fecha y hora.

• Asignar técnico (manualmente o mediante propuesta automática).

• Enviar sms al técnico.

• Cambiar situación.

• Abrir nuevo servicio dependiente.

Recordamos los pasos a seguir para la planificación, son los siguientes:

Tras pulsar en el botón de planificación, se abre la ventana para planificar. En la parte superior, aparece el número de parte y su fecha y, nos sugiere la actividad y un técnico que tenga dicha actividad.

Si cambiáramos la actividad, los técnicos disponibles se actualizarán, en función de los que a dicha actividad estén asociados. En primer lugar seleccionamos la actividad y luego el técnico.

También podemos hacer que el programa nos sugiera técnicos en función de actividad, fechas y horas, pulsando en el botón proponer, apareciendo entonces esta ventana: según la actividad, el rango de fechas y horas en las que queremos buscar disponibles y, duración necesaria, tras pinchar en buscar, se rellenará la parte inferior con los técnicos que cumplan estos filtros y, si seleccionamos uno de ellos, se cumplimentará automáticamente en la ventana anterior de planificación.

Tras aceptar en la ventana de “Añadir planificación”, desaparecerá del panel de servicios pendientes y aparecerá en el calendario, en la pestaña del técnico y en la fecha indicada.

Hay que tener en cuenta lo visto en el punto anterior que podemos seleccionar calendario del técnico en las pestañas superiores, podemos desplazarnos entre semanas mediante las flechas al lado del nombre de la semana (o entre meses si tenemos visualización mensual) y, si no está visible la hora en la que hemos imputado el servicio, nos aparecerá en color naranja un mensaje informando, y con las barras de desplazamiento vertical podremos movernos.

Tras haber planificado un servicio, aparece en la agenda, en la pestaña del técnico, fecha y hora que corresponda el siguiente panel, que nos permite las siguientes operaciones:

Crear un nuevo aviso dependiente 

Se puede dar el caso, que un servicio provoque otro, asociado al mismo aviso del cliente. Mediante este botón podemos planificar otro servicio que quedan entre ellos asociados al mismo parte.

Al seleccionar el botón de crear nuevo aviso dependiente y, tras rellenar los datos oportunos, vuelve a crearse otro panel en el calendario pero añadiendo la palabra “continuación”.

Eliminar está planificación 

Si eliminamos una planificación, no borramos el servicio, pasa a pendiente. Si eliminamos un aviso “Continuación” de otro, sólo anulamos está planificación, nunca la original que lo provocó.

Los servicios, para borrarlos, no han de tener ninguna planificación activa. Primero hay que borrar las planificaciones que pudieran tener y luego, borrarlos desde la gestión de servicios.

Enviar SMS al técnico

Mediante esta opción podemos enviar un mensaje al móvil del técnico asignado.

Se abre la siguiente ventana que carga unos datos predeterminados pero que podemos modificar, añadiendo o eliminando información.

Tras enviar el mensaje, el icono cambia de color y se rellena el dato de fecha de último envío.

Un mensaje puede volverse a enviar y, esta fecha se actualiza.

Calendario de guardias

Desde esta opción, podemos ver y asignar guardias.

Esta ventana tiene dos partes:

• La parte superior (si no se ve, podemos desplegar pinchando en “Datos”) nos permite toda la operativa:

•  Añadir guardia.

• Editar guardia.

• Eliminar.

• Actualizar el listado.

• En la parte inferior vemos las guardias del mes en el que estemos situados. Podemos asignar guardias tanto a técnicos como a coordinadores. Se añade una (C) si se trata de un coordinador y se añade una (T) si se trata de un técnico.

• Añadir guardia. Vamos creando guardias, indicando desde que fecha hasta que fecha o editar guardia. Modificar datos.

• Eliminar.- Suprimir guardias.

• Actualizar el listado.

• En el caso de que se introduzcan servicios, vía web, por parte de los administradores, el coordinador que este registrado de guardia ese día será la persona que reciba el sms.

Ordenes de intervención

En esta opción es dónde se generarán las órdenes de intervención para los técnico, una vez han sido planificados los servicios, y autorizados (en el caso de estar configuradas las autorizaciones).

Existe un filtro previo para poder seleccionar la orden de intervención en concreto o por el número de servicio, en un periodo determinado y pudiendo filtrar por cliente, distribuidor, proyecto (en el caso de tener el módulo), contrato, coordinador y técnico.

A través del menú correspondiente    , podremos generar, editar y eliminar órdenes de trabajo nuevas, refrescar la selección, exportar a Excel, imprimir directamente un informe de la selección o bien generar albaranes de venta.

Creación o edición de órdenes de intervención 

Prácticamente todos los datos son recogidos de la información introducida en el servicio.

Facturable: Se indica si dicha orden generará albaranes de venta.

Estado: Dispone de cuatro (4) situaciones:

1. Abierta: Al generar la orden de intervención.
2. Realizada: Una vez que se ha realizado la intervención. Cambia el estado, de forma automática, al cerrar la orden, por parte del técnico, a través del módulo de programa de web.
3. Facturada: Cambia el estado, de forma automática, al generar el albarán de venta.
4. Anulada: Cambio manual, por parte del usuario.

Introducción de las horas incurridas:

Introducción de las horas incurridas:

Con tratamiento de lotes y series si el artículo lleva esa definición.

Eliminación de órdenes de trabajo . No pueden haberse convertido a albaranes.

Listado de órdenes de intervención  

Impresión de órdenes de intervención En un diseño definido en el administrador del programa ERP Gextor Gestión Comercial, en el diseñador de impresos.

Generación de Albaranes

Generación automática de albaranes según la configuración establecida, para clientes externos e internos.

– Clientes externos (público):  Los precios de venta los recoge de las fichas de artículo.

– Clientes internos:  Para los incurridos coge los costes definidos, en su gestión correspondiente, y que van asociadas a cada uno de los técnicos.

Para el material coge el precio medio del artículo, del almacén indicado.

Número de documento: El que corresponda según la serie de numeración configurada.

Proyectos: En el caso de que el servicio esté relacionado con algún proyecto éste será registrado en el documento de albarán.

Módulo Web técnicos 

Como hemos comentado en páginas anteriores, existe la posibilidad de que los técnicos se conecten vía web para cerrar las órdenes de intervención, funciona con cualquier dispositivo que tenga internet. Los coordinadores no se pueden conectar.

Acceso de los técnicos mediante usuario y contraseña (la que tiene el usuario del  programa ERP Gextor Gestión Comercial al que asociamos al técnico).

Ordenes de intervención

• Consulta de intervenciones asignadas.

• Opción para dar inicio a una orden de intervención.

• Posibilidad de dejar una orden en modo pausa, una vez iniciada.

• Introducción del tiempo incurrido.

• Introducción del material utilizado. Tratamiento de lotes.

• Posibilidad de registrar la firma del cliente.

• Posibilidad de impresión de la orden de intervención.

• Al grabar la orden:

• Una vez cerrada la intervención, y calculado el tiempo real de la misma, se reorganizaran el resto de servicios planificados para ese día.

• Todos aquellos servicios que queden fuera del periodo laboral del técnico pasaran a pendiente de planificar para que sean vueltos a asignar.

• El tiempo empleado por el técnico será actualizado, de forma automática, en la opción de incurridos, del módulo del programa de proyectos, en el caso de estar asociado.

Solicitud de material a la oficina central (traspasos).

• Genera un documento de solicitud de intercambio de almacén.

• En el programa ERP Gextor Gestión Comercial se muestra, a través de la gestión de avisos, la recepción de una solicitud.

Stocks

• Consulta de stocks del almacén seleccionado.

• Posibilidad de visualizar los artículos con stock, sin stock, o ambos.

Módulo Web administradores  / distribuidores.

Como hemos comentado antes, existe la posibilidad de que los administradores se conecten vía web para generar avisos para realizar servicios a sus clientes, o para consultar el estado de los mismos, así como las facturas ya generadas.

• Acceso de los distribuidores mediante usuario y contraseña.

El usuario será el código numérico definido en planificación. Y la contraseña la definida en su ficha. Como ejemplo en este distribuidor, el usuario sería el 1.

Y la contraseña la definida más abajo, en su misma ficha.

• Avisos
  

• Consulta de todos los avisos realizados por el distribuidor.

• Posibilidad de crear avisos nuevos a través del botón de nuevo aviso.

• Llegará al coordinador que se encuentre de guardia.

• Se podrá filtrar por un cliente en concreto u obtener los avisos de todos.

• Con fecha: cualquiera, en los últimos 30 días, en los últimos 3 meses.

• Posibilidad de ordenar el listado por los campos remarcados en azul.

• Servicios

• Consulta de todos los servicios de un cliente o de todos los clientes del distribuidor o filtro específico para obtener solo las reclamaciones.

• Con fecha: cualquiera, en los últimos 30 días, en los últimos 3 meses.

• Filtro según estado: Todos, abiertos, planificados, cerrados y nulos.

• Posibilidad de ordenar el listado por los campos remarcados en azul.

• Facturas
  • Consulta de todos los servicios de un cliente o de todos los clientes del distribuidor o filtro específico para obtener solo las reclamaciones.

• Con fecha: Cualquiera, en los últimos 30 días, en los últimos 3 meses.

• Posibilidad de ordenar el listado por los campos remarcados en azul.

Informes

Se han incluido cinco informes, cuatros de los cuales están en la pestaña “Informes” y al quinto se accede directamente desde la gestión de servicios.

Los informes son:

• Informe de servicios.

• Informe de presupuestos.

• Informe resumen diario.

• Informe resumen planificación.

• Informe coste de órdenes (sólo si tenemos el módulo del programa de proyectos).

Todos los informes tienen en común:

• En la parte superior podemos realizar los filtros que consideremos para incluir en el informe.

• Podemos ordenar por los nombres de las columnas.

• Se genera en formato Excel que nos permite editar y modificar.

Al informe de servicios se accede desde servicios -> servicios.

Podemos así imprimir la información de un único parte o de varios, seleccionar por estado, tipo, origen, de contrato, de determinado cliente o administrador, por técnico y entre las fechas que queramos.

Tras seleccionar los criterios de filtrado que queramos pulsamos en el botón actualizar información. 

Posteriormente podemos ordenar por cualquiera de las columnas que queramos, pinchando en el título de la columna. Por ejemplo, si queremos que esté ordenado por fecha, pincharemos sobre “Fecha”.

Por último, pulsamos sobre el botón de generar informe  y se abrirá una ventana que nos pregunta donde guardar el informe y qué nombre queremos darle, abriéndose acto seguido el informe en excel.

Al resto de informes se accede desde la pestaña de informes.

– Presupuestos.

– Resumen diario.

– Resumen planificación.

– Coste órdenes (sólo si tenemos el módulo del programa de proyectos).

Funcionan igual: En la parte superior aparecen los criterios de filtrado que, tras aplicar los que queramos podemos actualizar la información inferior y generar el informe en formato Excel.

Presupuestos: Visualiza información de todos los servicios generados como presupuestos, en base a la información introducida.

Resumen diario: Visualiza la información de los servicios registrados, en un periodo seleccionado, y por actividad, indicando el día en que está planificado.

Resumen planificación: Muestra en un formato de gráfico Gantt las planificaciones de los técnicos en el mes que se requiera. Para cada día se muestra los datos del servicio y se puede navegar al detalle del mismo desde el informe.

Pasando el ratón por encima se visualiza un resumen de los servicios realizados.

Coste ordenes: En el caso de tener el módulo del programa de Gextor Proyectos, se visualizará un detalle de los costes en personal, con totales por técnico o bien por proyecto en un periodo determinado de tiempo.